Automatisch laten vullen netwerknaam o.b.v. Ad account (YOU-I-7)

[Former Member]

Als een medewerker in dienst komt, wordt deze via Self Service ingevoerd en geëxporteerd naar Beaufort. Vervolgens hebben wij een koppeling draaien die ervoor zorgt dat de nieuwe medewerker een Ad account krijgt.

Deze accountnaam (netwerknaam) zouden we graag ook automatisch naar de YF portal willen laten exporteren, zodat bij de medewerker direct de netwerknaam gevuld is.

Nu lezen wij een bestand in in Beaufort waarin de netwerknaam staat. Echter we moeten nog handmatig per medewerker de netwerknaam vullen bij het individuele gebruikersbeheer. Dit is omslachtig en niet efficiënt.

[Former Member]

Gelukkig hebben wij gekozen voor het persoonsnummer als inloggegeven. Maar evengoed zouden wij graag van de handmatige actie via 'Groepsgewijs netwerknamen opvoeren' af willen zijn. Het persoonsnummer zit opgenomen in het bestand, waardoor het voor ons betekent dit gegeven te kopiëren naar de juiste kolom en het bestand weer te versturen naar Youforce. Een optie in Youforce dat aangeeft dat je persoonsnummer tevens netwerknaam is, zou mooi zijn 😉

[Anonymous]

username synchroniseren van Beaufort naar Youforce Merged

Voor SSO in Youforce moet de usename gelijk zijn aan de username die bij de Identity Provider gebuikt wordt. Daarom zou het handig zijn als er de username in Beaufort meegenomen wordt bij de synchronisatie naar Youforce.

[Anonymous]

de optie Groepsgewijs netwerknamen opvoeren kan indien gewenst ook via de automatische koppeling lopen en daarmee ook automatisch het veld NetwerkNaam van een individuele gebruiker vullen. Belangrijke voorwaarde is wel dat de gebruiker al bestaat.

in de " Handleiding_XssO_Beheer"  staat uitgebreid beschreven hoe dit process werkt.

[Anonymous]

Da's mooi Henk. Kun je ook aangeven waar die documentatie te vinden is? Een zoektocht op Youforce leverde me geen hits op. 

[Anonymous]

Op verzoek

Henk H

Handleiding_XssO_Beheer.pdf

[Anonymous]

Wij gebruiken de optie uit de handleiding xsso beheer om de netwerknamen op deze manier te vullen. Er moet nog altijd handmatig een bestand opgehaald worden via Groepsgewijs netwerknamen opvoeren. Vervolgens zorgen we via een script dat het bestand zo wordt aangepast dat de netwerknamen worden toegevoegd (dit doen we dus automatisch). Vervolgens moet je handmatig via Zenden het bestand weer ophalen. Je hoeft dan niet meer zoals Trudie aangeeft per medewerker per individuele gebruiker de netwerknaam in te vullen. Het werkt op zich prima, maar ik kan dit geen automatische koppeling noemen.

[Anonymous]

Dank voor het document, Henk.

Ik begrijp het manco dat S. Aardoom noemt. Wij halen wekelijks het bestand op met gebruikers zonder netwerknaam en kopiëren het personeelsnummer vanuit de kolom HR Persoonsnummer naar de kolom netwerknaam. Dit zou eventueel nog wel met een macro binnen Excel kunnen plaatsvinden.

Ik weet niet of de geboden oplossing via de handleiding sneller werkt. We zouden dan steeds de complete organisatie op moeten leveren. Ik weet niet of Raet op dergelijke datadumps zit te wachten.

[Anonymous]

Niet helemaal juist:
1: wanneer geb ruik gemaakt wordt van een automatische koppeling tussen uw beaufort omgeving en YouForce HRSS, dan gaan ook bestanden mee die vallen onder de noemer “ gebruikersbeheer > Zenden”
Het plaatsen van het bestand XssO_??????? In de intracom\zend map volstat dan om het bestand door de automatische koppeling op te late pakken en naar YouForce te sturen.
Verder is het niet aboluut nodig om eerst een koppelbestand te downloaden, alhoewel dat wel erg handig kan zijn.
Een koppelbestand zelf maken kan ook; zie hieronder.
Een koppelstand dient minimaal de kolom Netwerknaam te bevatten EN een van de volgende kolommen: Gebruikersnummer, HR-PersNr of EmailAdres
Het bestand dient een text bestand te zijn (tab gescheiden) en de naam moet beginnen met XssO_

Met vriendelijke groet,

Henk Hinfelaar
Technical Consultant

Automatisch koppelen
Indien u vanuit uw HR-systeem of uw bedrijfsnetwerk een geschikt koppelbestand kunt generen, hoeft u niet of slechts gedeeltelijk handmatig te koppelen. Een koppelbestand dient naast de kolom ‘netwerknaam’ één van de volgende kolommen te bevatten.
• Gebruikersnummer - Indien u vanuit het netwerksysteem of HR-systeem een bestand kunt genereren met daarin de bedrijfsnetwerknaam en het YouForcegebruikersnummer, is dit het ideale koppelbestand (benodigde kolommen koppelbestand: ‘gebruikersnummer’ en ‘netwerknaam’).
• Personeelsnummer - Het koppelen van netwerknamen kan ook op Personeelsnummer. Dit is mogelijk indien u in uw HR-systeem beschikt over bedrijfsnetwerknamen of in uw bedrijfsnetwerk personeelsnummers bij de gebruikers opslaat uit hetzelfde systeem als dat waarmee u YouForce gebruikeraccounts genereert. Personeelsnummers dienen in het koppelbestand te staan in de kolom ‘HR-PersNr’. (benodigde kolommen koppelbestand: ‘HR-persnr’ en ‘netwerknaam’).
• E-mailadres - U kunt netwerknamen ook koppelen op e-mailadres. Voorwaarde hiervoor is dat personen binnen uw organisatie unieke e-mailadressen hebben en dat deze op exact dezelfde plaats zijn opgeslagen in zowel uw bedrijfsnetwerk als YouForce (benodigde kolommen koppelbestand: ‘E-mailadres’ en ‘netwerknaam’)
De verplichte kolommen in het bestand zijn dus ‘netwerknaam’ en één van de kolommen in bovenstaande lijst. Indien in een regel niet één van de waardes uit bovenstaande lijst is ingevuld, wordt de regel afgekeurd. Er kan dan namelijk geen koppeling worden gemaakt tussen de regel en een YouForce-gebruiker. De kolom ‘netwerknaam’ is niet verplicht gevuld. Indien een regel zonder netwerknaam kan worden gekoppeld aan een YouForce-gebruiker, wordt de bestaande netwerknaam bij deze gebruiker in YouForce gewist.
Een gegeneerd koppelbestand kunt u op dezelfde manier aan YouForce aanbieden als een koppelbestand dat vanuit YouForce is gegenereerd en in Excel is ingevuld, namelijk via het kanaal ‘Gebruikersbeheer’ in ‘Zenden & Ontvangen’.
De naam van het bestand dat u aanbiedt aan Zenden & Ontvangen dient te beginnen met “xsso_”.

[Anonymous]

Henk,

Correct wat je citeert uit de handleiding. Probleem is alleen dat het lastig is de nieuwe werknemers en dienstverbanden uit Beaufort te extraheren om daarmee het bestand te genereren. Vaak ga je dan toch rigoureus te werk en stuur je alles wat in een bepaald jaar in dienst is gekomen dan maar mee.

[Anonymous]

Dat is juist, maar daarmee is het automatisch laten opvoeren van netwerknamen wel degelijk mogelijk maar kom je uit op het feitelijke probleem:
van welke medewerkers moeten deze gegevens worden opgevoerd!

In de Raet keten is dat niet 1-2-3 op te lossen. Mogelijk kun je op een andere wijze die gegevens verzamelen. Uiteindelijk ontstaan de gegevens in Active Directory en mogelijk kun je die als bron benutten.

Met vriendelijke groet,

Henk Hinfelaar
Technical Consultant

[Anonymous]

Inderdaad. Dat was ook de oplossingsrichting die ik zocht: bij onze IDM afdeling.
Bedankt voor het meedenken.

Voor SAML werkt dit denk ik niet anders?

[Anonymous]

Voor SAML is de werkwijze gelijk, zij het dat daar de kolom niet Netwerknaam is maar Identity

Henk Hinfelaar

[Remco te Ronde]

Beste Former Member,

Sinds 2016 is er veel ontwikkeling geweest in accounts/single sign on. Er zijn inmiddels goede mogelijkheden om automatisch de AD-accounts in te lezen in Youforce. Mocht je dat nog niet gebruiken kan je Customer Success Manager je er alle informatie over vertellen.