Nieuw in Visma.net 8.16 - Herkenningsregels voor inkoopfacturen

[#1]

Met Visma.net 8.16 hebben we een eerste stap gezet in de automatische herkenning van elektronische inkoopfacturen. Hiermee wordt het mogelijk om de boekingsgang van een elektronisch ontvangen inkoopfactuur volledig automatisch te laten genereren. In deze eerste versie is het mogelijk om een aantal velden in de inkoopfactuur op basis van een gegeven conditie te laten vullen:

• Grootboekrekening
• Subrekening
• Locatie (van de crediteur)
• Transitoriacode
• Project
• Projecttaak
• Eerste goedkeurder (factuur)
• Eerste goedkeurder (factuurregel)

De mate van herkenning is afhankelijk van de informatie die in de elektronische factuur wordt meegestuurd. De functionaliteit is nog in ontwikkeling en dit is een eerste stap die we in versie 8.16 willen opleveren. Hierdoor kan het aanmaken van een herkenningsregel nog wat lastig en technisch zijn, door het toepassen van condities die betrekking hebben op informatie uit de XML van de elektronische factuur. Uiteraard is uw feedback zeer gewenst op deze eerste oplevering, zodat we in de verdere ontwikkeling deze herkenning steeds beter en makkelijker toepasbaar kunnen maken. U kunt uw feedback als reactie op deze post kenbaar maken.

In onderstaande video laat zien op welke manier deze functionaliteit met versie 8.16 al toegepast kan worden.

[Elbert Dannenberg]

Dit is een hele mooie stap, die tot nu toe gemist werd.

Een mooie vervolg stap zou kunnen zijn dat je in 1 scherm, zonder (pop-up), je de factuur kunt langs lopen zodat je ze direct kunt controleren, zo nodig aanpassen en deblokkeren. Voordeel is dat je dan 1 scherm hebt waar je de ingekomen scans kunt controleren en aanvullen en is het scherm inkoopfacturen niet meer nodig. 

[Elbert Dannenberg]

Ik heb een beetje zitten testen met de nieuwe functionaliteit, een paar mogelijke verbeterpunten:

1. Het maken van regels is moeilijk, omdat je als gebruiker niet goed kunt zien op welk bronveld je een regel moet maken. Het zou mooi zijn als dit gebruiksvriendelijker wordt.
2. Als je een regel hebt aangemaakt, dan moet je daarna weer een voorbeeldfactuur opvragen, voorbeeld pdf er naast zetten etc. Is het niet goed, dan moet je het scherm weer sluiten, regelscherm openen etc.. Ik merk dat dit veel handelingen geeft en veel tijd kost. Daarnaast raak je het overzicht kwijt. Mooi zou zijn dat deze gegevens in 1 scherm worden getoond waarin je regels kunt aanmaken, voorbeeldfactuur ziet en ook direct het boekingsvoorstel. 

Voor zover ik nu kan testen zitten er wel alle elementen in die je als gebruiker wilt kunnen beïnvloeden. 

Ga je nog 1 stap verder in automatisering dan zou het mooi zijn dat Visma.net kan detecteren of alle regels goed zijn herkend. Bijv. ik ontvang een factuur met 4 factuurregels. Op 3 regels wordt een aangemaakte regel toepast. op 1 regel niet en daar wordt dan het het standaard grootboeknummer van de crediteur toegepast. Eigenlijk wil je deze factuur niet automatisch laten boeken want je wilt deze ene regel nog controleren en zo nodig extra herkenningsregel aanmaken. Wil je dit kunnen bereiken dan heb je nog extra instel opties nodig.