Extra/ander telefoonnummer in app zichtbaar als privé

[Han Niesten]

In HR Core bestaan de volgende rubrieken voor telefoonnummers:

P01027 Woonadres - telefoonnummer
P01026 Postadres - telefoonnummer
P01037 Telefoonnr werk
P01036 Telefoonnr mobiel

Er is voor gekozen om in de app de rubrieken P01027 en P01036 te tonen als privé nummers.

P010136 wordt bij ons echter gebruikt voor het zakelijke mobiele nummer. Wij hebben deze dan ook niet toonbaar/muteerbaar gezet.

De rubriek P01026 is bij ons het privé mobiele nummer. Wij zouden deze rubriek dan ook graag toe willen voegen aan de app gelijk aan de rubrieken P01027 en P01036. Oftewel; met de opties om deze beschikbaar te stellen en wijzigbaar te maken.

Gezien de rubriekcodes vinden wij het ook een logischere combi, daar wij veel medewerkers hebben met een vast en mobiel zakelijk nummer. Beide nummers worden vanuit deze rubrieken getoond op de Wie-is-wie pagina van ons intranet.

Derhalve lijkt het logisch om rubriek P01026 ook te kunnen tonen in de app. Hiermee heeft elke klant de volledige vrijheid om deze rubrieken te gebruiken zoals gewenst.

[Remco te Ronde]

Hoi @Han Niesten ,

Bedankt voor het aanmaken van het idee. Zoals je ziet heb ik het de status 'realisatie onwaarschijnlijk' gegeven. Maar ik wil graag toch beter begrijpen wat jullie werkwijze is. Wellicht kan je dat aangeven in de comments.

Zoals je zelf al aangeeft is er een veld 'P01026 Postadres - telefoonnummer'. Dit komt bijna nooit voor dat iemand een postadres heeft met een vast telefoonnummer. Daarom tonen we het niet in de app.

Er is ook het veld 'P01036 Telefoonnr mobiel'. De naam zegt het al. De intentie is om deze te gebruiken voor  privé mobiele nummer. Daarnaast is het veld 'P01037 Telefoonnr werk' aanwezig. Bedoeld voor het zakelijke nummer (dat kan zowel mobiel als privé zijn).

Om jullie organisatie te begrijpen wat vragen:

- Welke medewerkers hebben in deze huidige tijd zowel een vast als een mobiel zakelijk nummer?

- In hoeverre zijn die nummers gekoppeld? Als ik b.v. een vast zakelijk nummer bel en iemand is niet op kantoor? Schakelt deze automatisch door naar mobiel? Of zijn dat twee gescheiden werelden?

Hoor het graag om je idee beter te begrijpen.

[Sita Wennekes]

@Remco te Ronde  Bij de DCMR gebruiken we het zoals je hebt beschreven. Wat wij missen is bij bereikbaarheidsgegevens in HRCore (onder Werk) een optie om een zakelijk vast nummer én een zakelijk mobiel nummer in te voeren. Wij hebben nu voor het zakelijk vaste nummer een eigen rubriek aangemaakt. Ik heb enige tijd geleden een wens ingediend om hiervoor het rubriek P01039 (faxnummer) te gebruiken. Maar ik begreep dat er toch nog klanten zijn die het veld nog gebruiken voor het faxnummer. Dat is dus geen optie.

[Han Niesten]

Dag @Remco te Ronde 

Dank voor je reactie.

Het klopt dat de rubriek P01026 vrijwel niet gebruikt werd. Daarom hebben wij deze ingezet als zijnde het privé mobiele nummer van de medewerker. Deze rubriek paste (hierdoor) in de range van privé gerelateerde gegevens.

De rubriek P01036 heeft als titel 'Telefoonnr mobiel'. Omdat er geen privé of werk aangegeven wordt, was het voor ons een mooie kans om deze voor het zakelijke mobiele nr te gebruiken. Dat sluit qua code immers aan op de rubriek P01037.

Bij ons hebben vrijwel alle managers, directeuren en ondersteunende stafleden een vast én mobiel zakelijk nummer. Het gaat om ruim 2200 medewerkers. Deze nummers zijn niet automatisch aan elkaar gekoppeld, maar veel medewerkers hebben dat wel zo ingeregeld. Er wordt nu ook veel via teams gebeld en daarin valt ook te kiezen voor het vaste of zakelijke nummer.

De twee rubrieken P01037 en P01036 worden via onze IAM applicatie automatisch gevuld én vervolgens automatisch gepresenteerd op het Arkin medewerkerportaal. Dat in P01037 zowel een vast als een mobiel nummer ingevoerd kan worden is niet zo heel vreemd. Dat kan immers op de andere velden ook. Maar daar zijn wij dus niet mee gered. Wij willen immers twee nummers kunnen publiceren.

Daarom is het zo handig dat er ook een nauwelijks gebruikte rubriek  'P01026 Postadres - telefoonnummer' aanwezig is. Deze kan in onze visie gebruikt worden voor het mobiele nummer. Inmiddels merken wij natuurlijk ook wel dat steeds minder mensen twee nummers voor privé gebruiken. Maar daar zou eerder uit voortvloeien dat wij P01027 Woonadres - telefoonnummer en P01026 Postadres - telefoonnummer gaan samenvoegen, dan dat we nog een aparte rubriek voor privé mobiele nummer gaan onderhouden.

Rubriek P01036 (mobiel) blijven wij dus gebruiken voor het zakelijke mobiele nummer.

Daar we voorlopig nog medewerkers met twee privé telefoonnummers hebben, willen we rubriek P01026 Postadres - telefoonnummer blijven 'misbruiken' voor het privé mobiele nummer. Daarom het verzoek om deze ook in de app beschikbaar te laten stellen. Iedere klant kan zelf beslissen of ze deze gebruiken. Maar wij zijn er ongelooflijk mee geholpen.

[Remco te Ronde]

Beste @Sita Wennekes en @Han Niesten ,

Bedankt voor de aanvulling. Inderdaad begrijpenlijk als er zowel een ''vast werk-nummer'' en een ''mobiel werk-nummer'' is je beide wil kunnen vastleggen. Ondanks dat lijkt het me dat de support van andere organisaties om een nieuw veld hiervoor aan te maken (in HR Core Beaufort) met de mogelijkheid om die in de Youforce App weer te geven én te kunnen wijzigen beperkt zal zijn.

Ik zou je natuurlijk kunnen adviseren om een idee aan te maken bij HR Core Beaufort.  Dan kan een dergelijke rubriek worden aangemaakt in HR Core Beaufort waardoor het in het hele landschap van Youforce doorwerkt. Denk aan reporting, API's en de App. Maar een kort overleg met mijn collega's leert dat ook binnen HR Core Beaufort weinig bekend is dat dit gewenst is door andere organisaties.

Om het nog verder te verdiepen. Twee aanvullende vragen:

• Vraag 1) In ''Configuratie profiel'' kan je bepalen welke telefoonnummers zichtbaar/wijzigbaar zijn. Stel daar zouden we ''werk - telefoonnummer'' splitsen in vast werk-nummer'' en een ''mobiel werk-nummer''. Welke instelling zouden jullie dan kiezen?

Vraag 2) Je leest mijn terughoudendheid op het idee. Als jullie kijken naar de ontwikkelingen in je eigen organisatie. In hoeverre denk je dat over een jaar of 3 - 5 (b.v. na nieuwe aanbesteding telefonie óf nog meer bellen via Team i.p.v. telefoon) nog steeds sprake zal blijven van een ''vast'' en ''mobiel'' werk nummer voor de meeste medewerkers?

[Sita Wennekes]

@Remco te Ronde 

Vraag 1:

Het zakelijke e-mailadres, vast en mobiel niet wijzigbaar voor de medewerker, alleen zichtbaar.

Vraag 2:

In hoeverre denk je dat over een jaar of 3 - 5 (b.v. na nieuwe aanbesteding telefonie óf nog meer bellen via Team i.p.v. telefoon) nog steeds sprake zal blijven van een ''vast'' en ''mobiel'' werk nummer voor de meeste medewerkers?

Ik heb dit nagevraagd bij mijn collega en ik zal proberen het te verwoorden :-):

• Teams werkt alleen met een vast nummer.
• De medewerkers mogen de zakelijke mobiel ook privé gebruiken en dan is het mobiele nummer voor privé en het vaste nummer voor zakelijk.
• Wanneer een medewerker niet opneemt op zijn mobiele nummer schakelt deze door naar het vaste nummer waaraan het gekoppeld is. Op die manier kan de DCMR terugvallen op de receptie. Dit schijnt niet het geval te zijn bij alleen een mobielnummer, dan is het niet mogelijk om terug te vallen op een bedienpost.

[Han Niesten]

Dag @Remco te Ronde ,

Allereerst sluit ik mij bij de antwoorden van @Sita Wennekes aan.

Vraag 1; privé alles zichtbaar en wijzigbaar, zakelijk alles zichtbaar.

Maar ik heb een tegenvraag; Stel dat er een nieuwe rubriek aangemaakt zou worden, dan zal deze ook in de app getoond moeten worden. Waarom kan dat niet gelijk met rubriek P01026? Dan zijn we allemaal gelijk klaar. 🙂

Alleen Sita zal dan een move moeten maken met de gegevens van de huidige rubrieken. Ik kan niet helemaal inschatten of ze daar dus echt mee geholpen is.

Voor ons blijft dan alleen over dat rubriek P01036 Telefoonnr mobiel in de app onder privé getoond gaat worden, terwijl dat bij ons dus het zakelijke mobiele nummer is. Maar daar kunnen  we wel mee leven.

Groet,

Han

[Remco te Ronde]

Goedemiddag @Han Niesten en @Sita Wennekes ,

Bedankt voor de aanvullingen. Ik heb er dieper naar gekeken en ga het idee toch 'realisatie onwaarschijnlijk' geven. Ik kan begrijpen dat jullie dit jammer zullen vinden. Maar het is een afweging van prioriteit die we moeten maken. Het enigste wat ik kan doen is zo transparant mogelijk zijn in mijn afweging.

• We hebben een analyse uitgevoerd bij hoeveel organisaties in HR Core Beaufort het veld 'P01026 Telefoonnummer postadres' een waarde heeft. We hebben niet naar de inhoud gekeken van de rubriek, maar naar het aantal personen met een waarde in de rubriek. Dit leverde, net zoals @Sita Wennekes al aangaf, vergelijkbare gegevens op als de velden ''faxnummer''. Er zijn tientallen organisaties die data hebben gevuld in deze velden. We kunnen dus niet ''zomaar'' als Visma|Raet beslissen om een betaande rubriek voor een ander doel te gaan gebruiken. Daarmee zouden we misschien onbedoeld voor bepaalde organisaties dingen in de war schoppen.
• Daarnaast geven jullie beide aan dat er enkel en alleen behoefte is om de zakelijke telefoonnummers (vast en mobiel) te tonen in het profiel. Maar niet wijzigbaar te maken. Daarmee is de toegevoegde waarde beperkter. Immers verwacht ik dat een medewerker niet veelvuldig het profiel zal openen om zijn eigen contactgegevens te raadplegen.
• De te besteden ontwikkeltijd kunnen we maar één keer besteden. Mijn team met circa 6 ontwikkelaars is verantwoordelijk voor alles onder ''profiel'', ''aanvragen en uploaden'' & ''vervanging''. Tevens gaat mijn team werken aan het nieuwe onderwerp ''Youforce tegen fraude''. Het lijkt relatief simpel om één extra veld toe te voegen. Maar dit betekent veld realiseren in HR Core Beaufort, synchronisatie opzetten met Youforce App en toevoegen op beheerspagina en ook alles testen. Het is realisseerbaar, maar de andere ontwikkelingen zijn nóg belangrijker.

Nogmaals bedankt voor alle energie die jullie hebben gestoken in de toelichting van het idee. En sorry voor het feit dat het 'realisatie onwaarschijnlijk' blijft. Maar dat is de meest transparante terugkoppeling die ik kan geven.

[Sita Wennekes]

@Remco te Ronde 

Dat voor het tonen in de Youforce app is gekozen voor realisatie onwaarschijnlijk kan ik begrijpen.

Ik snap ook dat de rubriek die de omschrijving faxnummer heeft niet zomaar voor een ander doel gebruikt kan worden.

Maar dan is er nog steeds de wens om een rubriek in HR Core toe te voegen bij Bereikbaarheidsgegevens omdat onder werk er maar 1 telefoonnummer kan worden geregistreerd en wij een vast én een zakelijk nummer registreren bij de medewerker. Dit gebeurt, zoals ik al aangaf, nu met een eigen rubriek dat is opgenomen op een ander scherm.

[Remco te Ronde]

Hoi @Sita Wennekes ,

In een van mijn eerdere reacties had ik het volgende aangegeven:

Ik zou je natuurlijk kunnen adviseren om een idee aan te maken bij HR Core Beaufort.  Dan kan een dergelijke rubriek worden aangemaakt in HR Core Beaufort waardoor het in het hele landschap van Youforce doorwerkt. Denk aan reporting, API's en de App. Maar een kort overleg met mijn collega's leert dat ook binnen HR Core Beaufort weinig bekend is dat dit gewenst is door andere organisaties.

Op basis van jouw laatste reactie heb ik nogmaals intern overlegd. We staan als Visma|Raet nog steeds open dat jij (of @Han Niesten ) het idee voor een nieuwe standaard rubriek aanmaakt ideeen formu van HR Core Beaufort. Dan kunnen we vanuit daar iets beter monitoren of het inderdaad toch breder leeft. 

Het klinkt misschien als een doorverwijzing. Maar als een van jullie het idee daar aanmaakt zijn wij intern bij Visma|Raet al op de hoogte van de achtergrond. Het kan dan nog steeds gebeuren dat we het idee niet gaan realiseren. Maar dan hebben we het wat breder gevalideerd onder ook de deelnemers van de HR Core Beaufort community. 

Zou je dat willen doen?

[Sita Wennekes]

@Remco te Ronde  Hoi Remco,

Ik zal een idee aanmaken.

M.vr.gr.,

Sita Wennekes