We hadden een medewerker die i.v.m. scheiding tenaamstelling van IBAN nummer wilde wijzigen. Voorheen kon dit in het Self Service formulier dat we gebruikten. Dit formulier is uitgefaseerd en nu gebruiken we de app-versie. Hierin kan alleen het IBAN nummer worden gewijzigd, maar niet de tenaamstelling.
Is het een idee om de tenaamstelling ook te kunnen wijzigen?
Bedankt voor dit idee. Ik zal toelichten waarom in de nieuwe schermen voor 'betalingsgegevens' het veld 'afwijkende tenaamstelling' niet voorkomt:
De wetgeving schrijft voor:
''Het loon moet giraal aan de werknemer worden uitbetaald op een rekening die (mede) op naam staat van de werknemer, zodat vastgesteld kan worden of tenminste het netto equivalent van het wettelijk minimumloon is betaald.'' (bron rijksoverheid)
Simpel gezegd. Voor rekeningnummer 1 (waarmee het salaris wordt betaald) zou het veld 'afwijkende tenaamstelling' altijd <leeg> moeten zijn. Hierdoor wordt de salarisbetaling via Gemal / Betaalmanager altijd gedaan op de naam van de medewerker zoals vastgelegd in Youforce/HR Core.
@Remco te Ronde nu ik erover nadenk ik het toch wel vreemd dat je dat niet kan aanpassen. Ik onderschrijf hetgeen je aangeeft in het kader van de WAS. maar veel medewerkers maken gebruik van een en/of-rekening en vermelden dan beide namen bij de afwijkende tenaamstelling (ter info: omdat wij ihkv de WAS automatisch een verklaring van de tenaamstelling in PDOL opnemen gebruiken wij hiervoor nog het Self Service proces, niet de app).
Want stel dat meneer Jansen een rekening heeft met mevrouw Pietersen, dan kan de tenaamstelling van de rekening Jansen-Pietersen zijn.
Vervolgens vinden ze elkaar niet meer zo leuk en gaat meneer Jansen verder met mevrouw De Vries, dan is de tenaamstelling Jansen-De Vries.
Als je dit niet kan aanpassen is dat:
a. niet zo leuk voor de medewerker want die ziet nog steeds de naam van de ex-partner bij de bankrekening op de salarisstrook
b. mogelijk problemen met de betaling bij naam/nummer controle? Eerlijk gezegd weet ik niet hoe strikt en intelligent dat tegenwoordig werkt, maar zou een probleem kunnen zijn.
Bedankt voor je aanvullende opmerking. Dat houdt ons scherp! Op basis van jouw feedback nog even geschakeld met mijn collega's van consultancy die zowel implementaties doen bij nieuwe organisaties als bij bestaande gebruikers van Youforce.
Het is inderdaad een bekende situatie dat ''vroeger'' (toen meneer Jansen en mevrouw Pietersen nog een gelukkig stel waren😉) de afwijkende tenaamstelling gevuld werd bij rekeningnummer 1 (de salarisrekening). Maar dat is niet meer gebruikelijk. Bij volledig nieuwe organisaties die voor het eerst starten met Youforce wordt het gegeven bij bestaande medewerkers niet gevuld*. En bij bestaande organisaties kan het de moeite waard zijn om te overwegen om bestaande 'afwijkende tenaamstellingen' te bekijken en eventueel volledig te verwijderen*. Kortom Payroll Gemal & Betaalmanager werken prima (of juist beter) zonder het veld 'afwijkende tenaamstelling'.
* Uitzondering bij salarisrekening nummer 1 is natuurlijk als er sprake is van bewindvoering.
Wat betreft de naam/nummer controle kant van de bank heb ik niet alle informatie. Het is wel zo dat dit soort controles voor jou en mij als ''normale mensen'' standaard in de online bankieren app zit. Maar dit soort diensten werken vaak anders bij een zakelijke betaalrekening. Of er zijn aanvullende kosten verbonden. Mede daarom zijn er ook commerciele diensten die een dergelijke validatie tegen aanvullende kosten aanbieden (zie bijvoorbeeld: https://surepay.nl/). Hoe dat eventueel binnen jullie organisatie en bank werkt zouden de collega's van de Financiele Administratie waarschijnlijk weten.
@Remco te Ronde : Nog één aanvullende vraag: Volgens de WAS zijn werkgevers verplicht om te controleren of het rekeningnummer van de werknemer (mede) op naam staat van de werkgever . Wanneer je dat als werkgever niet controleert en het netto equivalent van het wettelijk minimumloon is op ander rekeningnummer betaalt kan dit voor de werkgever leiden tot een fixe boetes.
Begrijp ik het goed dat als je als werkgever gebruik maakt van de app voor het wijzigen van het rekeningnummer je naar alle waarschijnlijkheid ook werkt met een tool zoals surepay?
Met de app is er namelijk geen controle door de salarisadministrateur mogelijk en wordt ook de tenaamstelling niet gecontroleerd.
Dat klopt inderdaad. Als een medewerker zijn/haar rekeningnummer wijzigt dan komt deze mutatie in HR Core. Tevens krijgt de medewerker een (push)-notificatie zoals je gewend bent op andere plaatsen als je dit wijzigt, zoals''Zojuist is je IBAN gewijzigd, herken je deze actie niet, bel direct je werkgever''.
Vanuit HR Core zijn er diverse mogelijkheden om te voldoen aan de WAS. Bijvoorbeeld door maandelijks alle mutaties te controleren via gespecialisseerde dienstverleners zoals een tool als https://surepay.nl/.
Ook is het verstandig om na te gaan of de naam/nummer controle wellicht al gebeurd in het systeem van de Financiele Administratie waarmee de daadwerkelijke betaling wordt gedaan.
Ook zien we dat diverse organisaties ervoor kiezen om wijzigen bankrekeningnummer te blijven doen via een Self Service workflow waarbij gevraagd wordt om een kopie bankpas. Ook een gebruikelijke werkwijze, maar er zijn ook intepretaties dat je vanuit de AVG geen kopie bankpas mag opslaan.
Kortom, de WAS schrijft voor:
''Het loon moet giraal aan de werknemer worden uitbetaald op een rekening die (mede) op naam staat van de werknemer, zodat vastgesteld kan worden of tenminste het netto equivalent van het wettelijk minimumloon is betaald.''
Hoe je deze exacte controle in de praktijk brengt schrijft de wet niet voor. Maar hopelijk zijn er genoeg suggesties die passen bij de beste werkwijze voor jouw organisatie.
Medewerkers in de schuldhulpverlening, onder bewind of budget beheer registreren we ook met een afwijkende tenaamstelling onder hun eigen naam. Dit doen we om het inzichtelijk te houden.
Medewerkers mogen geen nieuwe schulden maken (zonder toestemming bewindvoerder), ook niet bij de werkgever. Bijvoorbeeld door het aangaan bedrijfsfietsplan en dit te verrekenen in meerdere termijnen (bijvoorbeeld in 36 of 60-maanden).
U moet een geregistreerde gebruiker zijn om hier een opmerking toe te voegen. Als u al geregistreerd bent, moet u zich aanmelden. Als u zich nog niet hebt geregistreerd, moet u zich registreren en aanmelden.
.gif "VISMA"){kind=icon}
Visma Denemarken
Visma Finland
Visma Letland
Visma Nederland
Visma Noorwegen
Visma Zweden
Visma Developers & Partners
Visma Latijns-Amerika