Documenten kunnen selecteren op basis van CEA/Opdrachtgever en Instellingsnummer i.v.m. o.a. de bewaartermijnen (DOSS-I-31)

[Former Member]

Wij onderhouden voor verschillende organisaties binnen één Youforce-omgeving de personeelsdossiers. De organisaties willen met verschillende bewaartermijnen van documenten werken. Per documentsoort kunnen wij maar 1 bewaartermijn invoeren. Indien het mogelijk zou zijn om een selectie op Opdrachtgever, Instelling en bewaartermijn te kunnen uitvoeren, zou ons probleem getackeld zijn. (Er wordt nu uitgegaan van de wettelijke termijn bij één organisatie en bij de andere organisaties worden alle documenten pas 10 jaar na uitdienstdatum verwijderd). Voor de kortere termijn is het wenselijk om een juiste selectie te kunnen maken per Instelling/Opdrachtgever. Voor de langere termijn zou het wenselijk zijn dat wij per documentsoort per instelling/opdrachtgever de bewaartermijn kunnen aanpassen. 

Met vriendelijke groet,

Sandra van den Nieuwendijk

[Former Member]

Helaas zijn de gegevenselementen CEA-nummer en instellingsnummer niet bekend binnen Personeelsdossier (alleen in Salarisdossier Gemal). Dit zijn payroll-specifieke elementen, terwijl Personeelsdossier gekoppeld is aan de medewerkergegevens die uit de HR-module afkomstig zijn. Documenten zijn derhalve gekoppeld aan het medewerkernummer en het dienstverbandnummer. De medewerker- en dienstverbandnummers zijn afkomstig uit HR Core Education, HR Core Business, HR Core Beaufort en een aantal externe HR-systemen. Het medewerkernummer is het gedeelde identificerende gegeven voor al deze systemen, en een gebruiker is gekoppeld aan één of meer medewerkernummers. CEA-nummer en instellingsnummer is Payroll Gemal specifiek en daardoor niet bruikbaar als gegeven voor Personeelsdossier.

[Anonymous]

Peter,

Naar mijn idee is het cea-nummer niet payroll-specifiek, maar ook binnen Beaufort een belangrijk gegeven om onderscheid te kunnen maken tussen de diverse organisaties binnen één omgeving (denk ook maar aan Tijdregistratie).

De vraag is dus niet of Personeelsdossier beschikt over dit gegeven, maar eerder of Personeelsdossier geschikt kan worden gemaakt voor het gebruik van het cea-nummer. De aanlevering kan tenslotte plaatsvinden vanuit Beaufort. Als dat niet zou kunnen en je wilt een diversificatie aanbrengen in je bewaartermijnen, dan zul je dus Beaufort, alle applicaties Youforce, etc. moeten opsplitsen naar evenveel ceanummers louter en alleen omdat er geen onderscheid gemaakt kan worden in personeelsdossier. Klinkt niet erg efficiënt, alhoewel wij inmiddels ook voor die stap staan.

[Peter van Miltenburg]

Omdat Personeelsdossier is gekoppeld aan meerdere HR-modules is het niet mogelijk om het CEA-nummer toe te voegen als sleutel waar vervolgens ook bewaartermijnen aan worden gekoppeld. In de nabije toekomst wordt er wel nieuwe functionaliteit toegevoegd waarmee een 'retentieschema' kan worden gekozen door de gebruiker bij het handmatig uploaden. Er kunnen dan meerdere retentieschema's worden gedefinieerd, met verschillende bewaartermijnen voor dezelfde dcoumentsoort.