Verstoringen/Performance na release 8.17 (9 november 2019)

[bart willemsen]

Helaas hebben we de afgelopen week na de 8.17 update te maken gehad met diverse vervelende verstoringen en een slechte performance op ons platform.

De performance problemen zijn stapsgewijs verbeterd, zowel door het uitbreiden van servers en geheugen en door aanpassingen rondom de "scheduled tasks".

Op dit moment concluderen we via onze monitoring dat de performance terug is op het niveau van voor de update. We blijven extra monitoren om dit zeker te stellen. 

Standaard informeren wij bij dergelijke incidenten via de statuspagina, iedereen kan zich hierop abonneren om direct geïnformeerd te worden. 

Bij voorkomende incidenten met grote impact zullen we in het vervolg aanvullend communiceren via deze community. 

Bart Willemsen

Customer Success Director

Visma Software BV

[nhiddink]

Ik bemerk een vertraging aan de inkoopkant. het duurt langer dan normaal voordat een goedgekeurde inkoopfactuur vanuit Approver in Financials verwerkt is, eerder was het max 15 minuten en dan zag ik in Financials wel dat de factuur goedgekeurd was, nu duurt het vaak langer dan 30 minuten en soms zelfs uren. Dat vertraagd ook de volgende stap; betalingen verwerken. Inkoopfacturen die het afgelopen uur zijn goedgekeurd zijn nog niet zichtbaar bij betalingen verwerken. Aangezien de approvers vaak last-minute nog facturen goedkeuren is dit echt wel een issue.

[sanderdercksen]

Er is inderdaad vandaag een incident met Approval, waardoor er vertraging ontstond in de verwerking van de berichten. Er is inmiddels een fix uitgerold op Approval waarmee dit probleem is opgelost. Ik verwacht dat de status terugmelding nu weer sneller in Financials binnenkomt. 

Dit soort incidenten is ook te volgen op de status pagina.

Deze specifieke melding is terug te lezen op deze pagina: https://status.visma.com/incidents/86jwvcxj249m

[nhiddink]

dit is niet alleen vandaag, maar al sinds de laatste update.

ik had ook inderdaad dat issue op de statuspagina gezien, maar aangezien dit issue aangeeft dat er vertraging is met het uploaden van afbeeldingen had ik het niet gelinkt aan de terugkoppeling Approval-Financials.

daarnaast zie ik vanuit mijn logica ook niet waarom ik ondertussen nog steeds geen betalingen kan verwerken van facturen die ruim 4 uur geleden zijn goedgekeurd. dat heeft toch niks te maken met genoemd issue? de facturen hebben de status goedgekeurd in het scherm AP3010PL, maar ze komen nog steeds niet naar voren in het scherm "betalingen verwerken" AP50300S.

[sanderdercksen]

Sorry, ik heb inderdaad niet goed gekeken. Het probleem van de statuspagina heeft niet te maken met het niet kunnen betalen van de facturen. 

Ik begrijp dat de inkoopfactuur de status Open en Goedgekeurd heeft en deze factuur verschijnt niet in het venster Betalingen verwerken? 

Een paar mogelijke oorzaken:

• De betaaldatum in de inkoopfactuur staat op een datum die later is dan de betaaldatum in het venster Betalingen verwerken
• De optie "Goedgekeurd voor betalen" is niet gemarkeerd in de inkoopfactuur
• Welke datum filters zijn toegepast in het venster Betalingen verwerken; kan het zijn de inkoopfactuur buiten deze selectie valt? 

[nhiddink]

Alles staat goed, er zijn geen filters geseleteerd en de vervaldatum is rekening mee gehouden. De facturen staan er nu ook wel in. Het probleem is vooral dat het heeeel lang duurt voordat facturen in dit scherm beschikbaar worden nadat ze zijn goedgekeurd.

[sanderdercksen]

Maar verschijnen de facturen wel direct in het betalingen venster, zodra de status "Goedgekeurd" op de factuur verschijnt? 

Ik begreep namelijk dat de inkoopfacturen weliswaar de status Goedgekeurd hadden, maar deze facturen toch niet verschenen in het betalingen venster.

Op de status pagina communiceren we nu ook zodra vertragingen ontstaan in de verwerking van berichten vanuit Approval. Zie bijvoorbeeld het bericht van gisteren hierover:

[nhiddink]

"Maar verschijnen de facturen wel direct in het betalingen venster, zodra de status "Goedgekeurd" op de factuur verschijnt?"
nee dat gebeurd dus niet, dat zeg ik; goedgekeurde facturen verschijnen pas na zeer lange tijd in het scherm betalingen verwerken.

dit probleem is sinds de november update

[sanderdercksen]

Dan lijkt het mij goed om 1 specifieke inkoopfactuur eruit te lichten en op basis daarvan bekijken waar wellicht de schoen wringt. 

Daarom zou ik graag van één inkoopfactuur die op dit moment niet verschijnt in het venster Betalingen verwerken, willen weten:

- Wat is de documentstatus en de goedkeuringsstatus?

- Wat is Betalingsdatum (tab Financiele gegevens)?

- Wat is de Vervaldatum?

- Wat is de Kortingsdatum?

En in het venster Betalingen verwerken:

- Welke datum is gekozen in het veld Betalingsdatum (niet te verwarren met Betaaldatum)?

- Welke datum is gekozen in het veld Vervaldatum (of leeg)?

- Welke datum is gekozen in het veld Kortingsdatum (of leeg)?

Een belangrijke wijziging in de november release is dat het filter op deze drie datum velden is gewijzigd naar een EN-conditie. Dit betekent dat alleen inkoopfacturen zichtbaar worden die voldoen aan alle drie de condities. Het advies is om slechts 1 van de velden te gebruiken en niet alle drie van een datum te voorzien. 

[nhiddink]

Ah kjk, hier zit het probleem gok ik. Visma vult automatisch al de betalingsdatum in op (vandaag). Ik vul zelf altijd de vervaldatum in. Als de condities opeens worden aangepast naar "EN" zonder dat dit duidelijk wordt aangegeven, dan krijgen we issues.

Is het mogelijk dat Visma niet meer automatisch de betalingsdatum invult?

[sanderdercksen]

Mooi dat dit opgehelderd is!

In principe is de betalingsdatum altijd gelijk aan de vervaldatum, dus je kunt het beste de betalingsdatum invullen waarop je de te betalen inkoopfacturen wilt selecteren. De vervaldatum kan dan  gewoon leeg blijven. 

Er ontstaat alleen een verschil tussen de Betalingsdatum en de Vervaldatum wanneer je in de stamgegevens van de crediteur een Doorlooptijd invult. Stel de bankverwerking kost 1 dag extra, dan gebruik je een doorlooptijd van 1 dag. De betalingsdatum zal dan standaard 1 dag voor de vervaldatum komen te staan. Zodat je altijd op tijd kunt betalen. 

De wijziging naar de "EN" conditie is overigens in dit bericht gecommuniceerd:

https://community.visma.com/t5/Nieuws-in-Visma-net-ERP/Service-update-gepland/ba-p/257656

[nhiddink]

Ik gebruik liever de filter vervaldatum. Is het mogelijk dat Visma niet meer automatisch de betalingsdatum invult? Of moet ik deze steeds eruit halen?

[David t Hart]

Na wat testen en uitzoeken lijkt het er inderdaad gewoon op dat je kunt werken met de betalingsdatum zonder dat je die andere twee velden nodig hebt, zoals Sander eerder heeft gemeld. Per crediteur kan je opgeven onder tabje betalingsinstellingen wat de betaalvoorkeur is, per kortingsdatum of per vervaldatum. Dat is de waarde die wordt gepakt als je in het venster betalingen het betalingsdatum wijzigt.

Door het veld betalingsdatum vooruit te zetten wordt de selectie groter met de facturen die dan vervallen. Door echter vervolgens het vinkje aan te zetten 'één betaaldatum', wordt toch alles op de dag van bijvoorbeeld vandaag betaald. De financiële periode wijzigt mee met de betaaldatum maar heeft verder geen functie voor het grootboek. De betalingen worden immers aangemaakt op basis van de datum dat de individuele betaling wordt aangemaakt. Dit is leidend voor het grootboek en de openstaande posten lijst.

[David t Hart]

Dat ben ik met nhiddink eens dat het makkelijk zou zijn als de gebruiker kan kiezen welke datum vooringevuld wordt. 

Verder wordt de financiële periode gewist als je betalingsdatum leeg maakt en vult met bijv. een vervaldatum. Dus het lijkt erop dat een gebruiker dat opnieuw moet invullen wat voorheen niet het geval was. 

[bart willemsen]

Er zijn nog enkele meldingen van klanten over de performance, dit heeft onze aandacht!

[sanderdercksen]

Er is afgelopen nacht een patch uitgebracht. Deze patch geeft een oplossing voor het probleem waarbij soms Visma.net niet lijkt te reageren voor 10-20 seconden. 

Op https://status.visma.com/ zal vandaag nog een aanvullend bericht worden gedeeld inzake de performance problemen na de release 8.17.