Declaratie status verwijderd toekennen

[Schiff01]

@Remco te Ronde We zien graag dat declaraties die in de app verwijderd worden (door beheer/salarisadministratie) de status *verwijderd meekrijgen, in plaats dat ze definitief verwijderd worden. Helemaal mooi als de medewerker hier vervolgens ook bericht van kan krijgen via de app.

Liefst zien we ook dat declaraties die in de app verwijderd worden, maar al wel naar gemal zijn doorgezet, uit gemal verwijderd worden (als ze nog niet zijn uitbetaald) of resulteren in een negatieve boeking (als ze in een eerdere productieperiode zijn uitbetaald).

Als we nu declaraties verwijderen uit de app dan is niet meer traceerbaar wat er ooit ingediend is. 

Wanneer een medewerker een declaratie foutief heeft ingediend willen we deze verwijderen uit zowel gemal als de app en de medewerker er vervolgens op attenderen dat de declaratie is verwijderd en dat de medewerker deze opnieuw kan indienen. Het is onhandig dat de medewerker nu niet terug kan zien welke declaratie verwijderd is.

[Bastiaan Friederichs]

@Schiff01 we hebben geen concrete plannen om bij het verwijderen van een declaratie door een professional de integratie naar Gemal uit te breiden.

We sturen reeds een notificatie naar de indiener op het moment dat er een declaratie is verwijderd. (een subtiele bevestiging nadat de professional - in overleg met de medewerker neem ik aan - de betreffende declaratie heeft verwijderd)

Welke aanvullende behoefte is er, en waarom?

[Schiff01]

@Bastiaan Friederichs 

Vanuit medewerker perspectief

Als ik iets wil weten over mijn declaraties, ga ik naar de module declaraties in de app. Ik verwacht als gebruiker niet dat daar niet alle info staat en dat ik ook nog in mijn inbox moet kijken.

Als ik op mijn salarisstrook een lager bedrag zie dan ik had verwacht qua km of onkostendeclaraties dan kijk ik in de app in het overzicht van declaraties. Ik zie een bepaalde declaratie daar niet terug en trek de conclusie dat ik vergeten ben een bepaalde declaratie in te dienen, en dien die alsnog in, niet (meer) wetende dat ik die declaratie al eerder had ingediend en dat deze is verwijderd. 

Als ik in de inbox kijk, zie ik alleen het bedrag of het aantal km's dat is verwijderd. Ik kan niet doorklikken welke declaratie het betreft of waarom de declaratie verwijderd is.

Vanuit professional perspectief

Als na steekproef controle blijkt dat een declaratie onterecht is goedgekeurd, dan zullen we deze handmatig uit gemal moeten verwijderen, of als de declaratie al is uitbetaald, een terugvordering moeten doen. 

Het is in onze beleving niet wenselijk dat de inhoud tussen de app en gemal niet overeen komt, en dus is het niet wenselijk dat de declaratie als goedgekeurd in de app blijft staan. Om die reden willen we de declaratie in de app verwijderen.

Omdat een verwijderde declaratie niet meer terug te vinden is in de app, zullen we ergens anders moeten vastleggen waarom we een terugvordering doen. Het was fijn geweest als in de app terug te vinden is dat een declaratie is verwijderd, liefst met de optie een toelichting erbij te zetten, zodat we dat als verantwoording kunnen gebruiken voor onze acties in gemal.

Daarbij speelt nog mee dat als we bijvoorbeeld naar aanleiding van een steekproef een reeds goedgekeurde declaratie alsnog gaan verwijderen/terugvorderen, we de medewerker niet alleen op de hoogte willen stellen van het feit dat de declaratie verwijderd is of teruggevorderd zal worden, maar hier ook een toelichting op willen geven. Nu moeten we deze toelichting per mail doen. Het zou fijn zijn als dit als opmerking bij het verwijderen van de declaratie gezet kan worden.