Verwijderen van dienstverbandgegevens koppelen aan verwijderen persoonsgegevens (HCB4-I-133)

[Anonymous]

Ieder jaar wordt er een opschoning gedaan van medewerkers die langer dan 7 jaar uit dienst zijn.

Waarom blijven dan de persoonsgegevens wel in het systeem staan, het zou handig zijn als dit ook meteen wordt  meegenomen bij de verwijdering.

[Anonymous]

Wij zitten met hetzelfde probleem en heb daarvoor de volgende werkwijze ontwikkeld:

Ik zoek met behulp van een rapport eerst uit welke personen helemaal uit dienst zijn. Een persoon kan tenslotte meerdere dienstverbanden hebben. Met sql zet ik die dienstverbanden om naar een arbeidsrelatie die als kenmerk geldt voor verdere acties, bij voorbeeld UW 'Uit dienst weg'.
Aan de hand van dit kenmerk, worden alle rubrieken voor Youforce c.a. op Verwijderen gezet en wordt een persoonskenmerk gevuld, in ons geval met een opdrachtgevernummer. Na de afroep richting Youforce, wordt het proces Verwijderen dienstverband in de avond/nacht aangezet. Als alle dienstverbanden verwijderd zijn, kun je de persoonsgegevens oproepen op basis van het eerder uitgedeelde kenmerk. En ja, die moet je dan, met de hand, een voor een verwijderen.

Het is een complexe klus, maar je kunt niet zeggen dat je alle dienstverbanden en dus alle persoonsgegevens van een bepaald jaar kan verwijderen. 
Ik zou wel graag zien dat op basis van een kenmerk de persoonsgegevens automatisch verwijderd kunnen worden. Dat scheelt een heleboel dom 'geklikwerk'.

Van alle verwijderingen worden systeemmutaties aangemaakt. Als een persoonsnummer dat al eerder gebruikt is, opnieuw wordt gebruikt, geeft dit bij het inlezen in Beaufort een foutmelding. De nieuwe persoon wordt afgekeurd. Feitelijk moet je dus ook alle systeemmutaties behorend bij de schoningsactie wegkieperen om dit probleem te voorkomen. Ook is je historie niet altijd helemaal schoon en blijven er nog weleens weesjes achter.

Dat waren mijn bevindingen.

Ik ben het met je eens, het zou beter kunnen in een tijd dat de AVG voorschrijft dat je je data niet langer mag bewaren dan strikt noodzakelijk is binnen de organisatie. Dit kost heel veel uren om het goed te doen.

Ariejan Boon
Carante Groep

[Anonymous]

AJ Boon dank voor je reactie, in mijn geval ben ik vergeten eerst het rapport te draaien dus nu zijn de dienstverbanden wel verwijderd maar ik kom er niet meer achter welke persoonsgegevens nu nog verwijderd moeten worden.  Ik weet stom van mij maar je doet het maar eens per jaar en dit jaar ging het fout omdat ik niet scherp genoeg was. 😉 Gr. Marja

[Anonymous]

Marja,

Je zou deze query erop los kunnen laten: SELECT * FROM DPIB010 WHERE NOT EXISTS(SELECT PERS_NR FROM DPIC300 WHERE DPIB010.PERS_NR = DPIC300.PERS_NR)

Die geeft alles weer in de tabel met persoonsgegevens waar geen dienstverband aan is gekoppeld.

Of een Imprompturapport met persoonsgegevens waar geen dienstverband aan is gekoppeld (filter Volgnr dvb ontbreekt)

Maar ik kan hiervandaan uiteraard niet beoordelen of er dan persoonsgegevens bij zitten die eigenlijk bewaard moeten blijven.

Succes,

Ariejan Boon
Carante Groep

[Anonymous]

Dank je AJ Boon, ik ga kijken of ik eruit kom, wij werken helaas net HR COre online en kunnen dus helaas niet meer met impromptu werken. Maar ik ga in reportbuilder proberen of het me lukt. Dank voor de tip !

[Frank JHM Poell]

@Anonymous het is een hele tijd stil geweest mbt deze wens. Excuus daarvoor. De werkwijze zoals in de opmerkingen beschreven ondersteunt het incidentele verwijderproces in principe afdoende. 

In die gevallen waar je (of andere klanten) niet inzichtelijk hebben welke personen het betreft kunnen we via de Servicedesk ondersteuning bieden.