Meer flexibiliteit bij het verwijderen van personeelsdossiers

[DaniH]

In verband met eigen risicodrager zou het voor ons fijn zijn om bij het verwijderen van personeelsdossiers bepaalde documenten of map uit te kunnen sluiten. Met het instellen van de bewaartermijn kan max 7 jaar ingesteld worden. Eigen risico drager ben je max 10 jaar.

[Ingrid Witte]

Goedemiddag,

Ik heb zojuist een training arbeidsrecht gehad en ook daar wordt de bewaartermijn van 10 jaar gehanteerd in het geval van eigenrisicodrager. Ik weet niet wat de status inmiddels is van dit item, maar mocht het toch op 7 jaar blijven, dan kan de organisatie verantwoordelijk gesteld worden voor eventuele schades. Ik denk dat dat niet wenselijk is.

[Ingrid Witte]

Als HR worstelen wij al jaren om dit goed in beeld te houden. Wat is dan een oplossing om toch bij ziek uit dienst, deze medewerker ergens in beeld te houden. Zeker ook omdat er ook een wisseling van de wacht is op de afdeling en deze worden dan altijd blij verrast met de brieven van het UWV. Maar kunnen vervolgens niet controleren om wie dit gaat en of het correct is. Tevens ontvangt de werkgever 10 jaar lang brieven van het UWV betreffende deze medewerker.

[DaniH]

Ja dit is precies waar wij ook tegenaan lopen

[Hans Borsboom]

Medische dossierstukken mogen niet door de werkgever worden bewaard maar alleen door medische specialisten (Arbo arts, bedrijfsarts). Deze documenten mogen daarom sowieso niet worden opgeslagen in de e-dossiermodule van Talent.
De medische specialist bewaart medische dossierstukken 10 jaar i.g.v. eigen risico drager.
Documenten zoals re-integratie gerelateerd, bewaar je maximaal 5 jaar.

[Ingrid Witte]

Beste Hans,

De brieven van het UWV bevatten geen medische gegevens. Doordat veel organisatie in het onderwijs eigen risico drager zijn en dus 10 jaar lang verantwoordelijk zijn voor deze gegevens is het wenselijk om dit te verlengen naar 10 jaar. Zo blijven verrassingen bij nieuwe collega's uit en is het zichtbaar wie ziek uit dienst gegaan is met een eventuele WIA toekenning.

Als Hr ben je niet op de hoogte van de medisch specialist en ook daar kan in een periode van 10 jaar veranderingen plaats vinden. De organisatie waar ik nu werk, is bezig aan zijn 2e arbodienst. Ik kan nier herleiden aan de brief van het UWV vanuit welke arbodienst er toen gewerkt was.

[Hans Borsboom]

Hallo Ingrid en Dani. Dank voor jullie toelichting. Dit maakt duidelijk waar de behoefte vandaan komt. Ik zal het  eerdaags met Rene van Jole (Product manager) opnieuw bespreken.

[DaniH]

Het gaat ons vooral om briefwisseling met het UWV. Deze stukken dienen wij 10 jaar te bewaren