Käyttövinkit

Kulut voidaan jaksottaa automaattisesti MeritPasselissa syöttämällä kulut ostolaskuina valikossa Ostot > Ostolaskut > Lisää ostolasku. Luo ostolasku, kuten mikä tahansa ostolasku (ks. ohje: Ostot). Syötä tarvittavat tiedot (toimittaja, laskun päivä, eräpäivä, kirjauspäivä, laskun numero jne.) Valitse laskuriville nimikkeeksi ohjelmasta valmiina löytyvä Jaksotus -nimike. Tämä ohjaa kulut Siirtosaamiset-tilille.   Syötä Selite-kenttään haluamasi tiedot sekä täytä määrä ja a-hinta -kentät normaalisti. Tarkista, että alv-kentässä on oikea arvonlisäverokanta (ei veronalainen, 0%, 14% tai 24%).   Tallenna lasku.   Kulujen jaksotus-nimike ei välttämättä löydy vanhemmista lisensseistä, mutta sen voi tehdä tilillä 1849 muut siirtosaamiset.    Laskulle ilmestyy tallentamisen jälkeen "Jaksota kulut"-painike. Sitä painamalla pääset määrittelemään jaksotuskauden, jaksotuskausien määrän, jaksotuskauden alkamispäivän ja käytettävän kulutilin. Paina sen jälkeen "Jaksota"-painiketta. Kun jaksotus tallennetaan, ohjelma laatii jakoa vastaavat pääkirjatositteet.   Kulujen jaksotus voidaan tarvittaessa purkaa (klikkaa laskulla Poista jaksotus -painiketta) ja laatia jaksotus uudelleen.

Passeli Meritin kanssa integroitujen sovellusten ja ohjelman automatiikan käyttö tehostaa ja nopauttaa kirjanpitoaineiston käsittelyä. Manuaalisen työn määrä vähenee ja säästyy niin aikaa kuin rahaa. Paperiton kirjanpito mahdollistaa myös etätyöt.   Kuittien ja ostolaskujen digitointi Ohjelmassa on myös ostolaskujen ja vahvistamattomien ostolaskujen automaattinen tunnistusjärjestelmä, joka tunnistaa kuitista tietyt kentät (laskun tai kuitin numeron, summan, päivämäärän jne.), jolloin niitä ei tarvitse syöttää manuaalisesti. Kyseessä on maksullinen palvelu ohjelman kokeiluversiota lukuun ottamatta. Jokaisen laskun digitointi maksaa 0,15 €/kpl+alv. Digitointipalvelun välittäjänä toimii CostPocket OÜ, mutta esitämme laskun palvelun käytöstä ohjelman pääkäyttäjälle (Passeli Meritin kuukausilaskun yhteydessä). Pääkäyttäjä voi aktivoida automaattisen digitoinnin valikossa: Asetukset > Yrityksen tiedot > Verkkolaskujen ym. integrointien asetukset > Ostolaskujen automaattinen digitointi > Aktivoi.   Digitoinnin voi aktivoida myös suoraan laskulla laskutiedoston lisäämisen jälkeen. Lisää uusi ostolasku valikossa: Ostot > Ostolaskut > Lisää ostolasku tai Ostot > Vahvistamattomat ostolaskut > Lisää vahvistamaton ostolasku. Raahaa ohjelmaan lisättävän laskun tai kuitin tiedosto ostolaskujen syöttöikkunaan ja paina: Paina avautuvasta ikkunasta: Aktivoi. Lisää uusi ostolasku tai vahvistamaton ostolasku valikossa: Ostot > Ostolaskut > Lisää ostolasku tai Ostot > Vahvistamattomat ostolaskut > Lisää vahvistamaton ostolasku. Hae lasku/kuittitiedosto tietokoneeltasi tai sähköpostista paperiliittimen kuvakkeen avulla tai raahaa laskutiedosto hiirellä suoraan laskulomakkeen päälle. Laskun yläosaan ilmestyy ”Tositteen digitointi” -painike, jota painamalla tosite digitoidaan. Näet avautuvasta ikkunasta tunnistetut kentät, jotka siirtyvät ostolaskulle. Paina Kyllä, mikäli haluat tuoda ko. tiedot laskulle. Paina Ei, mikäli et halua tuoda näitä tietoja automaattisesti laskulle. Digitointi tapahtuu kuvantunnistuksen avulla muutamassa sekunnissa. Tarkista ja täydennä tarvittaessa ostolaskun tietoja manuaalisesti. Valitse laskuriveille sopivat ostonimikkeet ja tallenna lasku.   Laskun tallentamisen jälkeen, ohjelma tekee tarvittavat kirjanpidon kirjaukset pääkirjaan: D Kulutili D Ostoihin sisältyvä vähennettävä ALV K Ostovelat Alkuperäinen tosite tallentuu laskulle, joten niitä ei tarvitse arkistoida enää muualla.  Verkkolaskut Jotta voit lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja Passeli Meritillä, sinun tulee rekisteröityä verkko-operaattori Apix Messaging Oy:n palveluiden käyttäjäksi. Rekisteröityminen tapahtuu Apixin verkkosivuilla www.apix.fi valikossa Kirjaudu palveluihin > Rekisteröidy. Huomaa, että jokainen yritys on rekisteröitävä erikseen. Tarkista, että ilmoitat Apixille saman y-tunnuksen, kuin minkä olet syöttänyt Passeli Meritissä Yrityksen tietoihin. Valitse sen jälkeen valikosta laskutusohjelmistoksi valikosta “MeritAktiva“. Valitse palveluiksi Lähetä (mikäli haluat lähettää verkkolaskuja ohjelmasta) ja Vastaanota (jos haluat vastaanottaa ostolaskuja suoraan ohjelmaan sekä muut haluamasi palvelut. Tämän jälkeen sinut ohjataan kirjautumissivulle ja verkkokauppaan. Kun olet rekisteröitynyt palvelun käyttäjäksi ja ostanut Apixin verkkokaupasta verkkopostimerkkejä, syötä Apixin kanssa käyttämäsi sähköpostiosoite ja salasana Passeli Meritin valikossa: Asetukset > Yrityksen tiedot > Verkkolaskujen ym. Integraatioiden asetukset > Verkkolaskuoperaattori Apix. Valitse Verkkolaskuoperaattori Apix Syötä Apixin kanssa käyttämäsi sähköpostiosoite ja salasana.   Kun tiedot on asetettu, paina Tallenna. Kun yhteys Apixin kanssa on aktivoitu onnistuneesti, otsikon Verkkolaskuoperaattori Apix viereen ilmestyy teksti Aktivoitu Verkkolaskun lähetys Myyntilaskuja voi lähettää verkkolaskuina, kun asiakkaan tietoihin on lisätty Y-tunnus ja asiakas vastaanottaa verkkolaskuja. Asiakkaan tietoihin pääset kohdasta Myynnit > Asiakkaat. Ohjelma hakee y-tunnuksen perusteella Verkkolaskuosoitteistosta ko. yrityksen verkkolaskuosoitteen Mikäli yrityksellä on vain yksi verkkolaskuosoite, ei verkkolaskuosoitetta tarvitse välttämättä syöttää asiakastietoihin.   Jos asiakkaalla on useampi verkkolaskureititys yhdellä Y-tunnuksella eli sillä on useampia eri osastoja/alayksiköitä, ei pelkkä Y-tunnus riitä. Syötä siinä tapauksessa asiakastietoihin y-tunnuksen lisäksi verkkolaskuosoite.   Luo myyntilasku normaaliin tapaan. Myyntilaskua tallennettaessa ohjelma tarkistaa automaattisesti Y-tunnuksen tai asiakastietoihin syötetyn verkkolaskuosoitteen perusteella, onko asiakas verkkolaskujen vastaanottaja. Mikäli asiakas vastaanottaa verkkolaskuja ja tiedot löytyvät valtakunnallisesta verkkolaskuosoitteistosta, laskulle ilmestyy E-lasku-painike. Lähetä verkkolasku napsauttamalla kyseistä painiketta.   Näet verkkolaskujen lähetyspäivät myyntilaskujen listauksesta valikossa: Myynnit > Myyntilaskut kohdassa: Lähetetty verkkolaskuna. Jos em. sarakkeessa ei näy päivämäärää, ei verkkolasku ole lähtenyt asiakkaalle. Parerilaskujen lähettäminen Apixin kautta (Tulostuspalvelu) Mikäli haluat lähettää paperilaskuja, mutta et halua itse postittaa niitä, voit käyttää Apixin tulostuspalvelua. Tällöin lasku lähetetään ohjelmasta sähköisesti Apixille, mutta Apix hoitaa laskut kuoreen ja postittaa ne asiakkaille. Tällöin asiakkaan tiedoissa tulee syöttää Verkkolaskuosoite-kenttään sana TULOSTUS.   Mikäli haluat ohjata laskun automaattireititykselle, jolloin laskulle etsitään ensisijaisesti verkkolaskuosoitetta ja jos sitä ei löydy, niin se ohjataan vastaanottajalle kirjeenä, syötä Verkkolaskuosoite-kenttään sana TULOSTUSPALVELU. Tällöin Apix tarkistaa automaattisesti, onko lasku menossa kuluttajalle e-laskuna vai kirjeenä tai yritykselle verkkolaskuna. E-laskujen lähetys kuluttaja-asiakkaan verkkopankkiin Mikäli laskun vastaanottaja on kuluttaja-asiakas, joka haluaa saada laskun omaan verkkopankkiinsa e-laskuna, tulee laskujen lähettäjän solmia Apixin kanssa e-laskusopimus ja palauttaa se täytettynä Apixille. Kun Apix on käsitellyt sopimuksen, laskuttajalle avataan e-laskutusprofiili ja kaikkiin suomalaisiin pankkeihin lähetetään laskuttajailmoitukset. E-laskupalvelu on käytettävissä 4–5 pankkipäivän jälkeen. Asiakkaan tietoihin tulee syöttää ohjelmassa Verkkolaskuosoite-kenttään sana TULOSTUSPALVELU isoin kirjaimin. Ensimmäinen lasku lähtee ohjelmasta sähköisesti Apixille, mutta se ohjautuu vastaanottajalle kirjeenä. Laskun mukana on asiakaskohtainen Apix-tunniste (esim. EEXNWS) ja tämän jälkeen asiakas voi käydä verkkopankissaan tilaamassa e-laskun ko. toimittajalta (eli teiltä) käyttämällä omaa Apix-tunnistettaan. Jatkossa laskut ohjautuvat e-laskuina asiakkaan omaan verkkopankkiin. E-laskusopimuksesta lisätietoja: www.apix.fi. Vain yksityishenkilöille lähetetyille laskuille muodostuu asiakaskohtainen Apix-tunniste. Eli jos laskun saajalla on Y-tunnus, Apix-tunnistetta ei muodostu vaan Apix välittää yritysten väliset laskut verkkolaskuina. Toisin sanoen y-tunnuksella varustettu yritys ei voi vastaanottaa laskuja kuluttaja-asiakkaan verkkopankkiin. Verkkolaskujen vastaanotto Voit vastaanottaa ohjelmaan verkkolaskuja, kun olet tehnyt sopimuksen välittäjäpalvelu Apixin kanssa ja määrittänyt Apixissa, että haluat myös vastaanottaa verkkolaskuja. Apix lähettää saapuneet verkkolaskut Passeli Meritiin tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi valikkoon Ostot > Vahvistamattomat ostolaskut. Kun olet valinnut ostolaskulle toimittajan ja nimikkeet, se voidaan tallentaa ostolaskuna, jolloin ohjelma kirjaa laskun summat määrittelemillesi kulutileille, alv-tilille ja ostovelkoihin. Voit tarkistaa Apixin välittämät verkkolaskusi myös Apixin laskumapista kirjautumalla sisään heidän verkkosivuilleen: www.apix.fi - Kirjaudu sisään - Laskumappi. Huomaa, että sinun tulee ilmoittaa toimittajillesi verkkolaskuosoitteesi ja tarkistaa, että tietosi löytyvät verkkolaskuosoitteistosta.  Kuittisovellus Costpocket Miten aloitan CostPocketin käyttämisen Passeli Meritissa?  Ohjeet palvelun käyttöön löydät täältä.  Kuittisovellus eTasku Passeli Merit rajapinnan käyttöönotto eTaskussa: Ohjeet palvelun käyttöönottoon löydät täältä.  Tulorekisterin varmenne - Alv-ilmoitusten lähetys Voit lähettää ohjelmalla laaditut arvonlisäveroilmoitukset Omaveroon suoraan Passeli Meritistä, jos haet tarvittavat varmenteet Tulorekisteristä ja syötät ne ohjelmaan. Huom.! Toistaiseksi ohjelmasta voi lähettää vain kuukausi-ilmoitukset. Neljännesvuosi- ja vuosi-ilmoitukset on vielä syötettävä Omaveroon manuaalisesti tai lähetettävä ohjelmassa tallennettu TXT-tiedosto Ilmoitin.fi-palvelun avulla. Tarkista ensin, että olet syöttänyt yrityksen tietoihin y-tunnuksen, osoitteen ja puhelinnumeron valikkoon Asetukset > Yrityksen tiedot. 1. Hae varmennetta tulorekisteristä Yrityksen allekirjoitusoikeuden omaavan henkilön tai riittävät Suomi.fi-valtuudet omaavan henkilön tulee ensin hakea Tulorekisteristä varmenne. Jos sinulla ei ole asianmukaista toimielinroolia yritykseen, sinulla tulee olla Suomi.fi:n valtuus valtuusasialla: "Tulotietoihin liittyvien loki-, rajapinta- ja ilmoitustietojen käsittely". ⦁ Kirjaudu tulorekisteriin: https://www.vero.fi/tulorekisteri/ ⦁ Avaa valikko: Tekninen rajapinta ja varmenteet. Klikkaa: Hae uutta varmennetta. ⦁ Valitse varmenteen tyypiksi: Palkkatiedon tuottaja Webservice. ⦁ Syötä varmenteen kuvaus: esim. Alv-ilmoitus. ⦁ Syötä yhteystiedot henkilölle, jolle Tulorekisteri lähettää varmenteen. ⦁ Paina: Lähetä. Varmenteen yhteyshenkilö saa sähköpostiinsa ja tekstiviestillä ohjeet, varmenteen noutamisesta.   Lisäohjeita varmenteen hakemisesta löytyy tulorekisterin verkkosivuilta: https://www.vero.fi/tulorekisteri/tietoa-meist%C3%A4/sahkoisen-asiointipalvelun-kayttoohjeet/yleinen-asiointi/tekninen-rajapinta-ja-varmenteet/uuden-varmenteen-hakemus/ Voit myös katsoa ohjeet Tulorekisterin videolta: https://www.youtube.com/watch?v=W73PA1SxNG4 2. Syötä varmenne Passeli Meritiin ⦁ Avaa Tulorekisteristä saamasi sähköpostiviesti. Tarvitset viestin avaamiseen sinulle tekstiviestillä lähetetyn PIN-koodin. Sähköpostiviestissä on Siirtotunnus ja kertakäyttöinen salasana, jotka tulee syöttää Passeli Meritiin. ⦁ Avaa ohjelman valikko: Asetukset > Yrityksen tiedot > Verkkolaskujen ym. integraatioiden asetukset > Tulorekisterin varmenne. ⦁ Klikkaa painiketta: Syötä tunnus ja salasana ⦁ Syötä avautuvaan ikkunaan Tulorekisteristä saamastasi sähköpostiviestistä Siirtotunnus ja Kertakäyttöinen salasana. Tallenna.   3. Poista vanha varmenne, mikäli hait ohjelmaan uuden varmenteen. Klikkaa harmaana näkyvää riviä, jossa näkyy vanha varmenne. Roskakori-kuvakkeen avulla saat poistettua vanhan varmenteen. Kun varmenteet on tallennettu onnistuneesti, ilmestyy valikkoon Aktivoitu-teksti.   Tulorekisterin varmenteet ovat voimassa kaksi vuotta kerrallaan. Hae uudet varmenteet hyvissä ajoin ennen varmenteiden vanhentumista. Näet ohjelmasta milloin varmenteet on haettu viimeksi (valikossa Asetukset > Yrityksen tiedot > Verkkolaskujen ym. integraatioiden asetukset > Tulorekisterin varmenne).  Ohjelmointirajapinta API (Pro ja Premium -versiot) Ohjeet rajapinnan käyttöön löydät täältä.

Rakentamispalvelun sekä metalliromun ja -jätteen myynnin käännettyä arvonlisäverovelvollisuutta sovellettaessa Myyntilasku ei sisällä arvonlisäveroa ja arvonlisäveron tilittää myyjän sijaan ostaja.   Tili ja ostonimike Rakentamispalvelun ja metalliromun ostoille Mikäli yrityksesi tilikartassa ei ole valmiina Rakentamispalvelujen ostoille oma tiliään, se kannattaa lisätä valikkoon Asetukset - Kirjanpidon asetukset – Tilikartta, Lisää tili -painikkeella. Tunnus: 4458 Nimitys: Rakentamispalvelut, ostaja verovelvollinen”. Taseen/tuloslaskelman erä: Ulkopuoliset palvelut ALV: Rakennus (Rakennusalan käännetty alv) Alv:n ilmoittaminen: ALV ostoista Tallenna Lisää myös ostonimike valmiiksi rakentamispalveluostojen kirjaamista varten valikkoon Ostot - Nimikkeet. Tunnus: 4458 Nimi: Rakentamispalveluostot, ostaja verovelvollinen Tyyppi: Palvelu Aktiivisuus: Ostolaskuissa Ostotili: 4458 Rakentamispalveluosto, ostaja verovelvollinen. Tallenna Rakentamispalvelun ja metalliromun ostojen kirjaaminen Luo rakentamispalvelun- ja metalliromun ostoista ostolasku normaaliin tapaan (Ostot - Ostolaskut). Täytä toimittajan ja laskun tiedot ja käytä laskurivillä ohjelmasta valmiina löytyvää Rakentamispalveluostot-nimikettä (osto kirjautuu tällöin tilille 4458 Rakennuspalveluostot, ostaja verovelvollinen)   Kun tallennat ostolaskun, muodostaa ohjelma pääkirjaan kirjauksen: D 4458 Rakennuspalveluostot, ostaja verovelvollinen D 29397 / 2937 Rakennusalan ja metalliromun käännetty alv K 29391/ 2931 ALV kotimaan myynnistä K 2761 / 2760 Ostovelat Laskun ostosumma kirjautuu ALV-ilmoitukselle riville 320 Rakentamispalvelun ja metalliromun ostot. Käänteisen arvonlisäveron osuus kirjautuu riveille 318 Vero rakentamispalvelun ja metalliromun ostoista ja 307 Kohdekauden vähennettävä vero, ja verovaikutus on siten 0. Rakentamispalvelun ja metalliromun myynti Syötä rakentamispalvelun/metalliromun myynnistä myyntilasku (Myynnit - Myyntilaskut). Täytä asiakkaan ja laskun ja tiedot. Valitse laskuriville ohjelmasta valmiina löytyvä Raken24% -myyntinimike (myynti kirjautuu tällöin tilille 3188/3090 Rakentamispalvelu, käännetty ALV).   Kun tallennat myyntilaskun, muodostaa ohjelma pääkirjaan kirjauksen: D Myyntisaamiset K 3188/3090 Rakentamispalvelu, käännetty ALV. Arvonlisäveroa ei lasketa myyntilaskulle, koska sen tilittää ostaja. Myyntilaskulle tulostuu viittaus arvonlisäverolakiin: Rakennus (AVL 8c§).   Myyntisumma kirjautuu ALV-laskelmaan riville 319 Rakentamispalvelun ja metalliromun myynnit (käännetty verovelvollisuus).  

Jotta myyntilaskujen ja ostolaskujen juoksevaan tositenumerointiin (MY- ja OS-) ei tulisi aukkoja, ei myynti- ja ostolaskuja suositella poistettavan ohjelmasta. Poistamisen sijaan laskuille kannattaa tehdä hyvityslaskut. Hyvityslaskun laatimisen jälkeen, tulee ko. hyvityslasku ja alkuperäinen myynti- tai ostolasku vielä kuitata eli kohdistaa toisiinsa, jotta ne poistuvat reskontrasta.   Hyvityslaskun luominen   Avaa alkuperäinen myyntilasku näytölle (Myynnit - Myyntilaskut) ja laadi siitä hyvityslasku klikkaamalla alavasemmalla olevaa Laadi hyvityslasku -painiketta.     Ohjelma laatii tällöin uuden laskun, jossa on päinvastaisen kirjaus alkuperäisestä laskusta (määrä ja laskun summa miinusmerkkisenä). Syötä hyvityslaskuun se päivämäärä, mille kuukaudelle haluat myynnin arvonlisäverosta hyvityksen.   Tallenna lasku, jolloin ohjelma muodostaa kirjauksen pääkirjaan: D Myynnit D Myynnin alv K Myyntisaamiset   Voit laatia vastaavalla tavalla hyvityslaskun ostolaskulle valikossa: Ostot - Ostolaskut.   Hyvityslaskun kohdistaminen alkuperäiseen laskuun   Hyvityslasku on vielä kohdistettava alkuperäiseen laskuun, jotta molemmat poistuvat reskontrasta.   Avaa valikko Maksutapahtumat - Maksutapahtumat - Osto- ja myyntilaskujen keskinäinen kuittaus - Lisää maksutapahtuma.     Syötä päivämääräksi hyvityslaskun päivämäärä, valitse kyseinen asiakas Asiakas-kenttään ja ruksaa avautuvasta valikosta alkuperäinen lasku ja miinusmerkkisenä näkyvä hyvityslasku. Tallenna.     Ohjelma on näin kohdistanut hyvityslaskun alkuperäiseen myyntilaskuun, vähentänyt myyntisaamisia ko. summalla ja sekä alkuperäinen lasku, että hyvityslasku näkyvät nyt laskulistalla maksettuina.   Huomaa, että hyvityslaskun ja myyntilaskun summan tulee olla nolla, jotta kuittaus onnistuisi. Mikäli hyvityslaskulla kuitataan vain osa alkuperäisen laskun summasta, ruksi ensin hyvityslaskun valintaruutu ja kirjoita sen jälkeen myyntilaskun Summa-kenttään hyvitettävä määrä. Paina Enter, jolloin näet Maksamatta-kentässä jäljellä olevan summan. Tallenna.     Voit kohdistaa ostolaskusta laaditun hyvityslaskun vastaavalla tavalla ostolaskuun. Valitse Osto- ja myyntilaskujen keskinäisessä kuittauksessa kohtaan: Toimittaja ko. toimittajan nimi ja ruksi hyvityslaskun ja ostolaskun valintaruudut. Tallenna.

Passeli Meritissä Ostot-valikossa voidaan ohjelmaan lisätä kaikki yritykseen saapuneet ostolaskut ja seurata ostovelkojen tilannetta. Valikossa voi myös ylläpitää toimittajarekisteriä ja ostonimikkeiden (ostettavien tuotteiden) rekisteriä. Ostolaskut voidaan lisätä ohjelmaan manuaalisesti ja liittää laskun yhteyteen tosite alkuperäisestä laskusta tai kulusta. Ostolaskut voi myös digitoida automaattisesti ottamalla käyttöön Ostolaskujen Digitointi -palvelun. Lue lisää ohjeesta: Ostolaskujen digitointi. Ostolaskut voi myös vastaanottaa ohjelmaan sähköisinä verkkolaskuina (ks. ohje: Verkkolaskujen lähetys ja vastaanotto).   Mikäli yritykseen halutaan ottaa käyttöön ostolaskujen kierrätys, tarvitaan laskujen hyväksyjälle maksullisen lisäkäyttäjän oikeudet.   Jotta ostolaskun voi lisätä ohjelmaan, täytyy sille syöttää toimittajatiedot ja ostonimikkeet.   Toimittajat Ostot - Toimittajat Toimittajaa käytetään ostolaskuja ja maksutapahtumia kirjattaessa. Uuden toimittajan lisäämiseksi klikkaa ikkunan yläosassa olevaa Lisää toimittaja -painiketta. Toimittajia voi lisätä myös suoraan ostolaskulla sitä mukaa, kun syöttää ostolaskuja ohjelmaan.   Nimi on kyseisen toimittajan täydellinen nimi. Lisää toimittajan tiedot. Ohjelma hakee Kaupparekisterin avoimen datan rajapinnasta tiedot seuraavista yrityksistä ja yhteisöistä: osakeyhtiö, julkinen osakeyhtiö, asunto-osakeyhtiö, osuuskunta, vakuutusyhtiö ja julkinen vakuutusyhtiö. Kyseiseen palveluun eivät kuulu esim. toiminimet tai yhdistykset, joten niiden tiedot tulee syöttää käsin. Kentät Y-tunnus ja ALV-nro on myös hyvä täyttää. Maksun saaja – Mikäli maksun saa jokin toinen yritys kuin laskuttaja, valitse tähän maksun saaja. Osoitetiedot – Oikean maan valitseminen toimittajan tiedoissa on tärkeää. Ohjelmiston oletusasetuksena on Suomi. Mikäli toimittaja on toisesta EU-maasta tai EU:n ulkopuolisesta valtiosta eikä oikeaa maata ole määritelty, ohjelmisto ei osaa esittää toimittajan toimituksia arvonlisäveroilmoituksen riveillä Tavaraostot/Palveluostot muista EU-maista eikä käänteisen arvonlisäveron riveillä Vero tavaraostoista/palveluostoista muista EU-maista. Uusia maita voi lisätä valikosta: Asetukset - Yleiset asetukset - Maat.  Maita voit lisätä ohjelmaan myös ostolaskua syöttäessäsi Maa-kentän “Näytä ei-aktiiviset“-painikkeella. Valuutta – valitse toimittajan oletusvaluutta. Mikäli valuuttaa ei määritellä, ohjelmisto käyttää oletusvaluuttana euroa (EUR).   Kenttään Maksuaika päivinä lisätään niiden päivien lukumäärä, jota ohjelmisto käyttää maksuajan laskentaan ostolaskua lisättäessä.   Viivästyskorko-% – kenttään voi syöttää toimittajan kanssa sovitun viivästyskorkoprosentin.   Kenttään Pankkitili lisätään toimittajan tilinumero. Ohjelmisto käyttää tätä oletusasetuksena ostolaskua lisättäessä. Tilinumero on tärkeää lisätä, jos laadit ohjelmasta maksumääräyksiä pankkiin. Kenttään Viitenumero lisätään toimittajan mahdollinen vakioviitenumero. Mikäli toimittajalla ei ole omaa vakioviitenumeroa ja viitenumero muuttuu jokaisessa laskussa, viitenumeroa ei lisätä toimittajan tietoihin. Tallenna. Toimittajan haku toimittajaluettelosta Toimittajaluettelossa (Ostot - Toimittajat) voidaan muuttaa tietojen järjestystä klikkaamalla sarakeotsikkokenttiä. Esim. Nimi-sarakkeen otsikkoa napsautettaessa toimittajien tiedot järjestetään nimen mukaan. Tietoja voidaan myös suodattaa sarakkeen otsikon oikean puoleisessa reunassa olevan suurennuslasi kuvakkeen avulla (toimittajia voidaan selata esim. maittain tai kaupungeittain). Suodatus poistetaan tyhjentämällä suodatin tai valitsemalla Näytä kaikki. Toimittajaluettelo voidaan tulostaa tallentamalla luettelo ensin PDF-muotoon tai Exceliin ja tulostamalla se sen jälkeen. Tämä tehdään napsauttamalla näkymän yläreunassa olevaa PDF- tai Excel-painiketta (Myynnit - Asiakkaat). Nimikkeet Ostot - Nimikkeet - Lisää uusi nimeke Ostonimikkeet ovat yrityksesi ostamia tavaroita ja palveluja. Ohjelma kirjaa kulut nimikkeiden määritysten mukaisesti kirjanpidon tileille. Nimikkeitä tarvitaan myynti- ja ostolaskujen sekä varastotapahtumien kirjaamiseen. Myynti- tai ostolaskuja ei siis voi laatia ilman nimikkeitä. Nimike valitaan laskuun tunnuksen perusteella. Tästä syystä nimikkeiden tunnusjärjestelmään kannattaa kiinnittää huomiota erityisesti ennen ohjelmiston käytön aloittamista. Hyvin laadittu nimikeluettelo helpottaa merkittävästi myynti- ja ostolaskujen lisäämistä. Nimikkeitä tarvitaan myös ostojen analysointiin. Ostetuista määristä ja summista voidaan laatia raportti Ostot - Ostoraportti. Raportin tyyppi: Nimikkeittäin. Samaa nimikeluetteloa käytetään sekä myyntilaskujen, ostolaskujen että varastotapahtumien laadintaan. Toiminnan mukaan ohjelmisto avaa sopivan suodatuksen mukaisesti laaditun luettelon. Myyntilaskuja laadittaessa nimikeluettelossa kuvataan sellaiset nimikkeet, joissa Aktiivisuus = Myyntilaskuissa tai Myynti- ja ostolaskuissa. Ostolaskuja lisättäessä nimikeluettelossa kuvataan sellaiset nimikkeet, joissa Aktiivisuus = Ostolaskuissa tai Myynti- ja ostolaskuissa. Varastomoduulissa kuvataan nimikkeet, joiden tyyppi on moduulissa Varastotavara. Nimikkeiden tyyppejä on kolme: Palvelu, Tavara, Varastotavara. Nimikkeitä Palvelu ja Tavara käytetään silloin kun nimikkeistä ei tarvitse pitää määrällistä varastolaskentaa. Nimikkeet, joiden tyyppi on Varastotavara, käytetään varastokirjanpidossa. HUOM! Varastotavaraa ei käytetä, mikäli ohjelman Varasto-osakirjanpito ei ole käytössä! Nimikkeiden avulla voidaan laatia erilaisia raportteja. Esimerkiksi raporttiin Ostot - Ostoraportti, Raportin tyyppi = Nimikkeittäin sisällytetään ostettujen nimikkeiden määrät, hinnat ja summat. Tästä syystä kannattaa luoda niin monta erilaista nimikettä kuin yrityksen nimikkeisiin perustuvaan analysointiraportointiin tarvitaan. Ostonimikkeiden laatiminen Ohjelmiston oletusasetuksiin sisältyy joitakin ostonimikkeitä, mutta joskus niitä on luotava lisää ostolaskujen laatimisen helpottamiseksi. Jos kirjanpitoon tarvitaan useita kulutilejä ostojen seurantaa varten, on tilit lisättävä tilikarttaan ennen nimikkeiden lisäämistä (Asetukset - Kirjanpidon asetukset - Tilikartta - Lisää tili). Uusia tilejä voi lisätä tilikarttaan myös samalla, kun lisää uusia nimikkeitä painamalla Lisää uusi kohdassa: Ostotili. Jokaiselle lisätylle tilille laaditaan oma nimike (mikäli tätä tiliä käytetään ostolaskuissa). Nimikkeitä voi lisätä ohjelmaan myös suoraan ostolaskulla sitä mukaa, kun syöttää ostolaskuja ohjelmaan. Nimikeluetteloon voidaan lisätä ostettavien palvelujen tai tavaroiden koko hinnasto. Samaa kulujen kirjanpitotiliä voidaan käyttää erilaisille nimikkeille. Myös eri arvonlisäverokantojen alaisille ostoille kannattaa lisätä omat nimikkeensä (ei koske varastonimikkeitä). Ostonimike lisätään valikossa Ostot - Nimikkeet - Lisää ostonimike. Näytölle avautuu Nimikkeen tiedot -ikkuna.   Anna Tunnukseksi lyhyt tunnus, jonka avulla pystyt helposti valitsemaan nimikkeen ostolaskua laatiessasi. Tunnus voi myös olla sama kuin kirjanpitotilin numero. Nimi on ostonimikkeen täydellinen nimi. Palvelun tai tavaran kuvaus. Tarvittaessa nimikkeen nimeä voidaan muuttaa tai täydentää myynti- tai ostolaskua laadittaessa. Valitse Tyyppi (Varastotavara, Palvelu tai Tavara). Nimikkeitä, joiden laji on Tavara, käytetään silloin, kun tavara ei sisälly määrälliseen varastolaskentaan. Nimikkeitä, joiden laji on Varastotavara, käytetään varastokirjanpidossa. Kyseiset nimikkeet kannattaa lisätä ohjelmistoon käsin valikosta Varasto - Nimikkeet tai tuoda ne ohjelmaan Excel-taulukosta (mallitiedosto varastonimikkeiden tuontiin löytyy verkkosivuiltamme Asiakastuki-osiosta). Tällöin ohjelmisto tarjoaa välittömästi oikeat oletusasetukset. HUOM! Varastotavaraa ei käytetä, mikäli ohjelman Varasto-osakirjanpito ei ole käytössä! Lisätietoja näiden nimikkeiden lisäämisestä löytyy ohjeesta: Varastolaskenta. Aktiivisuus tarkoittaa sitä, käytetäänkö nimikettä myyntilaskuissa, ostolaskuissa vai sekä myynti- että ostolaskuissa. Ohjelmisto tarjoaa oletusasetuksena Ostolaskuissa. Mikäli lisätyn nimikkeen tyyppi on Varastotavara, valitaan aktiivisuus-kohtaan Myynti- ja ostolaskuissa. Voit myös valita nimikkeen Ei-aktiiviseksi, jolloin sitä ei voi käyttää laskuissa. Yksikkö – lisää nimikkeen yksikkö. Yksikön määrittely on pakollista (esim. kpl, kk, h). Mikäli yksikkö ei ole tiedossa, lisätään ” – ”. Voit lisätä ja poistaa yksiköitä valikossa: Asetukset - Yleiset asetukset - Yksiköt. Lisäksi voidaan määritellä myyntihinta ja viimeinen ostohinta. Ostotili (oletusarvona on 4000 Aineet, tarvikkeet ja tavarat) – valitse tähän oikea kirjanpidon kulutili. Ostotili on ehdottomasti tarkistettava aina uutta nimikettä laadittaessa, koska ohjelma tekee kirjaukset pääkirjaan tämän määritelmän perusteella. Tarvittaessa ostoon liittyvää tiliä voidaan muuttaa manuaalisesti ostolaskulla. Mikäli nimikkeen tyyppinä on Palvelu tai Tavara, nimikkeen sisällön mukaan ostotiliksi on valittava joko kulutili tai tasetili. Mikäli nimikkeen tyyppinä on Varastotavara, on valittava kolme tiliä: Myyntitili, Varastotili (tili 15…) ja Ostotili (myytyjen tavaroiden kustannusten tili 4…). Ohjelmisto käyttää nimikkeen tiedoissa määriteltyjä tietoja automaattisesti kirjausten tekemiseen. Tarvittaessa myyntiin liittyvää tiliä voidaan muuttaa manuaalisesti. Varastotavaroiden tilejä ei voi muuttaa myyntilaskussa. Nimikkeet, joiden tyyppi on Varastotavara, lisätään ohjelmistoon valikosta Varasto - Nimikkeet. Lisätietoja näiden nimikkeiden lisäämisestä löytyy kohdasta Varasto - Nimikkeet. Arvonlisävero – valitse arvonlisäverokanta, jonka perusteella laskujen arvonlisävero lasketaan. Arvonlisäveroksi valitaan Suomen arvonlisäverokanta (%). Mikäli tavaraa tai palveluja ostetaan toisen EU-maan tai EU:n ulkopuoliselta toimittajalta, joka on arvonlisäverovelvollinen, ostolaskussa käytetään arvonlisäveroprosenttia käänteisen arvonlisäveron määrän laskentaan. Arvonlisäverokanta merkitään myös tällöin Suomen arvonlisäverokannaksi (%). Tallenna Voit poistaa turhia nimikkeitä valitsemalla nimikelistalta kyseisen rivin aktiiviseksi ja painamalla Roskakori-painiketta. Huom.! Mikäli nimikettä on käytetty laskulla, ei sitä voi poistaa. Voit tällöin halutessasi valita nimikkeen Ei-aktiiviseksi. Olemassa olevia nimikkeitä voit muuttaa Muuta-painiketta painamalla. Huomaa, että muutokset päivittyvät jo laadituille laskuille vasta, kun avaat laskun, painat Muuta-painiketta ja tallennat laskun uudelleen. Nimikkeen haku luettelosta Sopiva nimike löytyy luettelosta nopeasti käyttämällä taulukossa erilaisia selaustapoja ja suodattimia. Klikkaamalla sarakeotsikoita, järjestää ohjelma nimikkeet nousevaan tai laskevaan järjestykseen. Myynti- ja ostotilien tarkastamista varten luettelo kannattaa järjestää osto- ja myyntitilien mukaiseen järjestykseen. Näin tilivalinnat voidaan tarkistaa nopeasti ja helposti.   Tietoja voidaan myös suodattaa sarakkeen otsikon oikeanpuoleisessa reunassa olevan suurennus-lasikuvakkeen avulla. Suodatus poistetaan tyhjentämällä suodatin tai valitsemalla Näytä kaikki. Nimikeluettelo voidaan tulostaa tallentamalla luettelo (Ostot - Nimikkeet) ensin PDF- tai Excel-tiedostona napsauttamalla ikkunan yläreunasta löytyvää PDF- tai Excel-painiketta. Ostolaskun laadinta Ostolaskut laaditaan valikossa: Ostot - Ostolaskut ja niiden laadinnassa noudatetaan samoja periaatteita kuin myyntilaskuja laadittaessa. Kun ostolasku on lisätty ja tallennettu, laatii ohjelma pääkirjaan kirjauksen: D Ostotili tai valittu muu kulutili (ja D Ostoihin sisältyvä vähennettävä ALV), K Ostovelat.   Ostolaskut-valikossa lisätään ohjelmaan kaikki ostot, joista halutaan laatia toimittaja- tai nimikekohtaisia raportteja ja laskelmia. Ostolaskujen valikossa lisätään myös EU:n sisäiset ja ulkopuolisten tavaroiden ja palvelujen hankinnat, joihin sovelletaan käänteistä arvonlisäverotusta. Ohjelma ei sisällytä käänteisiä alv-kirjauksia arvonlisäverolaskelmalle, ellei näitä syötetä ohjelmaan ostolaskuina. Ks. ohje: Ostot muista EU-maista ja Ostot EU:n ulkopuolelta. Ostolaskuina lisätään myös varastotavaroiden sekä käyttöomaisuuden ostotositteet. Ostotositteet, joita ole tarpeen sisällyttää toimittajaperusteiseen laskentaan, voidaan lisätä suoraan kassa- tai pankkitapahtumissa (Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Lisää maksutapahtuma ko. Kassan tai Pankin kohdalla). Kulut voidaan kirjata myös pääkirjatositteella. Vaihda pääkirjatositteella Summat-kenttään: Summat bruttohintaisina (sis. ALV) tai Summat nettohintaisina (ilman arvonlisäveroa) riippuen siitä syötätkö summat arvonlisäverollisina vai ilman arvonlisäveroa. Arvonlisäverot eivät muuten kirjaudu ALV-ilmoitukselle. Mikäli käteisellä maksetut ostotositteet halutaan kuitenkin lisätä ostolaskuina, toimittajien luetteloon voi lisätä uuden toimittajan esimeriksi nimellä Käteislaskut ja ostolaskussa voidaan käyttää maksutapaa: Kassa. Ostolaskut-valikossa on helppo lisätä myös kuluennakoiden saajien ostojen/maksujen tositteet ja korttimaksutositteet. Tällöin ostolaskun maksutavaksi on valittava jokaista kuluennakon saajaa varten tallennettu maksutapa ja korttimaksun ollessa kyseessä Luottokorttimaksuvelat. Kuluennakon saajille voi myös laatia omat raporttinsa, jotka käyttäytyvät ostolaskun tavoin (Ostot > Kuluennakon saajien kuluraportit). Ks. ohje Kuluraportit. Ostolaskujen lisääminen   Lisää ostolasku painamalla Lisää ostolasku. 1. Valitse Toimittaja tai lisää toimittaja luetteloon uusi toimittaja painamalla Lisää uusi (ks. tämän ohjeen kohta: Toimittajat). Huom.! Mikäli lisätään ulkomaan ostolaskuja, on toimittajan tiedoissa oltava oikea maa ja laskuriveillä alv-kantana Suomen alv-kanta, jotta ohjelma tekisi tarvittavat käänteiset alv-kirjaukset arvonlisäverolaskelmalle. 2. Lisää laskun Päivämäärä ja Eräpäivä Ostolaskussa on myös kenttä Kirjauspäivä, johon voi lisätä alkuperäisestä laskun päivämäärästä poikkeavan päiväyksen. Pääkirjaan tehdään kirjauspäivämäärän mukainen kirjaus. Myös alv-kirjautuu kirjauspäivän mukaiselle kaudelle, mikäli yritys ei tee maksuperusteista kirjanpitoa (Asetukset - Yrityksen tiedot). 3. Lisää Laskun numero, Viitenumero ja Pankkitili Syötä alkuperäisestä laskusta laskun numero, viitenumero ja pankkitili. Viitenumero-kenttään syötetään ostolaskun viitenumero, ellei kyseessä ole pysyvä viitenumero tai viitenumero, joka on jo tallennettu oletustietoihin. Ohjelmisto tarkistaa automaattisesti viitenumeron oikeellisuuden. Pankkitilin kenttään syötetään toimittajan pankkitilin numero, ellei sitä ole jo lisätty oletustietoihin. Ohjelmisto tarkistaa automaattisesti tilinumeron muodollisen oikeellisuuden. 4. Osastot, Projektit ja Kustannuspaikat Mikäli yrityksen tulojen ja menojen laskenta perustuu osastoihin ja/tai projekteihin, ostolaskun ylätunnisteeseen voidaan valita myös osasto ja/tai projekti. Nämä ovat kuitenkin lisättävä ensin valikosta Asetukset - Dimensiot - Osastot ja/tai Asetukset - Dimensiot - Dimensiot. Laskun ylätunnisteessa olevan osaston perusteella voidaan laatia osastokohtainen ostoraportti ja ostovelkojen raportit. Laskun ylätunnisteessa valittu osasto ja/tai projekti siirtyy automaattisesti kaikille laskun riveille. Osastoa voidaan muuttaa tarvittaessa laskun riveillä. Projektia ei voi kuitenkaan muuttaa laskun riveillä. Mikäli laskun riveille on lisättävä useita eri projekteja, projektivalinta poistetaan laskun ylätunnisteesta ja projektit lisätään laskun riveille (sarake P). Projektia ei voi valita samanaikaisesti ostolaskun ylätunnisteeseen ja laskuriveille. Vain toinen näistä vaihtoehdoista on mahdollinen. Osasto ja/tai projekti lisätään pääkirjan kirjauksessa kulutilin riville. Laskuriville voi valita myös kustannuspaikan. 5. Valuutta Lisättäessä ostolaskua jossakin muussa valuutassa kuin euroissa, valitaan tarvittava valuutta kentässä: Valuutta. Ohjelma valitsee laskun päivämääränä voimassa olevan Euroopan keskuspankin julkaiseman valuuttakurssin. 6. Käyttöomaisuuden osto Mikäli kyseessä on käyttöomaisuuden osto myynti ja yrityksellä on käytössä ohjelman Käyttöomaisuuslaskenta, ruksaa laskurivien yläpuolella oleva valintaruutu ja paina: Lisää uusi käyttöomaisuushyödyke (mikäli lisäät kirjanpitoon kokonaan uuden käyttöomaisuushyödykkeen) tai Näytä nimikkeitä (mikäli lisäät arvoa jollekin olemassa olevalle käyttöomaisuushyödykkeelle). Kun lasku tallennetaan, ohjelma lisää kyseisen hyödykkeen käyttöomaisuustilille.   7. Laskurivit Ostolaskun rivien laadinnassa käytetään nimikkeitä. Laskua ei voi laatia nimikettä valitsematta. Napsauta laskun ensimmäisellä rivillä sarakkeessa kohtaa Nimike ja valitse luettelosta ostettavan nimikkeen tunnus. Mikäli sopivaa nimikettä ei ole, samassa valinnassa voidaan lisätä uusi nimike napsauttamalla viimeistä riviä Lisää uusi. Mikäli ostolaskua lisättäessä lisätään juoksevasti uusia nimikkeitä, joiden tyyppi on Varastotavara, nimikkeen tiedoista on valittava käsin Aktiivisuus = Myynti- ja ostolaskuissa. Katso myös tämän ohjeen kohta: Nimikkeet. Nimikkeen valintaan liittyy nimikkeen tunnuksen, nimen, tyypin, aktiivisuuden, yksikön, ostohinnan, kulutilin ja alv-kannan määrittely. Näitä oletusasetuksia voidaan tarvittaessa muuttaa manuaalisesti laskun riveillä (muutokset eivät vaikuta nimikkeen tietoihin). Varastotavaraa ostettaessa (nimike, jonka tyyppi on Varastotavara) laskun rivillä ei voi muuttaa tiliä. Selite-sarakkeeseen voit kirjoittaa kulua kuvaavan selitteen. Tämän jälkeen sarakkeeseen Määrä lisätään ostettavan nimikkeen määrä ja sarakkeeseen A-hinta yhden nimikekappaleen hinta. Nimikkeen määrään voidaan lisätä 3 desimaalia ja hintaan voidaan 7 desimaalilukua. Huom.! Jos laskurivien yläpuolella on ruksattuna kohta: Summat sis. alv:n, tulee hinnat syöttää laskuriveille bruttohintaisina. Jos ruksia ei ole ko. kohdassa, syötetään hinnat nettohintaisina.   Laskurivillä olevaa Tili-kohdan kirjanpitotiliä voidaan tarvittaessa muuttaa. Tili-kohta määrittelee, mille kirjanpidon tilille osto kirjautuu. Laskuriville voidaan myös valita Osasto. Osastot on määriteltävä valikossa: Asetukset - Dimensiot - Osastot. Mikäli ostolasku halutaan sitoa kustannuspaikkaan ja/tai projektiin, napsautetaan nimikerivin sarakkeessa K tai P olevaa painiketta sekä jaetaan ostosumma sopivien kustannuspaikkojen ja/tai projektien kesken. Mikäli ostosumma kohdistuu kokonaan yhteen kustannuspaikkaan/projektiin, avautuvassa ikkunassa ruksataan vastaavan kustannuspaikan/projektin rivin lopussa oleva kenttä (Täydellinen kohdistus). Mikäli ostosumma jakautuu useamman kustannuspaikan/projektin kesken, summa voidaan jakaa joko prosenttiosuuksina, määrällisesti tai summana. Jakamisperustetta voidaan muuttaa napsauttamalla vastaavan sarakkeen ylätunnistetta. Kustannuspaikat ja projektit on ensin määriteltävä valikossa: Asetukset - Dimensiot - Kustannuspaikat / Projektit. Ostolaskun summan kohdistaminen kustannuspaikalle tai projektille merkitsee sitä, että kirjanpidossa ko. kustannuspaikalle tai projektille syntyy kulu, eli kustannuspaikan/projektin tulos pienenee. Virheellinen nimikerivi voidaan poistaa painamalla rivin lopussa olevaa Roskakori-painiketta. Nimikerivien järjestystä voidaan vaihtaa sekä ylös että alaspäin vetämällä hiirellä rivin alussa olevaa vaihtopainiketta. Sarakkeiden järjestystä voidaan muuttaa laskun riveillä hiirellä vetämällä. 8. Tarkasta laskun tiedot Kun olet syöttänyt laskulle kaikki tarvittavat tiedot, tarkista aina ALV-kanta, ALV:n määrä ja laskun loppusumma ennen laskun tallentamista.   Ostolaskun kentässä Pyöristys voidaan pyöristää laskun loppusummaa tasalukuun.   9. Laskun tallennus   Lasku tallennetaan alareunassa olevaa Tallenna tai Tallenna ja lisää -painiketta painamalla. Mikäli seuraavan laskun lisääminen halutaan aloittaa heti edellisen laskun tallentamisen jälkeen eikä laskuun haluta lisätä esim. Alkuperäistä laskua liitteeksi, lasku tallennetaan ja uusi lasku lisätään napsauttamalla painiketta Tallenna ja lisää. Kun ostolasku tallennetaan, ohjelma tekee automaattisesti kirjauksen pääkirjaan: D Kulutili D Ostoihin sisältyvä vähennettävä ALV K Ostovelat   Ohjelman tekemän kirjauksen pääkirjaan voi tarkistaa painamalla laskun oikeassa yläreunassa olevaa Tosite OS-painiketta. Ohjelman automaattisesti luoma OS-tunnus on yksilöllinen ja viittaa tositelajiin (OS) sekä tositteen järjestysnumeroon. Tunnus voidaan merkitä paperilaskuun, mikäli laaditaan perinteistä ns. mappikirjanpitoa. Huomaa, että mikäli poistat laskuja, yksilöllistä OS-tunnusta ei voi enää käyttää uudelleen vaan juoksevaan tositenumerointisarjaan tulee aukko. On suositeltavampaa aina luoda hyvityslasku ja kohdistaa tuo hyvityslasku alkuperäiseen laskuun, jolloin molemmat poistuvat reskontrasta. Ks. kohta: hyvityslaskun kohdistus ostolaskuun. Kaikkia ostolaskuja koskevia kirjauksia voi katsella raportista: Kirjanpito > Päiväkirja käyttämällä suodatinta: Tositelaji = OS. 10. Liitteet Ostolaskuun voi lisätä liitteeksi tiedostoja, esim. alkuperäisen laskun. Liitteet lisätään ostolaskun tallentamisen jälkeen raahaamalla tiedostot hiirellä ostolaskun päälle tai painamalla laskun oikeassa yläkulmassa näkyvää paperiliittimen kuvaketta. Liitteet voi lisätä vasta, kun ostolasku on tallennettu. Laskulle voi tallentaa yhden tai useamman tiedoston liitteeksi. Mikäli tallennat useamman liitteen, pidä SHIFT tai CNTRL-näppäin pohjassa valitessasi liitettäviä tiedostoja. Ostolaskujen tarkastelu Voit katsella ohjelmaan syöttämiäsi ostolaskuja valikossa: Ostot - Ostolaskut.   Voit valita joko kaikki laskut, maksamattomat laskut tai maksetut laskut.   Luettelo laadituista laskuista listataan näytölle. Oikea lasku löytyy nopeasti luettelosta käyttämällä apuna erilaisia laskujärjestyksiä ja suodattimia. Klikatessa sarakkeiden otsikkoja (Päivämäärä, Laskun nro, Toimittaja, Yhteensä) laskut listataan nousevassa järjestyksessä ja otsikkoa uudelleen napsautettaessa laskevassa järjestyksessä.   Laskuja voidaan myös suodattaa klikkaamalla sarakkeiden yläosassa olevia suurennuslasikuvakkeita ja syöttämällä siihen sopiva arvo. Sarake muuttuu siniseksi, kun suodatin on päällä. Suodatin poistetaan napsauttamalla suurennuslasia ja poistamalla kyseinen arvo suodattimesta tai painamalla: Näytä kaikki.   Sopivan laskun löytymisen jälkeen laskun saa avattua klikkaamalla ko. laskun riviä kerran. Laskua voidaan muokata painamalla Muuta-painiketta. Muutetut tiedot muutetaan automaattisesti myös laskuun liittyvään pääkirjan kirjaukseen. Passiiviseen tilikauteen sisältyvää laskua ei voi korjata ennen kuin tilikausi muutetaan aktiiviseksi. Ostolaskun korjaus Kaikki laskun tiedot voidaan korjata: toimittaja, nimike, määrä, a-hinta, tili. Toimittaja voidaan muuttaa niin kauan, kunnes lasku on kirjattu maksetuksi. Laskun maksamisen jälkeen maksutapahtuma on ensin poistettava (tai merkittävä ennakkomaksuksi pankkitapahtumien ikkunassa) ja toimittaja voidaan muuttaa vasta tämän jälkeen.   Tarvittaessa lasku voidaan myös poistaa, mutta jälleen, lasku ei saa olla merkattu maksetuksi. Maksutapahtuma on ensin poistettava (tai merkittävä ennakkomaksuksi pankkitapahtumien ikkunassa) ja vasta sen jälkeen voidaan lasku poistaa.   Lasku poistetaan napsauttamalla yläreunan painikerivin punaista Poista-painiketta. Huomaa, että jos poistat laskun, ohjelma ei anna käyttää enää samaa tositenumeroa uudelleen ja juoksevaan OS-tositenumerosarjaan syntyy aukko. Suositeltavampaa on laatia laskulle hyvityslasku, joka sitten kohdistetaan alkuperäiseen laskuun. Ostolaskujen kopiointi Ostolaskut voidaan kopioida avaamalla kopioitava lasku ja painamalla laskun vasemmassa alareunassa olevaa Kopioi-painiketta. (Ostot - Ostolaskut, Avaa kopioitava ostolasku) Kopioinnin yhteydessä toimittajan nimi, päivämäärä ja nimikkeet siirretään laskuun yhdessä hintojen kanssa.   Voit vaihtaa laskuun laskun numeron, päivämäärän, toimittajan, laskurivien ym. tarvittavat tiedot. Ostolaskujen digitointi   Ostolaskut ja kuitit voidaan digitoida automaattisesti suoraan ohjelmassa. Alkuperäiset laskut voidaan raahata hiirellä ostolaskujen tai vahvistamattomien ostolaskujen syöttöikkunaan ja ohjelma lisää laskun tiedot automaattisesti laskulle muutamassa sekunnissa.   Digitointi on maksullinen palvelu ohjelman kokeiluversiota lukuun ottamatta. Jokaisen laskun digitointi maksaa 0,15 €/kpl+alv ja palvelun välittäjänä toimii CostPocket OÜ. Veloitus digitoinnista tehdään kuukausiveloituksen yhteydessä.   Ostolaskujen automaattisen digitoinnin käyttöönotto Pääkäyttäjä voi aktivoida automaattisen digitoinnin valikossa: Asetukset -> Yrityksen tiedot -> Verkkolaskujen ym. integrointien asetukset -> Ostolaskujen automaattinen digitointi > Aktivoi.   Digitoinnin voi aktivoida myös suoraan laskulla laskutiedoston lisäämisen jälkeen. Lisää uusi ostolasku valikossa: Ostot > Ostolaskut > Lisää ostolasku tai Ostot > Vahvistamattomat ostolaskut > Lisää vahvistamaton ostolasku. Raahaa ohjelmaan lisättävän laskun tai kuitin tiedosto ostolaskujen syöttöikkunaan ja paina Tositteen digitointi. Seuraavaksi paina avautuvasta ikkunasta Aktivoi.     Ostolaskujen automaattinen digitointi Lisää uusi ostolasku tai vahvistamaton ostolasku valikossa: Ostot > Ostolaskut > Lisää ostolasku tai Ostot > Vahvistamattomat ostolaskut > Lisää vahvistamaton ostolasku. Hae lasku/kuittitiedosto tietokoneeltasi tai sähköpostista paperiliittimen kuvakkeen avulla tai raahaa laskutiedosto hiirellä suoraan laskulomakkeen päälle. Laskun yläosaan ilmestyy ”Tositteen digitointi” -painike, jota painamalla tosite digitoidaan. Näet avautuvasta ikkunasta tunnistetut kentät, jotka siirtyvät ostolaskulle. Paina Kyllä, mikäli haluat tuoda ko. tiedot laskulle. Paina Ei, mikäli et halua tuoda näitä tietoja automaattisesti laskulle. Digitointi tapahtuu automatiikan avulla muutamassa sekunnissa ja sen keskimääräinen tarkkuus on tällä hetkellä 76 %. Tarkkuus tulee paranemaan aikaa myöten, kun digitointirobotin tunnistamistoiminto kehittyy. Lisää toimittajan tiedot, mikäli ne eivät ole jo ohjelmassa valmiina ja tarkista ja täydennä tarvittaessa ostolaskun tietoja manuaalisesti. Valitse laskuriveille sopivat ostonimikkeet ja tallenna lasku. Laskun tallentamisen jälkeen, ohjelma tekee tarvittavat kirjanpidon kirjaukset pääkirjaan: D Kulutili D Ostoihin sisältyvä vähennettävä ALV K Ostovelat Alkuperäinen tosite tallentuu laskulle, joten niitä ei tarvitse arkistoida enää muualla.              

Jos haluat vastaanottaa verkkolaskuja Passeli Merittiin, se tapahtuu automaattisesti kun olet tehnyt sopimuksen välittäjäpalvelu Apixin kanssa ja määrittänyt Apixissa, että haluat myös vastaanottaa verkkolaskuja.   Apix lähettää saapuneet verkkolaskut Passeli Merittiin tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi valikkoon Ostot - Vahvistamattomat ostolaskut.     Kun olet valinnut ostolaskulle toimittajan ja nimikkeet, se voidaan tallentaa ostolaskuna, jolloin ohjelma kirjaa laskun summat määrittelemillesi kulutileille, alv-tilille ja ostovelkoihin.   Voit tarkistaa Apixin välittämät verkkolaskusi myös Apixin laskumapista kirjautumalla sisään heidän verkkosivuilleen: www.apix.fi - Kirjaudu sisään - Laskumappi.   Huomaa, että sinun tulee ilmoittaa toimittajillesi verkkolaskuosoitteesi ja tarkistaa, että tietosi löytyvät verkkolaskuosoitteistosta.

Jotta voit lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja Passeli Meritillä, sinun tulee rekisteröityä verkko-operaattori Apix Messaging Oy:n palveluiden käyttäjäksi. Rekisteröityminen tapahtuu Apixin verkkosivuilla www.apix.fi valikossa: Kirjaudu palveluihin - Rekisteröidy. Huomaa, että jokainen yritys on rekisteröitävä Apixin käyttäjäksi erikseen. Tarkista, että ilmoitat Apixille saman y-tunnuksen, kuin minkä olet syöttänyt Passeli Meritissä yrityksen tietoihin.   Valitse sen jälkeen valikosta laskutus ohjelmistoksi “MeritAktiva“. Valitse palveluiksi Lähetä mikäli haluat lähettää verkkolaskuja ohjelmasta ja Vastaanota jos haluat vastaanottaa ostolaskuja suoraan ohjelmaan sekä muut haluamasi palvelut.   Tämän jälkeen sinut ohjataan kirjautumissivulle ja verkkokauppaan. Kun olet rekisteröitynyt palvelun käyttäjäksi, huomaa että sinun tulee ostaa Apixin verkkokaupasta verkkopostimerkkejä lähettääksesi ja vastaanottaaksesi verkkolaskuja. Siirry tämän jälkeen Passeli Meritin valikossa Asetukset - Yrityksen tiedot - Verkkolaskujen ym. Integraatioiden asetukset.     Valitse Verkkolaskuoperaattori Apix     Syötä Apixin kanssa käyttämäsi sähköpostiosoite ja salasana.     Kun tiedot on asetettu, paina Tallenna. Kun yhteys Apixin kanssa on aktivoitu onnistuneesti, otsikon Verkkolaskuoperaattori Apix viereen ilmestyy teksti Aktivoitu.