Bankrekening wijzigen via HR Self Service integratie

[Maurice van de Pol]

Op grond van de Wet Aanpak Schijnconstructies (WAS) is de werkgever verplicht om het salaris van de werknemer over te maken op een bankrekening die (ook) op naam van de werknemer staat. De werkgever moet dit ook controleren.

Zoals jullie het nu hebben ingericht kan een medewerker een (willekeurig) nieuw bankrekeningnummer ingeven en wordt dit direct in HR Core Beaufort verwerkt.

Voor een adreswijziging bieden jullie de HR Self Service integratie-mogelijkheid voor een dergelijke mutatie. Graag zouden we dit ook zien voor de bankrekeningwijziging zodat wij en andere werkgevers aan de wettelijke eisen kunnen voldoen.

[Mieke]

Dag Maurice,

Onze organisatie checkt van de medewerker het bankrekeningnummer d.m.v. een kopie van het bankpasje. De kopie bankpas moet worden geüpload bij nieuwe medewerkers en bij elke wijziging van een bankrekeningnummer.

[MdeBeer]

Eens met bovenstaande opmerkingen.

Of de functie in de app uitbreiden met de optie om een controle en een bijlage toe te voegen.

[Remco te Ronde]

Goedemorgen @Maurice van de Pol , @MdeBeer en @Mieke  ,

Bedankt voor het aanmaken van het idee en de toelichting. Graag zou ik e.e.a. willen verduidelijken en jullie aanvullende feedback willen vragen.

Workflow 'wijzigen bankrekening' in Self Service

Het klopt dat je in Self Service een workflow kunt gebruiken waarbij je bijlagen verplicht of optioneel kunt maken. We weten dat diverse organisaties daar vragen om een kopie van de bankpas.

Wet Aanpak Schijnconstructies

Vanuit Visma|Raet zijn we natuurlijk géén juristen. Maar we kennen deze wetgeving. En inderdaad je bent als werkgever verplicht om giraal (in normale mensen taal per bank) het netto equivalent van het wettelijk minimumloon over te maken (dus niet het hele netto loon). De wet beschrijft voorzover wij kunnen nagaan niet hoe je als werkgever moet controleren of de bankrekening op naam van de medewerker staat. En vanaf daar wordt het complex.

Hoe werkt het in je bankieren app v.s. banktransactie als werkgever?

Als je zelf geld overmaakt via je internet bankieren app is naam/nummer controle vaak standaard. Bij een zakelijke bankrekening (die je als werkgever ook hebt) is het vaak óók een (betaalde) optie. 

Veelal is die plek (je zakelijke betaalrekening waarmee je alle salaris per maand overmaakt) dé plek om de controle te laten doen. Zo heb je immers die controle iedere maand voor alle medewerkers. Niet alleen bij medewerkers waarbij het rekeningnummer wijzigt. Wellicht kan de financiele administratie binnen jouw werkgever toelichten wat daarin (on)mogelijk is.

Er zijn daarnaast ook diverse externe opties, zoals https://www.iban.com/pricing, beschikbaar. Maar zoals je ziet kosten dat soort oplossingen geld.

Als onderdeel van 'Youforce tegen fraude' hebben we dit met een groep organisaties besproken. Met het eerlijke verhaal dat als we dit zouden inbouwen in de software we de externe kosten zullen moeten doorbelasten. Uit die groep organisaties kwam niet naar voren dat de toegevoegde waarde groot genoeg was.

Wat zien we in de praktijk met kopie bankpas?

We zien (en begrijpen) dat organisaties vragen om in Self Service de kopie bankpas toe te voegen. Maar we hebben ook signalen vernomen/gelezen dat men twijfels heeft of dit mag in combinatie met de AVG. Immers de kopie van de bankpas wordt gezien als een privacy gegeven waarvan de mening is dat je deze als werkgever niet mag opslaan.

Degene die dat onderdeel van de AVG strikt toepassen kiezen vaak voor een van de volgende opties:

Optie a) De werknemer kan de bankpas laten zien (dus echt fysiek) ter eenmalige identificatie;
Optie b) Als werkgever heb je een formulier (of wellicht mail bevestiging in een template) waarop de
werknemer verklaart dat het bankrekeningnummer juist is.
Optie c) Je vraagt toch een kopie bankpas op in Self Service. Maar hebt een nadrukkelijke instructie dat de werknemer bepaalde gegevens van de bankpas afplakt (denk aan pasnummer en uitgiftedatum). Doet de medewerker dat niet stuur je de workflow retour zodat je niet per ongeluk te veel gegevens opslaat.

Kortom, de vraag

Door de diversiteit aan intpretatie van de wet aanpak schijnconstructies zijn we op dit moment van mening:

• Het wijzigen van bankrekening is niet iets wat een medewerker regelmatig doet. Het is fijn/leuk dat het kan in de App (en via nieuwe schermen in Mijn Youforce) maar het is niet noodzakelijk.
• We zouden de nieuwe schermen van de App (en via Mijn Youforce) beheersbaar kunnen maken met opties zoals ''bijlage'', ''verplicht/optioneel'', ''gekoppeld aan Self Service workflow of niet''. Dat is technisch mogelijk, maar zou van het team ontwikkeltijd kosten die we niet kunnen besteden aan andere belangrijke initiatieven (zoals Youforce tegen fraude)
• Het kan ook voldoende zijn om medewerkers het alleen te laten doen via desktop (=Self Service workflow). Daarmee kan je als werkgever kiezen voor je eigen organisatie specifieke inrichting.

--> Dus de vragen

1) In hoeverre is het voor jullie de beste oplossing om te blijven werken met je eigen Self Service workflow voor bankrekeningnummer wijzigen inclusief kopie bankpas?

2) Is de afdeling die mandelijks de salarisbetalingen overmaakt (vaak Financiele Administratie) in staat om in de bankieren applicatie de naam/nummer controle te doen over alle betalingen?

[MdeBeer]

@Remco te Ronde 

1. In principe werkt dat ook prima en zullen wij gewoon op deze manier blijven werken als de app niet aangepast wordt op dit onderdeel.

     2. Het gaat via RBM van Raet zelf, dus onze Financiële Administratie drukt niet op een knop betalingen. Geen idee hoe dat               verder werkt bij de bank.

[Maurice van de Pol]

@Remco te Ronde Bedankt voor het meer dan uitvoerige antwoord.

Het gaat ons overigens niet om het toevoegen van een kopie bankpas/-afschrift als bijlage. Voor het checken van de naam/bankrekeningnummer hebben we een externe tool. Nu kunnen we dat wel checken maar als de medewerker via de app zijn bankrekeningnummer weer kan wijzigen zonder dat de PSA daar een controle op heeft dan heeft het proces weinig zin.

Onze CSM van Visma Raet geeft aan dat de Youforce-app leidend moet worden en dat vergelijkbare processen in SelfService bij voorkeur niet meer gebruikt moeten worden. Vandaar mijn verzoek om de app uit te breiden "gekoppeld aan Self Service workflow of niet". Uiteraard heb ik begrip als er vanwege tijd/kosten op dit moment voor jullie andere prioriteiten zijn maar het lijkt me dat een dergelijk aanpassing op jullie to-do lijst kan komen te staan.

[Remco te Ronde]

Hoi @Maurice van de Pol en @MdeBeer ,

Bedankt voor jullie toelichting. Op het gebied van alle wijzigingen in profiel (denk aan contact-gegevens, contact-gegevens in geval van nood, adreswijziging en dus ook bankrekening wijzigen) stimuleren we iedereen om dit te gaan gebruiken. Maar er zijn op dit moment voor dat onderdeel géén voornemens om de bestaande functionaliteiten in Self Service uit te gaan zetten.  Zouden we dat als Visma|Raet wel van plan zijn dan zullen we dat vroegtijdig (meerdere maanden van tevoren) aankondingen op de roadmap en community. Dus je kunt die blijven gebruiken.

Wat betreft de feedback van @Maurice van de Pol rondom 'externe tool'. Zou je kunnen aangeven welke tool jullie gebruiken? Wellicht kan dat een nuttige toevoeging zijn voor andere organisaties.

[Maurice van de Pol]

@Remco te Ronde We gebruiken die van Surepay maar zoals gezegd heeft een dergelijke controle weinig zin als de medewerker zijn bankrekeningnummer zonder controle van de werkgever via de app weer kan wijzigen.

[Remco te Ronde]

Goedemorgen @Maurice van de Pol , 

Bedankt voor de aanvullende informatie rondom 'Surepay'. Inderdaad daarmee heb je nog een ander alternatief. Op basis van Reporting (of via 'raadplegen importmatutaties API - filter aanleverd proces XPN - rubriekcode P01207) kan je maandelijks vóór de salarisbetaling alle gewijzigde bankrekeningnummers controleren).

Daarnaast kan je zoals aangegeven ook nog gewoon blijven kiezen om je eigen Self Service workflow (al dan niet met verplichte bijlage van bankpas) te blijven gebruiken. Visma|Raet heeft geen voornemen om dat uit te zetten in Self Service.

Doordat er dus meerdere alternatieven zijn heb ik dit idee 'alternatief aanwezig' gegeven.

[Maurice van de Pol]

@Remco te Ronde  Bedankt voor de info betreffende de rapportage.