We hadden een medewerker die i.v.m. scheiding tenaamstelling van IBAN nummer wilde wijzigen. Voorheen kon dit in het Self Service formulier dat we gebruikten. Dit formulier is uitgefaseerd en nu gebruiken we de app-versie. Hierin kan alleen het IBAN nummer worden gewijzigd, maar niet de tenaamstelling.
Is het een idee om de tenaamstelling ook te kunnen wijzigen?
Bedankt voor dit idee. Ik zal toelichten waarom in de nieuwe schermen voor 'betalingsgegevens' het veld 'afwijkende tenaamstelling' niet voorkomt:
De wetgeving schrijft voor:
''Het loon moet giraal aan de werknemer worden uitbetaald op een rekening die (mede) op naam staat van de werknemer, zodat vastgesteld kan worden of tenminste het netto equivalent van het wettelijk minimumloon is betaald.'' (bron rijksoverheid)
Simpel gezegd. Voor rekeningnummer 1 (waarmee het salaris wordt betaald) zou het veld 'afwijkende tenaamstelling' altijd <leeg> moeten zijn. Hierdoor wordt de salarisbetaling via Gemal / Betaalmanager altijd gedaan op de naam van de medewerker zoals vastgelegd in Youforce/HR Core.
@Remco te Ronde nu ik erover nadenk ik het toch wel vreemd dat je dat niet kan aanpassen. Ik onderschrijf hetgeen je aangeeft in het kader van de WAS. maar veel medewerkers maken gebruik van een en/of-rekening en vermelden dan beide namen bij de afwijkende tenaamstelling (ter info: omdat wij ihkv de WAS automatisch een verklaring van de tenaamstelling in PDOL opnemen gebruiken wij hiervoor nog het Self Service proces, niet de app).
Want stel dat meneer Jansen een rekening heeft met mevrouw Pietersen, dan kan de tenaamstelling van de rekening Jansen-Pietersen zijn.
Vervolgens vinden ze elkaar niet meer zo leuk en gaat meneer Jansen verder met mevrouw De Vries, dan is de tenaamstelling Jansen-De Vries.
Als je dit niet kan aanpassen is dat:
a. niet zo leuk voor de medewerker want die ziet nog steeds de naam van de ex-partner bij de bankrekening op de salarisstrook
b. mogelijk problemen met de betaling bij naam/nummer controle? Eerlijk gezegd weet ik niet hoe strikt en intelligent dat tegenwoordig werkt, maar zou een probleem kunnen zijn.
Bedankt voor je aanvullende opmerking. Dat houdt ons scherp! Op basis van jouw feedback nog even geschakeld met mijn collega's van consultancy die zowel implementaties doen bij nieuwe organisaties als bij bestaande gebruikers van Youforce.
Het is inderdaad een bekende situatie dat ''vroeger'' (toen meneer Jansen en mevrouw Pietersen nog een gelukkig stel waren😉) de afwijkende tenaamstelling gevuld werd bij rekeningnummer 1 (de salarisrekening). Maar dat is niet meer gebruikelijk. Bij volledig nieuwe organisaties die voor het eerst starten met Youforce wordt het gegeven bij bestaande medewerkers niet gevuld*. En bij bestaande organisaties kan het de moeite waard zijn om te overwegen om bestaande 'afwijkende tenaamstellingen' te bekijken en eventueel volledig te verwijderen*. Kortom Payroll Gemal & Betaalmanager werken prima (of juist beter) zonder het veld 'afwijkende tenaamstelling'.
* Uitzondering bij salarisrekening nummer 1 is natuurlijk als er sprake is van bewindvoering.
Wat betreft de naam/nummer controle kant van de bank heb ik niet alle informatie. Het is wel zo dat dit soort controles voor jou en mij als ''normale mensen'' standaard in de online bankieren app zit. Maar dit soort diensten werken vaak anders bij een zakelijke betaalrekening. Of er zijn aanvullende kosten verbonden. Mede daarom zijn er ook commerciele diensten die een dergelijke validatie tegen aanvullende kosten aanbieden (zie bijvoorbeeld: https://surepay.nl/). Hoe dat eventueel binnen jullie organisatie en bank werkt zouden de collega's van de Financiele Administratie waarschijnlijk weten.
@Remco te Ronde : Nog één aanvullende vraag: Volgens de WAS zijn werkgevers verplicht om te controleren of het rekeningnummer van de werknemer (mede) op naam staat van de werkgever . Wanneer je dat als werkgever niet controleert en het netto equivalent van het wettelijk minimumloon is op ander rekeningnummer betaalt kan dit voor de werkgever leiden tot een fixe boetes.
Begrijp ik het goed dat als je als werkgever gebruik maakt van de app voor het wijzigen van het rekeningnummer je naar alle waarschijnlijkheid ook werkt met een tool zoals surepay?
Met de app is er namelijk geen controle door de salarisadministrateur mogelijk en wordt ook de tenaamstelling niet gecontroleerd.
Dat klopt inderdaad. Als een medewerker zijn/haar rekeningnummer wijzigt dan komt deze mutatie in HR Core. Tevens krijgt de medewerker een (push)-notificatie zoals je gewend bent op andere plaatsen als je dit wijzigt, zoals''Zojuist is je IBAN gewijzigd, herken je deze actie niet, bel direct je werkgever''.
Vanuit HR Core zijn er diverse mogelijkheden om te voldoen aan de WAS. Bijvoorbeeld door maandelijks alle mutaties te controleren via gespecialisseerde dienstverleners zoals een tool als https://surepay.nl/.
Ook is het verstandig om na te gaan of de naam/nummer controle wellicht al gebeurd in het systeem van de Financiele Administratie waarmee de daadwerkelijke betaling wordt gedaan.
Ook zien we dat diverse organisaties ervoor kiezen om wijzigen bankrekeningnummer te blijven doen via een Self Service workflow waarbij gevraagd wordt om een kopie bankpas. Ook een gebruikelijke werkwijze, maar er zijn ook intepretaties dat je vanuit de AVG geen kopie bankpas mag opslaan.
Kortom, de WAS schrijft voor:
''Het loon moet giraal aan de werknemer worden uitbetaald op een rekening die (mede) op naam staat van de werknemer, zodat vastgesteld kan worden of tenminste het netto equivalent van het wettelijk minimumloon is betaald.''
Hoe je deze exacte controle in de praktijk brengt schrijft de wet niet voor. Maar hopelijk zijn er genoeg suggesties die passen bij de beste werkwijze voor jouw organisatie.
Medewerkers in de schuldhulpverlening, onder bewind of budget beheer registreren we ook met een afwijkende tenaamstelling onder hun eigen naam. Dit doen we om het inzichtelijk te houden.
Medewerkers mogen geen nieuwe schulden maken (zonder toestemming bewindvoerder), ook niet bij de werkgever. Bijvoorbeeld door het aangaan bedrijfsfietsplan en dit te verrekenen in meerdere termijnen (bijvoorbeeld in 36 of 60-maanden).
Bovenstaand geef je aan dat een salarisadministrateur extra handelingen kan doen om te controleren of het bankrekeningnummer (mede) op naam van de werknemer staat. Dit zijn extra handelingen voor de salarisadministrateur, terwijl dat met een aanpassing wellicht niet nodig is.
Vooraf aantonen dat de bankrekening (mede) op naam van de werknemer staat kan op de volgende manieren:
De werknemer toont de bankpas voor eenmalige identificatie > de werknemer geeft de wijziging op afstand via de app door. Conclusie lijkt bij wijziging via de app dat je als werkgever de pas niet gezien hebt en je dit zodoende niet kunt aantonen
De werkgever biedt een formulier aan waarop de werknemer verklaart dat het bankrekeningnummer juist is> door de zin 'ik verklaar hierbij dat de rekening (mede) op mijn naam staat' op te nemen én de werknemer verplicht wordt hiermee akkoord te gaan door bv aan te vinken, voordat het gewijzigde nummer via de app kan worden ingeschoten, voldoe je minimaal aan deze eisen (weet niet of alle werkgevers dat voldoende zullen vinden)
De werkgever maakt een kopie van de bankpas en bewaart deze kopie bij de administratie. Maar let op: op de kopie plakt u het pasnummer en de uitgiftedatum af. De werkgever heeft immers geen enkel belang bij de registratie van die gegevens > kan me voorstellen dat dat lastiger voor jullie te realiseren is, omdat het geen uploaden en declareren-app-variant is, maar ik vermoed dat er meerdere werkgevers zijn die graag deze optie zouden willen kiezen, omdat je hiermee goed kunt aantonen dat je aan de regelgeving voldoet. Deze optie is aanwezig in selfservice, maar er zijn werkgevers die natuurlijk liever over willen op de app en dat wellicht om deze reden niet doen 😉
Bij het eerste en tweede punt: ik denk dat je als werkgever wel moet kunnen aantonen dat de werknemer de mutatie zelf via de app heeft ingeschoten (waar de werknemer voor moest inloggen).
Misschien zie ik het over het hoofd, maar ik kan nergens vinden dat je als salarisadministrateur kunt aantonen dat de werknemer de mutatie heeft ingeschoten (aan de accountants/bij horizontaal toezicht) en voor functioneel beheer niet hoe je de mutatie kunt volgen. In het overzicht salarismutaties zie je de mutatie terug onder 'batstart', maar je wilt ergens zien dat de medewerker zelf de mutatie heeft gedaan. Een optie als bij de declaraties via de app, waar je de mutatie kunt volgen en een export kunt maken, zou mooi zijn.
Mijn vragen in het kort:
1. kan toch de functie om een kopie bankpas te uploaden worden toegevoegd en/of dat de werknemer verklaart dat de bankrekening (mede) op zijn/haar naam staat
2. hoe kunnen we aantonen dat de medewerker de mutatie heeft ingeschoten en als functioneel beheerder de mutatie volgen? ( deze vraag geldt overigens voor alle persoonsgegevens die je via de app kunt wijzigen en daarvoor alleen maar hoeft te autoriseren)
Goed dat je de aanvullende vragen stelt. Wat betreft de vraag:
''1. kan toch de functie om een kopie bankpas te uploaden worden toegevoegd en/of dat de werknemer verklaart dat de bankrekening (mede) op zijn/haar naam staat''
Zolang je kunt blijven kiezen voor het gebruik van de eigen Self Service workflow of het nieuwe proces via de app/Mijn Youforce ben ik niet voornemens om het uploaden van kopie bankpas toe te voegen. Eventueel de verklaring dat de bankrekening (mede) op zijn/haar naam staat zou ik wel kunnen heroverwegen in óf het scherm óf de pop-up die nu wordt getoond. Dat gaat dan om de volgende pop-up:
--> Zou dat voldoende zijn voor jouw organisatie? Als we daar jouw voorbeeld zin 'ik verklaar hierbij dat de rekening (mede) op mijn naam staat' in opnemen?
''2. hoe kunnen we aantonen dat de medewerker de mutatie heeft ingeschoten en als functioneel beheerder de mutatie volgen? ( deze vraag geldt overigens voor alle persoonsgegevens die je via de app kunt wijzigen en daarvoor alleen maar hoeft te autoriseren)''
Je kunt dit zien in HR Core onder 'Raadplegen importmutaties API' (430050). Via procescode 'XPN' zie je alle persoonsgegevens die zijn gewijzigd via de nieuwe processen uit de App. Hier kan je daarna natuurlijk ook filteren op rubriecode. Dat kan je als beheerder zelf inzien. Mocht er daarnaast nog aanvullende logging nodig zijn (b.v. op welk moment heeft de medewerker de push notificatie gehad met daarin bericht dat IBAN is gewijzigd) dan kunnen wij dat ook aanleveren.
Ja, dat zou in ieder geval wat helpen. Ik zou geen pop-up doen, maar een vinkje oid, verplicht te zetten op het scherm waarin de medewerker ook het banknummer wijzigt. Een pop-up wordt ook vaak doorgeklikt zonder te lezen. Daarnaast is het mooi een schermprint aan bv de accountants te kunnen laten zien met de inrichting van wat er door de medewerker gemuteerd moet worden.
Jammer dat je niet als functioneel beheerder schermprints kunt leveren van wie wat waar heeft gemuteerd. Net als nu in selfservice onder het plusje. En dat je een schermprint kunt maken van wat de medewerker heeft gemuteerd. Als er accountantscontrole is, dan wil men dit snel leveren en niet een call aanmaken bij de Servicedesk. Deze data blijft overigens wel lang bij jullie beschikbaar?
De organisatie waar ik momenteel werk, heeft besloten de app voor het wijzigen van het banknummer hierom nog even niet te gebruiken, maar eerst eens voor te leggen bij een controle.
Bedankt voor je reactie. Inderdaad kan je ervoor kiezen om de Self Service workflow te blijven gebruiken. Qua logging gaat het natuurlijk om te kunnen aantonen wat er gebeurd is rondom het wijzigen van een bankrekening. Dat is veelal de eerstvolgende betaaldatum. Data/logging wordt bewaard, maar niet om enkele jaren later accountantscontrole te kunnen doen.
We gaan je feedback in overweging nemen. Maar zoals gezegd, het staat je vrij om het proces te blijven doen in een Self Service workflow.
U moet een geregistreerde gebruiker zijn om hier een opmerking toe te voegen. Als u al geregistreerd bent, moet u zich aanmelden. Als u zich nog niet hebt geregistreerd, moet u zich registreren en aanmelden.
.gif "VISMA"){kind=icon}
Visma Nederland
Visma Denemarken
Visma Finland
Visma Letland
Visma Noorwegen
Visma Zweden
Visma Developers & Partners
Visma Latijns-Amerika