Bij het verwerken van de afschriftregels kan het voorkomen dat het niet direct bekend is voor welke relatie de uitgave/ontvangst bestemd is. In deze situatie is het niet direct mogelijk om de afschriftregel te verwerken. Je kunt er in dat geval voor kiezen om de afschriftregel te laten staan in het venster Import afschriftregels, maar soms is dat geen optie. Bijvoorbeeld omdat je de periode moet afsluiten. Uiteraard kun je er dan voor kiezen om de regel naar een vraagposten rekening te boeken en vanaf daar verder te verwerken of later te corrigeren met behulp van deze procedure.  Maar Visma Net biedt ook een methode om afschriftregels opnieuw in te delen, met behulp van een herindelingsrekening.  Dit proces bestaat uit een aantal stappen: Aanmaken van een Bank-kasrekening Aanmaken van een Invoersoort Toepassen van de invoersoort bij het verwerken van afschriftregels Transactie toekennen aan de debiteur/crediteur 1. Aanmaken bank-/kasrekening Ga naar het venster Bank-/kasrekeningen Voeg via + een nieuwe rekening toe met de omschrijving Herclassificeren. Let op: Je kunt uiteraard kiezen om een herindelingsrekening per vestiging aan te maken. Maak in dat geval voor elke vestiging een aparte tussenrekening aan. Zet de Instellingen voor AutoPay-integratie zowel bij afschriften als inkomende betalingen op Uitsluiten van AutoPay Gebruik bij Rekening een tussenrekening (maak eventueel een nieuwe grootboekrekening aan) Kies de juiste Subrekening Voeg in het tabblad Betaalmethoden de betaalmethode 1 toe Markeer Gebruik in Crediteuren en Gebruik in Debiteuren Kies voor Opslaan en sluiten 2. Aanmaken invoersoort herindeling Open het venster Invoersoorten Klik op het + om een nieuwe invoersoort aan te maken met de code “CLSO” Kies Ontvangst Gebruik de omschrijving “Herclassificeren” Zet een vinkje bij Betalingen herindelen Selecteer bij het veld Rek. voorlopig boeken de bij stap 1 gekoppelde tussenrekening Klik op het + om de bank-/kasrekeningen te koppelen waarvoor deze herindeling beschikbaar moet zijn. Let op: Zorg dat hier geen betalingen onderweg of vereffeningsrekeningen tussen staan Kies voor Opslaan Maak nu op vergelijkbare wijze een invoersoort aan voor de herindeling van uitgaven met code “CLSU”.  3. Afschriftregel verwerken naar herindelen In dit voorbeeld wordt een afschriftregel verwerkt van een onbekende ontvangst van een crediteur die een terugbetaling heeft gedaan. Ga naar het venster Afschriftregels verwerken Selecteer de Bank-/kasrekening voor de verwerking van de afschriften Selecteer de afschriftregel met de ontvangst Kies Aanmaken op het tabblad Betaling aanmaken Selecteer de module Bank/kas Selecteer de invoersoort CLSO Wijzig indien gewenst het veld Omschr. trans. Kies Verwerken Deze onbekende ontvangst is nu terug te zien op de grootboekrekening 1102 Herclassificeren 4. Transactie toekennen aan debiteur/crediteur In het venster Betalingen opnieuw indelen verschijnen alle transacties die vanuit de afschriftregels naar deze tussenrekening zijn verwerkt. Vanuit dit venster kan vervolgens gekozen worden naar welk deelproces de betaling verwerkt moet worden.  Ga naar het venster Betalingen opnieuw indelen Selecteer de Invoersoort CLSO Alle openstaande transacties op deze rekening worden nu weergegeven. Klik in de betreffende regel in het veld Debiteur/crediteur en selecteer de juiste crediteur Markeer de betreffende regel en kies voor Verwerken Let op: De betaling is nu verwerkt naar een crediteurenbetaling. Als ook bekend is op welke factuur deze terugbetaling betrekking heeft kan direct gekozen worden voor de knop Resulterend document weergeven. Hiermee wordt het venster Crediteurbetalingen geopend waar de betreffende factuur kan worden gekoppeld.

Wist u dat het via een herkenningsregel mogelijk is om de afschrijving van een batchbetaling automatisch te herkennen...?

Leveranciers bieden soms de optie om een factuur in meerdere termijnen te betalen. Visma.net ondersteunt dit door een betalingsvoorwaarde met meerdere afbetalingstermijnen te configureren. Configuratie van de Betalingsvoorwaarde Open het venster Betalingsvoorwaarden. Voeg een nieuwe voorwaarde toe: Geef deze een unieke code en omschrijving. Selecteer de optie Meerdere in het veld Soort afbetalingstermijn. Stel de gewenste parameters in, zoals Splits op procent in tabel met de bijbehorende termijnen. Klik op Opslaan. Inkoopfactuur met betaaltermijnen Open het venster Inkoopfacturen. Maak een nieuwe inkoopfactuur aan en selecteer daarbij de zojuist aangemaakte betalingsvoorwaarde. Kies Vrijgeven om de inkoopfactuur te verwerken. Na het toepassen van de betaaltermijnen gebeurt het volgende: De originele inkoopfactuur krijgt de status Gesloten. Voor elke termijn wordt een nieuwe inkoopfactuur aangemaakt, inclusief de corresponderende vervaldatum. De btw wordt op de originele factuur verwerkt. Instelling voor dubbele referentienummers Wanneer je de optie Melding bij dubbele referentienummers in het venster Voorkeuren crediteuren aan hebt staan, krijgt het referentienummer van de originele factuur automatisch een opvolgend nummer om dubbele referentienummers te voorkomen. Bijvoorbeeld, als het referentienummer 123456 is, ontvangen de termijnfacturen de nummers 123456-1, 123456-2, etc.  

De IBAN-naamcontrole maakt het mogelijk om de overeenkomst van IBANs en bedrijfsnaam van crediteuren te verifiëren voor extra zekerheid. Tijdens de controle wordt weergegeven of de naam van de rekeninghouder volledig, gedeeltelijk of helemaal niet overeenkomt met de naam van de crediteur. Dit helpt om de juistheid van een IBAN te verifiëren en biedt meer zekerheid dat de rekening toebehoort aan de opgegeven crediteur. Hoe kun je de IBAN-naam controle gebruiken? 1. Gebruiksvoorwaarden accepteren en kenmerk selecteren Om de IBAN-naamcontrole te kunnen gebruiken, dient een gebruiker met de rol Financial Administrator eerst de voorwaarden voor de kosten en de algemene voorwaarden van SurePay te accepteren. Open de adresextensie (vanuit Debiteuren of Crediteuren via de knop Acties/Gegevens aanvullen en controleren) Klik op het tandwiel Markeer de optie om akkoord te gaan met kosten en algemene voorwaarden Let op: selecteer een eigen kenmerk om de uitvoeringsdatum van de IBAN-naamcontrole bij een crediteur op te slaan, zodat je achteraf kunt zien wanneer de IBAN-validatie was uitgevoerd. Alleen kenmerken van het type Datum/tijd zijn hiervoor geschikt.  2. IBAN-naamcontrole uitvoeren Open het venster Crediteuren Open een crediteur waarvoor het IBAN gecontroleerd moet worden Kies Acties/Gegevens aanvullen en controleren Klik op het bedrijf om naar de volgende pagina te gaan De ingevulde IBAN van de crediteur wordt hier getoond of kan hier worden ingevoerd Klik op de validatieknop naast het IBAN om de controle uit te voeren In het validatieresultaat is zichtbaar of de naam van de rekeninghouder overeenkomt met de bedrijfsnaam van de crediteur Kies om de validatie te accepteren of af te wijzen Kies Toepassen; indien de validatie was geaccepteerd zal de huidige datum opgeslagen worden in het opgegeven kenmerk (in de voorkeuren).   In het validatieresultaat worden zowel de bedrijfsnaam als de naam van de rekeninghouder weergegeven.    

Een creditnota kan handmatig worden toegevoegd of als tegenboeking van een bestaande factuur. Handmatig aanmaken creditnota Open het venster Verkoopfacturen Voeg een nieuwe factuur toe ( + ) Kies de Soort Creditnota Wijzig eventueel de factuurdatum en de periode Selecteer de debiteur De Externe referentie en de Factuurtekst zijn optionele gegevens Op het tabblad Documentgegevens kunnen factuurregels worden toegevoegd door gebruik te maken van ( + ). Let op:  bedragen moeten positief worden ingevoerd Sla de factuur op met Kies Vrijgeven om de factuur te verwerken naar de financiële administratie. Hierna is de factuur niet meer wijzigbaar. Tegenboeken van een bestaande factuur Open het venster Verkoopfacturen Zoek de factuur waarvoor een creditnota aangemaakt moet worden Kies Acties/Tegenboeken De creditnota is aangemaakt Sla de factuur op met Kies Vrijgeven Overzicht statussen creditnota Status Beschrijving In balans De factuur is aangemaakt maar nog niet vrijgegeven en kan dus nog bewerkt worden. Geblokkeerd De optie Blokkeren is gemarkeerd. Vrijgeven is niet mogelijk. Open De creditnota is vrijgegeven en heeft nog een openstaand saldo.   Gesloten De creditnota is vrijgegeven en heeft geen saldo meer. Vrijgeven van meerdere creditnota's In het venster Debiteuren documenten vrijgeven is het mogelijk om meerdere facturen tegelijkertijd vrij te geven. Kies Alle vrijgeven om alle beschikbare documenten vrij te geven of kies Vrijgeven om alleen de gemarkeerde (aangevinkte) documenten vrij te geven Verzenden van creditnota’s In het venster Facturen verzenden is het mogelijk om meerdere facturen tegelijkertijd te verzenden, afhankelijk van de gekozen actie. Mogelijke acties zijn onder andere: Facturen e-mailen Facturen afdrukken Naar AutoInvoice verzenden Op basis van de gekozen actie en het datumbereik worden alle verkoopfacturen getoond die aan deze criteria voldoen Kies Alle verwerken om alle creditnota's te verwerken of kies Verwerken om alleen de gemarkeerde (aangevinkte) creditnota's te verwerken

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Logistics. Voorraad Voorraadherwaardering uitvoeren Voorraadartikelen Externe voorraad: Voorraad bij derden & Voorraad van derden (consignatievoorraad) Verkoop Verwerken van een retournering met een creditorder (RC)  Inkoop Verwerken van een inkoopfactuur met een retour 

Deze procedure beschrijft het instellen en verwerken van consignatievoorraad (consignment). Er worden twee scenario's behandeld: voorraad op de locatie van jouw klant waarvan jij eigenaar blijft tot verbruik, en voorraad op jouw eigen locatie die eigendom is van de leverancier (VOI). Scenario 1: voorraad op locatie bij de klant Inrichten klantmagazijn Open het venster Magazijnen en maak een nieuw (virtueel) magazijn aan voor de klant. Selecteer in het veld Bevoorradingstype de waarde Overdracht. Open het venster Debiteuren en open de betreffende klant. Selecteer het klantmagazijn in het veld Magazijn onder het tabblad Leveringsinstellingen. Open het venster Magazijngegevens en voeg de artikelen toe die bij de klant op voorraad liggen. Stel per artikel op het tabblad Bevoorradingsgegevens het bevoorradingstype in op Overdracht en selecteer jouw hoofdmagazijn als bronmagazijn. Vul de gewenste veiligheidsvoorraad, het bestelniveau en het max. aantal in. Voorraad overboeken en verzenden naar het klantmagazijn Open het venster Bevoorrading voorbereiden om de benodigde overdrachtsorder te genereren. Open het venster Overdrachtssorders aanmaken, selecteer het bestemmingsmagazijn van de klant en verwerk de order. Het systeem maakt een verkooporder aan van het type TR (Overdracht). Open het venster Verkooporder en kies Acties -> Verzending aanmaken. Bevestig de verzending en kies Acties -> Voorraad bijwerken. Open het venster Inkoopontvangsten en kies + om een nieuwe ontvangst toe te voegen Selecteer het soort Overdrachtsorder en selecteer het klantmagazijn Klik op Overdracht toevoegen en selecteer de betreffende overdrachtsorder Klik op Vrijgeven om de goederen in het klantmagazijn te boeken. Consignment verkoop en bevoorrading verwerken Bij de verkoop van klantvoorraad kan het verbruik handmatig worden ingevoerd, via een importdefinitie (spreadsheet) worden verwerkt, of geautomatiseerd via een API-koppeling worden geregistreerd. Registreer het periodieke verbruik van de klant als een verkooporder van het type IN. Maak de verkoopfactuur aan en geef deze vrij. Hiermee wordt de voorraad in het klantmagazijn verlaagd en de omzet geboekt. Open het venster Bevoorrading voorbereiden om automatisch nieuwe overdrachtsorders te genereren voor de verkochte aantallen. Scenario 2: voorraad op eigen locatie van de leverancier (cosignatie) Inrichten leveranciersmagazijn Maak een nieuwe vestiging en een virtueel magazijn aan die gekoppeld is aan een separaat werkelijk grootboek, zodat de voorraad niet op jouw balans verschijnt. Maak een nieuwe grootboekrekening aan voor Ontvangen consignatievoorraad. Maak voor elke leverancier een aparte magazijnlocatie aan Vink bij de magazijnlocaties de optie Kosten afzonderlijk bijhouden aan zodra er meer dan 1 leverancier hetzelfde magazijn gebruikt. Maak een redencode aan voor consignatie-ontvangsten en koppel deze aan de rekening Ontvangen consignatievoorraad. Consignment goederen van leverancier ontvangen Open het venster Ontvangsten  Klik + om een nieuwe ontvangst aan te maken Selecteer op de tab Financiele gegevens de vestiging van het externe magazijn Voer de ontvangen artikelen in en selecteer het externe magazijn, de juiste leverancierslocatie en de aangemaakte redencode. Klik op Vrijgeven. De artikelen zijn nu beschikbaar voor verkoop zonder dat de balanswaarde toeneemt. Stuur optioneel een ontvangstrapport naar de leverancier ter bevestiging, zoals het rapport Voorraadregister (gedetailleerd) die je vanuit de ontvangsten kan afdrukken. Verkoop van leveranciersgoederen en eigendomsoverdracht Voer een verkooporder in vanuit de hoofdvestiging en selecteer het leveranciersmagazijn als bronmagazijn. Maak de verzending aan en bevestig de verzending. Maak de verkoopfactuur aan en geef deze vrij. Overzicht van het grootboek vanuit het "externe" grootboek.  Periodieke afrekening en opschoning consignatievoorraad Op basis van verbruiksrapportage kan een inkoopfactuur verwerkt worden (of via self-billing) in de financiële administratie. Gelijktijdig kun je in het externe grootboek de positie bijwerken: de rekening 1320 Rekening-courant leverancier wordt gecrediteerd voor het afgerekende bedrag, met als tegenrekening 0950 Ontvangen Consignatievoorraad. Hierdoor valt het saldo op de RC terug naar € 0,00 en sluit de resterende stand op rekening 0950 precies aan op de daadwerkelijk fysiek aanwezige voorraad in het externe magazijn.

Deze procedure beschrijft het aanmaken en inrichten van een nieuw project in Visma Net Financials. Aan de hand van de basisinstellingen, taken, budgetten en statussen doorloop je het proces om een project voor te bereiden voor de registratie van transacties. Voorbereiding Controleer of de gewenste projectmanagers zijn aangemaakt als medewerker in Visma Net en of de medewerker is gekoppeld aan een gebruiker.. Controleer of de benodigde grootboekrekeningen zijn gekoppeld aan een rekeninggroep om transacties op het project mogelijk te maken. Optioneel: Controleer of er een geschikt projectsjabloon of een lijst met algemene taken beschikbaar is. Werkwijze Basisgegevens project vastleggen Open het venster Projecten. Klik op + om een nieuw project toe te voegen. Vul een code in het veld Project in of laat het systeem automatisch een nummer toekennen. Vul de omschrijving van het project in. Selecteer optioneel een debiteur en een projectsjabloon. Raadpleeg voor meer informatie over het gebruik van sjablonen de procedure Gebruik van projectsjablonen, sjabloontaken en algemene taken. Ga naar het tabblad Rekeningen en vul het veld Subrekening (standaard) in. Klik op Opslaan. Projectdetails en manager instellen Vul op het tabblad Samengevat de begindatum en einddatum in. Selecteer een medewerker in het veld Project manager. Leg optioneel aanvullende gegevens vast via het tabblad Kenmerken. Projecttaken toevoegen Ga naar het tabblad Taken en voeg minimaal één taak toe. Vul de velden Taak en Omschrijving handmatig in, of selecteer een van de algemene taken. Budgetten inrichten Ga naar de tabbladen Opbrengstenbudget en/of Kostenbudget. Voeg per taak, rekeninggroep en optioneel per artikel budgetregels toe. Raadpleeg voor meer informatie de procedure over het vastleggen van een projectbudget via Projectbudget vastleggen. Project activeren en controleren Controleer op het tabblad Saldo of de budgetten correct zijn. Zorg ervoor dat zowel de status van het project als de status van de projecttaak op Actief staan om transacties toe te staan. Gebruik de tabbladen Verkoopfacturen en Inkoopfacturen om de op het project geregistreerde facturen in te zien.  

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Projecten.   Aanmaken van een nieuw project  Gebruik van projectsjablonen, sjabloontaken en algemene taken Aanmaken en onderhouden van Rekeninggroepen Projectfacturering uitvoeren Declaraties verwerken Instellen van de ISO 8601-weeknummering voor urenstaten  Urenstaat aanmaken en invullen Overboeken balanspositie bij afsluiten project Migratie van lopende projectsaldi  Projectbudget vastleggen

Om ervoor te zorgen dat declaraties verwerkt kunnen worden in combinatie met Visma Net, moeten er een aantal zaken worden ingesteld. Lees hieronder hoe dit in zijn werk gaat. Gebruikers aanmaken Maak voor alle medewerkers die declaraties moeten kunnen verwerken een gebruiker aan in Visma.net Admin. Aan deze gebruiker(s) moeten minimaal de rollen API-user en Time & expense user worden toegewezen. Open Admin Kies + Nieuwe gebruiker Vul alle gegevens in Koppel het bedrijf Koppel de rol API-user en Time & Expense user Medewerkers aanmaken Voeg voor alle gebruikers een medewerker toe in Visma Net.  Open Visma Net Financials Open het venster Medewerkers Kies + (toevoegen) Vul minimaal de volgende velden in: Algemene informatie Achternaam E-mail (gebruik hetzelfde mailadres als in Admin) Medewerkerstype Vestiging Afdeling Kalender Financiële instellingen Rekening en Subrekening crediteur Rekening en Subrekening betalingskorting Rekening en Subrekening kosten Rekening en Subrekening verkoop Betaalmethode Bank-/kasrekening IBAN Koppel vervolgens de medewerker aan de gebruiker: Open het venster Gebruikers Selecteer de desbetreffende gebruiker Koppel de medewerker in het veld Gekoppelde medewerker Niet-voorraadartikelen aanmaken Maak voor alle onkosten-categorieën een niet-voorraadartikel aan. Open het venster Niet-voorraadartikelen Kies + (toevoegen) Vul minimaal de volgende velden: Artikelcode Omschrijving Artikeltype Soort = Kosten Btw-categorie (voor declaraties zal dit over het algemeen "geen btw" zijn) Rekening kosten Functionaliteit inschakelen Om de declaraties beschikbaar te maken in Visma Net moet de betreffende functionaliteit nog worden ingeschakeld. Schakel de functionaliteit als volgt in: Open het venster Functionaliteit in-/uitschakelen Kies Aanpassen Markeer de optie Declaraties Kies Inschakelen Na het inschakelen komen de volgende extra vensters beschikbaar: Onkostenregistraties Declaraties Declaraties vrijgeven Analyses: Overzicht declaraties Rapporten: Declaratiegegevens Declaraties per medewerker Declaraties per afdeling Voorkeuren declaraties Er zijn verschillende voorkeuren beschikbaar voor het werken met declaraties. Pas deze gerust naar wens aan. Voor een juiste werking is het wel belangrijk dat nieuwe declaraties na het opslaan standaard de status Geblokkeerd krijgen. Zo stel je dit in:   Open het venster Voorkeuren uren en declaraties Markeer de optie Declaraties bij invoer Blokkeren Klik op Opslaan  

Soms wil je een handmatige journaaltransactie, ook wel bekend als een memoriaalboeking, verwerken. Denk bijvoorbeeld aan het boeken van de loonjournaalpost, of het boeken van voorzieningen.  Volg de volgende stappen om een memoriaalboeking aan te maken: Open het venster Journaaltransacties Voeg een transactie toe (+) De module is altijd Grootboek. Transacties voor de overige modules ontstaan door middel van een verwerking in een van de deelprocessen, zoals Debiteuren of Crediteuren.  Geef een Datum in voor de transactie Selecteer een Periode Geef de boeking een logische omschrijving De boekingsregels kunnen worden ingevoerd met de (+) Kies Vrijgeven om de boeking te verwerken (voordat een journaaltransactie kan worden verwerkt moet het totaal debet gelijk zijn aan het totaal credit) Tip: Een geblokkeerde journaaltransactie hoeft niet in balans te zijn om op te slaan   Tip: Wil je de journaaltransactie verder categoriseren, bijvoorbeeld als memoriaalboeking of journaalpost, dan kun je dit doen door een transactiecode mee te geven aan deze boeking. Hoe je dat doet lees je in de procedure journaaltransacties categoriseren.  

De administratiedatum (ook bekend als de systeemdatum) speelt een cruciale rol als standaarddatum in alle invoervensters, rapportages en analyses. Het aanpassen van deze datum kan bijzonder nuttig zijn wanneer je werkt in een vorige periode. Door de datum naar een dag in die specifieke periode te wijzigen, wordt automatisch de juiste periode voorgesteld in alle toepassingen. De stappen om de administratiedatum aan te passen, zijn als volgt:   Klik in de rechterbovenhoek op je naam om de contextselector te openen (of gebruik de sneltoets Alk+K) Klik op Administratiedatum of op de kalender Selecteer nu de datum die je als standaard wilt gebruiken Klik Ok De geselecteerde datum (en periode) zal nu gebruikt worden als standaarddatum in alle invoervensters, rapportages en analyses.    

Een gebruiker in Visma Net kan worden toegewezen aan een of meerdere rollen. Dit toewijzen van rollen kan gedaan worden in het onderdeel Admin.   Maar wat betekenen de verschillende rollen die aan een gebruiker toegewezen kunnen worden?   In de Visma Academy is een beschrijving beschikbaar van alle rollen in Admin. Deze beschrijving is te vinden in de training Visma Net Financials Foundation.   Om het voor de accountant makkelijker te maken het overzicht te kunnen downloaden is er daarnaast ook nog een PDF met de beschrijvingen bij dit bericht gevoegd.  

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Grootboek.   Een memoriaalboeking verwerking Journaaltransacties corrigeren Budgetten invoeren en vrijgeven Nieuw boekjaar aanmaken  Perioden blokkeren Journaaltransacties afletteren Wijzigen van de rekeningsoort Journaaltransacties categoriseren Journaaltransacties met Btw verwerken Niet-gejournaliseerde transacties Periodieke transacties gebruiken Aansluiting grootboek controleren Aansluiting controleren grootboek met debiteuren en crediteuren Toewijzingen configureren en uitvoeren (kostenverdeling) Instellen en gebruiken van gecombineerde subrekeningen

Deze procedure beschrijft hoe je gecombineerde subrekeningen (maskers) configureert in Visma Net. Hiermee stelt het systeem tijdens het invoeren van transacties automatisch een subrekening samen op basis van waarden uit verschillende bronnen (zoals vestiging, artikel, debiteur, crediteur of medewerker) Werkwijze Segmentcodes bepalen Bepaal per segment uit welk bronelement de waarde moet worden overgenomen. Herhaal de letter van de broncode voor het aantal tekens dat het segment lang is (bijvoorbeeld EE voor een segment van 2 tekens of LLLL voor 4 tekens). Veelgebruikte segmentcodes: C: Vestiging  E: Medewerker  I: Voorraad- of Niet-voorraadartikel  L: Locatie (debiteur/crediteur) P: Project   T: Projecttaak W: Magazijn  Maskers instellen per module Open het venster met de voorkeuren van het betreffende proces (bijvoorbeeld Voorkeuren crediteuren of Voorkeuren debiteuren). Vul in het veld voor de gecombineerde subrekening het gewenste masker in op basis van  van jouw subrekeningstructuur (bijvoorbeeld EE-II-LLLL). Voor artikel- en voorraadtransacties: Open het venster Boekingstypen en stel daar de gewenste maskers in per boekingstype. Klik op Opslaan. Praktijkvoorbeeld van een gecombineerde subrekening Uitgangssituatie subrekeningstructuur xx-xx-xxxx: Segment 1 - Vestiging (2 tekens): UT (Utrecht), AM (Amsterdam), RD (Rotterdam), 00 (Niet van toepassing) Segment 2 - Productlijn (2 tekens): DI (Diensten), HA (Hardware), SO (Software), 00 (Niet van toepassing) Segment 3 - Afdeling (4 tekens): PROD (Productie), ONTW (Ontwikkeling), 0000 (Niet van toepassing) Standaard subrekening per entiteit vastgelegd voor de kosten: Crediteuren: 00-DI-PROD Medewerker: UT-00-ONTW Vestiging: AM-00-0000 Artikel: 00-DI-0000 Instelling voorkeuren crediteuren In het venster Voorkeuren crediteuren is het veld Subrekening kosten combineren uit ingesteld op het masker: EE-II-LLLL. Resultaat bij het invoeren van een inkoopfactuur Het systeem stelt de subrekening op de factuurregel automatisch als volgt samen: Segment 1 (EE): Haalt de waarde van de medewerker -> UT Segment 2 (II): Haalt de waarde van het artikel -> DI Segment 3 (LLLL): Haalt de waarde van de crediteur -> PROD Uiteindelijke gecombineerde subrekening op de factuurregel: UT-DI-PROD    

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Vaste activa.   Aanmaken activum via inkoop Handmatig aanmaken activum Afschrijvingen verwerken Kostprijs activum achteraf aanpassen door aflettering Afletteren transacties niet gerelateerd aan een activum Activum afvoeren/desinvesteren Afschrijvingen tijdelijk onderbreken Registreren en activeren van investeringen in uitvoering  

Een overzicht van alle algemene procedures.   Uitleg van de verschillende rollen in Visma Net (Admin) Administratiedatum wijzigen Mailen via de standaard mailserver Mailen via Office365 (oAuth2) Bestanden slepen naar Visma.net IP-adres Visma.net Werken met draaitabellen in Visma Net Aanpassen landenformaat (datum, tijd, getal) Sneltoetsen in Visma Net Audithistorie van gebruikersrollen en toegangsrechten controleren Toegangsrechten en rollen van gebruikers inzien Gegevens exporteren vanuit een venster

In Visma Net kun je gegevens uit vrijwel elk venster exporteren naar Excel of CSV. Afhankelijk van de gewenste inhoud en bestandsgrootte kies je uit drie verschillende exportvarianten. Exporteren Optie 1: Excel met aanvullende informatie Open het gewenste venster met de gegevens die je wilt exporteren en maak desgewenst een filter om de gewenste gegevens te selecteren. Klik op het Excel-pictogram in de werkbalk. Het bestand wordt gedownload inclusief extra details zoals bedrijfsnaam, vensternaam, datum en toegepaste filters. Optie 2:  Excel zonder aanvullende informatie Open het gewenste venster met de gegevens die je wilt exporteren en maak desgewenst een filter om de gewenste gegevens te selecteren. Klik op het pijltje naast het Excel-pictogram. Selecteer de optie Export Excel. Het bestand wordt gedownload als een schone tabel, zonder extra kopgegevens of filterinformatie. Optie 3:  CSV-bestand (aanbevolen bij grote hoeveelheden)   Open het gewenste venster met de gegevens die je wilt exporteren en maak desgewenst een filter om de gewenste gegevens te selecteren. Klik op het pijltje naast het Excel-pictogram. Selecteer de optie Export naar CSV. Het CSV-bestand wordt gegenereerd. Gebruik deze optie als het verwerken van een Excel-bestand te lang duurt of als de hoeveelheid regels de maximale limiet van Excel overschrijdt.        

Deze procedure beschrijft het verwerken van een stapsgewijze investering. Aan de hand van een praktijkvoorbeeld: de aanschaf en installatie van een machine van € 30.000, opgebouwd in 3 termijnen van € 10.000 in periode 01 t/m 03 en in gebruik genomen in periode 04 met een afschrijvingstermijn van 5 jaar, doorloop je het proces van opbouwen en in gebruikname van de machine. Voorbereiding Controleer of er een balansrekening beschikbaar is voor Investeringen in Uitvoering (bijvoorbeeld 0290 - Investeringen in uitvoering). Werkwijze Aanmaken nieuw activumtype Open het venster Activumtypen Maak een nieuw activumtype aan (bijvoorbeeld IIU - Investeringen in uitvoering) en stel de volgende rekeningen in: Activarekening: Selecteer de balansrekening 0290. Overige rekeningen: Vul hier een willekeurig rekeningnummer in (deze rekeningen worden inhoudelijk niet gebruikt, maar zijn wel verplicht in het systeem). Aanmaken activum Maak het activum op de reguliere manier aan en zorg dat het activum is afgeletterd en gedeblokkeerd Open het activum en kies voor Acties/Onderbreken.  Het activum is nu geblokkeerd voor afschrijvingen gedurende de opbouwfase. Afletteren deelinvesteringen Koppel gedurende de opbouwfase (periode 01 t/m 03) de termijnfacturen via de aflettering aan het activum. De huidige kostprijs van het activum en het saldo op grootboekrekening 0290 neemt toe met de afgeletterde transacties. Er vinden gedurende deze fase geen afschrijvingen plaats . Activum in gebruiknemen Open het activum en kies voor Acties/Opnieuw activeren. Selecteer de periode waarin de afschrijvingen moeten starten (periode 04) Wijzig het veld Activumtype van IIU naar het definitieve type (bijvoorbeeld MACH - Machines & Installaties) en klik op Opslaan. Het systeem genereert automatisch een overdrachtsboeking: Debet: definitieve activarekening (0250 Machines & Installaties) Credit: afboeking van de tussenrekening (0290 Investeringen in uitvoering)   Wijzig nu de volgende velden op het tabblad Algemene informatie: Datum ingebruikneming: Vul de werkelijke datum van ingebruikname in (bijvoorbeeld 01-04-2026). Levensduur: Vul de gewenste afschrijvingsduur in (bijvoorbeeld 5 jaar). Kies Opslaan Controle afschrijvingen Open het activum en kies voor Acties/Afschrijvingen berekenen.  Het systeem berekent de periodieke afschrijving vanaf de datum van ingebruikname over de totaal opgebouwde kostprijs. De voorgaande opbouwperiodes tonen € 0 afschrijving.    

Met deze procedure configureer je urenstaten in Visma Net volgens de internationale ISO 8601-standaard. Hierbij start de week op maandag en is week 1 de week die minstens vier dagen van het nieuwe jaar bevat (of waarin 4 januari valt). De eerste urenstaat van een medewerker wordt automatisch aangemaakt op basis van de ingangsdatum van de kostprijs van deze medewerker. Eerste dag van de week configureren Open het venster Voorkeuren Uren en declaraties. Vink de optie Configuratie huidige week aan. Selecteer Maandag als eerste dag van de week. Vink de optie Configuratie huidige week weer uit. De keuze voor Maandag blijft hierdoor behouden. Klik op Opslaan. Ingangsdatum eerste urenstaat instellen per medewerker Open het venster Medewerkers. Selecteer en open de betreffende medewerker. Klik op het tabblad Medewerkerkosten. Klik op + om een nieuwe regel toe te voegen. Vul de gewenste Ingangsdatum en het Uurtarief in. Klik op Opslaan. Bij het aanmaken van de eerste urenstaat selecteert Visma Net nu automatisch de week waarin deze ingangsdatum valt.