Automatiseren proces "Aanvraag VOG op website Dienst Justis" met Robotics

[#1]

We willen jullie graag even op de hoogte brengen over de laatste ontwikkeling van een nieuw proces dat wellicht interessant kan zijn.

Sinds kort kan Visma Robotics nu ook het proces "Aanvraag verklaring omtrent gedrag (VOG)" automatiseren met Robotics Process Automation (RPA).

 

Dit proces kunnen we namens jullie uitvoeren en houdt in dat we de stappen van de "aanvraag voor de VOG" op de website van Dienst Justis geautomatiseerd uitvoeren die de werkgever normaal gesproken met de hand uitvoert, waarna de werknemer de aanvraag zelf kan voltooien.

• Robot logt in met EHerkenning (level 2+) van de klant;
  • middels SMS authenticatie als 2FA;
  • Robot vult de "Gegevens Organisatie" in (KvK, naam organisatie, contactpersoon etc.);
  • Robot vult de "Gegevens Aanvrager" in (medewerker);
  • Robot vult de "Doel aanvraag" in;
  • Robot selecteert het "Screeningsprofiel";
  • Robot bevestigt de aanvraag en rond hem af;
    • De bevestiging wordt gedeeld op een gedeelde plek waar jullie als klant bij kunnen
      De input voor de aanvraag (medewerkersgegevens) haalt de robot bijvoorbeeld op uit een mutatie van een nieuwe medewerker of als dit moet gebeuren vanwege het verversen van de VOG (wat in sommige gevallen periodiek moet gebeuren).

       

      Ervaring leert dat het gehele proces van de aanvraag VOG door de mens tot wel 10 minuten kan duren (het verzamelen van de medewerker info, inloggen, invullen en bevestigen op website Dienst Justis). Dit betekent dat je bij 300 VOG aanvragen per jaar al zo'n 50 uur aan tijdsbesparing zou kunnen hebben als je dit proces automatiseert. Tevens wellicht even zo belangrijk is het feit dat de robot het direct uitvoert op het gewenste moment, waardoor er weinig vertraging is en de aanvraag snel wordt uitgevoerd. Iets wat bij nieuwe medewerkers over het algemeen zeer gewenst is.

       

      Mochten jullie meer willen weten over dit proces, laat het mij dan gerust even weten. We kunnen dan wellicht iets inplannen zodat ik jullie (geheel vrijblijvend) meer kan vertellen over hoe wij dit proces voor jullie kunnen automatiseren.

       

      Met vriendelijke groet,

       

      Marco Vermaat

      Business Consultant Robotics

      email: marco.vermaat@visma.com

      Mobile: 0031 6 525 40 121

[Lieke Sterk Huis]

@MarcoV, kun je iets meer vertellen hoe de Robot ziet welk screeningsprofiel van toepassing is of vult iemand dat in? 

[MarcoV]

Dag Lieke Sterk Huis,

De input voor dit proces haalt de robot bijvoorbeeld uit een mutatie "Nieuwe medewerker" waarin een bijlage is gegenereerd waarop alle data staat die de robot nodig heeft voor het invullen van de aanvraag. Naast organisatiegegevens zijn dat medewerker specifieke gegevens zoals naam, voorletters, emailadres, functie, screeningsprofiel en evt of het een vrijwilliger betreft. Deze medewerker specifieke gegevens moeten dus op het moment dat de stap voor de robot wordt ingericht in de mutatie/workflow (met die gegenereerde bijlage) bekend/ingevuld zijn. Dus het moment dat die gegevens bekend zijn en dat je het nu ook al zelf met de hand aanvraagt op de website Dienst Justis, is hetzelfde moment dat je het kan inrichten voor de robot.

[MarcoV]

Nog even ter aanvulling. Als het screeningsprofiel dus verschilt per functie, dan zou je het in Self Service kunnen inrichten dat het een keuze veld/tabel is (wordt ingevuld) of je zou wellicht in Self Service een script kunnen inrichten dat er bij bepaalde functies altijd een selectie screeningsprofiel automatisch wordt ingevuld.