CAO’s Gemeenten en SGO - Ontwikkelingen m.b.t. Betaald ouderschapsverlof per 2024

[#1]

Per 2024 (volgens de CAO eigenlijk per 31-12-2023) wijzigt de regeling voor betaald ouderschapsverlof in de CAO’s Gemeenten en Samenwerkende gemeentelijke organisaties (SGO). De regeling voor een (gedeeltelijke) doorbetaling van het loon tijdens ouderschapsverlof vanuit de CAO is in enige mate vereenvoudigd. De regeling was in de oude situatie te complex om een goede Best Practice aan te bieden in Youforce die recht deed aan alle mogelijke situaties. Voor de nieuwe regeling vanaf 2024 is het wel mogelijk een Best Practice aan te bieden. In dit bericht informeren wij je over hoe deze Best Practice vormgegeven wordt en welke acties je mogelijk moet ondernemen om hiervan gebruik te kunnen maken.

Huidige vorm

In de huidige vorm wordt reeds CAO-ondersteuning geboden via de verlofregelingen in Payroll Gemal.

• Regeling 3 - CAO betaald ouderschapsverlof
• Regeling 5 - UWV betaald ouderschapsverlof

Daarnaast hebben wij je bij introductie van de regeling in de huidige vorm geadviseerd om zelf een vrije verlofregeling te gebruiken voor het onbetaalde ouderschapsverlof (Gemal release notes 2022-07/16 ).

De aanvulling vanuit de CAO boek je altijd op werknemerniveau, vanwege de keuzevrijheid die de werknemer heeft. Die aanvulling kun je zowel boeken in combinatie met het UWV betaald ouderschapsverlof (aanvulling bovenop de WAZO-uitkering) als met het CAO betaald ouderschapsverlof (alleen CAO-aanvulling). Op de gekozen vrije regeling voor onbetaald ouderschapsverlof boek je vanzelfsprekend geen doorbetaling. 

Nieuwe vorm

Wij hebben met een klankbordgroep van werkgevers overlegd hoe de nieuwe vorm er idealiter uit zou zien. Uit de feedback is gebleken dat de huidige werkwijze in Payroll Gemal prettig is en dat er bij voorkeur ook in de nieuwe situatie gebruik wordt gemaakt van 3 verlofregelingen. Strikt genomen zou dat immers niet noodzakelijk zijn. Regeling 3 - CAO betaald ouderschapsverlof en de tot op heden gekozen vrije regeling kennen immers dezelfde inrichting. Wel biedt het gebruik van 3 regelingen de mogelijkheid om het CAO betaald ouderschapsverlof en het onbetaald ouderschapsverlof als aparte post - met aparte omschrijving - op de salarisstrook te tonen.

Om een best practise aan te bieden is het echter noodzakelijk dat alle werkgevers dezelfde verlofregelingen gebruiken, ook voor het onbetaald ouderschapsverlof. Wij hebben onderzoek gedaan welke regeling het minst in gebruik is binnen de doelgroep Gemeenten en SGO. Dit blijkt verlofregeling 12 te zijn. Deze regeling zal daarom worden gebruikt in onze nieuwe best practise die we aanbieden voor de modules Self Service, HR Core Beaufort en Payroll Gemal. Nadere details over de vormgeving in deze modules vind je hieronder.

Er zijn een aantal belangrijke gevolgen voor je inrichting van het onbetaald ouderschapsverlof:

• Als je nu een andere verlofregeling gebruikt voor onbetaald ouderschapsverlof, dan adviseren wij je om deze vrij te maken en eventuele workflows over te zetten naar verlofregeling 12. Je kunt dan optimaal gebruikmaken van onze best practice en CAO ondersteuning.
• Als je verlofregeling 12 reeds in gebruik hebt, dan adviseren wij je om je eigen inrichting te verhuizen naar een andere vrije verlofregeling. Dit betekent in ieder geval dat je je inrichting in Payroll Gemal zult moeten verhuizen naar een andere vrije verlofregeling. Als je ook workflows hebt gemaakt in bijvoorbeeld Self Service die deze verlofregeling aansturen, denk er dan aan dat je ook deze workflows aanpast.
• Alternatief kun je ervoor kiezen om onze inrichting op C-niveau te overschrijven met een eigen inrichting op W-niveau. Wij raden dit echter niet aan, omdat je deze actie steeds zult moeten herhalen op het moment dat wij een wijziging op C-niveau aanbrengen. Dit brengt risico’s met zich mee.
• Denk aan het eventueel aanpassen van je eigen comprimeertotalen, journaalposten, rapportages etc.

Self Service

We kennen in Self Service nu twee processen:

• Betaald ouderschapsverlof Wazo als op zichzelfstaand proces (met verlofrechtmutatie)
• Betaald ouderschapsverlof Wazo gecombineerd met onbetaald ouderschapsverlof (met twee verlofrechtmutaties).

Doel:

• Combinatie van de 3 verlofvormen: Betaald Wazo, onbetaald ouderschapsverlof (met aanvulling vanuit CAO) en onbetaald ouderschapsverlof (met drie verlofrechtmutaties).

Dit is een complex proces, waar met name goed moet worden nagedacht over de inrichting van het aanvraagformulier. De klankbordgroep heeft aangegeven dat de prototypes die er nu zijn erg complex zijn en veel tekst en uitleg bevatten. Dat is inherent aan het feit dat het op zichzelf al een complexe regeling betreft. Buiten dat moet ook een complexe berekening worden toegevoegd, omdat de medewerker meerdere keuzeopties heeft die allemaal een andere uitwerking tot gevolg hebben. We moeten dus zien te komen tot een versie die goed uit te leggen is aan de eindgebruiker. Zodra we deze formulieren hebben gebouwd kunnen we deze via de bekende kanalen beschikbaar stellen.

HR Core Beaufort

In HR Core Beaufort gaan we de bestaande functionaliteit voor het maandelijks berekenen en doorgeven van opgenomen uren ouderschapsverlof uitbreiden. Deze uitbreiding betreft de functie 163025 (Berekenen uren oudersch verlof) en lijkt in veel opzichten op de wijze waarop we momenteel de uren voor betaald en onbetaald ouderschapsverlof doorgeven:

• Naast het stuurgegeven BOSVRLF (Verlofsoort betaald ouderschapsverlof) en OOSVRLF (Verlofsoort onbetaald ouderschapsverlof) introduceren we twee nieuwe stuurgegevens, uitsluitend voor gebruik binnen de CAO Gemeenten en SGO:
• GBOSVRLF (Gemeente verlofsoort betaald ouderschapsverlof)
  Dit stuurgegeven bevat de code van de verlofsoort die wordt gebruikt voor het administreren van de verlofrechten en verlofopnames van het betaald ouderschapsverlof zoals beschreven in de CAO Gemeenten en SGO.
  Dit stuurgegeven wordt geïntroduceerd om de huidige “dubbelrol” van het stuurgegeven OOSVRLF bij het aansturen van verlofregeling 3 in Gemal in het kader van CAO betaald ouderschapsverlof te beëindigen en het stuurgegeven OOSVRLF uitsluitend te gebruiken voor het aansturen van de verlofsoort voor het administreren van verlofrechten en opnames van het wettelijke onbetaald ouderschapsverlof.
• GOOSVRLF (Gemeente verlofsoort* onbetaald ouderschapsverlof)
  Dit stuurgegeven bevat de code van de verlofsoort die wordt gebruikt voor het administreren van de verlofrechten en verlofopnames van het onbetaald ouderschapsverlof zoals beschreven in de CAO Gemeenten en SGO.
• Bij ingebruikname van de nieuwe regeling voor betaald ouderschapsverlof zoals beschreven in de CAO Gemeenten en SGO moeten door de gebruiker zorg gedragen worden voor de juiste inrichting van stuurgegevens:
• De inhoud van stuurgegeven OOSVRLF moet worden gekopieerd naar stuurgegeven GBOSVRLF.
• De inhoud van stuurgegeven OOSVRLF moet worden leeggemaakt.
• De inhoud van het stuurgegeven GOOSVRLF moet worden gevuld met een geldige waarde (verlofsoort).
• Als de nieuwe stuurgegevens GBOSVRLF en GOOSVRLF zijn gevuld zal bij het uitvoeren van de functie 163025 (Berekenen uren ouderschapsverlof) berekend worden hoeveel uren verlof van de verlofsoorten uit de stuurgegevens zijn opgenomen waarna het aantal uren wordt doorgegeven als variabele mutatie van rubriek P07213 Ouderschapsverlof uren/mnd respectievelijk P01946 Verlofregeling 12 uren/mnd.
• Rubriek P10613 (Ouderschapsverlof perc doorbetaling) zal ingelezen worden vanuit Self Service en zal ongewijzigd worden aangeleverd aan Payroll Gemal 

(*) De gebruiker dient deze verlofsoort in Beaufort aan te maken en aan de verlofregeling toe te voegen.

Payroll Gemal

Wij gaan in Payroll Gemal verlofregeling 12 inrichten op C-niveau. Concreet betekent dit:

• De regeling krijgt de naamgeving ‘onbetaald ouderschapsverlof’. Deze naamgeving wordt vastgelegd onder werkgever, extra → tekst bij regeling → 55192. Je kunt desgewenst de tekst zelf wijzigen.
• Voor de bijbehorende in- en uitvoercodes leggen wij een corresponderende naam vast. Je kunt deze desgewenst wijzigen onder werkgevergegevens → in- en uitvoercodes → tekst bij in- / uitvoercode.
• Het standaard percentage doorbetaling (werkgevercode 13024 volgnr 12) wordt 0.
• De grondslag van deze regeling (werkgevercode 55192) wordt door ons ingericht.