Kennisbank Youforce Verzuim Management 2.0

Demo video’s: Eindgebruiker (wijzigingen Verzuim Management, nieuwe functionaliteiten) Demo video Verzuim Management (Home, voor de publieke markt) Demo video Verzuim Management (Youforce, voor zakelijke markt, overheid, zorg en onderwijs) Video’s voor het beheer: Agenda inrichten Workflow aanmaken (taken toevoegen/aanpassen) Signalen inrichten Sjablonen aanmaken (notities, documenten, smsjes, emails) Rollen (functionaliteiten aanpassen per rol) Medisch gebruiker (externe gebruikers toegang geven)

Klik op onderstaande link voor de handleiding voor medische gebruikers Handleiding Verzuim Management 2.0 - Medische Gebruikers

Een medisch gebruiker heeft toegang tot zijn eigen portaal: het medisch portaal. Ga naar het medisch portaal:   Wanneer een medisch gebruiker inlogt in het systeem komt die uit in het dashboard.    Op het dashboard staan de basisgegevens. Het is afhankelijk van de inrichting wat de gebruiker ziet, aangezien het dashboard flexibel is in te richten.  Het dashboard kan bestaan uit: Cijfers: Actueel verzuimpercentage, ziekmeldingsfrequentie, gemiddelde ziekteverzuimduur, actieve dienstverbanden en het verzuimpercentage. De laatste wordt weergegeven in een grafiek. Korte overzichten met bijvoorbeeld de nieuwste taken, meest recente openstaande dossiers, laatst ontvangen signalen, aankomende afspraken (mits er een agenda is gekoppeld) en ontvangen e-mails. Verdere informatie zoals de FAQ en het laatste nieuws. Aan de linkerkant wordt het menu weergegeven wat de gebruiker ter beschikking heeft. Dit is afhankelijk van de inrichting en kan dus per omgeving verschillen. Het menu is onderverdeeld in: Dashboard Taken overzicht Openstaande dossiers Gesloten dossiers Medewerkers Hier zie je een overzicht van de medewerkers met een medisch dossier   Links onderin heeft het systeem een zoek functie. Er kan door middel van de achternaam of geboortedatum naar medewerkers worden gezocht. Daarnaast kan er naar dossier en taken worden gezocht.   Om eenvoudig te navigeren naar recent bekeken dossiers is er de functie ‘Recent bekeken’. Hierin wordt een overzicht getoond met dossier die recentelijk zijn geopend door de gebruiker. Door op de dossier regel te klikken wordt het dossier geopend.   Bij het aanmaken van documenten of notities kan ervoor worden gekozen om de upload als concept op te slaan. De lijst met openstaande concepten kan worden beheert bij de functie ‘Concepten’.    Door middel van deze knop kan je direct een medisch preventief dossier aanmaken.   Door middel van deze knop kan je direct een medisch dossier aanmaken.   Medisch dossiers Een medisch dossier ziet er als volgt uit:        Vanuit het medisch dossier kun je verschillende handelingen verrichten door rechtsboven op de volgende knoppen te klikken: Diagnose toevoegen Cockpit openen (notitie, document, upload, UWV melding) Mailen UWV melding  Daarnaast heb je de aanvullende mogelijkheden: Exporteer dossier Document aanvraag Autorisaties Externe systemen   Door de cockpit te openen kan de bedrijfsarts documenten/notities vanuit het medisch dossier in het verzuimdossier plaatsen. De werkgever kan deze documenten/notities vervolgens inzien vanuit dit verzuimdossier.    Het cockpit scherm ziet er als volgt uit:  

 Hier vind je meer informatie over het werken met dossieroverzichten en het gebruik van filters.   Overzichten Verzuim Management heeft de volgende lijsten standaard ingericht: Medewerkers Medewerker uit dienst Openstaande dossiers Zwangerschaps dossiers Openstaande taken Het is mogelijk om als beheerder deze lijst aan te vullen met zelf in te richten overzichten. De beheerder gaan hiervoor naar de instellingen en vervolgens naar overzichten.     Er zijn drie type overzichten wat als basis wordt gebruikt voor de opzet: Medewerkersoverzichten Dossieroverzichten Takenoverzichten  De gebruiker kan een van deze drie kiezen. Vervolgens wordt er de lijst met overzichten getoont die momenteel zijn ingesteld voor het type. Door op de blauwe knop ‘toevoegen’ te klikken kan er een nieuw overzicht aan de lijst worden toegevoegd. Stappenplan Kies een naam voor het overzicht  Selecteer één specifieke rol die het overzicht mag zien of kies voor ‘alle rollen’. Selecteer de kolommen die zichtbaar moeten worden bij het openen van het overzicht. Kies de filters die er voor zorgen dat het juiste overzicht wordt getoond. Sla vervolgens het overzicht op door op de blauwe knop ‘opslaan’ te klikken.  

Type taken Verzuim Management beschikt over drie soorten taken: Protocoltaken Vrije taken Resulterende taken Elk type taak heeft zijn functionaliteiten en doel binnen de workflow van het dossier. Protocoltaken De standaard manier om taken in de actielijst naar voren te krijgen is door gebruik te maken van protocoltaken. Dit zijn taken die bijvoorbeeld starten op basis van het dossier. Vrije taken Gedurende het traject binnen het dossier kunnen er bepaalde acties wenselijk zijn om in de toekomst uit te voeren, dit zullen dan acties zijn wat een extra toevoeging is bovenop het standaard protocol. De acties kunnen door middel van een vrije taak worden ingeschoten. Resulterende taken Resulterende taken komen naar voren op basis van acties. Voorbeelden hiervan zijn: er is een document toegevoegd, een afspraak wordt geannuleerd, er is een taak te laat, etc.  Belangrijk! Bij elke taak is het belangrijk dat de taak wordt toegevoegd aan een contract. Elk bedrijf beschikt over een contract. In dit contract is afgesproken welke taken beschikbaar zijn gesteld. Als er een nieuwe taak wordt toegevoegd kan dit direct worden toegevoegd. Als het om een taak gaat die al was ingericht, kan dit via dienstverlening. In de contracten kun je ook zien welke taken een einddatum hebben en dus inactief zijn of worden.       Protocoltaak inrichten In het admin portaal kan je taken inrichten. Hiervoor ga je naar ‘workflow’. Als je de ‘standaard’ taken wil inzien en bewerken ga je naar ‘protocoltaken’.   Onder ‘Protocoltaken’ zie je een overzicht van alle standaard taken. Door te klikken op een taak zie je hoe deze taak nu is ingericht en kan je deze bewerken.   Als je bijvoorbeeld klikt op de taak ‘Eindevaluatie’ zie je hoe deze taak nu is ingericht en kan je deze inrichting bewerken.    De taak ‘Eindevaluatie’ is nu zo ingericht dat deze taak na 90 weken (zie ‘startdag’) van het dossier naar boven komt (zie ‘starten vanaf / op basis van’). Je ziet ook dat de doorlooptijd (in kalenderdagen) van deze taak 7 dagen is. Na deze 7 dagen wordt de taak als te laat weergegeven in het overzicht.   Een taak kan worden ingeschoten op 4 verschillende manieren in het dossier: Starten op basis van dossier: taak start op basis van startdatum dossier. Starten bij deelherstel: taak (opnieuw) starten bij een deelherstel melding. Starten bij volledig herstel: taak starten bij een volledig herstel melding. Starten bij een samengesteld dossier: taak (opnieuw) starten bij een verzuimmelding die een samengesteld dossier genereert. Het annuleren van een taak gaat op basis van één van de verschillende manieren: Annuleren bij afronden dossier: de taak wordt afgesloten wanneer het dossier wordt afgesloten Annuleren bij 100% herstel: de taak wordt afgesloten wanneer een medewerker volledig herstel is gemeld Nooit automatisch annuleren: Een taak wordt alleen afgerond wanneer deze handeling handmatig wordt uitgevoerd. Daarnaast kunnen er diverse handelingen binnen het dossier aan de taak worden gekoppeld: Gekoppelde agendaverrichting Selecteer uit de verschillende opties die onder de agendafunctionaliteit zijn ingericht. Deze wordt dan automatisch opgestart bij de taak. Gekoppeld sjabloon Selecteer uit de verschillende opties die onder de sjablonenfunctionaliteit zijn ingericht. Er kan gekozen worden uit een notitie- of een documentsjabloon. Gekoppelde uwv melding Selecteer een UWV document om te koppelen aan de taak Email sjabloon Selecteer uit de verschillende opties die onder de sjabloon emailfunctie zijn ingericht. In Verzuim Management worden taken gekoppeld aan een rol. Alle gebruikers met een bepaalde rol krijgen de taak te zien als de rol geautoriseerd is. Je kan zelf inrichten welke rollen welke rechten hebben per taak: lezen, bewerken, verwijderen. Een gebruiker die enkel de leesrechten heeft, kan zo de voortgang in het protocol volgen. Als je kiest voor bewerken mag een rol de taak afsluiten of uitstellen. De hoogste rechten groep bij de taken is het verwijderen. Een gebruiker kan er voor kiezen om de taak binnen het dossier te verwijderen van de actielijst.   Onder ‘Arbo rollen’ zie je dat de beheerder alle rechten heeft voor de taak ‘Eindevaluatie’. Onder ‘werkgever rol categorieën’ zie je dat de applicatiebeheerder en casemanager ook alle rechten hebben voor deze taak. Alle andere rollen zullen deze taak niet te zien krijgen en zullen niks kunnen doen met deze taak.    Aan de taken kunnen subtaken worden toegevoegd. Bij het klikken op de subtaak wordt een pop-up scherm getoond van de bestaande subtaak met de bijbehorende omschrijving. Tevens kan de subtaak hier gewijzigd worden.   Door het gebruik van aanvullende taak voorwaarden kunnen taken worden gespecificeerd. Door op toevoegen te klikken kan er een taak voorwaarden worden geselecteerd.  Vrije taken inrichten De inrichtingen van een vrije taak gaat grotendeels hetzelfde als bij een protocoltaak. Er zijn een aantal zaken wat   niet   van belang is bij een vrije taak, zoals:  Er hoeft geen type dossier te worden geselecteerd Een vrije taak kent geen startdag of starten van/ op basis van Er kunnen geen aanvullende taak voorwaarden worden geselecteerd  Er kunnen minder acties worden gekoppeld aan een vrije taak ten opzichte van een protocoltaak Resulterende taken inrichten Een resulterende taak wordt ingevoerd door aan een vrije taak een gebeurtenis te koppelen.   Gebeurtenis De resulterende taak wordt eerst gekoppeld aan een gebeurtenis. Er wordt aangegeven wie specifieke de gebeurtenis uitvoert of dat het geldt voor alle rollen. Vervolgens worden de type dossiers en contractsoorten geselecteerd.  Resultaat De resultaat geeft aan om welke vrije taak het gaat en na hoeveel dagen de taak naar voren moet komen. Een taak toewijzen aan een specifieke gebruiker In Verzuim Management is een taak gekoppeld aan een rol, maar kan je een taak ook specifiek toewijzen aan een persoon.  Als je inlogt in het werkgevers portaal kan je naar je persoonlijk overzicht gaan. Je kan alle taken zien waar je geautoriseerd voor bent en filteren op bepaalde eigenschappen en kolommen, zoals op ‘gedelegeerde’.       Wanneer je een taak selecteert vanuit het overzicht worden onderin het venster meerdere opties weergegeven.   Door op één van de opties te klikken wordt de bijbehorende functionaliteit gestart. Afronden De taak wordt afgerond UWV Een UWV document aanmaken Uitstellen De taak kan uitgesteld worden (een nieuwe datum wordt gevraagd) Toewijzen De taak wordt toegewezen aan een specifiek persoon Annuleren De taak wordt geannuleerd Wil je een gebruiker toewijzen aan een specifieke gebruiker, dan klik je op ‘toewijzen’ en selecteer je de gewenste gebruiker. Vervolgens klik je op ‘opslaan’.   Ter bevestiging ontvang je een melding dat de gebruiker is toegewezen aan één of meerdere taken.   De taak is nu toegewezen aan de specifieke gebruiker. Andere gebruikers die de taak ook konden zien, zullen nu zien dat een naam gekoppeld is aan de taak.

Naast de verzuimdossier, biedt Verzuim Management ook de mogelijkheid om als ziektewet eigenrisicodragers het verzuim na het dienstverband van de medewerker te volgen. Voor het dossier kan er een aparte workflow (taken) worden ingericht.   Inrichting   De inrichting van het ZW ERD dossier begint bij het admin portaal. Dossiertypes Ga naar de basisgegevens en vervolgens naar de dossiertypes. Hier worden alle dossiertypes getoond die de nieuwe applicatie aanbiedt. Zoek in de lijst het ZW ERD dossier op. De velden die belangrijk zijn, zijn aangeduid met de cijfers   Zorg er voor dat het dossier type op actief staat. Geef bij de rollen en werkgeverrol categorieën aan wat de rechten zijn voor de dossiers. Het dossier kent 4 verschillende rechten: Lezen Gebruikers met deze rechten kunnen het dossier alleen zien. Toevoegen Met deze rechten kunnen gebruikers ZW ERD dossiers toevoegen. Het ZW ERD dient handmatig in de verzuimapplicatie te worden toegevoegd. Bewerken Gebruikers met deze rechten kunnen het dossier aanpassen. Bijvoorbeeld de startdatum, dossierverantwoordelijke toevoegen of een einddatum aanpassen Verwijderen Met de rechten verwijderen kan het gehele dossier worden verwijderd.  Klik op opslaan of ga terug naar het overzicht met de dossiers. Rollen Per rol kun je nu aangeven of ze het dossier type kunnen zien, gebruiken of beheren. Ga hiervoor naar toegangsbeheer of naar werkgeverbeheer. Kies vervolgens voor rollen.   Selecteer een rol waarvoor het ZW ERD inricht kan worden.   Bij de rol open je de dossier types door op het pijltje te klikken. Alle dossier types worden getoond waar de rol rechten op zou kunnen krijgen. Selecteer bij het ZW ERD de rechten. Klik op opslaan of ga terug naar de lijst met rollen.   Controleer binnen de rollen of er rechten zijn voor het aanmaken van het ZW ERD dossier:     Taken Bij het ZW ERD worden er andere taken getoond ten opzichte van het verzuim protocol. Taken dienen hier specifiek voor te worden ingericht.   Selecteer het dossier type ZW ERD Geef hier aan wanneer de taak kan gaan starten. Dit kan bij ZW ERD de eerste verzuimdag zijn of de start van het dossier. Richt de taak vervolgens in zoals gewenst en het sla de taak op. Documenten, notitie en upload soorten Met de volgende inrichting wordt ervoor gezorgd dat gebruikers documenten, notities en uploads kunnen plaatsen in het dossier. Ga naar Content en selecteer het gewenste onderdeel (documenten, notitie of upload soort). Kies of maak een nieuwe content soort. Controleer of de content al gedeeld wordt in het ZW ERD dossier.    Dit is te wijzigen door op selecteer te klikken en aan te geven onder welke dossierindeling het valt. Klik op opslaan. Dossierindeling Controleer of de dossierindeling voor ZW ERD goed is en pas dit eventueel aan.   Ga naar Content en kies voor Dossierindeling. Ga hier naar het ZW ERD dossier, de dossiers staan op alfabetische volgorde.   Om een dossierindeling toe te voegen, klik op toevoegen.

In het agenda portaal kunnen verschillende geautoriseerde gebruikers de agenda’s en afspraken beheren. Zo kunnen bijvoorbeeld medische gebruikers afspraken vastleggen in hun eigen agenda. Ga naar het portaal:   Wanneer je het agenda portaal opent krijg je het volgende scherm te zien:     Aan de linkerkant is zichtbaar hoeveel agenda’s beschikbaar zijn, hoeveel afspraken gepland zijn, en hoeveel beschikbaarheid er is. Daarnaast wordt het menu weergegeven wat de gebruiker ter beschikking heeft. Dit is afhankelijk van de inrichting. Het menu is onderverdeeld in: Dashboard Agenda Reserveringen Planningswizard Geplande afspraken Dashboard Op het dashboard staan de basisgegevens. Het is afhankelijk van de inrichting wat de gebruiker ziet, aangezien het dashboard flexibel is in te richten.  Het dashboard kan bestaan uit: Een informatieblok met het aantal actieve dienstverbanden in de voorgaande maand; Een informatieblok met de laatste 20 ingeplande afspraken; Een informatieblok met de aankomende 20 afspraken. Agenda     Zodra je op ‘Agenda’ klikt, zie je de volgende onderdelen: Agenda: hier zie je de agenda van de geselecteerde bedrijfsarts Afspraken: je ziet hier bijvoorbeeld op maandag een geplande afspraak Beschikbaarheid: de groene vlakken laten de beschikbaarheid zien Filters: flexibel in te richten? Zoals bijvoorbeeld: definitief, geannuleerd, niet beschikbaar, no show, sow, reservering, terugkoppeling, uitgevoerd, verlof. Werktijden: de werktijden van de geselecteerde bedrijfsarts worden zichtbaar in de agenda Agendaselectie: selecteer hier de agenda van de gewenste bedrijfsarts   Een afspraak inplannen     Door met de muis over de beschikbaarheid of over de ingeplande afspraak heen te gaan, wordt meer informatie weergegeven.   Reserveringen Hier vind je een overzicht van de geplande afspraken en kan je gericht zoeken naar een afspraak. Ook is het mogelijk om hier direct een afspraak toe te voegen.   Planningswizard In de planningswizard kan je gemakkelijk een nieuwe afspraak inplannen. Onderin heb je de mogelijkheid om afspraken op te zoeken. Het is mogelijk om de volgende soorten afspraken te maken: Client afspraak Werkgever afspraak Vrije afspraak     Geplande afspraken Hier vind je een overzicht van de geplande afspraken. Het is mogelijk om te filteren op bijvoorbeeld de verschillende agenda’s of datum.   Links onderin heeft het systeem een zoek functie. Hier kan gezocht worden naar afspraken.

In het dossier van een medewerker kunnen persoonlijke taken worden toegevoegd die alleen van toepassing zijn voor het desbetreffende persoon. Vrije taken worden aangemaakt in het Admin portaal zodat er voor de gebruikers een vast aantal vrije taken beschikbaar zijn.     Bij het invoeren van een vrije taak zijn er diverse mogelijkheden: De startdatum kan op eigen initiatief worden ingevoerd. Er kan een specifieke gebruiker aan de taak worden toegevoegd. De gebruiker krijgt dan de afrondende taak. De titel van de taak kan worden aangepast. Er kan een taakomschrijving worden toegevoegd.   De taak kan in het dossier terug komen als notitie.

Een medische gebruiker kan worden aangemaakt door de beheerder van het admin portaal. Binnen het admin portaal ga je voor het toevoegen van een (medische) gebruiker naar 'Gebruikers'. De bedrijfsarts kan als interne gebruiker worden toegevoegd. Nadat de gegevens aan de rol zijn gekoppeld, geef je de toegevoegde gebruiker op bij 'Bedrijfsartsen'. De bedrijfsarts kan nu inloggen vanaf de aangegeven startdatum.   De basis van de rol van een medisch gebruiker heeft toegang tot het Casemanagement portaal. Om toegang tot het medisch portaal te ontvangen kan de bedrijfsarts zijn BIG nummer invoeren. Dit wordt verder uitgelegd in de instructie   medische gebruiker.    

De gebruiker kan zelf via zijn accountinstellingen ‘Mijn account’ de afwezigheid invoeren.    De afwezigheid kan worden ingesteld door middel van de start- en einddatum, reden afwezigheid en de vervanger aan te geven.  Let op: Het vinkje actief wordt niet automatisch gevuld. 

Verzuim Management heeft de volgende lijsten standaard ingericht: Medewerkers Medewerker uit dienst Openstaande dossiers Zwangerschaps dossiers Openstaande taken   Het is mogelijk om als beheerder deze lijst aan te vullen met zelf in te richten overzichten. De beheerder gaan hiervoor naar de instellingen en vervolgens naar overzichten.     Er zijn drie type overzichten wat als basis wordt gebruikt voor de opzet: Medewerkersoverzichten Dossieroverzichten Takenoverzichten    De gebruiker kan een van deze drie kiezen. Vervolgens wordt er de lijst met overzichten getoond die momenteel zijn ingesteld voor het type. Door op de blauwe knop ‘toevoegen’ te klikken kan er een nieuw overzicht aan de lijst worden toegevoegd.   Stappenplan Kies een naam voor het overzicht  Selecteer één specifieke rol die het overzicht mag zien of kies voor ‘alle rollen’. Selecteer de kolommen die zichtbaar moeten worden bij het openen van het overzicht.   Kies de filters die er voor zorgen dat het juiste overzicht wordt getoond. Sla vervolgens het overzicht op door op de blauwe knop ‘opslaan’ te klikken.

Vanuit HR Core zal de rol van leidinggevende automatisch worden aangeleverd aan  Verzuim Management en toegekend worden aan een gebruiker. Deze gebruiker is dan ook zichtbaar in Verzuim Management.   Binnen de gebruikersgegevens moet de SSO sleutel zijn ingevuld om in te kunnen loggen.  

In deze instructie leggen wij uit hoe je taken aanmaakt in Verzuim Management 2.0. Ook leggen wij uit hoe je een taak kan ‘toewijzen’ aan een specifieke gebruiker. Type taken Verzuim Management beschikt over drie soorten taken: Protocoltaken Vrije taken Resulterende taken Elk type taak heeft zijn functionaliteiten en doel binnen de workflow van het dossier. Protocoltaken De standaard manier om taken in de actielijst naar voren te krijgen is door gebruik te maken van protocoltaken. Dit zijn taken die bijvoorbeeld starten op basis van het dossier. Vrije taken Gedurende het traject binnen het dossier kunnen er bepaalde acties wenselijk zijn om in de toekomst uit te voeren, dit zullen dan acties zijn wat een extra toevoeging is bovenop het standaard protocol. De acties kunnen door middel van een vrije taak worden ingeschoten. Resulterende taken Resulterende taken komen naar voren op basis van acties. Voorbeelden hiervan zijn: er is een document toegevoegd, een afspraak wordt geannuleerd, er is een taak te laat, etc. Belangrijk! Bij elke taak is het belangrijk dat de taak wordt toegevoegd aan een contract. Elk bedrijf binnen Verzuim Management beschikt over een contract. In dit contract is afgesproken welke taken beschikbaar zijn gesteld. Als er een nieuwe taak wordt toegevoegd kan dit direct worden toegevoegd. Als het om een taak gaat die al was ingericht, kan dit via dienstverlening. In de contracten kun je ook zien welke taken een einddatum hebben en dus inactief zijn of worden.   Protocoltaak inrichten In het admin portaal kan je taken inrichten. Hiervoor ga je naar ‘workflow’. Als je de ‘standaard’ taken wil inzien en bewerken ga je naar ‘protocoltaken’.   Onder ‘Protocoltaken’ zie je een overzicht van alle standaard taken. Door te klikken op een taak zie je hoe deze taak nu is ingericht en kan je deze bewerken. Als je bijvoorbeeld klikt op de taak ‘Eindevaluatie’ zie je hoe deze taak nu is ingericht en kan je deze inrichting bewerken.    De taak ‘Eindevaluatie’ is nu zo ingericht dat deze taak na 90 weken (zie ‘startdag’) van het dossier naar boven komt (zie ‘starten vanaf / op basis van’). Je ziet ook dat de doorlooptijd (in kalenderdagen) van deze taak 7 dagen is. Na deze 7 dagen wordt de taak als te laat weergegeven in het overzicht. Een taak kan worden ingeschoten op 4 verschillende manieren in het dossier: Starten op basis van dossier: taak start op basis van startdatum dossier. Starten bij deelherstel: taak (opnieuw) starten bij een deelherstel melding. Starten bij volledig herstel: taak starten bij een volledig herstel melding. Starten bij een samengesteld dossier: taak (opnieuw) starten bij een verzuimmelding die een samengesteld dossier genereert. Het annuleren van een taak gaat op basis van één van de verschillende manieren: Annuleren bij afronden dossier: de taak wordt afgesloten wanneer het dossier wordt afgesloten Annuleren bij 100% herstel: de taak wordt afgesloten wanneer een medewerker volledig herstel is gemeld Nooit automatisch annuleren: Een taak wordt alleen afgerond wanneer deze handeling handmatig wordt uitgevoerd. Daarnaast kunnen er diverse handelingen binnen het dossier aan de taak worden gekoppeld: Gekoppelde agendaverrichting Selecteer uit de verschillende opties die onder de agendafunctionaliteit zijn ingericht. Deze wordt dan automatisch opgestart bij de taak. Gekoppeld sjabloon Selecteer uit de verschillende opties die onder de sjablonenfunctionaliteit zijn ingericht. Er kan gekozen worden uit een notitie- of een documentsjabloon. Gekoppelde uwv melding Selecteer een UWV document om te koppelen aan de taak Email sjabloon Selecteer uit de verschillende opties die onder de sjabloon emailfunctie zijn ingericht. In Verzuim Management worden taken gekoppeld aan een rol. Alle gebruikers met een bepaalde rol krijgen de taak te zien als de rol geautoriseerd is. Je kan zelf inrichten welke rollen welke rechten hebben per taak: lezen, bewerken, verwijderen. Een gebruiker die enkel de leesrechten heeft, kan zo de voortgang in het protocol volgen. Als je kiest voor bewerken mag een rol de taak afsluiten of uitstellen. De hoogste rechten groep bij de taken is het verwijderen. Een gebruiker kan er voor kiezen om de taak binnen het dossier te verwijderen van de actielijst.   Onder ‘Arbo rollen’ zie je dat de beheerder alle rechten heeft voor de taak ‘Eindevaluatie’. Onder ‘werkgever rol categorieën’ zie je dat de applicatiebeheerder en casemanager ook alle rechten hebben voor deze taak. Alle andere rollen zullen deze taak niet te zien krijgen en zullen niks kunnen doen met deze taak.    Aan de taken kunnen subtaken worden toegevoegd. Bij het klikken op de subtaak wordt een pop-up scherm getoond van de bestaande subtaak met de bijbehorende omschrijving. Tevens kan de subtaak hier gewijzigd worden.   Door het gebruik van aanvullende taak voorwaarden kunnen taken worden gespecificeerd. Door op toevoegen te klikken kan er een taak voorwaarden worden geselecteerd.    Vrije taken inrichten De inrichtingen van een vrije taak gaat grotendeels hetzelfde als bij een protocoltaak. Er zijn een aantal zaken wat   niet   van belang is bij een vrije taak, zoals:  Er hoeft geen type dossier te worden geselecteerd Een vrije taak kent geen startdag of starten van/ op basis van Er kunnen geen aanvullende taak voorwaarden worden geselecteerd  Er kunnen minder acties worden gekoppeld aan een vrije taak ten opzichte van een protocoltaak Resulterende taken inrichten De standaard protocol lijst en workflow kan worden aangevuld met resulterende taken. De taken kunnen aan de hand van een aantal acties automatisch gegenereerd worden. Bij bepaalde gebeurtenissen kunnen bijvoorbeeld specifieke taken, documenten of een agenda afspraak geselecteerd worden. De taak komt naar voren aan de hand van bepaalde acties of gebeurtenissen. Verzuim Management 2.0 kent de volgende voorgedefinieerde gebeurtenissen: Er wordt een taak toegevoegd.  Er wordt een document toegevoegd. Er wordt een notitie toegevoegd. Er wordt een bestand geupload. Er wordt een UWV document toegevoegd. Er wordt een herstelmelding toegevoegd met openstaande agenda afspraken. Er wordt een taak afgerond. Er wordt een taak geannuleerd. Er wordt een antwoord gegeven o.b.v. een vragenlijst. Er wordt een agenda afspraak toegevoegd. Er wordt een agenda afspraak geannuleerd. Er is gereageerd op een beantwoordbare email. Er wordt een UWV document concept aangemaakt. Er is een taak te laat. Wijzigingen niet-vangnet naar vangnet tijdens verzuim. Wijziging vangnet naar niet-vangnet tijdens verzuim. Een resulterende taak wordt ingevoerd door een gebeurtenis te koppelen aan een vrije taak.    Gebeurtenis De resulterende taak wordt eerst gekoppeld aan een gebeurtenis. Er wordt aangegeven wie specifieke de gebeurtenis uitvoert of dat het geldt voor alle rollen. Vervolgens worden de type dossiers en contractsoorten geselecteerd.  Resultaat De resultaat geeft aan om welke vrije taak het gaat en na hoeveel dagen de taak naar voren moet komen. Een taak toewijzen aan een specifieke gebruiker In Verzuim Management is een taak gekoppeld aan een rol, maar kan je een taak ook specifiek toewijzen aan een persoon.  Als je inlogt in het werkgevers portaal kan je naar je persoonlijk overzicht gaan. Je kan alle taken zien waar je geautoriseerd voor bent.   Hier kan je filteren op bepaalde eigenschappen en kolommen, zoals op ‘gedelegeerde’.   Selecteer de gedelegeerde en klik op opslaan.   Wanneer je een taak selecteert vanuit het overzicht worden onderin het venster meerdere opties weergegeven.   Door op één van de opties te klikken wordt de bijbehorende functionaliteit gestart. Afronden De taak wordt afgerond UWV Een UWV document aanmaken Uitstellen De taak kan uitgesteld worden (een nieuwe datum wordt gevraagd) Toewijzen De taak wordt toegewezen aan een specifiek persoon Annuleren De taak wordt geannuleerd Wil je een taak toewijzen aan een specifieke gebruiker, dan klik je op ‘toewijzen’ en selecteer je de gewenste gebruiker. Vervolgens klik je op ‘opslaan’.   Ter bevestiging ontvang je een melding dat de gebruiker is toegewezen aan één of meerdere taken.   De taak is nu toegewezen aan de specifieke gebruiker. Andere gebruikers die de taak ook konden zien, zullen nu zien dat een naam gekoppeld is aan de taak.

Gezonde medewerkers zijn de drijvende kracht in jouw organisatie. Een goed verzuimbeleid helpt daarbij. Maar mocht een medewerker toch ziek worden en het verzuim is langdurig of terugkerend, dan heeft iedereen belang bij een snelle terugkeer. Gezamenlijke regie op re-integratieproces is hierbij cruciaal. Maar hoe houd je regie op de uitvoering? Visma I Raet Verzuim Management is een moderne verzuimoplossing met een eigen portaal toegankelijk voor alle betrokkenen, maar wel met restricties voor de verschillende rollen in het verzuimproces conform AVG en privacy wetgeving. Voor de gebruiker is alle informatie op een plek beschikbaar. Het systeem helpt je met contextuele helpteksten bij de afhandeling van de verschillende acties. Ook krijg je notificaties via e-mail als je nieuwe taken krijgt of er iets wijzigt in eerder gemaakte afspraken. Zo houd je regie en worden leidinggevende, arbodienst én medewerker actief betrokken bij alle activiteiten die nodig zijn voor het herstel van de medewerker. Introductievideo Verzuim Management ‘2.0’ Klik   hier   voor de introductievideo. Verzuim Management kent de onderstaande portalen Werkgeverportaal   In het werkgeversportaal ziet de leidinggevende of HR verantwoordelijke een overzichtelijk dashboard met alle relevante KPI’s, openstaande taken en  dossiers. Het systeem signaleert wanneer een deadline in zicht komt of als je nieuwe taken krijgt. Je beschikt over alle benodigde formulieren en UWV-sjablonen voor opstellen van een plan van aanpak.   Medewerkerportaal   De medewerker heeft in het medewerkerportaal inzicht in alle actuele gegevens en relevante informatie rondom het verzuim. Als nieuwe documenten klaar staan voor ondertekening, ontvangt de medewerker hiervoor een signaal. De medewerker kan vanuit het medewerkerportaal digitaal ondertekenen. De medewerker is zo altijd op de hoogte van alle afspraken en actief betrokken bij een snelle terugkeer op de werkvloer. Rapportageportaal   In het rapportageportaal genereren de verschillende rollen in het verzuimproces rapportages uit het systeem. De rapportages variëren van uitgebreide verzuimanalyses tot rapportages van medische verrichtingen. Je kunt doelstellingen of KPI’s rapporteren, zowel op bedrijfsniveau als op afdelingsniveau. Medisch portaal   Ook de arbo-arts werkt binnen Verzuim Management via een eigen portaal. Het medisch dossier wordt uitsluitend opgebouwd in dit portaal en is  dus veilig afgeschermd van de medewerker en de casemanager. Ook valideert het systeem de medisch gebruiker via een geautomatiseerde controle op de BIG-registratie. De arbo-arts ziet in een oogopslag alle relevante informatie en de uit te voeren acties in het eigen medische dossier Adminportaal   De applicatiebeheerder heeft een eigen portaal voor aanpassingen in het systeem. In de adminportal wijzig je rollen, maak je sjablonen, bepaal je de instelling van je dossier en stel je signaleringen in. Verder maak je hier gebruikers aan. AVG proof, ISO gecertificeerd en veilig Verzuim Management voldoet aan alle eisen en richtlijnen van de AVG en Autoriteit Persoonsgegevens. Het platform is ISO 27001 gecertificeerd en ontwikkeld vanuit de portaalgedachte met als startpunt ‘privacy by design’. Dit betekent dat de portalen voor de diverse rollen hun eigen database hebben en volledig gescheiden zijn ontwikkeld. Ook alle informatie en communicatie uit audits blijft bewaard binnen het portaal. Handelingen worden namelijk vastgelegd in een zogenaamde audittrail. Veiligheid en privacy zijn dus altijd gewaarborgd. Gebruiksvriendelijk en intuïtief Voor de gebruikers van Verzuim Manager is alle informatie op een plek beschikbaar. Je deelt het startscherm flexibel in naar je eigen wensen en doelstellingen. Het systeem helpt je met contextuele helpteksten bij de afhandeling van de verschillende acties. Zo is het een optie om te signaleren via e-mail als je nieuwe taken krijgt of er iets wijzigt in eerder gemaakte afspraken. De voordelen van Verzuim Management ‘2.0’ Voer actief regie op verzuim dankzij een eenduidig beeld van het herstelproces voor alle betrokkenen Profiteer met Verzuim Management van jarenlange expertise door intensieve samenwerking met toonaangevende organisaties en verzuimspecialisten Werk AVG proof en beschik over een audit trail Persoonlijke dashboards voor managers en HR-professionals Gebruiksvriendelijk, alle informatie en activiteiten op een plek beschikbaar Flexibele inrichting met gebruik van eigen sjablonen en dossiertypes Snel en eenvoudig documenten ondertekenen met een digitale handtekening Om een blik te krijgen hoe de nieuwe applicatie functioneert, verwijzen we je graag door naar de   demo video.

Waar binnen organisaties een casemanager vaak de leidinggevende van de verzuimende medewerker was, is deze term in Verzuim Management bedoelt voor de arbodienst. Een arbodienst heeft in Verzuim Management toegang tot een eigen portaal: het casemanagement portaal. Door de verandering van de AVG zijn er voor de arbodienst een aantal zaken veranderd. Zo ziet een gebruiker een medewerker pas in het portaal wanneer er een dossier aan is gekoppeld. Een ziekmelding kan worden geplaatst bij elke medewerker in die in het systeem bekend is.   Wanneer een casemanager inlogt in het systeem komt die uit in het dashboard.  Op het dashboard staan de basisgegevens. Het is afhankelijk van de inrichting wat de gebruiker ziet, aangezien het dashboard flexibel is in te richten.  Het dashboard kan bestaan uit: Cijfers: Actueel verzuimpercentage, ziekmeldingsfrequentie, gemiddelde ziekteverzuimduur, actieve dienstverbanden en het verzuimpercentage. De laatste wordt weergegeven in een grafiek. Korte overzichten met bijvoorbeeld de nieuwste taken, meest recente openstaande dossiers, laatst ontvangen signalen, aankomende afspraken (mits er een agenda is gekoppeld) en ontvangen e-mails. Verdere informatie zoals de FAQ en het laatste nieuws. Aan de linkerkant wordt het menu weergegeven wat de gebruiker ter beschikking heeft. Dit is afhankelijk van de inrichting. Het menu blijft in het gehele systeem beschikbaar. Het menu is onderverdeeld in: Home Hieronder vallen het dashboard, UWV interface overzicht en kunnen er persoonlijke overzichten worden toegevoegd.  Werkgevers Bij het onderdeel werkgevers zijn alle overzichten en acties wat betreft werkgever niveau te vinden Werkgever overzicht Werkgeverstructuur Inactieve werkgevers Geïmporteerde data Geïmporteerde data koppelen Werkgever toevoegen Taken Alle openstaande taken worden weergegeven in een overzicht. Het overzicht is te vinden bij Taken. Dossiers Alle dossiers zijn hier te vinden. Werknemers De overzichten werknemers en werknemers uit dienst worden hier getoond Organisatorische eenheid Het werkgeversdossier biedt een snel overzicht met de percentages en bedrijfsgegevens per werkgever.   Links onderin heeft het systeem een zoek functie. Er kan door middel van de achternaam of geboortedatum naar medewerkers worden gezocht. Daarnaast kan er naar dossiers, taken en organisatorische eenheid worden gezocht.   Om eenvoudig te navigeren naar recent bekeken dossiers is er de functie ‘Recent bekeken’. Hierin wordt een overzicht getoond met dossier die recentelijk zijn geopend door de gebruiker. Door op de dossier regel te klikken wordt het dossier geopend.   Bij het aanmaken van documenten of notities kan ervoor worden gekozen om de upload als concept op te slaan. De lijst met openstaande concepten kan worden beheert bij de functie ‘Concepten’    Alle soorten dossier en meldingen worden aangemaakt in de functie ‘Dossiers en meldingen’. Het is afhankelijk van de rechten welke dossiers en meldingen de gebruiker kan zien.   

Wanneer een medewerker inlogt, wordt het dashboard geopend. Een medewerker kan in het Medewerkersportaal zijn opgebouwde dossiers inzien. In het Admin portaal worden bij de diverse content de optie ingericht of het met een medewerker gedeeld mag worden. Een gebruiker geeft vervolgens per content aan of het daadwerkelijk gedeeld mag worden. Afhankelijk van de inrichting en de rechten van de gebruiker is de volgende informatie en functionaliteit beschikbaar:   Dashboard Het menu- item Dashboard. Ongelezen documenten Het aantal ongelezen documenten wordt getoond. Klik op de knop om een overzicht van de te lezen documenten te openen. De werkgever of arbodienst publiceert documenten op het medewerkersportaal. De medewerker wordt, afhankelijk van de inrichting, door middel van een sms of een e-mail geattendeerd op nieuw te raadplegen documenten. Te ondertekenen documenten Het aantal te ondertekenen documenten wordt getoond. Klik op de knop om een overzicht van de te ondertekenen documenten te openen. Bij het aanmaken van een UWV document kan de gebruiker aangeven of de medewerker het document online mag ondertekenen. Het document wordt na aanmaak in het medewerkersportaal beschikbaar gesteld. Op het dashboard wordt het aantal te ondertekenen documenten getoond. Na het ondertekenen van het document, wordt het document verwijderd uit dit overzicht en is het te raadplegen in het betreffende dossier.    Vragenlijsten Het aantal in te vullen vragenlijsten wordt getoond. Klik op de knop om een overzicht van de vragenlijst te open. Je ziet de titel van de vragenlijst, de status en de datum en tijdstip van het toevoegen van de vragenlijst. Actueel dossier Hier wordt een overzicht van de dossiers weergegeven, die zijn gekoppeld aan de medewerker.  Elk dossier heeft zijn eigen dossierindeling, waarin de gedeelde documenten worden getoond. Afhankelijk van de rechten en inrichting heeft de medewerker inzage in de verschillende dossiers, dossierindelingen en documenten. Mijn gegevens De persoonlijke gegevens van de ingelogde gebruiker worden getoond.  Gegevens leidinggevende De gegevens van de leidinggevende worden getoond. Eerst volgende afspraak wanneer een afspraak gepland staat, wordt deze ook getoond op het dashboard (zie afbeelding hieronder).  

Bij bepaalde gebeurtenissen kan het wenselijk zijn om een signaal te versturen. De vooraf gedefinieerde gebeurtenissen zijn onderverdeeld in de agenda en casemanagement. Bij bepaalde gebeurtenissen kunnen bijvoorbeeld specifieke taken, documenten of een agenda afspraak geselecteerd worden.  De type signalen voor agenda: Afspraak reminder, 1 dag Afspraak reminder, 1 week Afspraak reminder, 2 dagen Gennuleerde afspraak Gewijzigde afspraak Herplande afspraak Nieuwe afspraak De type signalen voor casemanagement: Aangemaakt document Aangemaakt uwv document Aangemaakte beschikking Aangemaakte dossier upload Aangemaakte notitie Aantal openstaande dossiers Aantal openstaande taken Afspraken open na herstelmelding Binnenkomende beantwoordde mail Einddatum keuring Einde dienstverband medewerker Einde dienstverband zieke medewerker Einde klantcontact Einde zwangerschapsverlof Ingang zwangerschapsverlof Medewerker verjaardag Medewerker jubilea 12,5 jaar (dienstverband) Medewerker jubilea 25 jaar  (dienstverband) Medewerker jubilea 5 jaar (dienstverband) Nieuw arbeidsongeval Nieuwe gedeeltelijke herstelmelding Nieuwe herstelmelding Nieuwe indienstmelding Nieuwe samengestelde melding Nieuwe ziekmelding Nieuwe zwangerschapsverlof aanvraag Notificatie taak nu uitvoeren Ongeval met regres Periodiek signaal (dagelijks of wekelijks) Startdatum keuring Taak afgerond UWV document definitief gemaakt Verzuim met vangnet ztg zwangerschap Verzuim frequentie (Invullen groter dan) Vragenlijst ingevuld X dagen na eerste verzuimdatum (invullen aantal dagen) Ziekmelding open langer dan x dagen (invullen aantal dagen) Ziekmelding open langer dan c dagen zonder BSN (invullen aantal dagen De inrichting Om een signaal in te richten geef je een titel aan het signaal en aan om wat voor type signaal het gaat, agenda of casemanagement. Vervolgens geef je de signalering aan. Als er specifieke taken of documenten geselecteerd kunnen worden, wordt er een dropdown toegevoegd waar je dit kunt selecteren. Het is mogelijk om meerdere types toe te voegen.  Een signaal zal standaard ingericht worden om als e-mail te laten versturen. Mocht je het als een sms willen verzenden, kun je hierover contact opnemen met je consultant vanwege de bijkomende kosten.   Vervolgens kunnen de ontvangers worden toegevoegd. Een ontvanger kan ook worden toegevoegd als CC. Een signaal kan verstuurd worden aan één of meerdere ontvangers: Een specifieke arbo gebruiker (dit kan de bedrijfsarts zijn) Een specifieke werkgever gebruiker De werknemer Een arbo rol Een vaste gebruiker (je vult de naam, e-mail en mobiele nummer in) Een werkgever rol De dossierverantwoordelijke De e-mail die verzonden dient te worden als signaal, kan ingericht worden bij de e-mail sjablonen.

De applicatiebeheerder heeft een eigen portaal voor aanpassingen in het systeem: het admin portaal. Hier vind je alles wat met de inrichting te maken heeft, zoals gebruikers en sjablonen aanmaken, signaleringen instellen en dossier instellingen bepalen. Als applicatiebeheerder log je in en ga je naar het admin portaal:  Vervolgens krijg je het volgende scherm te zien:    Aan de linkerkant wordt een menu weergegeven. Dit menu is onderverdeeld in: Basisgegevens Dossiertypes Toegangsbeheer Rollen Basis werkgever rollen Workflow Protocoltaken Vrije taken Resulterende taken Dienstverlening Samenwerkingsovereenkomst Contractsoorten Gebruikers Admin gebruikers Externe gebruikers Medische gebruikers Agenda Agenda beheer Agenda’s toevoegen Content UWV documenten Document, notitie en e-mail soorten Sjablonen Documentsjablonen E-mail sjablonen Notities Overzichten Medewerker Taken Dossier  Signalering Signalering instellen E-mail SMS (Let op, hier zitten extra kosten aan verbonden. Voor gebruik overleg dit met je accountmanager) Verzonden signalen Vragenlijsten Vragenlijsten beheren en toevoegen Beveiligingsinstellingen Wachtwoord Instellingen voor externe gebruikers Medewerkersportaal (Let op, het medewerkersportaal wordt niet standaard geleverd. Neem contact op met je accountmanager als je interesse hebt in het afnemen hiervan) Instellingen   Links onderin heeft de applicatiebeheer de mogelijkheid om recente ontwikkelingen binnen de software te bekijken.  In het werkgeversbeheer kan je onder andere gebruikers inzien en rollen wijzigen. In de onderstaande afbeelding is weergegeven welke zaken je hier kunt inzien en inrichten:  

Ga naar ‘Mijn account’ doormiddel van de pictogram rechtsboven in: BIG Registratie Voor toegang tot het medisch portaal van Verzuim Management 2.0, dient u uw BIG registratienummer op te geven. Op dit nummer zit een check. Wanneer deze klopt, zal er een groen vinkje verschijnen.   Taakdelegatie Het is de verantwoordelijkheid van de bedrijfsarts om te bepalen wie er onder zijn/ haar taakdelegatie valt. Indien u een gebruiker heeft aangewezen als taakgedelegeerde, heeft ook deze gebruiker toegang tot het medisch portaal. Afhankelijk van de autorisatie van deze gebruiker, ziet zij/ hij ook de medische dossiers van deze werknemer.   Om een gebruiker aan te wijzen als taakgedelegeerde, zet u een vinkje voor de naam van de gebruiker. U kunt tevens een start en einddatum opgeven, indien dat gewenst is. Om de wijzigingen te bewaren, kiest u voor: Portalen Zodra u het BIG-nummer succesvol hebt opgeslagen, kunt u naar het medisch portaal switchen. Selecteer de pictogram rechts bovenin: Afhankelijk van de rechten voor uw account ziet u hier verschillende portalen waar u toegang tot heeft.   Het medisch portaal biedt u als medische gebruiker bovenop het casemanagement portaal de mogelijkheid om een diagnose toe te voegen, het aanmaken van een medisch preventief dossier of documenten te maken met medische aard.

In het rapportageportaal kunnen verschillende rollen rapportages genereren uit het systeem. Het is een handige tool om verschillende gegevens van de verzuimende medewerkers naar voren te halen.   De rapportages variëren van uitgebreide verzuimanalyses tot rapportages van medische verrichtingen. Je kunt doelstellingen of KPI’s rapporteren, zowel op bedrijfsniveau als op afdelingsniveau.   Ga naar het portaal: Wanneer je het rapportageportaal opent krijg je het volgende scherm te zien: Afhankelijk van het rapportage kun je verschillende filters instellen om vervolgens een rapport te genereren: Rapport (groen in screenshot) Selecteer een rapport uit de lijst met beschikbare rapporten. Werkgever selectie (blauw in screenshot) Arbodienst: Selecteer hier de werkgevers en diens onderliggende   Organisatorische eenheden   (kort: OE) waarover een rapport gegenereerd dient te worden Werkgever: Selecteer hier de   Organisatorische eenheden   (kort: OE) waarover een rapport gegenereerd dient te worden Start- en einddatum  Vul hier een start- en einddatum is voor het rapport  Bij sommige rapportages heb je aanvullende filter mogelijkheden: Filters  Filter op geslacht, leeftijd, vangnet, ongeval, en dossier types Dienstverband Uren en soort dienstverband Werknemersprofiel Filter op werknemersprofielen (indien deze bij de medewerker gegevens zijn toegevoegd aan medewerkers) Genereer rapport  Klik op de ‘genereer rapport’ knop om het rapport te genereren. Het gegenereerde rapport wordt vervolgens getoond.   Het gegenereerde rapport kan onder andere het volgende laten zien:       Uitleg over de belangrijke begrippen en berekeningen volgens het Centraal Bureau voor de Statistiek vind je onder het 'i'-symbool rechts bovenin je scherm. Het gegenereerde rapporten kun je vervolgens: Afdrukken Exporteren naar Excel Exporteren naar PDF Archiveren  Daarnaast is het mogelijk om de ingestelde filters op te slaan.