Bewaringstermijn zelf toegevoegde officiële documenttypes zelf instellen

[Rosalie van Gerven]

Bij het doen van de actie 'verwijderen werknemers' (om documenten en gegevens van ex-werknemers te verwijderen) eind vorig jaar kwamen wij erachter dat alle door onszelf toegevoegde officiële documenttypen een bewaringstermijn van twee jaar hebben en onder de categorie 'overige' vallen.

Dit terwijl wij ook een eigen documenttype voor het identiteitsbewijs hebben aangemaakt, wat langer dan twee jaar bewaard dient te worden. Blijkbaar zijn alleen aan de door Visma standaard aangemaakte officiële documenttypen de juiste bewaartermijnen gekoppeld en zou het systeem alleen daarmee een ID kaart als zodanig herkennen, in plaats van het onder 'overig' te scharen.

Graag zouden wij dan ook zelf de bewaartermijnen voor de door onszelf toegevoegde officiële documenttypen kunnen instellen, zodat we de AVG op een juiste manier toe kunnen passen en de juiste documenten na de juiste bewaringstermijn automatisch verwijderd kunnen worden. 

[Marinka Eweg]

@Rosalie van Gerven als ik je goed begrijp heb je het over deze instelling, klopt dat? 

En dat zou je per officieel document type in willen stellen?

[Rosalie van Gerven]

Hoi @Marinka Eweg, ja als hier onze eigen gemaakte officiële documenten tussen zouden staan en we het per type kunnen instellen inderdaad.

[Rene van Jole]

Hartelijk dank voor je idee.
Graag houden wij in de gaten hoeveel stemmen je idee krijgt. We zullen vervolgens op basis van het aantal stemmen in combinatie met de strategie van het product je idee al dan niet op de backlog opnemen. We zullen je via dit idee op de hoogte houden van de status.

Toelichting mbt de statussen vind je ook in FAQ

[Rene van Jole]

Dit verzoek staat al enige tijd op het idee portaal en heeft niet veel Kudo's
Helaas zien we op dit moment geen plek op de Roadmap voor uw verzoek
Dit verzoek zal daarmee niet op de Roadmap worden opgenomen

[Rosalie van Gerven]

@Rene van Jole we horen dan graag hoe we dit wel goed kunnen inrichten, want op advies van Visma/Peple hebben we het op deze manier ingericht met eigen officiële documenten, zonder dat er aan ons is medegedeeld dat er op al die documenten een regel voor bewaren van twee jaar zit en we dit niet zelf aan kunnen passen.

Op deze manier kunnen wij de AVG niet volgen.