Jaarovergang Pensioen en Uitkeringen 2021-2022

[#1]

• Attentiepunten laatste salarisproductie december
• Laatste salarisproductie december
• Bewaren medewerkers met einde inkomstenverhouding (datum uit-dienst)
• Correctieproductie periode 12
• Gebruik correctieproducties
• Loonaangifte
• Gegevens doorzetten naar het nieuwe kalenderjaar
• Nieuw kalenderjaar
• Jaarloon bijzondere beloningen bij meerdere dienstverbanden
• Koppelen meerdere dienstverbanden na productie periode 01 niet toegestaan
• Correcties na januari productie
• Aansturing correctieproductie
• Primus/Gemal: Aanmaken Gemal mutaties ter verwerking als correctieproductie
• Gemal Direct Inrichting: Selecteren correctieproductie
• Aanleveren productie
• Verzenden correctieproductie
• Hoe moeten mijn mutaties eruit zien?
• Voorbeeld 1
• Voorbeeld 2
• Waar moet ik extra aandacht aan besteden?
• Speciale productie
• Afroepen van jaaropgaven in speciale productie
• Overige uitvoer

Attentiepunten laatste salarisproductie december

Laatste salarisproductie december

Tegenwoordig kan zowel tijdens een salarisproductie als aanvullende correctieproductie alle werkgevergegevens worden gewijzigd. Controleer vóór de afroep van de december salarisproductie of in ieder geval onderstaande gegevens correct staan:

Controleer het loonheffingennummer

Het loonheffingennummer vind je in Gemal Direct Inrichting bij Werkgevergegevens > Algemene regelingen > Loonheffingen > Div. loonheffingen.

Als je meerdere instellingen in jouw cea-nummer heeft waarbij het loonheffingsnummer gelijk is, wordt op de jaaropgaaf altijd de naam en adresgegevens van de laatste instelling gepresenteerd (de instelling met het hoogste instellingsnummer). Als je hiervan wilt afwijken, leg je onderstaande gegevens vast per instelling bij Werkgevergegevens > Naam, adres, woonplaats.

• Naam instelling loonaangifte/jaarwerk (werkgevercode 02101)
• Adres instelling loonaangifte/jaarwerk (werkgevercode 02102)
• Woonplaats instelling loonaangifte/jaarwerk (werkgevercode 02103)
• Postcode instelling loonaangifte/jaarwerk (werkgevercode 02104)

Let op: om verwarring te voorkomen, adviseren wij je om bij alle instellingen binnen hetzelfde loonheffingennummer deze afwijkende gegevens vast te leggen.

Je kunt het beste de loonaangifte over december insturen als je het actuele kalenderjaar definitief heeft afgesloten. Dat wil zeggen dat je laatste correctieproductie op periode 12 is goedgekeurd.

Controleer daarnaast of de volgende overzichten worden aangemaakt (standaard = ja):

1. Individuele loonstaat
2. Controle overzicht loonaangifte
3. Resultatenoverzicht-1
4. Cum. resultatenoverzicht-1
5. Mutatie- en standenregister

Ad 1. Individuele loonstaat

Dit overzicht wordt aangestuurd door werkgevercode 31006 in Gemal Direct Inrichting: Selecteren werkgever > Werkgevergegevens > Overzicht en bestanden > Inrichting Ind. Loonstaat > Algemeen en is te raadplegen via Salarisdossier.

Ad 2. Controle overzicht loonaangifte

Dit overzicht wordt aangestuurd in Gemal Direct Inrichting: Selecteren werkgever > Werkgevergegevens > Algemene regelingen > Loonheffingen > Div. loonheffingen en is te raadplegen via Salarisdossier.

Ad 3. Resultatenoverzicht-1

Dit overzicht wordt aangestuurd in Gemal Direct Inrichting: Selecteren werkgever > Werkgevergegevens > Overzicht en bestanden > Resultatenoverzicht > Resultatenoverzicht 1 en is te raadplegen via Salarisdossier.

Ad 4. Cumulatief resultatenoverzicht-1

Dit overzicht wordt aangestuurd door de werkgevercode 32102 in Gemal Direct Inrichting: Selecteren werkgever > Werkgevergegevens > Overzicht en bestanden > Resultatenoverzicht > Resultatenoverzicht 1 en is te raadplegen via Salarisdossier.

Ad 5. Mutatie- en standenregister

Het Mutatie- en standenregister geeft een overzicht per uitvoercode van de uitkeringscomponenten en de kolommen van de modelloonstaat met vermelding van de cumulatieven van de vorige periode, resultaat huidige periode, TWK resultaten huidige verwerking en de cumulatieven van de huidige periode.

Dit overzicht bevindt zich op de laatste pagina's van het standaardoverzicht Mutatie-en standenregister en is te raadplegen via Salarisdossier. Om dit overzicht te laten vervaardigen, leg je werkgevercode 30017 Uitvoercode overzicht met de waarde 1 vast, zie Werkgevergegevens > Overzichten en bestanden > Algemeen.

Het overzicht ziet er als volgt uit:

Code herrekenen vorig jaar

Als werkgevercode 03050 Code herrekenen vorig jaar de waarde 0 heeft (= geen machtiging tot bewaren), dan is het wel toegestaan om een datum in- of uit-dienst op voorliggend kalenderjaar vast te leggen tijdens producties die betrekking hebben op het nieuwe kalenderjaar.

Je kunt in de januari-productie dan nieuwe deelnemers opvoeren met een datum in-dienst vóór 1 januari of deelnemers uit-dienst melden met een datum vóór 1 januari. Deze mutaties worden dan goedgekeurd.

Payroll Gemal rekent vanaf 1 januari van het actuele kalenderjaar. Verrekeningen die betrekking hebben op het voorliggend kalenderjaar dienen nabetaald te worden via 'vertraagd loon" of als nabetaling via de tabel bijzondere beloningen.

Als de Code herrekenen vorig jaar op waarde 1 staat (= machtiging tot bewaren), dan is het niet toegestaan om een datum in- of uit-dienst op voorliggend kalenderjaar vast te leggen tijdens januari producties van het nieuwe kalenderjaar. Deze mutaties worden afgekeurd met foutcode 112 OPGEGEVEN WAARDE NIET TOEGESTAAN. Datums in- of uit-dienst die vallen in een voorliggend kalenderjaar zijn toegestaan vanaf de februari-productie of via correctieproducties die betrekking hebben op periode 12 (tot en met 30 januari) van het voorliggende kalenderjaar.

Let op: voor Pensioen en uitkeringsklanten staat de Code herrekenen vorig jaar standaard op 0 (= geen machtiging tot bewaren).

De Code herrekenen vorig jaar vind je bij Selecteren werkgever > Werkgevergegevens > Algemene regelingen > Diversen.

• voordeel: salarisproductie januari van het nieuwe kalenderjaar mogen in- en uit-dienstdatums bevatten van het voorliggende kalenderjaar
• nadeel: geen terugwerkende kracht vorig kalenderjaar (VTWK) mogelijk

Bewaren medewerkers met einde inkomstenverhouding (datum uit-dienst)

Tijdens de eerste salarisproductie van het nieuwe kalenderjaar worden deelnemers met een datum einde inkomstenverhouding in het vorige kalenderjaar automatisch op status inactief gezet en gedurende het kalenderjaar uit Payroll Gemal verwijderd.

Beëindigde inkomstenverhoudingen kun je bewaren na de jaarwisseling. In Gemal Direct Inrichting bij Selecteer werkgever > Werkgevergegevens > Algemene regelingen > Diversen kun je bij Bewaren werknemers uit-dienst (werkgevercode 03051) aangeven dat deze deelnemers bewaard moeten blijven. Dat kan 1 of 2 jaar zijn:

1 = werknemers met datum uit-dienst vorig jaar worden 1 jaar bewaard;
2 = werknemers met een datum uit-dienst vorig jaar worden 2 jaar bewaard.

Let op: deze code moet in de december-productie van enig jaar vastgelegd zijn bij instelling 0001. Deze code werkt op cea-nummerniveau. Dat wil zeggen: vastlegging van deze code bij instelling 0001 geldt voor alle instellingen van het gehele cea-nummer. Omdat alleen bij de eerste productie van het volgende jaar gekeken wordt of deze code aanwezig is, heeft vastlegging later dan in de decemberproductie geen zin. Je kunt dit gegeven dan ook niet met terugwerkende kracht vastleggen.

Als de waarde van werkgevercode 03051 blanco of nul is, dan zet Payroll Gemal alle beëindigde inkomstenverhoudingen tijdens de januariproductie op status 'inactief'. Payroll Gemal biedt wel de mogelijkheid om tijdens de januariproductie de status 'inactief' teniet te doen door tijdens deze productie (altijd eerste verwerking in het nieuwe kalenderjaar) een 'loze' mutatie mee te geven. Bijvoorbeeld het leegmaken/op nul zetten van de uit-dienstdatum of een mutatie op een personeelsinformatie invoercode.

Als dit niet gebeurt, wordt het beëindigde dienstverband op status 'inactief' gezet en bij de eerstvolgende schoning verwijderd van de database tenzij een overdraai van de januariproductie plaatsvindt. De schoning is een proces dat vanaf de maand februari door Raet kan worden uitgevoerd, maar is geen vast proces, dus afhankelijk van eventuele andere zaken kan het soms een maand later gebeuren. Meestal worden dan ook andere zaken (vervallen codes etc.) geschoond. Pas na de schoning zijn alle inkomstenverhoudingen met status vervallen definitief verwijderd uit de database van Payroll Gemal.

Als je kiest om ontslagen deelnemers een jaar te bewaren (waarde 1) zal op basis van de gekozen ontslagdatum de schoning bij een tweede jaarwisseling plaatsvinden en zullen deze deelnemers met een uit-dienstdatum in een voorliggend kalenderjaar 1 jaar worden bewaard. Payroll Gemal biedt dan gedurende het opvolgende jaar de mogelijkheid om de beëindiging teniet te doen.

Als je kiest om ontslagen deelnemers twee jaar te bewaren (waarde 2) zal op basis van de gekozen ontslagdatum de schoning bij de derde jaarwisseling plaatsvinden en zullen deze deelnemers met een uit-dienstdatum in het voorgaande kalenderjaar plus het jaar voorafgaand op het voorliggende kalenderjaar worden bewaard. Payroll Gemal biedt dan gedurende de opvolgende 2 jaren de mogelijkheid om de beëindiging teniet te doen.

Na het schonen is het registratienummer voor Payroll Gemal in principe weer vrij voor gebruik, maar wordt hergebruik afgeraden en heeft het onze voorkeur dat nieuwe inkomstenverhoudingen plaatsvinden op een nieuw uniek registratienummer. Het registratienummer is immers op allerlei plekken gebruikt (o.a. Loonaangifte, de Betaalmanager en Salarisdossier) en dat kan bij hergebruik (denk aan terugwerkende kracht berekeningen) tot onverwachte en ongewenste effecten zorgen.

Mocht het zo zijn dat aanleverende (Polis)systemen niet anders kunnen dan het oorspronkelijk toegekende registratienummer opnieuw te gebruiken bij herlevingen van bestaande inkomstenverhoudingen, dan zal het risico te verwaarlozen zijn mits het oorspronkelijke registratienummer gekoppeld wordt aan de oorspronkelijke fiscaal begunstigde (zelfde BSN-nr).

Correctieproductie periode 12

Van 1 december 2021 t/m 30 januari 2022 (met uitzondering van 3 januari 2022) kun je correctieproducties over periode 12 van 2021 afroepen.

De jaarafsluiting doe je met een salarisproductie op periode 12 of bij correctieherstel via aanvullende correctieproducties op periode 12 van het voorgaande kalenderjaar. Correctieproducties en salarisproducties worden in volgorde van binnenkomst verwerkt. Hierdoor bepaal je zelf welke productie als eerste wordt verwerkt.

Let op: een correctieproductie voor periode 12 kun je laten vervaardigen zodra de salarisproductie voor periode 12 verwerkt is. Je kunt dit doen tot en met uiterlijk 30 januari 2022.

Let op: jouw input moet uiterlijk bij Raet binnen zijn op 31 januari 2022 voor 18.00 uur. Veel instanties waarmee automatische gegevensuitwisseling plaatsvindt, zoals de Belastingdienst, eisen dat op 1 februari het jaarwerk afgesloten moet zijn. Het is daarom niet mogelijk om na 31 januari 2022 correctieproducties te laten vervaardigen op het voorgaande kalenderjaar. Na die datum kun je dus geen gegevens over 2021 meer corrigeren in Payroll Gemal.

Enkele aandachtspunten voor correctieproducties over periode 12:

• Afroep jaaropgave. Wij adviseren je dit af te roepen in de kalendermaand januari, in verband met eventuele correcties, automatische herrekeningen of aanpassingen in de Wet- en regelgeving.
• Correctieproducties op periode 12 kunnen zowel voor als na de eerste salarisproductie van het nieuwe jaar worden afgeroepen.
• Correctieproducties voor periode 12 en producties op het nieuw kalenderjaar worden in volgorde van binnenkomst verwerkt.
• Herrekening voorgaande perioden via een correctieproductie. Ook in correctieproducties op periode 12 is een individuele en collectieve herrekening over de voorgaande periodes 01 t/m 12 mogelijk, zie hierna bij 4. Gebruik correctieproductie.
• Een bruto naar netto specificatie afkomstig van een correctieproductie is altijd een aanvullende specificatie.
• Wij adviseren je om de loonaangifte december 2021 pas te verzenden nadat je laatste correctieproductie van periode 12 is goedgekeurd.

Gebruik correctieproducties

Correctieproducties voor periode 12, uitgevoerd na de reguliere salarisproductie voor periode 12, werken door in de loonaangifte. Je kunt correctieproducties dus gebruiken voor nabetalingen en verrekeningen op eerder gedane uitkeringen. Het is ook mogelijk om correctieproducties op het oude kalenderjaar te gebruiken voor:

• nieuwe deelnemers met datum in-dienst in het voorliggende kalenderjaar of daarvoor
• herrekeningsmutaties over het voorliggende kalenderjaar
• correctie voor deelnemers die in het voorliggende kalenderjaar of daarvoor uit-dienst zijn gegaan

In de betreffende correctieproductie op het oude kalenderjaar kun je via Primus de benodigde mutaties opgeven. Je kunt alle mutaties ook vastleggen als een terugwerkende kracht mutatie, maar dat hoeft niet. Terugwerkende kracht mutaties leiden voor de loonaangifte tot een correctiebericht.

Automatische herrekening aanvullende correctieproducties

Payroll Gemal kent automatische herrekeningen die door Raet worden aangestuurd door bijvoorbeeld wijzigingen in de programmatuur door te laten werken voor eerdere berekende deelnemers. Omdat correctieproducties alleen die deelnemers verwerkt waarvoor een mutatie is opgegeven terwijl een automatische herrekening over de gehele populatie wel noodzakelijk kan zijn, is werkgevercode 99232 Autom. herrekening. aanv. correctieproductie beschikbaar in de afroep van correctieproducties.

Deze code vind je in Gemal Direct Inrichting bij Aanleveren productie > Afroepgegevens ceanr, zie onderstaande afbeelding.

Werkgevercode 99232 mag je uitsluitend in de kalendermaand januari gebruiken in aanvullende correctieproducties over het voorliggend jaar. Bij meerdere instellingen in een cea-nummer moet je alle instellingen afroepen en werkgevercode 99232 altijd voor alle instellingen opgeven.

Let op: variabele herrekeningsmutaties in een correctieproductie op periode 12, werken salderend voor zover die in de te herrekenen periode(s) aanwezig zijn of waren. Dit geldt zowel voor de al aanwezige vaste als variabele uitkeringsmutaties. Vaste herrekeningsmutaties overschrijven de gewone invoercodes, voor zover die in de te herrekenen periode(s) als stamwaarde aanwezig zijn of waren. Bij mutaties in de correctieproductie op periode 12 zonder ingangsdatum, gaat Payroll Gemal ervan uit dat deze betrekking hebben op periode 12.

Let op: correctieproducties op december van het vorige kalenderjaar worden verzameld in het correctiebericht van de loonaangifte en kan pas in de loop van de eerste week februari worden ingezonden als correctiebericht op december van het voorliggende kalenderjaar naar de Belastingdienst. Dit geldt alleen indien de loonaangifte van december al eerder is ingezonden.

Loonaangifte

Voor de aansluiting in de loonadministratie is het nodig om eerst de aangifte van de lopende maand in te sturen voordat de salarisproductie van de nieuwe maand wordt vervaardigd. Dit geldt voor de maanden januari t/m november. Voor de maand december geldt dit niet, omdat de salarisproductie van januari van het volgend jaar geen invloed heeft op de aangifte van december.

De loonaangifte wordt na iedere aanvullende correctieproductie bijgewerkt. Wanneer de correcties op december zijn afgerond, kun je deze inzenden. Wij adviseren je daarom om de loonaangifte over december te laten staan tot eind januari.

Correctieproductie periode 12 via Primus

Als een salarisproductie oud kalenderjaar is afgeroepen:

1. Sluit periode 12 af en blijf staan op periode 12.
2. Maak een back-up van de database. Vervolgens kun je correcties opgeven.

Bij opvolgende correctieproducties oud kalenderjaar:

1. Na aanmaken mutatiebestand, sluit periode 12 af en blijf staan op periode 12.
2. Maak een back-up van de database. Vervolgens kun je eventuele correcties opgeven.

Als de salarisproductie voor het nieuwe kalenderjaar is afgeroepen:

1. Maak eerst back-up van de actuele database.
2. Zet vervolgens de meest recente back-up van het oude kalenderjaar terug.
3. Voer de wijzigingen in en lever de correctieproductie aan op periode 12.
4. Na controle, sluit periode 12 af en blijf staan op periode 12.
5. Maak back-up van de database.
6. Restore back-up van de actuele database.

Gegevens doorzetten naar het nieuwe kalenderjaar

Nieuw kalenderjaar

Tijdens de verwerking van periode 01 van het nieuwe kalenderjaar, gaat Payroll Gemal uit van de werkgever- en werknemergegevens van de laatst vervaardigde productie die betrekking heeft op het voorliggende kalenderjaar. Hierbij worden de volgende gegevens doorgezet naar het nieuwe kalenderjaar:

• vaste invoergegevens
• gegevens van de vorige periode (VP): bijvoorbeeld VP-uitkeringsgegevens
• recht vakantietoeslag, saldi en dergelijke
• eigen cumulaties
• het nieuw bepaalde jaarloon bijzondere beloningen ten behoeve van het actuele kalenderjaar

Jaarloon bijzondere beloningen bij meerdere dienstverbanden

In de laatste producties van het jaar, te beginnen in periode 12, berekent Payroll Gemal voor de werknemer automatisch het jaarloon bijzondere beloningen voor het volgende kalenderjaar. Dit gebeurt op basis van het cumulatief opgebouwd loon voor de loonheffing, waarbij Payroll Gemal rekening houdt met de datum in- en uitdiensttreding en bij maanduitkeringen met geblokkeerde periodes.

Het jaarloon bijzondere beloningen voor het volgend jaar wordt voor alle registratienummers gepresenteerd met uitvoercode 02843 cum.opb.jrln.bb.n.

In januari wordt uitvoercode 02843 overgezet naar uitvoercode 02842 jaarloon bijz.bel. Je kunt zelf bepalen of je hiervan wilt afwijken en in het nieuwe kalenderjaar een ander jaarloon wilt vastleggen. Dit doe je met Jaarloon bijzondere beloningen (invoercode 02450).

Het jaarloon bijzondere beloningen bij meerdere dienstverbanden stelt Payroll Gemal automatisch vast door het cumulatieve loon loonheffing van alle gekoppelde dienstverbanden uit het voorgaande jaar bij elkaar te tellen. Dit jaarloon wordt automatisch doorgezet vanuit de laatst vervaardigde productie van het jaar. In deze productie wordt het cumulatieve loon loonheffing van alle gekoppelde dienstverbanden samengeteld en gepresenteerd met uitvoercode 02843. Bij het doorzetten neemt Payroll Gemal het jaarloon bijzondere beloning van het dienstverband met het laagste instellingsnummer/registratienummer over bij de overige dienstverbanden.

Let op: als je het Jaarloon bijzondere beloningen (invoercode 02450) afwijkend vastlegt, moet je het afwijkende bedrag ook vastleggen bij alle nog te koppelen dienstverbanden. Doe je dit niet, dan keurt Payroll Gemal het koppelen af en meldt dit met foutcode 175: KOPPELING NIET TOEGESTAAN: MDV- GEGEVENS NIET GELIJK.

Koppelen meerdere dienstverbanden na productie periode 01 niet toegestaan

Als periode 01 van het nieuwe jaar al vervaardigd is, mag je in een correctieproductie op het voorgaand kalenderjaar geen nieuw dienstverband koppelen (vastleggen van Code gekoppeld dienstverband, invoercode 02950). Als deze situatie zich toch voordoet, meldt Payroll Gemal dit op het mutatieverslag met foutcode 093: DIENSTVERBAND NIET OPGENOMEN IN BESTAND.

Een vervallen dienstverband mag je niet meer koppelen aan een bestaand of een nieuw dienstverband. Dit leidt tot problemen in de berekeningen, omdat vervallen dienstverbanden uit de database worden verwijderd. Opgave van deze koppeling, resulteert eveneens in foutcode 093 DIENSTVERBAND NIET OPGENOMEN IN BESTAND.

Correcties na januari productie

Als je een correctieproductie voor periode 12 afroept nadat periode 01 al verwerkt is en je geeft in deze correctieproductie nog stammutaties op, houd dan rekening met het volgende:

• Als wijzigingen in periode 12 alsnog doorgezet moeten worden naar periode 01, moet je voor periode 01 een correctieproductie afroepen en per deelnemer invoercode 03030 Opnieuw berekening correctieproductie waarde 01 variabel vastleggen.
• Als je geen correctieproductie laat vervaardigen voor periode 01, dan zal je in periode 02 per deelnemer een herrekening moeten vastleggen via Beginperiode herrekening invoercode 02475 met de variabele waarde 01.
• Als er per januari een andere waarde geldt, moet je per januari de juiste waarde vastleggen. Met andere woorden heb je in de januari-productie een stammutatie aangebracht, dan moet je deze opnieuw vastleggen want deze is overschreven door de stammutatie in de correctieproductie op periode 12.
• Het jaarloon bijzondere beloningen stelt Payroll Gemal niet opnieuw vast. Zo nodig moet je dit zelf vastleggen met invoercode 02450.

Voorbeeld: nieuw registratienummer in correctieproductie periode 12

Als je periode 01-2022 nog niet heeft afgeroepen en je wilt een nieuw registratienummer (nieuwe deelnemer) in een correctieproductie op periode 12 in-dienst melden met ingang van bijvoorbeeld 15 december 2021, dan zet Payroll Gemal automatisch alle gegevens van deze werknemer over naar het nieuwe jaar op het moment dat je periode 01 laat vervaardigen.

Als je periode 01-2022 al heeft afgeroepen en je wilt een nieuw registratienummer (nieuwe deelnemer) in een correctieproductie op periode 12 in-dienst melden met ingang van bijvoorbeeld 15 december 2021 en je wilt periode 01 door Payroll Gemal laten herrekenen, dan moet je het volgende doen:

1. In verwerkingsperiode 01: geef via een correctieproductie op periode 01 via invoercode 03030 variabel de waarde 01 op voor het nieuwe registratienummer, samen met eventuele overige mutaties. De nieuwe deelnemer krijgt dan een herrekening voor periode 01.
2. Of in verwerkingsperiode 02: leg in periode 02 voor het nieuwe registratienummer invoercode 02475 variabel vast met waarde 01, samen met eventuele overige mutaties. De nieuwe deelnemer krijgt dan een herrekening voor periode 01.

Aansturing correctieproductie

Een correctieproductie voor periode 12 van het voorliggende kalenderjaar kun je afroepen als er nog een correctie moet plaatsvinden en verantwoord moet worden over het voorliggend kalenderjaar.

Primus/Gemal: Aanmaken Gemal mutaties ter verwerking als correctieproductie

1. Ga naar Primus/Gemal > GEMAL mutaties > Aanmaken mutatiebestand. Kies vervolgens voor Correctie productie en klik op Start.
2. Ga vervolgens naar: Primus/Gemal > GEMAL mutaties > Klaarzetten voor verzending via Youforce.
3. Controleer of het juiste mutatiebestand is geselecteerd en klik vervolgens op de knop Start klaarzetten in upload directory.
4. Vervolgens kun je via de Startknop Youforce starten voor het inzenden van het mutatiebestand.

Gemal Direct Inrichting: Selecteren correctieproductie

1. Ga naar Gemal Direct Inrichting en kies voor Selecteer werkgever / productie.
2. Controleer bij Werkgever of het juiste cea-nummer is gevuld gevolgd door 0001 (0001 is het hoofdinstellings-nummer) en dat de Productieperiode op de juiste periode staat.
3. Selecteer vervolgens bij Soort productie Correctieproductie en bij Productieperiode voor 202112.

Aanleveren productie

1. Ga naar Gemal Direct Inrichting en kies voor Afroep instelling 0001.
2. Selecteer bij Code Correctieproductie de waarde 2. Bij waarde 2 (= aanvullende correctieproductie, opgave werkgevergegevens mogelijk) worden alleen de verschillen uit de correctieproductie op de aanvullende strook verantwoord en aanvullend uitbetaald. Deze gaan dus aansluiten op het resultatenoverzicht, waarop alleen de verschillen worden gepresenteerd. Indien gebruik gemaakt wordt van meerdere instellingen binnen een cea-nummer dat zal de code correctieproductie tijdens het inzenden van de productie automatisch worden gekopieerd naar de overige instellingen.
3. Klik hierna op Opslaan.

Bij een aanvullende correctieverwerking worden alleen de nieuwe/gewijzigde mutaties vastgelegd. Hierbij kunnen onbeperkt mutaties op werkgeverniveau worden meegegeven. Als bij de Betaalgegevens de betaaldatum niet automatisch wordt gegenereerd (werkgevercode 09010 Genereren betaaldatum salarissen), dan moet je hier de betaaldatum opgeven. De betaaldatum is geen verplicht gegeven. Zonder betaaldatum houdt Payroll Gemal de eerstvolgende werkdag aan.

Let op: geef de betaaldatum in het juiste formaat op (bijvoorbeeld: 22-01-2022) en altijd een datum in de toekomst.

Let op: het afroepen van een correctieproductie doe je per instelling. Voor cea-nummers met meerdere instellingen moet je een afroep doen per instelling.

Verzenden correctieproductie

1. Ga naar Gemal Direct Inrichting Aanleveren productie > Zenden.
2. Klik op de button Akkoord om alle mutaties en afroepgegevens in te zenden. Bij opvolgende correctieverwerkingen is het advies om volgnummer 1 te blijven gebruiken.
3. Kies bij Alle mutaties opnemen in deze zending voor Ja of Nee.
4. Kies standaard voor Ja. Hiermee blijven de stuurgegevens voor de correctie aanvullende verwerking (code 2) beschikbaar.

Hoe moeten mijn mutaties eruit zien?

Variabele herrekeningsmutaties in een correctieproductie op periode 12, werken salderend voor zover die in de te herrekenen periode(s) aanwezig zijn of waren. Dit geldt zowel voor de al aanwezige vaste als variabele uitkeringsmutaties. Stam herrekeningsmutaties overschrijven de gewone invoercodes, voor zover die in de te herrekenen periode(s) als stamwaarde aanwezig zijn of waren.

Bij mutaties in de correctieproductie op periode 12 zonder ingangsdatum, gaat Payroll Gemal ervan uit dat deze betrekking hebben op periode 12. Als de correctie betrekking heeft op een voorliggende periode, dan kan met terugwerkende kracht gecorrigeerd worden.

Voorbeeld 1

Mutaties salderen met oude gegevens. Je moet dan ook in de desbetreffende maand controleren wat er toen is vastgelegd. In periode 12 is uitbetaald:

component	ingangsdatum	waarde	payroll invoercode	omschrijving
540	01-12-2021	15	bruto diversen 00800	Ouderdomspensioen

Nu blijkt dat de waarde niet 15,00 euro moest zijn maar 20,00 euro. Om het bedrag correct te verwerken voer je in de correctieproductie op periode 12 de volgende mutatie in;

component	ingangsdatum	waarde	payroll invoercode	omschrijving
540	01-12-2021	5	bruto diversen 00800	Ouderdomspensioen

Voorbeeld 2

In periode 10 is uitbetaald:

component	ingangsdatum	waarde	payroll invoercode	omschrijving
540	01-10-2021	20	bruto diversen 00800	Ouderdomspensioen

Nu blijkt dat de waarde niet 20,00 euro moest zijn maar 15,00 euro. Om het bedrag correct te verwerken voer je in de correctieproductie op periode 12 de volgende mutatie in;

component	ingangsdatum	waarde	payroll invoercode	omschrijving
540	01-10-2021	-5	bruto diversen 00800	Ouderdomspensioen

Waar moet ik extra aandacht aan besteden?

1. Correctieproducties voor periode 12 kun je afroepen tot en met uiterlijk 30 januari 2022 (met uitzondering van 3 januari 2022).
2. Afroepen van correctieproducties geldt voor het gehele ceanummer.
3. Kies bij Afroepgegevens cea-nummer bij Code correctieproductie voor waarde 2 (= aanvullende correctieverwerking, opgave werkgevergegevens mogelijk).
4. Wij adviseren je correctieproducties voor periode 12 in de kalendermaand januari af te roepen, in verband met mogelijke automatische herrekeningen over het oude kalenderjaar.
5. Jaaropgaven in pdf-formaat (Raet Specificatie Manager) kun je alleen laten vervaardigen met een speciale productie op het oude kalenderjaar (zie hieronder).

Speciale productie

Het afroepen van jaaropgaven vindt niet plaats via een salaris- of correctieproductie maar via een speciale productie op het oude kalenderjaar. Na deze productie zijn de (eigen huisstijl) jaaropgaven beschikbaar in Dossier Online.

Als je een jaaropgaaf afroept, wordt automatisch een Gemal Extract bestand beschikbaar gesteld. Hiermee kun je met behulp van de Postservice applicatie de jaaropgaven laten afdrukken en versturen naar de deelnemers. Het Gemal extract vind je in Youforce en kun je via Zenden en Ontvangen downloaden.

Let op: in de Postservice applicatie moet je hiervoor een vinkje aanzetten bij Jaaropgaven.

Voor correcties op het oude kalenderjaar adviseren wij je om naast de jaaropgaven ook het Controle overzicht loonaangifte op te vragen. Je krijgt dan een samengevoegd overzicht voor de controle van de totale resultaten over periode 12.

Let op: het afroepen van een speciale productie doe je per instelling. Voor cea-nummers met meerdere instellingen moet je dus een afroep per instelling doen.

Voor het afroepen van speciale producties over het vorige kalenderjaar gelden de volgende regels:

• Tot en met de laatste productiedag van 2021 (2 januari 2022) is het mogelijk om speciale producties over 2020 af te roepen. Dit is vanaf de eerste productiedag van 2022 niet meer mogelijk.
• Het gehele jaar 2022 kun je zowel speciale producties over 2021 als 2022 afroepen. Dit mag zelfs tegelijk op één productiedag.
• Natuurlijk kun je in januari pas een speciale productie over 2022 afroepen nadat je de eerste salarisproductie over 2022 hebt laten vervaardigen.
• Jaaropgaven 2021 roep je af met een speciale productie over 2021. Wij adviseren je om de speciale productie pas af te roepen nadat je laatste correctieproductie van periode 12 van het voorliggende kalenderjaar is goedgekeurd.

Let op: mogelijke adreswijzigingen die tijdens een januari productie 2022 zijn vastgelegd worden niet getoond op de jaaropgaaf over 2021. Hiervoor zal de wijziging ook via een aanvullende correctieproductie op periode 12 vastgelegd moeten worden. 

Afroepen van jaaropgaven in speciale productie

Het vastleggen van een speciale productie doe je in Gemal Direct Inrichting bij Selecteren werkgever:

1. Bij Soort Productie selecteer je Speciale productie;
2. Bij Productiejaar vul je het jaar 2021 in.

Bij speciale producties wordt gebruik gemaakt van productievolgnummers. Gedurende het jaar kan al een productievolgnummer zijn ingericht, bijvoorbeeld 01 voor het opvragen van het Controle overzicht loonaangifte.

Kies een ongebruikt productievolgnummer, bij voorkeur volgnummer 13 of hoger. Het gebruik van een volgnummer hoger dan 12 geeft de garantie dat voor een eigen huisstijl jaaropgaven, die gedurende het jaar mogelijk is aangepast, de meest recente achtergrondversie wordt toegepast. Geef als omschrijving op 'Afroep jaaropgaven' en klik onder in het scherm op Akkoord. Het vastleggen van de gewenste overzichten doe je als volgt:

1. Onder Selecteren werkgever / productie > Afroep overzichten / bestanden, selecteer Afroep variabel.
2. Bij Volgnummer, kies voor 1. Geef achter 1 bij Overzicht-/lijstnummer overzicht 9906 op. Overzicht 9906 staat voor Jaaropgave werknemers.
3. Bij Volgnummer, kies voor 2. Geef achter 2 bij Overzicht-/lijstnummer overzicht 9999 op. Overzicht 9999 staat voor het vervaardigen van bovengenoemd overzicht conform de werkgeverinrichting. Er wordt dan standaard geen papieren jaaropgaven vervaardigd.

Door het opgeven van lijstnummer 9906 (Jaaropgave werknemers) in combinatie met de waarde van werkgevercode 31150 Aanmaken P en U XML t.b.v. RSM met de waarde 1, worden de jaaropgaves aangemaakt. Werkgevercode 31150 vind je bij Werkgevergegevens > Overzichten en bestanden > Inrichting specificatie man. > Algemeen bij Aanmaken PenU XML tbv RSM.

Als er in het jaar waarover de jaaropgaven worden afgeroepen al een tussentijdse jaaropgave is aangemaakt, wordt deze niet nog een keer aangemaakt. Het tussentijds kunnen afroepen van een jaaropgaaf kan alleen indien invoercode 02924 Datum uit- dienst ligt in het afroepjaar en invoercode 02867 Afroep tussentijdse jaaropgaaf de vaste waarde 1 heeft.

Automatisch wordt ook een bijbehorend Extract-bestand met de stamgegevens aangemaakt. Deze wordt in de Postservice gebruikt voor het maken van selecties. Ook wordt voor deze speciale productie een opvolgend runnummer bepaald.

Vervolgens zend je de speciale productie in bij Aanleveren productie > Zenden. Volgnummer zending altijd op 1 zetten.

Overige uitvoer

Onderstaande standaard overzichten zijn relevant ter controle van het oude kalenderjaar:

• Cumulatief resultatenoverzicht
• Selectieve resultatenoverzicht
• Mutatie- en standenregister
• Individuele loonstaat

Gedurende 2022 kun je met een speciale productie overzichten laten vervaardigen over het kalenderjaar 2021.