Tips & Tricks 32: Declaratie items

[#1]

Ik weet niet zeker of ik wel het juiste declaratie-item gekozen heb! Of; Het is mij niet duidelijk wat ik moet kiezen bij het indienen van een declaratie.

Dit is feedback die wij regelmatig teruglezen vanuit de CES-en die wij hebben uitgezet bij de module declaraties. Bij de CES (Customer Effort Score) vragen we de gebruikers na het uitvoeren van een actie hoe gemakkelijk het was om die actie uit te voeren. Gebruikers kunnen dan een cijfer geven van 1 - 7 en daarbij een opmerking plaatsen. Regelmatig blijkt dat het niet duidelijk is welk type item gekozen moet worden.

Inrichting declaratie items

Bij het inrichten van declaratie-items zijn er verschillende vragen die gesteld worden. Onder andere: 

• Welk onderscheid wil je kunnen maken in overzichten?

Als je verschil wilt kunnen maken in lunch en diner declaraties, dan zal je hier 2 aparte items voor moeten maken.

• Op welke salariscomponenten moet er geboekt kunnen worden

Per declaratie-item richt je 1 salariscomponent in. Wil je meerdere salariscomponenten gebruiken, dan zal je ook meerdere items aan moeten maken.

• Welke restricties zijn er aan bepaalde items verbonden?

Als je voor lunch een ander maximaal bedrag wilt kunnen instellen dan voor diner, dan zul je hier 2 aparte items voor moeten maken.

• Welke journaalposten wil je kunnen uitsplitsen

Welk inzicht wil je uiteindelijk uit de financiële boekhouding kunnen halen? Per declaratie-item kun je 1 salariscomponent en dus ook 1 rekening kiezen. Wil je het kunnen splitsen in de financiële boekhouding, dan zal je hier 2 aparte items voor moeten maken.

• Welke informatie moet de gebruiker invullen?

Welke velden moeten apart worden ingevuld? Bijvoorbeeld bij een declaratie voor woon-werkkilometers is de vraag of er per regel een item aangemaakt moet worden waarbij steeds het van en naar adres ingevoerd moet worden. Of volstaat het om alleen aan te geven dat je deze maand x dagen naar het werk bent gegaan? 

Het moge duidelijk zijn, er komt nogal wat kijken bij het bepalen welke verschillende declaratie items er nodig zijn. Maar dan is daar ook nog jullie collega, de eindgebruiker. Die zal uit de lijst met beschikbare declaratie items de juiste keuze moeten maken. En dat valt niet altijd mee! Want de uitsplitsing die voor iedere doorgewinterde administratieve medewerker heel logisch is, is dat niet per se voor die collega.

Tip 1: Kies een eenvoudige benaming

Probeer bij het kiezen van de naam te kiezen voor termen die eenvoudig te begrijpen zijn en de lading zo goed mogelijk dekken van waarvoor het bedoeld is.

Is het de bedoeling dat het item uitsluitend gebruikt wordt voor onkosten voor lunch of diner? Geef het item dan de naam 'Lunch/Diner'. En niet bijvoorbeeld ‘Eten’ of ‘Maaltijd’.

Gelukkig is er wel een manier om extra toelichting te geven. 

Tip 2: Geef een duidelijke beschrijving voor alle declaratie items mee

In de omschrijving van het item kan een extra toelichting gegeven worden. Dit kun je inrichten in het scherm Declaraties - Onderhoud - Items

Deze omschrijving is zichtbaar achter de ‘meer info’ tekst achter het geselecteerde item.

Tip 3: Maak handig gebruik van de mogelijkheid om de volgorde te bepalen

De volgorde van de lijst met declaratie-items kan door de applicatiebeheerder worden ingesteld. Hiermee kun je de meest gebruikte items bovenaan zetten. Dat scheelt weer wat zoeken!

De volgorde instellen doe je door bij Declaraties - Onderhoud - Items het veld ‘prioriteit lijstvolgorde’ te vullen. Nummer 1 komt bovenaan, daarna nummer 2, etc. Als er meerdere items zijn met hetzelfde nummer wordt de alfabetische volgorde aangehouden.