Vooruitbetalingen debiteur geautomatiseerd afboeken op later toegevoegde verkoopfacturen

[Wietze]

We zoeken naar een geschikte manier om (bij voorkeur geautomatiseerd) verkoopfacturen af te boeken op vooruitbetalingen.

Het scenario is als volgt:

1. In webshop komt een bestelling binnen die de klant direct betaald via een betaalprovider. Hiervoor wordt via de API een vooruitbetaling aangemaakt in VismaNet Financials
2. De betaling komt via afschriftregels binnen in de financiële administratie. We handelen dit af op de manier die @sanderdercksen beschrijft in de reacties onder deze post. Hij schrijft daar:
   
   Wanneer je de vooruitbetalingen inderdaad aanmaakt kun je het goed oplossen doordat je vooruitbetaling dan simpelweg aan de afschriftregel kunt matchen.
   
   De werkwijze is als volgt:
   * Debiteurbetaling (type vooruitbetaling) aanmaken op de debiteur (doen we geautomatiseerd via de API)
   * Let op: deze betaling niet vrijgeven!
   * In de afschriftregels match je de ontvangst aan deze nog niet-vrijgegeven betaling.
   * Bij het verwerken van de afschriftregels wordt de betaling automatisch vrijgegeven.
   
3. De verkoopfactuur wordt gegenereerd op het moment dat de goederen worden verzonden en wordt dan via de API aangemaakt in VismaNet.
   Tussen het moment van betaling en levering kan een (behoorlijke) periode zitten. Bovendien kan er sprake zijn van deelleveringen.
4. Vooruitbetaling wordt afgeboekt op de verkoopfactuur (of de verkoopfactuur wordt afgeboekt op de betaling)

Is er een mogelijkheid om onderdeel stap 4 geautomatiseerd door VismaNet te laten uitvoeren, zodat de openstaande postenlijst van de debiteur ook zuiver blijft? Normaal gesproken vindt matching plaats op afschriftregels, maar daar is de vooruitbetaling reeds gekoppeld.

[sanderdercksen · Accepted solution]

Beste @Wietze , aangezien jullie veel zaken via de API regelen; is het niet een idee om de verkoopfactuur af te letteren aan de vooruitbetaling via de API op het moment dat jullie ook de verkoopfactuur aanmaken via de API?

Je kunt hiervoor het customerpayment endpoint gebruiken.  

[Wietze]

Beste @sanderdercksen, we hebben het inderdaad via de API geregeld met behulp van het customerpayment endpoint. Waarbij duidelijk werd dat met name het moment van "vrijgeven" van de vooruitbetaling van belang is. Wordt dit niet in de juiste volgorde gedaan dan is de ontvangst op de bank niet meer te koppelen.