Het einde van het jaar nadert. Dat betekent dat het tijd is om vooruit te kijken naar de jaarafsluiting en de voorbereidingen voor 2025. Om je hierbij te ondersteunen, hebben we alle belangrijke data, deadlines en aandachtspunten gebundeld in onze nieuwsbrief jaarwerk. Aanleveren salarismutaties december 2024 (maandverloning) In verband met de feestdagen verzoeken we je vriendelijk om de salarismutaties voor de maand december uiterlijk vóór vrijdag 6 december aan te leveren (let op: dit geldt niet voor 4 weken verloningen). Zo kunnen we garanderen dat de mutaties op tijd worden verwerkt. Heb je een andere afspraak met je salaristeam? Dan geldt uiteraard deze afspraak. Denk ook aan de eventueel verstrekte geschenken bij feestdagen, tantièmes, eindejaarsuitkeringen en à-la-carte regelingen.  Jaarafsluiting 2024: correcties en aanvullingen salarisverwerking Als je na ontvangst van de salarisoutput over december 2024 nog correcties en/of aanvullingen constateert, verzoeken we je om deze direct, maar uiterlijk vrijdag 3 januari 2025 aan het salaristeam door te geven.   Geschenken Geschenken aan werknemers in de werkkostenregeling De waarde van geschenken in natura (incl. btw) aan actieve werknemers, zoals kerstpakketten of verstrekkingen met een ideële waarde, kun je als eindheffingsloon onderbrengen in de werkkostenregeling (WKR).    In de WKR zijn geen voorwaarden gesteld aan de waarden van de geschenken. Let op: bij overschrijding van de fiscale vrije ruimte betaal je 80% eindheffing over het bedrag van de overschrijding. De totale waarde (incl. btw) van de geschenken aan het personeel moet uit de boekhouding controleerbaar zijn.    Alleen bij overschrijding van de fiscale ruimte over 2024 dien je een mutatie in te sturen, uiterlijk met de mutaties van de maand februari 2025. Het salaristeam kan dan het eindheffingsbedrag opnemen in de loonaangifte.  Geschenken die je niet onder de werkkostenregeling wil laten vallen, zijn belastbaar loon  Kies je ervoor om geschenken (zoals kerstpakketten) niet in de werkkostenregeling onder te brengen, dan dienen de geschenken als ‘loon in natura’ te worden verwerkt. Je werknemers betalen hierover dan loonheffingen (verlaging netto loon). Deze mutatie moet worden doorgegeven met de salarisrun van december. Geschenken aan postactieve (gepensioneerden) werknemers Voor het verstrekken van geschenken aan postactieve werknemers, zoals gepensioneerden, moet de waarde (incl. btw) als eindheffingsloon in de werkkostenregeling (WKR) zijn ondergebracht en moet deze in de boekhouding zichtbaar zijn. Geschenken aan overige relaties zonder dienstverband Voor geschenken aan overige relaties, zoals vrijwilligers en zakenrelaties, is ook afdracht van eindheffing mogelijk via de loonaangifte. De waarde van geschenken blijft voor relaties dan buiten de inkomstenbelasting (IB). Maak dit kenbaar aan je relaties. Je kunt het eventueel vastleggen in je Algemene Voorwaarden.     Als het geschenk niet duurder is dan € 136,00, moet er 45% eindheffing worden berekend. Als de waarde meer is dan € 136,00, dan pas je over de gehele waarde een tarief toe van 75%. Stuur op tijd een mutatie in naar het salaristeam om de totale waarde van deze eindheffing in de loonaangifte van december 2024 te laten opnemen, het bedrag van de eindheffing vermeld je in de rubriek ‘Eindheffing publiekrechtelijke uitkeringen en tijdelijke knelpunten van ernstige aard’. Let op: je mag deze eindheffing alleen toepassen als hetzelfde geschenk ook aan het eigen personeel is verstrekt. Voor relaties kun je niet de WKR-ruimte gebruiken omdat er geen dienstverband aanwezig is.  Geschenken in geld  Dit valt niet onder de geschenkenregeling zoals de Belastingdienst voorschrijft. Je kunt als werkgever uiteraard de werknemers een (bruto) geldbedrag schenken. De verstrekte bedragen worden dan gewoon gezien als loon, waarover loonheffingen en premies voor de sociale verzekeringen moeten worden betaald. Je kunt de loonheffingen en sociale verzekeringspremies ook voor eigen rekening nemen, door de waarde van de geschenken in geld te laten bruteren (netto-bruto). Indien van toepassing dien je hiervoor een mutatie in te sturen. Sinterklaasfeest - Consumpties Alleen wanneer je het sinterklaasfeest op de werkplek organiseert, kun je de kosten van het feest en de consumpties van de werknemers, partners en kinderen onder de nihilwaardering van de WKR brengen. Wordt het sinterklaasfeest ergens anders georganiseerd dan kun je de waarde van de consumpties en alle andere kosten van het feest onderbrengen in de WKR- ruimte.    Cadeaus Cadeaus of snoepgoed verstrekt aan de kinderen van de werknemers vormen altijd loon, ongeacht waar het sinterklaasfeest plaatsvindt. Je kunt de waarde in het economisch verkeer ook weer onderbrengen in de WKR-ruimte. Anders dien je de waarde hiervan te belasten bij de werknemers.   Cadeaus en consumpties voor niet-werknemers Voor gezinnen van uitzendkrachten en freelancers, kunnen cadeaus en consumpties niet onder de WKR worden gebracht. Je kunt deze verstrekkingen als werkgever wel via een eindheffing onbelast laten.    Jaaropgaven 2024  Wij stellen de jaaropgaven over het jaar 2024 aan het eind van de week van 27 januari beschikbaar in het Salarisdossier, óf we sturen ze op naar de werknemer, zoals je dit gewend bent. Dit betekent dat uiterlijk 31 januari de jaaropgaven in het Salarisdossier zijn toegevoegd, tenzij een andere datum is afgesproken. Afdrachtverminderingen, Subsidieregeling Praktijkleren en Loonkostensubsidies   Afdrachtverminderingen Je kunt op grond van de Wet Vermindering Afdracht loonbelasting en premie voor de volksverzekeringen (WvA) gebruik maken van een vermindering van de belasting- en premieafdracht, voor verschillende groepen werknemers of voor bepaalde kosten die je maakt. Je hoeft dan minder loonbelasting/premie volksverzekeringen en eindheffing af te dragen dan je hebt aangegeven. Je kunt recht hebben op de volgende twee afdrachtverminderingen:  Afdrachtvermindering speur- en ontwikkelingswerk  Afdrachtvermindering zeevaart Wij adviseren je na te gaan of je optimaal gebruik hebt gemaakt van deze afdrachtverminderingen. In het Handboek Loonheffingen 2024 hoofdstuk 26 tref je alle informatie hierover aan.   Beschikking Whk en Aof premies voor 2025 Heb je de ‘Beschikking Whk en Aof’ voor het kalenderjaar 2025 al ontvangen van de Belastingdienst?    Aanleveren beschikking 2025 aan het salaristeam Om vanaf 2025 in de loonaangifte direct de juiste bedragen te berekenen voor de premieafdracht Whk en Aof, verzoeken we je de nieuwe Whk / Aof beschikking 2025 uiterlijk vóór vrijdag 27 december 2024 aan te leveren.  Eigenrisicodrager geworden per 1 januari 2025? Of juist weer bent teruggegaan naar de publieke verzekering via UWV? In deze situaties ontvang je ook een beschikking.  Deze staat ook op de beschikking en is ook noodzakelijk voor een juiste premie berekening en aangifte richting de Belastingdienst.   Controle van je beschikking en bezwaar maken Het is belangrijk dat je de ontvangen beschikking goed controleert. Zijn de juiste loonsommen gebruikt en zijn de toegerekende uitkeringslasten wel juist? Voor de toegerekende uitkeringslasten kun je een ‘specificatie instroomgegevens’ bij de Belastingdienst opvragen. Je hebt de mogelijkheid om binnen 6 weken na de dagtekening van de beschikking bezwaar te maken tegen de vastgestelde premie.    Kleine werkgevers betalen een vaste sectorale premie en krijgen in plaats van een beschikking een ‘mededeling’ van de Belastingdienst met de sectorpremie voor 2025. Tegen de hoogte van de sectorpremie kan geen bezwaar worden gemaakt.    Tijdspaarfonds Vanaf 2024 is het verplicht om, wanneer daar binnen de cao of het bedrijf sprake van is, door te geven aan de Belastingdienst of er sprake is van een tijdspaarfonds.   Mochten er bij je cao of eigen arbeidsvoorwaarden sprake zijn van een tijdspaarfonds dan moet je salaristeam dit uiterlijk 27 december weten, zodat we dit op tijd kunnen verwerken voor de Loonaangifte van januari 2025. Als we dit niet op tijd doen en de Belastingdienst verwacht dit wel, dan zullen er brieven met een foutcode worden verstuurd.. Dat willen we uiteraard voorkomen. Overige wijzigingen 2025 Voor het jaar 2025 staat er nog een aantal belangrijke zaken in de wacht om aangepast te worden. De Tweede Kamer moet nog een definitief besluit nemen over een aanpassing in de thuiswerkvergoeding.  De verwachting is dat  de thuiswerkvergoeding zal stijgen van € 2,35 naar €2,40  Wanneer in 2024 bovenstaand bedrag gebruikt wordt in de salarisverwerking, zullen we dit bedrag aanpassen naar het nieuwe bedrag dat gaat gelden voor 2025. Hier hoef je niets voor te doen. Alleen als je bezwaar hebt tegen deze automatische verhoging dan ontvangen we dit graag van je.   Verlofregistratie 2025     Maak je gebruik van HR Core Business voor je verlofregistratie? Wij zullen op donderdag 2 januari en vrijdag 3 januari collectief het jaar 2025 vrijgeven voor al onze klanten. Het is niet noodzakelijk om hiervoor alle verlof mutaties uit 2024 af te ronden, omdat het systeem zelf over de jaargrens heen de nieuwe standen bepaalt wanneer er nog een verlofaanvraag wordt ingediend over het jaar 2024.   Heb je wijzigingen in de verlofregeling, collectieve vrije dagen of andere bijzonderheden dan vragen we je om dit uiterlijk vrijdag 27 december 2024 aan ons door te geven. Zo kunnen we dit direct aanpassen voordat we het nieuwe jaar openstellen Salarisbetalingen via Worldline (Equens) Let dan goed op de berichtgeving van de bank over tijdige salarisbetalingen vanwege de feestdagen in de maand december.  Overzicht van alle data en werkzaamheden Nr Actie Actiehouder Datum 1 Mutaties December run Klant uiterlijk 06 december 2 Correcties December run Klant uiterlijk 03 januari 3 Geschenken geen WKR Klant Run december 4 Jaaropgaven 2024 YouServe Week 27-31 januari 5 Beschikking WHK / Eigen risicodrager Klant uiterlijk 27 december 6 Tijdspaarfonds Klant uiterlijk 27 december 7 Verlof ( wijzigingen / coll dagen) Klant uiterlijk 27 december 8 Verlofjaar 2025 openzetten YouServe 2 en 3 januari   Heb je vragen over een van de onderwerpen of heb je hulp nodig? Neem dan gerust contact op met je salaristeam. ... View more

Na een uitvoerige ontwikkeling, samen met klanten, gaan we binnenkort over op dé nieuwe startpagina: Mijn Youforce. Om optimaal gebruik te maken van de procesgestuurde weergave is het noodzakelijk dat je gebruik maakt van Autorisatiebeheer.   Autorisatiebeheer zal de gehele (en nog meer) functionaliteit van Toegangsbeheer over gaan nemen.     Autorisatiebeheer heeft ten opzichte van Toegangsbeheer de volgende verbeteringen:  Gemakkelijker autorisaties aanmaken op basis van rollen uit HR Core Beaufort Groepsgewijs autorisaties toekennen is eenvoudiger. Wanneer je een autorisatie aanmaakt op een rol dan worden de autorisaties voor gebruikers met deze rollen automatisch bijgewerkt.  Eventueel met onderscheid op basis van organisatorische eenheid vanuit Beaufort. Zo kan je bijvoorbeeld de module ‘Gewerkte dagen’ alleen toekennen aan gebruikers die op kantoor werken, door alleen deze organisatorische eenheden toe te voegen.  Een nieuwe module met moderne look en feel    Maak je nog gebruik van Beaufort in huis (on-premise)? Dan hoef je voor nu niets te doen. Tijdens de migratie naar Beaufort Online ga je samen met de consultant Autorisatiebeheer inrichten.   Wat wordt van jou verwacht? Voor jouw organisatie betekent dit dat er een overgang gaat plaatsvinden van het huidige Toegangsbeheer naar Autorisatiebeheer. In Autorisatiebeheer wordt niet meer geautoriseerd op basis van een module, maar op bepaalde rechten binnen een module. Deze autorisaties en rechten kun je zelf in Autorisatiebeheer aanmaken.   Hoe helpen wij jou hierbij? We hebben afgelopen periode workshops gegeven over Autorisatiebeheer, die door velen van jullie gevolgd zijn. In deze workshop hebben we jullie stap voor stap meegenomen in de inrichting van Autorisatiebeheer. Heb je deze workshop gemist? Of wil je deze nogmaals volgen? Bekijk dan hier de workshop ‘Zorgeloos aan de slag met Autorisatiebeheer’. Tijdens het terugkijken van de workshop kun je direct beginnen met inrichten. Daarnaast hebben we ook alle Meest gestelde vragen Autorisatiebeheer verzameld.   Welke kennisartikelen hebben we nog meer? Naast de workshop zijn er nog handige kennisartikelen: Handleiding Autorisatiebeheer inrichten Best Practice Autorisatiebeheer Hoe richt ik de rechten voor Mijn Youforce zo overzichtelijk mogelijk in 'autorisatiebeheer'? Wat zijn de verschillen in benaming van modules in Autorisatiebeheer en Toegangsbeheer? Hoe kan ik controleren of ik al mijn autorisaties heb toegevoegd in Autorisatiebeheer? Klaar? Ben je helemaal klaar met het inrichten van Autorisatiebeheer en wil je niet meer op twee plekken de rechten bijhouden, maak dan Autorisatiebeheer leidend middels een ticket. In dit bericht lees je hoe je het ticket kan aanmaken.   Deadline Een volgende stap is het afscheid nemen van toegangsbeheer, je hebt hiervoor tot uiterlijk 1 april 2024. Vanaf dan zal Toegangsbeheer niet meer beschikbaar zijn. Wat als ik niets doe? Als je niet autorisaties inricht in Autorisatiebeheer zal je, per 1 april 2024, geen toegang hebben tot jouw beschikbare modules binnen Mijn Youforce   Als je toch nog ergens tegenaan loopt staan onze collega’s van het Service Center paraat om je vragen te beantwoorden. Uiteraard kun je bij vragen ook altijd contact opnemen met jouw Customer Success Manager. ... View more

Begin augustus hebben wij aangekondigd dat wij overgaan naar Mijn Youforce. Mijn Youforce is dé nieuwe startpagina voor al jouw HR-taken waarmee we jouw HR-leven nog makkelijker maken. Met de overgang naar Mijn Youforce verandert de inlog url naar: mijn.youforce.com Deze nieuwe url is van toepassing voor de medewerker en manager, maar ook voor de HR Professional. Uiteindelijk gaan we naar één inlog url: mijn.youforce.com. ‘Mijn Visma Raet’ voor de HR professional zal wel blijven bestaan   We gaan stap voor stap de inlogpagina aanpassen, stap 1 is het toevoegen van ‘Inloggen Mijn Youforce’. Wanneer?  Per 15 september a.s.   Jouw actie Gebruikers informeren dat de optie Mijn Youforce is toegevoegd aan de inlogpagina Pas eventuele (interne) handleidingen aan Pas eventuele snelkoppelingen aan Indien je al gebruik maakt van Mijn Youforce, kan je communiceren dat deze knop er ook is. De eerstvolgende stap is het verwijderen van de ‘Home’ knop. Daarna volgt nog meer, dit zullen we tijdig communiceren. Wil je weten hoe het zit met Single Sign On? Lees dan dit bericht: Hoe log ik in op Mijn Youforce in combinatie met Single Sign On? Heb je in de tussentijd toch vragen over deze aanpassingen? Neem dan contact op met het Service Center. ... View more

Hieronder volgt een handige checklist voor de te nemen stappen in het inrichten van Autorisatiebeheer en Mijn Youforce.   Voordat je begint, zorg dat je alle informatie hebt doorgenomen op de community of meld je aan voor de workshops:   Schrijf je in voor de workshops ‘Autorisatiebeheer’ en ‘Mijn Youforce’ waarin we je stap voor stap meenemen in de inrichting.  Kun je niet aanwezig zijn bij de workshops, dan hebben we ook de volgende documentatie om je te helpen:   Terugkijken workshops Uitleg opbouw Autorisatiebeheer Handleiding Autorisatiebeheer Best Practice Autorisatiebeheer Welk recht in Autorisatiebeheer geeft toegang tot welk proces in Mijn Youforce? E-learning Autorisatiebeheer Handleiding Mijn Youforce Best Practice Mijn Youforce     ... View more

Waarschijnlijk heb je eerder al gehoord van de optie om via de workflow in Self Service de digitale handtekening te gebruiken. We hebben de digitale handtekening uitgebreid! Dankzij deze uitbreiding kun je nu zelf gemaakte documenten in Word of PDF uploaden in het ondertekenportaal van Youforce en Single Sign On eenvoudig door één of meerdere ondertekenaars laten tekenen. Dit kunnen allerlei documenten zijn waarvoor een rechtsgeldige ‘natte’ handtekening nodig is, zoals een overeenkomst met een leverancier.   Met de uitbreiding van de digitale handtekening bieden we een flexibele oplossing voor het gehele ondertekenproces in Youforce. Het werkt snel en eenvoudig en is een prachtig alternatief voor organisaties die een standalone oplossing overwegen. In deze video laten we zien hoe eenvoudig de digitale handtekening in het Youforce portaal gebruikt wordt.   Samengevat de twee varianten naast elkaar:     De digitale handtekening (inclusief de uitbereiding) zit bij elke Youforce-klant standaard in het contract. Het gebruik verrekenen we achteraf via de maandelijke factuur van Visma| Raet.   Hoe maak ik gebruik van de digitale handtekening? De digitale handtekening richt je eenvoudig in het Youforce portaal in. Om het zo makkelijk mogelijk te maken, hebben wij voor elke stap een uitleg voor je klaar staan op onze community. Ga naar Welkom bij de digitale handtekening en lees hoe je beide varianten in gebruik neemt.     Voor meer informatie over de digitale handtekening bekijk je onze website. Je vindt hier onder meer de infosheet en twee demo video's.  ... View more

Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die verantwoordelijk zijn voor de autorisatie in Youforce en voor gebruikers van de Digitale handtekening vanuit het portaal.   Dit document geeft inzicht in welke autorisatie er nodig zijn om de Digitale handtekening te activeren en hoe kan je gebruik maken van de Digitale handtekeninging. Wil je weten hoe de Digitale handtekening vanuit het portaal eruit ziet: Demo video digitale handtekening vanuit het Youforce portaal ... View more

Welkom op de community van de digitale handtekening! Van HR-documenten zoals een arbeids- of studieovereenkomst tot aan inkoopcontracten, overeenkomsten voor bedrijfskleding of telefonie. We bieden twee varianten voor het digitaal ondertekenen van documenten. Een variant waarbij de workflow in Self Service een HR-document genereert en hierna digitaal ondertekend kan worden door de tekenbevoegden. En de variant van de digitale handtekening waarbij je flexibel en eenvoudig in het ondertekenportaal van Youforce documenten aanbiedt om te laten ondertekenen. Samengevat de twee varianten naast elkaar:   Hoe kan een proces via de workflow in Self Service eruit zien? De leidinggevende stelt in Self Service bijvoorbeeld een contractwijziging op of start meld een nieuwe collega in dienst of elk ander proces op, waar handtekeningen benodigd zijn; De leidinggevende of HR tekent namens de werkgever het document; De medewerker ontvangt een e-mail met daarin een link naar het ondertekenportaal waar het te ondertekenen document klaar staat. De medewerker leest het document en ondertekent het document digitaal, uiteraard veilig via sms-authenticatie; De ondertekende documenten kunnen vervolgens via Self Service automatisch worden toegevoegd aan het medewerkersdossier.  Demo video digitale handtekening vanuit de workflow   Wat moet ik doen om dit in te richten? We hebben een stappenplan ontwikkeld om snel en eenvoudig de digitale handtekening onderdeel te laten uitmaken van de workflow. Klik hier voor het stappenplan - Activeren digitaal ondertekenen en we hebben hier een aantal Tips & tricks.   Digitale handtekening portaal We hebben de digitale handtekening uitgebreid!  Deze nieuwe optie biedt de mogelijkheid om elk willekeurig document digitaal te laten ondertekenen buiten de Self Service workflow om. Dit document kan aangeboden worden in Word, maar ook in pdf formaat. Dus niet enkel een HR document, maar bijvoorbeeld een inkooporder of een afwijkende arbeidsovereenkomst kan via deze functionaliteit digitaal ondertekend worden.  Demo video digitale handtekening vanuit het Youforce portaal   Wil je starten met deze functionaliteit, bekijk dan de Handleiding Digitale handtekening portaal   Waar moet je op letten bij het in gebruik nemen van de digitale handtekening? De digitale handtekening (inclusief de uitbreiding) zit bij elke Youforce-klant standaard in het contract. Het gebruik verrekenen we achteraf via de maandelijkse factuur van Visma | Raet.   Wat zijn de voordelen van de digitale handtekening? Kortere doorlooptijd van te ondertekenen documenten; Grip en controle op uw documentenstroom; Onderteken waar en wanneer dat nodig is (mobiel); Bespaart tijd en kosten; Draagt bij aan maatschappelijk verantwoord ondernemen; Moderne en gebruiksvriendelijke oplossing voor de medewerkers; Dezelfde rechtsgeldigheid als een ‘natte’ handtekening. ... View more