Ouderschapsverlof inrichting voor meerdere kinderen in verschillende volgorde openemen

[Geranda Speelman]

Sinds 1 juli zijn we (CAO Gemeenten/SGO) live met de nieuwe best practice van Visma|Raet voor het nieuwe ouderschapsverlof. Graag zouden we twee situaties aan jullie willen voorleggen om te kijken hoe jullie bij andere organisaties hiermee om gaan.

Situatie 1: Op dit moment heeft een medewerker van één van de organisaties (met verlofmodule) een aanvraag ingediend voor zijn 3e kind. In BO4 wordt deze aanvraag geregistreerd als het eerste kind. In deze aanvraag vraagt hij meteen alle 3 verlofsoorten aan (WB OSV 100% / CAO betaald (100%) / CAO onbetaald). Dit is het doel van het nieuwe formulier.

De verlofuren in de verlofmodule voor CAO betaald en CAO onbetaald van zijn 3e kind (1e kind BO4) blijven staan (geldig tot zijn 3e kind 8 jaar).

Als deze medewerker de verlofuren voor het Wettelijk Betaald OSV genoten heeft, (geldig tot het kind 1 jaar is) gaat hij over met het CAO betaald ouderschapsverlof van zijn 1e kind (dit wordt dan 2e kind in BO4). Hij kiest hier voor een doorbetaling van 80% en vraagt dit aan in Youforce. De werknemer kiest hier een ander % doorbetaling voor CAO betaald dan van zijn 1e kind BO4. Na dat dit verlof op is, neemt hij dezelfde verlofuren op voor zijn 2e kind (er van uit gaande dat dit ook 80% is) en daarna wil hij de CAO betaald uren van zijn 3e kind (1e kind in BO4) opnemen. Deze aanvraag had hij ingediend voor 100% doorbetaling.

Hoe ziet Gemal dan dat als deze werknemer CAO betaald OSV gaat opnemen van de verlofuren van zijn 3e kind (1e kind BO4) dat dit 100% doorbetaling moet zijn?
Gemal rekent op dit moment dan nog met het % doorbetaling van de laatste aanvraag die is ingediend in Youforce (80% doorbetaling).

En de uren in de verlofmodule worden op 1 hoop gegooid, dus ook daar kan geen onderscheid gemaakt worden van welke uren bij welk % doorbetaling CAO betaald horen.

Ik heb je reactie hierover gelezen, maar het is voor ons met 10 verschillende CEA nummers niet haalbaar om bij elke aanvraag de uren over te boeken in een ander (eigen) verlofpotje zodat het verlof apart wordt geregistreerd.

Situatie 2: Er komt een nieuwe medewerker in dienst die een kind heeft van 3 jaar en net is bevallen voor de baanswitch. Medewerker neemt in hetzelfde voorbeeld van situatie 1 eerst het WB OSV van kind 2 op om daarna het CAO betaald OSV op te nemen van haar 1e kind (wordt ook hier 2e kind in BO4). Het % doorbetaling van CAO OSV van kind 2 kan anders zijn dan van kind 1.
Hiermee probeer ik aan te geven dat dit probleem niet alleen het 1e jaar van het gebruik van het formulier voor gaat komen, maar ook later in de toekomst nog kan blijven voorkomen.

Daarnaast worden de ouderschapsverlofuren van meerdere kinderen per verlofsoort samengevoegd in de verlofmodule.

Visma|Raet heeft gereageerd dat ze hebben gekeken naar de problematiek in het geval van ouderschapsverlof wanneer in afwijkende volgorde het betaald ouderschapsverlof wordt opgenomen voor meerdere kinderen en het gebruik van een verschillend percentage doorbetaling per kind.
Reactie Visma|Raet: Het is op dit moment niet mogelijk om dit op een geautomatiseerde wijze vast te leggen. Aangezien het niet vooraf duidelijk is wanneer het nieuwe percentage doorbetaling moet ingaan kan er geen gebruik worden gemaakt van actieve signalering of het alvast definiëren van een toekomstmutatie. Op het moment dat bij een werknemer het verlof tegen een ander percentage opgenomen gaat worden, zal er een mutatie naar Gemal moeten worden gestuurd met het geldende doorbetalingspercentage.

Visma|Raet gaat vooralsnog geen aanpassingen doorvoeren in de huidige registratiemogelijkheden.

Dit geplaatste idee betreft niet alleen Youforce Self Service maar ook HR Core Beaufort en Payrol Gemal Direct. 

Wij zijn benieuwd hoe andere organisaties omgaan met opnemen van het ouderschapsverlof in verschillende volgorde, het apart registreren van de verlofuren per kind in de verlofmodule en het verschil van het doorbetalingspercentage. 

Ik lees graag jullie reacties.

[Christiaan Sluis]

Dag @Geranda Speelman,

Aangezien dit een vraag is aan andere organisaties/gebruikers, denk ik dat dit beter op zijn plaats is op het Forum.

Ik weet niet of ik een idee naar het Forum kan verplaatsen omdat de structuur anders is, dus wil je vragen om je vraag daar zelf te stellen en dat ik dit Idee afsluit, ook gezien onze eerdere reactie.

Is dat goed?

[Geranda Speelman]

Hallo @Christiaan Sluis,

Bedankt voor je reactie.

Gisteren hebben we jouw reactie besproken in de projectgroep. Wij zijn van mening dat het bericht op de ideeën pagina wel terecht is.

Op dit moment voldoet de “best practice” van Visma|Raet niet aan de CAO voorwaarden en is hiermee in de praktijk niet werkbaar. In de CAO artikel 6.10 staat dat de medewerker per kind voor een ander doorbetalingspercentage kan kiezen. Op dit moment is niet ingeregeld in het systeem. Wij zijn nu genoodzaakt om tegen medewerkers te zeggen dat ze bij meerdere kinderen vanwege technische reden op dit moment voor hetzelfde doorbetalingspercentage moeten kiezen.
In de verlofmodule wordt alleen onderscheid gemaakt tussen Wettelijk Betaald ouderschapsverlof / CAO betaald en CAO onbetaald, maar geen onderscheid per kind. Hierdoor weten we niet welke opname van ouderschapsverlofuren hoort bij welk kind (lees: welk doorbetalingspercentage). Wat weer effect heeft op het draaien van de procedure OSV (inlezen uren van verlofmodule naar Beaufort).

Ook geeft de best practice nu op andere onderdelen verstoringen, waardoor we veel handmatig werk hebben. Zo wordt bijvoorbeeld bij de invoer van een tweede kind, diverse rubrieken van het eerste kind leeggemaakt. Terwijl het systeem gebouwd moet zijn op het registreren van meerdere kinderen bij een medewerker.

Ik heb het bericht op deze pagina geplaatst om te kijken of er meerdere organisaties zijn die tegen het probleem aanlopen, om zo de urgentie bij Visma|Raet te verhogen, om de best practice aan te passen aan de voorwaarden van de CAO. Wij zijn bereid om onze ideeën met jullie te delen en te sparren over een mogelijke oplossing.

Voor meer informatie zie ook het ticket #48115135 met collega Selina Evripidou @Selinaevr .