Nieuw in 8.51 - Transitoria en verwerking in afgesloten perioden

[#1]

In versie 8.51 is een aanpassing gerealiseerd waardoor het mogelijk wordt om een transitorische boeking naar afgesloten perioden automatisch te verschuiven naar de eerstvolgende open periode. 

Deze aanpassing is ook geschikt voor gebruikers van SpendCloud door gebruik te maken van de code FLEX. 

Voorbeeld

• Periode 01-2021 t/m 03-2021 zijn reeds afgesloten.
• In periode 04 wordt een inkoopfactuur geboekt met een transitoriacode van het type Flexibel. 
• In de boekingsregel wordt een begindatum gekozen van 01-01-2021 en einddatum 31-12-2021
• Aangezien periode 1 t/m 3 zijn afgesloten, zal het transitoriaschema voor de eerste 3 transacties automatisch worden aangepast naar periode 4. 

Inkoopfactuur met transitoriacode (flexibel):

Resulterend transitoriaschema:

[Eric Hulshof - Databas BV]

Ter info. Ik dacht eerst dat het niet goed werkte want in mijn transitoria schema bleef ik in de transacties de gesloten periode zien. De correctie naar de eerst volgende niet-gesloten periode wordt pas gemaakt tijdens het verwerken van het transitoria schema en niet al op het moment dat je in het transitoriaschema klikt op de knop Transacties aanmaken. 

[sanderdercksen]

@Eric Hulshof - Databas BV Bedankt voor de aanvulling. Je hebt gelijk dat in het schema inderdaad niet altijd direct al de gecorrigeerde periode zichtbaar is. Volgens mij ontstaat dit in elk geval wanneer de oorspronkelijke factuur met een afwijkende boekingsperiode wordt verwerkt. Wanneer ik het voorbeeld zoals in dit bericht uitwerk, zie ik namelijk wel direct de juiste boekingsperiode in het schema staan. 

[Martijn Erkens]

Je zou toch ook willen dat de afstemdatum voor de eerste vier perioden gewoon elke eerste van de maand is (en dus niet zoals in dit voorbeeld 20-4-2021)? Je kunt zo nooit meer een overzicht maken van de kosten die toe te rekenen zijn aan een periode. Bij verwerking van de transitoria wordt door Visma herkend dat de periode gesloten is en worden de kosten geboekt in de periode die openstaat. 

Probleem met de Spend Cloud en FLEX hebben we wel, maar eigenlijk alleen als je een inkoopboeking wilt maken in een gesloten periode. Dan moet je gebruik maken van de optie 'periode aanpassen' en verandert heel de periodetoerekening in Visma. In jouw voorbeeld zou je verwachten dat Visma dan 12 transitorische boekingen (van hetzelfde bedrag) aanmaakt. Als je exporteert met aanpassing van periode naar periode 4 dan worden er slechts 9 transitorische boekingen aangemaakt (van hetzelfde bedrag). Je kostentoerekening gaat dat fout.

[sanderdercksen]

Ik begrijp niet helemaal welk overzicht niet meer te maken is, door deze afwijkende afstemdatum? De meeste overzichten zijn op perioden gebaseerd en niet op een datum. 

In principe is het standaardgedrag dat bij het terugboeken naar eerdere perioden de afstemdatum gelijk is aan de factuurdatum. 

Voor wat betreft het probleem met Spendcloud in combinatie met deze transitoria-verdeling wil ik adviseren om dit af te stemmen met de implementatieconsultant van Spendcloud. Ik vermoed dat niet de juiste Begin- en Eindedatum wordt meegegeven, maar dat kan ik niet beoordelen.