Gegevensverzameling werkgebonden personenmobiliteit (half jaar uitgesteld)

[#1]

In het klimaatakkoord hebben overheden, bedrijven en maatschappelijke organisaties  maatregelen afgesproken om de CO2-uitstoot te verminderen.

Omdat woon-werk mobiliteit en zakelijke mobiliteit samen verantwoordelijk zijn voor de uitstoot van het  verkeer en men de CO2 uitstoot door deze werkgebonden personen mobiliteit in 2030 met 1 megaton wil terugdringen wil men bedrijven met 100 of meer werknemers te verplichten de CO2-uitstoot van hun woon-werk mobiliteit en zakelijke mobiliteit te verminderen.

De co2-registratie werkgebonden personenmobiliteit uitgesteld tot 1 juli 2024.

De inwerkingtreding van de CO2-registratie werkgebonden personenmobiliteit is met een half jaar uitgesteld van 1 januari 2024 tot 1 juli 2024.

Het uitstel is het gevolg van het advies dat de Raad van State heeft uitgebracht. De Raad van State vraagt om een aantal verduidelijkingen in de toelichting van het besluit – onder andere over de motivering en  inwerkingtreding van de grenswaarde voor zakelijk verkeer in 2030, over het voornemen om met een vierjaarlijkse cyclus de grenswaarden aan te scherpen en over de voorgestelde maatwerkregels.

Vanaf 1 juli 2024 moeten bedrijven met 100 of meer werknemers, voor 1 juli van volgend jaar een overzicht aanleveren met volgende gegevens.

Bij de in te voeren gegevens gaat het steeds om de totale jaarkilometers per soort vervoermiddel en het soort brandstof. Alleen bij de declaraties van het openbaar vervoer dient men een bedrag in te voeren.

Het gaat om vier categorieën:

1. Zakelijke lease en/of eigen wagenpark
2. Zakelijke mobiliteitsdiensten
3. Zakelijke declaraties
4. Woon-werkmobiliteit

Uitzonderingen

Er zijn een aantal soorten mobiliteit men niet hoeft mee te nemen in de rapportage:

• Zakelijke mobiliteit waarbij gebruikgemaakt wordt van voertuigen met grijze kentekens of speciaal aangepaste voertuigen. 
• Ritten van nood- en hulpdiensten.Het gaat hierbij om beroepsmobiliteit. 
• De reizen van de bestuurder van een voertuig dat is bedoeld voor het vervoer van personen tegen betaling en de reizen van de controleur van vervoerbewijzen in dat voertuig. 
• Privégebruik van bedrijfswagens en leaseauto’s
• Vliegreizen of reizen per boot of schip (bijvoorbeeld met een veerpont) 

Privacy

In de regelgeving is rekening gehouden met de privacy van de werknemers.

Werkgevers rapporteren alleen totalen en geen persoonsgegevens of gegevens die te herleiden zijn aan personen.

Verzamelen van gegevens

Zakelijke lease en/of eigen wagenpark

Het verzamelen van de gegevens verloopt via de ritregistratie, werkgevers zullen een splitsing moeten maken tussen zakelijk en niet zakelijk. Het soort vervoermiddel en brandstof is meestal wel bekend.

Werknemers die gebruik maken van een leaseauto met fiscale bijtelling, houden wel hun kilometers bij maar geen splitsing van zakelijk en niet zakelijk.

Voor de splitsing van zakelijk en niet zakelijk kan men gebruikmaken van de forfaitaire methode waarbij de niet zakelijke kilometers op 8900 km per jaar worden gesteld.

Zakelijke mobiliteitsdiensten

Indien men gebruik maakt van mobiliteitsdiensten is de werkgever afhankelijk van de informatie van de mobiliteitsdiensten en zal, indien de mobiliteitsdienst niet alle gegevens kan aanleveren, deze gegevens moeten verzamelen en bewerken.

Zakelijke declaraties

Omdat werknemers de door hen gemaakte zakelijke reiskilometers declareren, zal men bij het verzamelen van de gegevens gebruikmaken van de ritregistratie.

Bij het verzamelen van de gegevens van de zakelijke kilometers moet men een splitsing kunnen maken op basis van zakelijk/niet zakelijk en het soort vervoermiddel en brandstof.

Men zal de declaraties nu moeten splitsen in zakelijke declaraties en niet zakelijke declaraties en daarbij 2 kolommen moeten toevoegen, vervoermiddel en brandstof.

Woon-werkmobiliteit

Zoals bovenstaand schema aangeeft hebben werkgevers de keuze om de gegevens te verzamelen volgens de echt gemaakte kilometers en methode van reizen (ritregistratie) of indien dit moeilijk is van een jaarlijkse enquête.

Jaarlijkse enquête

Het gebruik van de jaarlijkse enquête bestaat uit vier stappen:

1. Methode vaststellen
2. Opstellen van de enquête
3. Uitzetten van de enquête
4. Analyseren van de resultaten en berekenen van de jaartotalen

Methode vaststellen

Werkgevers kunnen ervoor kiezen om gebruik te maken van een extern bureau voor het opzetten en realiseren van de enquête of dit zelf doen.

Opstellen van de enquête

Bij het opstellen van de enquête zijn volgende vragen van belang:

1. Postcode woonlocatie
2. Postcode werklocatie 
3. Woon-werkafstand heen en terug (
4. Hoofdvervoermiddel voor de woon-werkmobiliteit. Dit is het vervoermiddel waarmee de grootste afstand wordt afgelegd. 
5. Indien van toepassing: wordt de auto of fiets beschikbaar gesteld door de werkgever (privébezit of lease). 

Uitzetten van de enquête

Aantal deelnemers

Voor het bepalen van het aantal deelnemers aan de enquete gaat men uit van het aantal werknemers op 1 januari van het jaar. Vervolgens berekent men het aantal deelnemers dat minimaal nodig is zodat de gegevens representatief zijn voor het bedrijf, men houd hierbij rekening met een foutmarge en betrouwbaarheidspercentage

(zie handreiking van de overheid, blz 34) 

Tijdstip enquête

De enquête gaat over 1 week in het jaar

Het reisgedrag van mensen die van huis naar werk gaan verandert afhankelijk van het seizoen, het weer, de vakanties en feestdagen. Daarom is het beste moment om een enquête te houden tijdens de maanden maart-mei of september-november. 

Om resultaten te kunnen vergelijken over de jaren heen kan men het beste altijd dezelfde week in het jaar de enquête houden

Analyseren van de resultaten en berekenen van de jaartotalen

Men controleert of de enquête juist en volledig is ingevuld, vervolgens vermenigvuldigt men de ruwe weektotalen om tot jaartotalen te komen.

De jaartotalen deelt men door het aantal deelnemers aan de enquête en vermenigvuldigt het resultaat met het aantal werknemers op 1 januari (peildatum)

Deze gegevens kan men overnemen in het overzicht.

Rapportage

Voor 1 juli van ieder jaar dient men de gegevens over het afgelopen jaar via het digitale formulier aan te leveren bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO).

De eerste aanlevering betreft het t kalenderjaar 2024 en moet voor 1 juli 2025 worden aangeleverd.

Direct na de aanlevering ontvangt men een overzicht retour van de aangeleverde gegevens en de door RVO berekende CO2- uitstoot, ook ontvangt men algemene tips en adviezen voor verbetering.

Handhaving

De gegevens en de doorrekening worden vanaf 2025 automatisch doorgestuurd aan de omgevingsdienst. Dit is de omgevingsdienst waar de hoofdvestiging van de organisatie zich bevindt. 

• De omgevingsdienst ziet erop toe dat de organisatie voldoet aan de rapportageverplichting. 
• Maar kijkt ook of alle gegevens kloppen. 
• Het is daarom belangrijk dat men alle onderliggende administratie voor een controle bewaart. 
• Op dit moment zijn er met de lokale overheden nog geen afspraken gemaakt over de bewaartermijnen

Eventuele gevolgen

In 2026 bekijkt het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat of de CO 2 -uitstoot van alle werkgevers in Nederland samen onder het CO2 -uitstootplafond is gebleven. 

• Als dit zo is, blijft het bij de jaarlijkse rapportageverplichting. Werkgevers krijgen dan geen maximale CO 2 -uitstoot opgelegd. 
• Als het uitstootplafond wél wordt overschreden dan krijgen werkgevers een maximale CO 2 -uitstoot opgelegd. Dit geldt als maximale waarde voor iedere werkgever en zal werkgevers die daarboven zitten tot actie dwingen. Werkgevers moeten daar uiterlijk in 2030 aan voldoen

Tijdlijn invoering

Handreiking

De overheid heeft een handreiking samengesteld voor de werkgevers met duidelijke instructies over het verzamelen, verwerken en aanleveren van de gegevensverzameling, de handreiking kan men downloaden op onderstaande site:

rvo.nl/onderwerpen/rapportage-wpm