Kennisbank Youforce Template Editor

Hier vind je de productdocumentatie van Youforce Docs.   Handleiding Templatebeheer Handleiding Docs Templatebeheer 2022-02-15

Het komt regelmatig voor dat het genereren van een document mislukt nadat er een nieuwe template is aangemaakt of als een bestaande template is aangepast. In de meeste gevallen is dit te wijten aan objecten die in de template staan die niet worden ondersteund door Docs. Deze objecten komen vaak mee met Word-documenten die als uitgangspunt worden gebruikt voor een template. Doordat ze niet worden ondersteund zijn ze ook niet zichtbaar in de Template Editor, waardoor het vaak niet duidelijk is wat de oorzaak is dat het document niet wordt gegenereerd. Als een dergelijk object direct tegen een samenvoegveld aan staat dan kan dit problemen opleveren, omdat de Document Generator dan niet in staat is om het samenvoegveld te vervangen met een waarde. Het kan zelfs voorkomen dat het genereren van een document met exact dezelfde template de ene keer wel goed gaat en de andere keer niet. Vaak heeft dit te maken met de uitlijning van de paragraaf waar het samenvoegveld in staat, omdat de lengte van het samenvoegveld de overige tekst in de paragraaf  in meer of mindere mate doet opschuiven. De eenvoudigste manier om vast te stellen wat het probleem veroorzaakt is om de template ter controle te exporteren naar Word en dan met Alt-F9 de veldcodes zichtbaar maken. Bijvoorbeeld: In dit voorbeeld staan er FORMTEXT-objecten achter de huisnummertoevoeging, de woonplaats en de datum. Hoogstwaarschijnlijk is dit een bestaand document waarbij oorsponkelijk invulvelden werden gebruikt, en die nu zijn vervangen door samenvoegvelden in de template. Doordat in dit geval de FORMTEXT-objecten zijn achtergebleven in de template kan dit voor problemen zorgen. Het is mogelijk dat een template die eerst wel naar behoren werkte ineens problemen oplevert. Omdat de objecten niet zichtbaar zijn in de Template Editor kan het zijn dat een bepaalde aanpassing het onzichtbare object verschuift en deze tegen een samenvoegveld aan komt te staan. Vanaf dat moment kan het aanmaken van het document daardoor mislukken. De niet-ondersteunde objecten kunnen ook problemen opleveren als het document wordt opgevraagd in andere formaten, zoals PDF, RTF of HTML. Bij het wegschrijven van het document in dit formaat vindt er conversie plaats die ook kan mislukken doordat er een niet-ondersteund object in het document staat. Soms is een template waarbij dit probleem optreedt zo vaak aangepast dat de structuur van het document zodanig is beschadigd dat deze nauwelijks meer te herstellen is. Het is dan aan te raden om de versie die nog wel werkte als uitgangspunt te nemen en daar de niet-ondersteunde objecten uit te halen. Naast FORMTEXT-objecten zijn er een aantal andere objecten die soortgelijk problemen opleveren: FILLIN MACROBUTTON PRIVATE SET DATE DOCPROPERTY DOCVARIABLE PRIVATE TIME SDTRUN   Alle objecten worden in Word met een grijze achtergrond weergegeven als met Alt-F9 de veldcodes worden opgevraagd. Op die manier is vaak eenvoudig te controleren om welke objecten het gaat.  Op dit moment worden alleen de volgende objecten ondersteund: MERGEFIELD IF DATE Alle andere objecten worden in principe niet ondersteund en kunnen tot problemen leiden. Het is niet zo dat deze objecten helemaal niet in de template mogen staan, zolang de Document Generator ze kan negeren. Dat is het geval als ze niet direct tegen een samenvoegveld aan staan, maar ook als ze niet tegen kaders in tabellen, kopteksten of voetteksten staan. Ons advies is om alle niet-ondersteunde objecten uit de template te verwijderen om ook in de toekomst problemen te voorkomen.  

Deze pagina beschrijft de wijzigingen in de nieuwe Template Editor ten opzichte van de voorgaande versies. Tab Invoegen In de nieuwe versie zijn de opties om objecten in te voegen verplaatst naar het tabblad Invoegen, zoals het invoegen van bijvoorbeeld kop- en voetteksten, tekstblokken, pagina-einde en anderen. De volgende opties zijn nieuw: Optie Omschrijving Lege pagina Een nieuwe pagina wordt in gevoegd ná de cursor. Alle tekst wordt verplaatst naar de volgende pagina en de nieuwe pagina wordt ingevoegd tussen de huidige pagina en de volgende pagina.  Bladwijzer De optie 'Bladwijzer' kan worden gebruikt om een plaats te markeren in een document. Met de optie 'Bladwijzermarkeringen weergeven' wordt een icoon getoond op de plek waar de bladwijzer staat. Met de optie ‘Hyperlink’ kan een verwijzing worden opgenomen naar de bladwijzer elders in de tekst. Als een gebruiker het document raadpleegt en op de verwijzing klikt wordt de pagina met de bladwijzer getoond. Let op: het icoon voor een bladwijzer is hetzelfde als het icoon voor een samenvoegblokmarkering. Bij het verwijderen van een bladwijzer is het raadzaam om de menuoptie 'Bladwijzer verwijderen' te gebruiken, zodat u een samenvoegblok niet per ongeluk beschadigd. Hyperlink Met de optie ‘Hyperlink' kan een verwijzing naar een URL, een lokaal bestand of een bladwijzer worden geplaatst in het document. De naam van de hyperlink wordt blauw en onderstreept getoond. Als de gebruiker op de hyperlink klikt in het uiteindelijk aangemaakte document op basis van de template, dan opent de ingestelde locatie, Dit kan een webpagina zijn, een lokaal bestand of een andere pagina in het document.  Let op: het is niet aan te raden om een verwijzing naar een lokaal bestand op te nemen, omdat de gebruiker daar in de meeste gevallen geen toegang toe heeft. Het is mogelijk om een verwijzing naar een netwerklocatie te gebruiken, maar ook dan werkt de verwijzing alleen als de gebruiker op dat moment bij deze locatie kan. In het algemeen is het niet aan te raden om URLs naar website op te nemen, omdat dit mechanisme ook vaak misbruikt wordt voor 'phishing'.  Tab Pagina-indeling In de vorige versie waren de opties onder het tabblad 'Pagina-indeling' ondergebracht in het menu-item 'Opmaak' en in verschillende context-menu's die met de rechtermuisknop toegankelijk waren. In de nieuwe versie zijn deze gegroepeerd onder het tabblad 'Pagina-indeling' De paragraafopties zijn daarentegen alleen beschikbaar in het context-menu op de locatie waar u met de rechtermuisknop klikt in de relevante paragraaf in het document. De volgende opties zijn nieuw: Optie Omschrijving Pagina-instellingen Verschillende opties die in de vorige versie onder 'Opmaak > Pagina' stonden worden nu op het lint ('ribbon') getoond, zoals Marges, Stand, Grootte, Kolommen, etcetera. Deze opties zijn ook aanwezig in het context-menu als er met de rechtermuisknop wordt geklikt in het document.  Kader Met de nieuwe optie 'Kader' is het mogelijk om de randen van de pagina te markeren. De randdikte en de kleur kunnen worden aangepast met aparte opties. Inspringen In de vorige versie was het alleen mogelijk om in te springen door de marge te wijzigen. In de nieuwe versie is het mogelijk om de knoppen 'Inspringen verkleinen' en 'Inspringen vergroten' op het tabblad 'Home' te gebruiken. Op het tabblad Pagina-indeling kan aangegeven worden hoeveel millimeter er ingesprongen moet worden. Hier is ook de mogelijkheid om in punten aan te geven welke tekstafstand toegepast moet worden. Tab Rapportage In de voorgaande versies van de Template Editor zijn deze opties ondergebracht in de menu-opties ‘Merge velden invoegen’, ‘Merge Blok invoegen’ en ‘Merge Overige’. In de nieuwe Template Editor zijn ze gegroepeerd in het tabblad 'Rapportage' De volgende opties zijn nieuw: Optie Omschrijving Samenvoegvelden invoegen Voorheen konden invoegvelden alleen worden ingevoegd of verwijderd. Nu is het ook mogelijk om een invoegveld te vervangen door 'Aangepast samenvoegveld invoegen' te selecteren en een ander samenvoegveld te kiezen. Het bestaande samenvoegveld wordt dan vervangen door het nieuw geselecteerde samevoegveld. Samenvoegvelden markeren Schakelen tussen het wel of niet grijs gemarkeerd weergeven van de samenvoegvelden. In de vorige versie werd alleen het actieve samenvoegveld grijs gemarkeerd weergegeven. Let op: in oudere templates worden de samenvoegvelden niet altijd gemarkeerd als deze optie aan staat. Alleen bij nieuwe templates of recent aangepast template is deze optie bruikbaar. Extra samenvoegopties - Datum-/tijdnotaties - Numerieke notatie - Opmaak behouden tijdens updates Veldcodes weergeven / Veldtekst weergeven Twee knoppen waarvan er één actief is. Met 'Veldcodes weergeven' worden de veldcodes van samenvoegvelden, datumvelden en IF-expressies getoond als  {MERGEFIELD Mergefieldname} {DATE \@ "d MMMM yyyy} {IF "Code"="1" "Yes" "No"} Met 'Veldtekst weergeven' worden deze velden getoond als  <<Mergefieldname>> {DATE} {IF} Samenvoegblok markeren Een samenvoegblok wordt getoond met een lichtrode achtergrond. In de vorige versie werd een mergblok getoond met een begin- en een eindmarkering. Deze zijn nog steeds zichtbaar bij het handmatig invoegen van een samenvoegblok, maar als er op het samenvoegblok wordt geklikt verschijnt ook de lichtrode achtergrond. Met de optie 'Samenvoegblokken markeren' worden alle samenvoegblokken in het document met een lichtrode achtergrond getoond. Samenvoegblokken bewerken Met de optie 'Samenvoegblokken bewerken' wordt een overzicht getoond van alle samenvoegblokken in het document. Elk samenvoegblok heeft een (al dan niet automatisch bepaalde) naam, en door op een naam te klikken en 'Ga naar' te kiezen wordt de pagina getoond waar het betreffende samenvoegblok staat. Tab Weergave In de voorgaande versies van de Template Editor waren deze opties ondergebracht in het menu 'Beeld'. De volgende opties zijn nieuw: Optie Omschrijving Lint ('Ribbon') tonen/verbergen In de vorige versie werd met de optie 'Knoppenbalk' de knoppenbalk met de formatteringsopties getoond of verborgen. De menuoptie ‘Tools’ werd gebruikt om de balk met de knippen, plakken, printen en tekstkleur te tonen of te verbergen. Deze opties zijn in de nieuwe versie ondergebracht in verschillende tabbladen. Het lint met alle opties kan open en dicht worden geklapt. Afzonderlijke horizontale en verticale liniaal In de vorige versie werden de horizontale en verticale liniaal samen aan of uit gezet. In de nieuwe versies  kunnen de horizontale en verticale liniaal afzonderlijk van elkaar aan en uit worden gezet. Extra zoomopties In de vorige versie was alleen een zoombalk beschikbaar. In de nieuwe versie is het ook mogelijk om standaard opties te gebruiken op het tabblad 'Weergave', zoals 'Gehele pagina', 'Paginabreedte' en 'Tekstbreedte'   Aanmaken documenten Samenvoegvelden met tekst ervoor en tekst erna In de nieuwe versie is het gedrag van de tekstopmaak voor velden met tekst die voor of na het samenvoegveld moet worden getoond aangepast. In de vorige versie was de tekst ervoor en erna geen onderdeel van de tekstformattering. In de nieuwe versie worden de tekstformattering toegepast op de waarde van het veld inclusief de tekst ervoor en de tekst erna. Bijvoorbeeld: Tekst die ervoor moet worden ingevoegd: aaa Waarde samenvoegveld: bbb Tekst die erna moet worden ingevoegd: ccc   Als de tekstformattering 'Beginhoofdletter' wordt toegepast dan liet de vorige versie 'aaaBbbccc' zien, terwijl de nieuwe versie 'Aaabbbccc' toont. Dit gedrag is aangepast aan de nieuwere versie van Microsoft Word. Dit kan echter wel betekenen dat sommige template hierop aangepast moeten worden. Let op: wij adviseren om zo min mogelijk gebruik te maken van deze functionaliteit, omdat het uiteindelijk effect onvoorspelbaar kan zijn. Het hangt namelijk sterk van de uiteindelijke waarde van het veld af hoe de tekstformattering toegepast wordt, met name als er gebruik wordt gemaakt van spaties, punten, streepjes en andere tekens in de veldwaarde

Algemeen Dialoogvensters verschijnen soms niet In de meeste gevallen wordt dit probleem veroorzaakt door de browser die delen van de applicatie lokaal opslaat in de tijdelijke internetbestanden. Op deze manier wordt de applicatie sneller geladen. Soms worden nieuwere versies van deze onderdelen niet ververst, waardoor dit probleem optreedt. Dit is eenvoudig op te lossen door in het instellingenmenu van de browser te kiezen voor 'Instellingen > Browsegegevens wissen' of 'Settings > Clear browsing data'.    Nieuwe Template Editor Waarom een nieuwe Template Editor? De voorgaande editor was afhankelijk van Microsoft Internet Explorer 11 en Microsoft Windows. Daarnaast waren er specifieke instellingen nodig op de computer waarop de editor wordt opgestart, en vaak moesten deze door systeembeheerders worden doorgevoerd. Internet Explorer wordt door Microsoft in de komende jaren uitgefaseerd, en in juni 2022 stopt de formele ondersteuning. Ook is Internet Explorer in Windows 11 onder specifieke aanpassingen niet meer te gebruiken. Het uitgangspunt van de nieuwe Template Editor is dat deze zonder verdere aanpassingen kan worden gebruikt in gangbare browsers, zoals Google Chrome en Microsoft Edge.  Met welke browsers werkt de editor? De editor werkt in actuele browsers die HTML5 ondersteunen. Vrijwel alle browser die op dit moment actief worden onderhouden ondersteunen HTML5, inclusief de technieken die worden gebruikt binnen de editor. De nieuwe editor wordt getest met Google Chrome, Microsoft Edge, Mozilla Firefox en Apple Safari, en voor een beperkte periode ook met Microsoft Internet Explorer. Andere browsers kunnen in de meeste gevallen worden gebruikt, maar in geval van problemen kunnen we helaas geen ondersteuning bieden tenzij het probleem ook voorkomt in een van de genoemde browsers.  Kunnen bestaande templates worden bewerkt met de nieuwe editor? De nieuwe editor werkt op exact dezelfde gegevens als de voorgaande editor. Alle bestaande mergefuncties en templates zijn beschikbaar en kunnen geopend worden. In een enkel geval wordt het menu niet getoond doordat het laden van de samenvoegvelden niet lukt. Dit wordt veroorzaakt door een ongeldige waarde in de stijlen van de template. Wij kunnen in dat geval via de Servicedesk ondersteuning bieden om het probleem op te lossen Waarom start 'Templatebeheer' in een apart venster? De nieuwe editor gebruikt moderne technieken om browser-applicaties met de ''back-end' te laten communiceren. Het is hierdoor niet mogelijk om de applicatie te gebruiken als integraal onderdeel van Youforce of Youserve, en daarom wordt de applicatie gestart in een apart venster.  

Gebruik Lettertypen De Template Editor gebruikt lettertypes die op jouw Windows computer zijn geïnstalleerd. Deze (bedrijfseigen) lettertypes zijn echter niet altijd beschikbaar op de servers van Youforce waardoor Docs Designer bij het genereren van documenten een ander lettertype gebruikt. Jouw (bedrijfseigen) lettertypes kunnen we namelijk niet zonder meer toevoegen, omdat ze meestal onder een licentie vallen. Voor algemeen gebruik op onze servers zijn daar jaarlijkse licentiekosten aan verbonden. De volgende lettertypes zijn standaard beschikbaar voor gebruik binnen de Youforce Docs: Arial Calibri Cambria Candara Consolas Constantia Corbel Courier New Franklin Gothic Georgia Lucida Sans Unicode Palatino Segoe UI Tahoma Times New Roman Verdana Wingdings De volgende lettertypes vallen onder de ‘Free Font License’ en zijn vanaf nu ook beschikbaar binnen Youforce voor gebruik in templates: Lato  Libre Franklin Open Sans PT Sans Roboto Source Sans Pro C39Barcode Om deze ‘Free Font License’ fonts te kunnen gebruiken download u deze via bovenstaande links, waarna u deze installeert op uw Windows computer. Na het downloaden kunt u de bestanden uit het Zip-bestand toevoegen aan de C:\Windows\Fonts directory. U kunt ook op een bestand klikken en de optie ‘Installeren’ kiezen. Lees de Handleiding Templatebeheer voor meer details over het gebruik en installatie van Lettertypen.