Nieuw: Exporteer bedrijfsgegevens

[#1]

Vanaf nu kan je op een eenvoudige wijze voldoen aan de bewaarplicht en/of het hebben van inzage in de gegevens van (ex-)klanten. Wij hebben namelijk een data-exportfunctie toegevoegd aan Visma eAccounting. Hiermee stellen we je in staat om vóór het beëindigen van de samenwerking een export van de data uit te voeren. Deze export bestaat uit een auditfile, een aantal rapporten (Balans, Resultatenrekening, Gebruikershistorie en Grootboek) en de gekoppelde documenten (verkoop- en inkoopfacturen, aanmaningen en bonnetjes) per gekozen boekjaar.

De export is altijd beschikbaar in alle licenties, tenzij de gebruiker het toegangsprofiel Alleen lezen of Alleen verkoop heeft. 

Wanneer een eAccounting licentie wordt beëindigd maak je vlak voor het beëindigen van de licentie een export. Indien je klant zelf met eAccounting (Factureren, Standaard of Pro) werkt dan is de data-export ook beschikbaar als de licentie al is beëindigd. De klant kan op dat moment de export exporteren vanuit de alleen-lezen-versie. Let op: na beëindiging moet je wel beheerdersrechten in Visma Online hebben om bij de alleen-lezen variant te kunnen.

Klik hiervoor op Instellingen > Import en export > Exporteer bedrijfsgegevens en loop de stappen door.

[Nancy Groeneweg]

Hier word ik heel enthousiast van. Fijn dat dit op kort termijn mogelijk is gemaakt. Dat maakt het leven een stuk aangenamer. Bedankt.

[Wessel Huisman]

Super mooi! 

Wel had ik nog een paar zaken welke wel echt nog missen naar mijn mening.

- Als ik een verkoopfactuur (of creditfactuur) open is het een lege factuur met alleen het totaal bedrag, dat is wel een probleem.

- Vaste activastaat mist

- Btwen ICP aangiften + suppleties

- Grootboekoverzicht in Excel, zou handig zijn

- Openstaande crediteuren einde van het jaar

- Openstaande debiteuren einde van het jaar

- Rapport transitoria

Verder een hulde voor de export functie, zeker de gekoppelde en niet gekoppelde documenten vind ik tot dusver erg indrukwekkend.

[info8]

Wij krijgen als kantoor de melding:

" Het bestand wordt geëxporteerd. U ontvangt een melding wanneer u het geëxporteerde bestand kunt downloaden."

1. Hoezo?

2. Soms wil je geen contact meer met je ex-klant. De (ex-)klant vragen om de gegevens met je te delen na beëindiging van de licentie is dan niet handig. Kan dat niet anders als de licentie bij ons kantoor zit/zat?

[info8]

Melding gesignaleerd en bestand gevonden.

Jammer dat niet alles met Adobe zichtbaar is, dan moet je overschakelen naar VLC.

[Rens de Jongh]

Betekent dit dat je de bewaar-/inkijklicentie van Financial Overview kunt laten vervallen? Vanaf 1 jan betaal je nu elke maand 1,- voor die licentie (was voorheen gratis), wat na 7 jaar toch wel een aardig bedrag wordt, terwijl je geen ontvangsten meer hebt van die ex-klant. Als het voldoende is om deze exportfunctie te gebruiken en daarmee te voldoen aan de bewaarplicht, lijkt me dat van financial overview niet meer nodig? Zie ik dat goed?

[Michaela koper]

Beste Rens,

Wanneer je de auditfile en documenten hebt geëxporteerd uit eAccounting en bewaard dan voldoe je aan je bewaarplicht en kan je inderdaad de licentie Financial Overview beëindigen. Wanneer de gebruikte grootboekrekeningen hebt voorzien van de juiste RGS code zou je de auditfile kunnen inlezen in de Online Samenstel assistent om de cijfers in te kunnen zien

[Michaela koper]

Beste Wessel,

De export functie is bedoeld om te voldoen aan de bewaarplicht. De overige rapporten en bestanden kunnen al naar keuze worden opgeslagen en bewaard voordat de licentie is beëindigd. Dit zal daarom niet worden toegevoegd aan de export functie.

[marzena17]

Beste Michaela 

waarom kan ik dan niet bij mijn klant de export bedrijfsgegevens niet vinden? hij is een starter 

mvg

Marzena

[Michaela koper]

Hallo Marzena,

Ik neem persoonlijk contact met je op om met je mee te kijken.

[marzena17]

Beste Michaela 

wil je met mijn contact opnemen ivm uitleg OSA behalve op woensdagen dan ben ik vrij 

mvg

Marzena 

[Michaela koper]

Beste Marzena,

 
Ga ik doen maar dit is niet de plaats voor persoonlijke verzoeken.  Graag in het vervolg een ticket aanmaken via de Visma
Software Support Portal

[Martin Patroza]

Heel handig en heb het al een aantal keer geprobeerd bij klanten met zowel een lopende als een beëindigde licentie (allemaal starter) en zou graag het volgende opgelost zien worden waarvan ik eerst het probleem stel en daarna de gewenste oplossing: 

- geüploade bonnen en facturen in stel 2023, maar die een factuurdatum 2022 hebben worden geëxporteerd in de export van 2023 in plaats van 2022. Dit is van belang, omdat je de kosten en omzet en onderliggende bonnen en facturen van een fiscaal jaar bij elkaar wilt hebben voor een eventuele inspectie in plaats van dat je die uit een andere export moet halen. Gewenste oplossing is dat de export rekening houdt met de ingevulde factuurdatum in plaats van de upload datum, want het is bijna onmogelijk om voor al je klanten alle bonnen en facturen op 31-12 van dat jaar in Visma kunt hebben; 

- de export laat gelukkig in ieder geval van de geëxporteerde bonnen en facturen de boekstuknummers in de omschrijving zien (bijvoorbeeld I1, I2, etc voor de inkopen en V1, V2, etc voor de verkopen), maar verder ook niet. Het zou fijn zijn als aan deze omschrijving ook de crediteurnaam wordt toegevoegd, dan is een en ander overzichtelijker; 

- sommige klanten afhankelijk van hun business leveren alle bonnen en facturen via de Visma scanner en bij de export krijgen al deze bonnen en facturen de bestandstype "bestand". Bij het openen van deze bonnen en facturen moet telkens geselecteerd worden met welke applicatie (Pdf, Word, Paint, etc) je deze geopend wilt hebben.  

Ik vind het best wel kwalijk dat de wijziging omtrent FO op 28-10-2022 wordt gecommuniceerd en dat alle kantoren in twee maanden tijd moeten schakelen tussen alle drukte door van het najaar en dan weer het voorjaar. Wijziging is wat mij betreft oké en je goed recht en vast conform de licentie voorwaarden, alleen er had wel meer tijd gegeven moeten worden of de wijziging eerder moeten publiceren zodat ieder voor zich zelf en in overleg met zijn klanten kan bekijken hoe en nu verder met FO. En al helemaal gezien dat de export niet toereikend is om te voldoen aan de bewaarplicht. Mijns inziens word je op deze manier zowat gedwongen om FO te blijven afnemen (in het geval je deze niet meer wilt), omdat er geen toereikend alternatief is. Hoewel de contactpersoon mij wel heeft geprobeerd te helpen en onder andere zaken terug te leggen bij de ontwikkelafdeling e.d. kreeg ik ook de reactie dat dat nú eenmaal zo was en dat ik de export maar uit elkaar moest trekken om tot een juiste dossiervorming te komen. 

Mvg, 

Martin Patroza