Welkom bij de digitale handtekening

[#1]

Welkom op de community van de digitale handtekening!
Van HR-documenten zoals een arbeids- of studieovereenkomst tot aan inkoopcontracten, overeenkomsten voor bedrijfskleding of telefonie.

We bieden twee varianten voor het digitaal ondertekenen van documenten. Een variant waarbij de workflow in Self Service een HR-document genereert en hierna digitaal ondertekend kan worden door de tekenbevoegden. En de variant van de digitale handtekening waarbij je flexibel en eenvoudig in het ondertekenportaal van Youforce documenten aanbiedt om te laten ondertekenen.

Samengevat de twee varianten naast elkaar:

Hoe kan een proces via de workflow in Self Service eruit zien?

• De leidinggevende stelt in Self Service bijvoorbeeld een contractwijziging op of start meld een nieuwe collega in dienst of elk ander proces op, waar handtekeningen benodigd zijn;
• De leidinggevende of HR tekent namens de werkgever het document;
• De medewerker ontvangt een e-mail met daarin een link naar het ondertekenportaal waar het te ondertekenen document klaar staat. De medewerker leest het document en ondertekent het document digitaal, uiteraard veilig via sms-authenticatie;
• De ondertekende documenten kunnen vervolgens via Self Service automatisch worden toegevoegd aan het medewerkersdossier. 

Demo video digitale handtekening vanuit de workflow

Wat moet ik doen om dit in te richten?

We hebben een stappenplan ontwikkeld om snel en eenvoudig de digitale handtekening onderdeel te laten uitmaken van de workflow. Klik hier voor het stappenplan - Activeren digitaal ondertekenen en we hebben hier een aantal Tips & tricks.

Digitale handtekening portaal

We hebben de digitale handtekening uitgebreid! 

Deze nieuwe optie biedt de mogelijkheid om elk willekeurig document digitaal te laten ondertekenen buiten de Self Service workflow om. Dit document kan aangeboden worden in Word, maar ook in pdf formaat. Dus niet enkel een HR document, maar bijvoorbeeld een inkooporder of een afwijkende arbeidsovereenkomst kan via deze functionaliteit digitaal ondertekend worden. 

Demo video digitale handtekening vanuit het Youforce portaal

Wil je starten met deze functionaliteit, bekijk dan de Handleiding Digitale handtekening portaal

Waar moet je op letten bij het in gebruik nemen van de digitale handtekening?

De digitale handtekening (inclusief de uitbreiding) zit bij elke Youforce-klant standaard in het contract. Het gebruik verrekenen we achteraf via de maandelijkse factuur van Visma | Raet.

Wat zijn de voordelen van de digitale handtekening?

• Kortere doorlooptijd van te ondertekenen documenten;
• Grip en controle op uw documentenstroom;
• Onderteken waar en wanneer dat nodig is (mobiel);
• Bespaart tijd en kosten;
• Draagt bij aan maatschappelijk verantwoord ondernemen;

• Moderne en gebruiksvriendelijke oplossing voor de medewerkers;

• Dezelfde rechtsgeldigheid als een ‘natte’ handtekening.