Automatisk fakturamatch av innkommende faktura som kommer på EHF

[Kjetil Vikse Moen]

Ønsker en tilsvarende løsning mellom Visma Dokumentsenter og Visma Global som de per idag har for Visma Business. (Gjerne en forbedret versjon)

Først legges det inn en bestilling mot leverandør. Denne blir sendt på vanlig epost, print eller EDI. Deretter kommer det en EHF faktura inn i VDC. Hvis linjepris, linjeantall og linjesum er innenfor angitt prisavvik så blir fakturaen automatisk godkjent og bokført i VG ut fra posteringsmalen på artiklene som ligger i bestillingen. Frakt, gebyrer og øreavrunding legges på en forhåndsdefinert artikkel i VG.

Hvilken grense en ønsker å godta må kunne oppgis i kroner og %. Denne bør kunne settes overordnet i firmatinnstillingene og på leverandøren.

For at løsningen skal fungere er det en forutsetning at artiklene er koblet med leverandørens varenummer. Enten fra "artikkelnummer hovedleverandør" på artikkelkortet hvis leverandøren stemmer med det som ligger på artikkelen. Hvis det ikke stemmer så må dette skjekkes om alternative leverandører.

Dere bør i sammenheng med dette lage en enkel godkjenningsrutine i VG av innkjøp før de sendes ut. Gjerne med mulighet for å basere denne på beløpsgrense som settes på medarbeider, leverandør eller prosjekt. Hvis over beløp må innkjøpet godkjennes av angitt overordnet på medarbeider eller prosjekt. Da er innkjøpet godkjent når det er sendt og en trenger ikke godkjenne bestillingen når den kommer inn i VDC. Da kan den bokføres automatisk hvis prisene stemmer.

Se litt på hvordan dette er løst i VB, men se også på feilsituasjonene de har fått der så vi kan unngå disse når denne løsningen blir laget for VG.

Å lage en slik løsning vil virkelig kunne effektivisere prosessen med å bokføre faktuaraer som skal matches mot innkjøp og en nærmer seg veldig automatisk bokføring. Alle kunder som bruker innkjøpsrutinen i VG og VDC vil kunne ha stor nytt av en slik løsning.

Mvh

Kjetil

[amundsf]

Vi kjører en slik løsning i dag i Visma Global hvor kontrollrutinen er utviklet av vår Vismapartner Abacus IT.

[Kjetil Vikse Moen]

Vi i Proplan AS kan også levere en slik løsning via vår samarbeidspatner Integrasjonspartner Bits AS. Ønsket her er å få en standarisert løsning på lik linje med VB så slipper kundene å betale for spesialtilpasset løsning.

[Merete Guttulsrød Andersen1]

Dette er et prosjekt vi ønsker å se mer på til versjon 15. 

[Kjetil Vikse Moen]

Supert 🙂

[DagfinnL]

Vi har dessverre ikke prioritert dette til versjon 16.00 da en bedre implementering av automatisk matching på linje vil være når innkjøpsordre er på peppol bis format.