Afstandsberekening

[#1]

Afstandsberekening

Zoals je hebt kunnen lezen zijn wij met HR Self Service in oktober vorig jaar overgestapt op here.com als nieuwe route leverancier. Dit om meer uniformiteit te krijgen in de berekeningen die we via de verschillende toepassingen gebruiken en om zuiverdere routes te krijgen. In onze aankondiging hebben wij ook geadviseerd om de berekening niet alleen op basis van postcode, maar ook huisnummer te gebruiken. Een postcode kan immers een groot gebied beslaan.

Helaas hebben we in de afgelopen maanden verschillende meldingen ontvangen, met name dat nieuwer toegevoegde adressen niet goed of niet onder de volledige postcode gevonden konden worden.

Locatiebepaling

In Nederland bestaat een publiekelijk register van het Kadaster: de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG). Daar staan alle erkende adressen binnen Nederland in. Wij halen deze gegevens binnen en stellen het beschikbaar voor HR Self Service en de Routechecker via een API. Dit is een grote kwaliteitsslag, omdat het BAG een locatiebepaling mogelijk maakt op basis van postcode + huisnummer én zelfs huisletter of huisnummer-toevoeging. Alleen een exacte overeenkomst levert dan resultaat op, waar here.com anders zonder foutmelding het dichtstbijzijnde adres teruggeeft. Deze locaties nemen wij mee in onze uitvraag bij here.com voor de afstandsberekening. Zie in bijlage 1 de werkwijze met voorbeelden.

Let op: de routebepaling verandert niet.

Vanavond om 18.00 uur zullen wij deze service activeren. Het kan gedurende enkele minuten leiden tot een vertraging van het systeem. Voor de zekerheid adviseren wij om je werk voor die tijd op te slaan.

Uit te voeren acties

Omdat het BAG zuivere adresgegevens bevat, kan dit niet worden gebruikt om puur op postcode te zoeken. Bij het opvragen van een postcode komt immers de gehele lijst aan adressen op die postcode naar voren. Om deze nieuwe functionaliteit te benutten dient dus gebruik gemaakt te worden van de functie “GF_DistanceBetweenForeignAddress” en niet “GF_DistanceBetweenNLZipCodes”. Deze functionaliteiten staan beschreven in de bijgewerkte Beheerdershandleiding in HR Self Service. Zoek hier op “afstandsberekening” of klik als je bent ingelogd op deze link. Lees deze goed voordat je aanpassingen doorvoert.

De werking is in grote lijnen hetzelfde, zij het dat functie ForeignAddress meer gegevens kan verwerken om tot een locatie te komen. Naast postcode zijn dat ook huisnummer, straatnaam, woonplaats en land. Ook binnen Nederland is de toevoeging van het huisnummer dus mogelijk om preciezer de locatie te bepalen.

Wij hebben onze controles uitgebreid om ook te controleren op huisnummer formaat. Indien dit onjuist is krijgt de gebruiker de volgende melding: 

“Huisnummer formaat is onjuist. Huisnummer (met eventuele toevoegingen) geeft u als volgt op: 12A-01”

Om te bepalen waar je dit kunt aanpassen in je inrichting kun je het beste het Inrichtingsrapport downloaden, te vinden onder Beheer > Statistieken. Door in kolom N te zoeken op bovengenoemde functies, vind je de formulieren waar dit op staat. Voor declaraties met rekenbladen zit dit in de rekenbladen zelf, en zul je deze zelf moeten nalopen.

Enkele aandachtspunten bij de overstap:

• Excel bladen kunnen maximaal 52 kolommen bevatten
• ForeignAddress vereist ook Land, dit kan eventueel een vaste waarde (NL) zijn
• In HRSS formulieren (niet Excel) kun je bewerkingen alleen aanpassen op formulieren waar geen actieve (niet-geëxporteerde) mutaties meer van zijn. Indien je geen sandbox hebt, kan je een kopie maken van het formulier om de aanpassingen door te voeren. Dit koppel je, eventueel met een kopie dialoog, aan een kopie workflow.

Maak je gebruik van Beaufort Online dan is het ook mogelijk om declaraties aan te bieden via Youforce App & Desktop. Dit is gemakkelijk in gebruik en inrichting. Op de link naar de community vind je de handleidingen en antwoorden op veelgestelde vragen.

Buitenlandse adressen

Voor buitenlandse adressen blijven we here.com gebruiken voor de locatiebepaling, omdat deze niet in het BAG domein vallen. Mocht je hier problemen mee ervaren dan kun je dit middels een ticket bij het Service Center melden. Vervolgens geven wij de locatie door aan here.com om bij te werken. Geef daarbij duidelijk op wat je ingeeft en waar je dit op de kaart zou moeten vinden. Dezelfde werkwijze geldt voor afstandsberekening binnen Nederland op alleen de postcodes. Wij dringen er met deze informatie bij onze leverancier op aan om dit spoedig te verwerken, maar wij hebben hier geen directe invloed op.

Bijlage 1: Werkwijze met voorbeelden

Het format moet dan worden opgegeven als [huisnummer][huisletter]-[huisnummertoevoeging]: 12A-1. Alles na de - zien wij als toevoeging. Dit omdat binnen het BAG blijkt dat er verschillende formats worden gehanteerd.

Enkele voorbeelden ter verduidelijking van de resultaten. We hanteren postcode 2031CN vanwege de diversiteit in vastleggingen op deze postcode.

Opgave huisnummer	Resultaten BAG	Resultaat HRSS	Toelichting
24	-	Foutmelding	Adres bestaat niet
25	25A, 25B, 25C	25A	3 resultaten op basis van extra huisletter, eerste wordt gebruikt*
27	27, 27B-0001, 27B-0002,......, 27C, 27D, ….	27	Enige exacte resultaat
27B	27B, 27B-0001, 27B-0002, 27B-0003,...	27B	Enige exacte resultaat
27B-0001	27B-0001	27B-0001	Enige exacte resultaat
21	21-23	21-23	1 resultaat op basis van huisnummer, eerste wordt gebruikt**
21-23	21-23	21-23	Enige exacte resultaat
22	-	Foutmelding	Adres bestaat niet
23	-	Foutmelding	Adres bestaat niet

* Op basis van de opgegeven data vinden we de overeenkomst in de tabel bij huisnummer 25, in dit geval met huisletter A. We vereisen niet de huisletter erbij omdat we erkennen dat dit lang niet altijd relevant is (bijvoorbeeld bij een appartementencomplex).

Wij hanteren deze werkwijze omdat in de database altijd, indien aanwezig, het huisnummer zonder enige toevoeging bovenaan staat.

** Vergelijkbaar met bovenstaande, maar dan de niet-verplichte toevoeging in plaats van huisletter.