In deze procedure wordt de mogelijkheid beschreven voor een vierogen controle op bankrekeningen van crediteuren. Dit betekent dat voortaan altijd een tweede persoon de IBAN van een crediteur moet goedkeuren voordat betalingen kunnen worden uitgevoerd.
Hoe activeer je het 4-ogen principe?
- Open het venster Functionaliteit in-/uitschakelen
- Kies de knop Aanpassen
- Markeer de optie Vierogenprincipe bankgegevens
- Kies de knop Inschakelen
Hoe werkt het 4-ogen principe?
Bij het vastleggen van een bankrekening (zowel voor bestaande als nieuwe crediteuren), wordt de bankrekening pas vrijgegeven voor betalingen wanneer een tweede persoon goedkeuring heeft gegeven. Deze controle wordt uitgevoerd aan de hand van de Audit trail, waarbij wordt gecontroleerd welke gebruiker de bankrekening heeft geregistreerd. De goedkeuring kan alleen worden gedaan door een andere gebruiker.
In het venster Betalingen verwerken wordt een melding weergegeven op alle facturen van crediteuren waarvan de bankrekening nog niet is goedgekeurd. Deze facturen zijn hierdoor uitgesloten van betaling.
Hoe keur je bankrekeningen goed?
- Open het venster Bankrekeningen goedkeuren (crediteuren)
- Hier worden alle crediteuren weergegeven met een nieuwe of gewijzigde bankrekening
- TIP: Klik op het crediteurnummer om de stamgegevens van de crediteur te bekijken. Daarna kun je via de knop Opties/Audithistorie de wijzigingshistorie inzien.
- Markeer de crediteuren die goedgekeurd moeten worden
- Kies de knop Goedkeuren om de geselecteerde crediteuren goed te keuren (of kies Alle goedkeuren om de volledige lijst goed te keuren)
Let op: In dit venster worden alle bankrekeningen weergegeven die goedgekeurd moeten worden. Als je niet gemachtigd bent om een bankrekening goed te keuren omdat jij verantwoordelijk was voor de wijziging, verschijnt er een waarschuwing en kun je de regel niet markeren.
Tip: aanvullende kolommen
Er zijn twee extra kolommen beschikbaar die nuttig zijn voor het beoordelen van de IBAN:
- Laatst gewijzigd door: deze kolom vermeldt de medewerker die verantwoordelijk was voor de laatste wijziging van het IBAN. Voor goedkeuring van de wijziging is de tussenkomst van een andere medewerker vereist.
- Bestanden: Hier kun je de bijlagen van de crediteur bekijken. Het is nuttig om bijvoorbeeld de laatste inkoopnota als bijlage toe te voegen, waarop het gewijzigde IBAN zichtbaar is. Dit maakt het eenvoudiger voor de goedkeurder om te controleren of het ingevoerde IBAN correct is.
Deze kolommen kunnen eenvoudig worden toevoegen in het venster via de knop Configurate kolommen.
Tip: IBAN-naam controle
Vergroot de zekerheid bij het gebruik van het juiste IBAN door de 4-ogen controle uit te breiden met een IBAN-naam controle volgens deze procedure.
.gif "VISMA"){kind=icon}
Visma Nederland
Visma Denemarken
Visma Finland
Visma Letland
Visma Noorwegen
Visma Zweden
Visma Developers & Partners
Visma Latijns-Amerika