Algemene update PD Self Service

[#1]

Omdat er de laatste tijd veel zaken spelen, willen wij weer een algemene update geven vanuit productontwikkeling Self Service.

Import - Export

De afgelopen periode hebben we een aantal keer gehad dat voor een korte tijd de import of export stil stond in verband met een ongeldig importbestand of een ongeldige export (in het bijzonder van een vacature). Dit hebben wij steeds opgelost door het bestand als foutief te markeren, maar wij zijn ook bezig met structurele oplossingen voor deze problemen. Wij vinden dat de import en export beiden gewoon moeten doorlopen in plaats van dat de wachtrij wordt opgehouden door een fout. Onze verwachting is om dit binnen enkele weken te realiseren.

Emails

Zoals te lezen viel bij Verstoringen hadden we begin deze maand een probleem met een nieuwe mailserver. Dit werkte niet goed in combinatie met de zelfgekozen Afzender (onder Beheer > Systeem > Instellingen > E-mail). Hierdoor werd een deel van onze verzonden mails geweigerd bij aankomst, en probeerden we dit opnieuw. Dit zorgde voor een wachtrij en een vertraging van de andere mails. Nogmaals onze excuses.

SLA

Wij werken doorlopend aan SLA zaken en proberen hier altijd de juiste prioritering aan te geven. Toch kan het zijn dat sommige aanvragen langer duren om op te lossen, of zelfs aan te beginnen. Dit kan komen door de impact en prioritering, maar soms ook omdat de informatie niet volledig is.

Laden lijst met dienstverbanden

Als je als gebruiker met een rol een proces start, krijg je eerst een lijst met dienstverbanden te zien op basis van autorisatie. De uitvraag in de database voor welke dienstverbanden je te zien krijgt, kon incidenteel een timeout krijgen. Dit gebeurde gelukkig niet vaak, maar als het gebeurt is het wel lastig. We hebben de uitvraag (query) aangepast zodat deze sneller werkt en dus ook beter de resultaten op kan halen.

Performance

Wij hebben de performance van Self Service vergeleken met vorig jaar. Zowel aan de hand van de dagelijkse statistieken als het vergelijken met HAR-bestanden van vorig jaar, zien wij een flinke verbetering. Bijvoorbeeld in de responstijden of de bovengenoemde query. Daarbij erkennen we wel dat er soms nog kleine verstoringen zijn die wij proberen op te lossen. Dit blijft bij ons onder de aandacht en voor december schalen wij onze resources op om de verwachte pieken beter op te vangen.

Uitvalverslag Personeelsdossier

Het Uitvalverslag, te vinden onder Beheer, tabblad Systeem, is bijgewerkt. Begin november hebben wij aangepast dat alleen als de Medewerker of het Dienstverband niet gevonden wordt in dossier, dit wordt herkanst gedurende 90 dagen. Alle overige uitval, zoals ongeldige bestanden of PDF documenten met een wachtwoord, wordt niet meer opnieuw geprobeerd. Dit omdat het een fout is die niet verholpen kan worden in de herkansingen. Hierdoor zie je deze foutmeldingen ook direct terug in het Uitvalverslag, en niet pas na de laatste herkansing.

De foutmeldingen hebben wij ook verder gespecificeerd waar mogelijk om een beter idee te geven waarom het bestand niet geëxporteerd kon worden.

Mijn Youforce

Velen van jullie gebruiken het moment van 1 december om ook meteen de procesweergave van Mijn Youforce te gaan gebruiken. Dat is goed om te zien. We zien dat hier ook vragen over binnenkomen of meldingen dat zaken anders zijn dan verwacht. Daarom willen we jullie meenemen in de huidige ontwikkelingen en bewegingen vanuit Self Service hierin.

Rechten

Vanuit Self Service leveren wij twee onderdelen aan Mijn Youforce, de processen en de rechten voor de processen. Zonder dat de rechten zijn berekend, kunnen er in Mijn Youforce geen processen worden getoond. Iedere avond berekenen wij de rechten voor de processen. Dit is een zwaar proces omdat het alle autorisaties mee moet nemen in die berekeningen. Precies om deze reden draaien wij dit niet vaker op de dag.

Om het aanleveren van de rechten minder zwaar te maken, hebben we recentelijk een verbetering doorgevoerd. Er worden nu alleen nog maar rechten aangeleverd voor de processen waarop wijzigingen zijn doorgevoerd. Dit zorgt voor kleinere autorisatie bestanden en dus voor een snellere verwerking.

Processen

Nieuwe processen maken wij pas aan als er rechten aan gekoppeld zijn. Een compleet nieuwe workflow kan dus pas de volgende ochtend in Mijn Youforce aankomen. Eerder was dit ook het geval voor de wijzigingen, zoals de naam van de workflow. Recent hebben we ervoor gezorgd dat dit ongeveer ieder uur zal worden bijgewerkt.

Intussen werken wij ook hard aan verbeteringen in de processen. Denk hierbij aan het direct verwijderen van processen in plaats van dat je eerst een einddatum opgeeft om hem op te schonen in de Configuratie. En het weghalen van de Begin knop als je vanuit Mijn Youforce komt, omdat dit verwijst naar een navigatie waar je niet vandaan komt.

Gebruikerstypen

Binnen Self Service kennen we 3 types gebruikers: ESS (medewerker), MSS (o.a. manager) en PRO (professionals en beheerders). Voor iedere gebruikerstype maken we een link voor Mijn Youforce, omdat wij niet weten hoe er geautoriseerd gaat worden. Mijn Youforce kent ook 3 varianten: Persoonlijk, HR voor Anderen en Beheer. Vanuit gebruikersperspectief is het logisch dat je als HR professional een proces start voor medewerkers. Daarom vind je ook alle professionele workflows onder HR voor Anderen. Slechts alles wat onder Beheer van Self Service valt, wordt ook in Mijn Youforce onder Beheer getoond. Denk hierbij aan Formulierdefinitie en Workflowdefinitie.

Configuratie

Eerder was het zo dat als je de processen wilde toevoegen aan de categorieën in Mijn Youforce, dat er meerdere verschenen met dezelfde naam. Dit kwam vanuit de diverse rollen zoals hierboven benoemd. Hierbij was het advies om altijd alle workflows te selecteren met dezelfde naam. Echter was dit best verwarrend en foutgevoelig, want als je er 1 vergat had iemand het proces niet in Mijn Youforce. Inmiddels is er een wijziging doorgevoerd dat de processen uit dezelfde workflow niet meer dubbel worden getoond maar automatisch alle workflows met hetzelfde unieke nummer zullen worden toegevoegd. 

Mocht je aan de voorkant van Mijn Youforce dubbelingen zien staan voor een gebruiker, dan komt dit omdat er meerdere startactiviteiten zijn toegekend aan de gebruiker en te veel autorisatie voor een professional. Bijvoorbeeld als je als professional ook voor “Indienen MGR” bent geautoriseerd.

Gedaan & Archief

Niet iedere organisatie autoriseert hun gebruikers voor Gedaan of Archief (meestal slechts 1 van de twee). Dit leg je vast binnen Beheer > Systeem > Instellingen > Toegang. Hier maken wij ook het onderscheid tussen ESS, MSS en PRO. Tot vandaag stonden de processen van Gedaan en Archief voor PRO ook onder de Beheer groep in Mijn Youforce. Nu is dit verhuisd naar HR voor Anderen.

Inbox

We zien momenteel meerdere vragen binnenkomen over het zien van Self Service mutaties in de Inbox. Het is heel logisch dat dit nu is waar alle (eind)gebruikers al hun Taken verwachten. Doordat de Inbox op de startpagina al zichtbaar is, en jullie als beheerders waarschijnlijk HR Self Service niet als applicatie beschikbaar stellen voor deze (eind)gebruikers, zullen zij ook niet naar Te doen navigeren. De applicatieweergave van Self Service toont de gebruiker met meerdere rollen, in welke rol hij zich bevindt: medewerker, manager of professional. Automatisch landt je in je “hoogste” autorisatie (PRO>MSS>ESS). Met procesweergave is dit afhankelijk van de link waarop je hebt geklikt en wissel je in die zin niet meer echt van “rol”. Doordat dit verschil er niet is, verwacht je wellicht in Inbox ook al je taken: ongeacht je rol.

Van oorsprong is dat niet hoe Mijn Taken (een voorganger van Inbox) werkt. Die haalt de rollen op van de ingelogde gebruiker, en geeft de taken weer vanuit die hoogste rol. Op dit moment levert Self Service via diezelfde manier ook de taken aan de Inbox door. Alleen als je de instelling “Toestaan om eigen mutaties af te handelen (e.g. goedkeuren van declaraties)”, werden ook van andere rollen je taken getoond.

Wij begrijpen dat dit niet is hoe jullie de Inbox willen gebruiken en het is ook niet hoe wij willen dat jullie de Inbox gebruiken. Daarom voeren wij binnenkort, vóór 1 december, een aanpassing door zodat van alle rollen de taken zichtbaar zijn in Inbox.

Inbox vervolg

Uiteindelijk willen we toe naar een ander mechanisme voor hoe wij Inbox vullen. Een snellere manier, andere vormgeving en extra data voor toekomstige inbox functionaliteiten. Een eenduidige weergave vanuit alle applicaties, waar ook Self Service in mee gaat. Hoewel de eerste versie bijna in de steigers staat, hebben wij nog de komende maanden nodig om te zorgen dat wij ook realtime kunnen aanleveren aan Inbox. Met name rondom autorisatie wijzigingen op bestaande taken hebben wij daar nog een noot te kraken. Tot die tijd blijft de huidige functionaliteit in stand.

Voor meer informatie aan de kant van Inbox zelf hebben wij dit artikel geschreven.

Wet- en regelgeving

Enquêteformulier CO2

Vorige maand hebben wij het Enquêteformulier in de Template omgeving voor jullie uitgebracht. De wetgeving is uitgesteld tot 01-07-2024, maar het is goed om hier op tijd op voor te bereiden.

Minimum uurloon

Per 01-01-2024 zal er een minimum uurloon gelden in plaats van een minimum maandloon. Wij werken nu aan de logica in het salarisformulier (type S) om dit te kunnen ondersteunen. In de tweede helft van december verwachten wij hier meer over te kunnen delen.

Tot slot werken wij doorlopend aan onderhoud, beveiliging en techniek. Dit blijft de basis om op door te bouwen. Zo leveren wij soms intern functionaliteiten uit om andere modules te ondersteunen of om Self Service meer geïntegreerd te maken binnen Youforce.