Verbetering in workflowinrichting voor templates naar dossier

[#1]

Beste klant,

Om de logica te verbeteren van de workflowinrichting zullen wij volgende week een aanpassing doorvoeren in ons systeem.

Wat

Het is nu mogelijk om door bij een template de Bestemming (doc soort) in te vullen, te forceren dat een bijlage naar Personeelsdossier gaat. Hierbij wordt geen rekening gehouden met de instelling Bijlage(n) naar dossier. De instelling hiervan wordt op niveau van template vastgelegd, en niet op het niveau van activiteit + knop + template.

 

Dit kon tot gevolg hebben dat een template al te vroeg naar het dossier werd gestuurd, of dat er meerdere versies van het document ontstonden. Zo konden documenten voortijdig ongetekend in het dossier landen, die later werden bijgewerkt naar de getekende versie. Dit leidde zelden tot problemen, maar was toch een onwenselijke situatie.

Wanneer

Volgende week 31-05-2023 einde dag zullen we de werking aanpassen zodat bijlagen alleen naar het dossier gaan, als dit zo staan aangevinkt. Daarbij wordt de Bestemming (doc soort) als afwijkende bestemming gehanteerd, indien opgegeven.

Wij willen deze wijziging vooraf communiceren omdat er ook organisaties zijn die hier bewust gebruik van hebben gemaakt, zodat zij tijdig hun aanpassingen kunnen doorvoeren.

Hoe te controleren

De makkelijkste manier om te controleren of dit voor jouw organisatie aan de orde is, is middels het Inrichtingsrapport (te vinden onder Beheer, tabblad Statistieken). In deze download is snel te achterhalen in tabblad Workflows met templates in kolom AB (Template: Bestemming (doc soort)) waar een waarde gevuld is. Door hier op te filteren en daarna te controleren aan de hand van kolom W (Bijlagen naar dossier), zie je de workflows die je kunt controleren.

Slechts een klein aantal organisaties heeft hier bewust op ingericht en zal hier een actie uit hebben. Echter is dit voor alle organisaties een verduidelijking van hoe het systeem werkt, en lost dit ook enkele meldingen op.