Referentienummer Crediteuren en Spend Cloud

[Martijn Erkens]

Wij maken gebruik van de Spend Cloud (SC) voor verwerking van inkoopfacturen. De SC geeft aan een inkoopfactuur een boekstuknummer mee. Dit boekstuknummer wordt gebruikt binnen Visma als referentienummer in de module Crediteuren zodat een relatie te leggen is tussen de twee systemen. 

Wij maken (nog) geen gebruik van de mogelijkheid van het voorlopig boeken van inkoopfacturen. We hebben wel die wens om onze verplichtingen inzichtelijk te hebben in Visma. Wij zijn dit aan het onderzoeken en ons is geadviseerd de nummering van inkoopfacturen in Visma te laten bepalen door Visma en dus niet gelijk te trekken aan de boekstuknummers in SC. Dit advies is ingegeven vanuit de gedachte dat het referentienummer uniek moet zijn en eventuele tegenboekingen die volgen uit de SC dan niet kunnen worden gemaakt. Geen idee of dit werkelijk zo is, maar dat is onderdeel van de zoektocht.

Verder onderdeel van de zoektocht is hoe we voor managers het inzicht in de relatie tussen de uiteindelijke journaaltransactie en het SC-boekstuknummer kunnen waarborgen. Zie ook Referentienummer transitoria 

Ik heb behoefte aan meer uitleg en inzicht in de optie voor het voorlopig boeken van inkoopfacturen van SC in Visma om alles wat meer te begrijpen. Kan iemand mij helpen aan documentatie? 

[sanderdercksen]

De term Voorlopig boeken kan op twee manieren geinterpreteerd worden. SpendCloud heeft inderdaad een eigen methode voor voorlopig boeken. Zelf ben ik niet precies op de hoogte hoe deze methodiek werkt, maar volgens mij boeken ze de transactie dan  tegen en boeken vervolgens de factuur opnieuw in.

De optie Voorlopig boeken in Visma.net boekt de inkoopfactuur naar een tijdelijke grootboekrekening, die je in de stamgegevens van de crediteur kunt vastleggen. Vervolgens kun je de details van de inkoopfactuur gewoon nog aanpassen, zoals de grootboekrekening. Bij het definitief verwerken zal de tussenrekening overgeboekt worden naar de gekozen kostenrekening(en) van de inkoopfactuur.