Innkjøpsregistrering - skaffevarer

[Kjetil Vikse Moen]

Bakgrunn:

Det finnes ingen god løsning for å bestille skaffevarer når en også ønsker å gjøre mottak på skaffevarene i Visma, bortsett fra ett dummy diversenummer. En skulle ønske en kunne registrere inn linjene fortløpende selv om en ikke får treff i registeret på varenummeret vi legger inn. Grunnen er at innkjøper ofte ikke vet på forhånd hvilke varer som er registrert i registeret og en ønsker heller ikke å importere alle varer fra alle leverandører i registeret.

Ønsket løsning er at vi kan registrere innkjøpslinjene ved å legge inn leverandørens varenummer i artikkelfeltet. Kryss vil jo da gi treff på riktig vare om varen finnes. I dagens løsning vil få en feilmelding om en legger inn en skaffevare som ikke er i registret og en må da velge om en skal legge inn varen i registeret og prøve på nytt, eller om en skal bytte ut varenummeret og legge inn diversevarenummer og leverandørensvarenummer i alternativvarenummer. Dette er en tung prosess og en forbedret løsning ville spart mye tid her. 

Løsningsforslag:

Når varen ikke finnes ønsker en at vi får ett varsel, istedenfor feilmelding, om at varen ikke finnes i registeret med mulighet til å fortsette med registrering av innkjøpslinjen. Ved lagring av innkjøpet bør det da komme opp en beskjed om hvilke varenummer som mangler på innkjøpet og ett spørsmål om en ønsker å opprette aktuell(e) vare(r). (Eventuelt kan spørsmålet komme ved linjeskift.)

Hvis en velger å ikke opprette varen(e) blir linjen stående med gjeldende data og systemet tolker den som en diverse vare. Gjerne knyttet opp mot en definert diversevare i innstillingene. (I dagen løsning forsvinner varenummeret ved lagring og en får ikke tatt mottak)

Velger en opprett bør en få spørsmål om en ønsker å opprette varen som lagervare eller ikke lagerført vare. Varen bør da opprettes i registeret med ett minimum av data og basert på std. vareprofil. Det kunne og vært ett alternativ å opprettet varen som en skaffevare hvis dere hadde hatt ett skyggeregister for dette.

En slik funksjonalitet ville også løst problemet ved import fra fil. Nå får en gjerne mange røde linjer da en del av varene ikke var i registeret og må engen bytte ut linjene med diversevare i filen før import eller opprette varene og importere på nytt. 

Foreslått løsning bør nok være parameterstyrt slik at en kan velge å slå av eller på funksjonaliteten. Ser også for meg at noen kan ønske å adgangsstyre hvem som får mulighet til å opprette ny vare på denne måten. 

[AndreasS1]

Dette kunne vert en fin funksjon. 
- Hvordan håndterer /merker kunden dere skaffevarer i dette tilfellet.

Andre hensyn som må taes i en slik løsning for ikke å opprette masse duplikatvarer:
-Vare som kommer har et leverandør nr som som ikke er registrert.

-Vare som kommer er erstattningsvare for bestilt vare.

-Vare som kommer har variasjon i varenr fra originalt innlagt varenr.

[Stig Torp]

Glimrende forslag, men som  Andreas skriver er det mye som må hensyntas.

i Tillegg er til det Andreas skriver er det viktig å holde kontroll på kostprisen på diversevarer.

Her brukes ( i de fleste tilfeller) FIFO som økonomisk prinsipp.

Om det i bokføringene blir surr her kan f.eks plutselig en skrue få kostprisen til en Posche bokføringsmessig om det brukes samme diversevarenummer. Det kan være litt uheldig

[Kjetil Vikse Moen]

Bra dere støtter forslaget Andreas og Stig 🙂

Det er definitivt en del som må tenkes på når en lager slik løsning ja. Det er derfor funksjonen må kunne slås av/på og muligens ha brukerstyring. 

Andreas: 

Hvis varen ikke finnes, ønsker en at Visma spør om den skal opprettes. Da trenger en ikke definere det som en skaffevare i innkjøpsregistreringen. Velger en å ikke opprette varen brukes den kun den ene gangen. Opprettes den som ikke lagerført vare kan den brukes i ettertid også. Det beste ville kanskje vært om det var mulig å opprettet varen som en skaffevare først og deretter tatt stilling til om den skulle opprettes som en vare i systemet. Da kan en kvalitetssikret data på produktet før opprettelse og ikke i etterkant.

Den viktigste delen av funksjonen er å få lagt inn varelinja. Og om en ikke oppretter en ny vare for linjen bør den føres mot en ikke lagerført diverse vare. Er diverse varen lagerført vil en få problemet du beskriver her Stig. I min kundes tilfelle er det også snakk om prosjektkjøp. Da kjøper de inn til prosjektet og kostnaden blir bokført ved mottak hvis varen ikke er lagerført. Da unngår en problemstilling med FIFO prinsipp på uttak av diversevaren. (For lagerførte varer har vi også laget en funksjon som gjør uttaket automatisk.)

Skulle en brukt en slik funksjon helt fra salgsordreregistrering måtte selvsagt ordrelinje og innkjøpslinje som ble opprettet vært knyttet på en slik måte at det ikke ble brukt FIFO prinsipp, men eksakt kost også om det ble brukt diversevare.