Medarbejdere kan nu registrere arbejdstid i My Visma og Visma HR

[#1]

Opdateret den 1. juli 2024

Arbejdstidsregistrering er nu tilgængelig i My Visma app!

Det betyder, at medarbejdere også kan bekræfte deres arbejdstid og tilføje afvigelser via appen. Det gør de enten på forsiden under saldivisningen eller via menupunktet “Arbejdstid”.

Vær opmærksom på, at funktionen kun er synlig i den nyeste version af My Visma app. Derfor er det vigtigt, at medarbejdere opdaterer deres app for at kunne arbejdstidsregistrere.

__________

Siden starten af maj har vi løbende tilføjet funktioner i My Visma og Visma HR, som alle muliggør registrering af den daglige arbejdstid. Nu er løsningen klar til at blive taget i brug via browser, hvis I har Self Service. 

Du finder løsningen under menupunktet “Arbejdstid”, der nu er tilgængeligt i My Visma og Visma HR via browser. Løsningen gør det muligt for medarbejdere at bekræfte deres arbejdstid og tilføje afvigelser fra deres normtid. Samme funktion vil snart være tilgængelig i My Visma app. 

Bemærk, løsningen er tilgængelig og gratis at tage i brug, hvis I allerede benytter Self Service i dag. Gør I ikke det, kan I se priser og bestille servicen her.

Del informationen med medarbejderne

For at hjælpe dine kollegaer med at komme i gang med at registrere deres arbejdstid i My Visma eller Visma HR, har vi udarbejdet vejledende materiale, du er velkommen til at dele med dem. Find nedenstående materiale her.

• Vejledning til medarbejdere
• Flyer
• Demo-videoer

Vi anbefaler desuden, at I som arbejdsgiver udarbejder en arbejdspolitik om tidsregistrering. Den kan indeholde specifikationer om hvordan, hvornår og hvor ofte jeres medarbejdere skal registrere deres arbejdstid. Vi har udarbejdet en tjekliste, som din virksomhed kan tage udgangspunkt i. 

Hold dig opdateret: tilpasninger og systemopdateringer

Løsningen for arbejdstidsbekræftelse vil løbende blive justeret og forbedret. Vi har udarbejdet en liste over kommende tilpasninger, som løbende bliver opdateret. 

Optimeringerne kræver systemopdateringer, hvor My Visma og Visma HR vil være utilgængelige. Hold øje med driftkalenderen, så du kan planlægge dit arbejde uden om systemopdateringerne. 

Har du brug for hjælp?

Har du brug for hjælp til opsætningen, anbefaler vi, at du kigger i denne vejledning, i vores Q&A, eller at du tilmelder dig vores webinar, der afholdes den 2. juli. 

[Sara Frederiksen]

Godmorgen

Uh... det er desværre ikke bare lige til, kan jeg se. 

- Hvorfor bliver registreringer registreret som overarbejde i lønregistreringer, når jeg med vilje ikke har sat hak i at de indgår i arbejdstid? 

- hvordan virker bekræftelsesdelen - jeg kan kun se at jeg skal ind og oprette en ny registrering hver dag... skulle systemet ikke automatisk oprette en registrering på den enkelte dag som jeg så bare kan bekræfte eller gå ind og rette? 

- vores adm. direktør hvor vi har sat hak i undtaget registrering af arbejdstid - her ser billedet fuldstændig ens ud med alle os andre - og han har mulighed for at registrere arbejdstid - det er vel ikke rigtigt?

Hvorfor kan jeg ikke:

1. slette en registrering når den er lavet forkert? 

2. se de afvigelser jeg registrerer (og kommentarer) på de nye minus og plus tid? (jeg har tilføjet dem både under opsætning af koder og stillingskategori koder)

3. se mine plus og minus tid til godkendelse hos min chef, som jeg har hakket af? 

4. på en medarbejder der har registreret ferie, står der ikke nogen steder den registrerede arbejdstid. 

...jeg er lidt bekymret må jeg ærligt sige. 

mvh. Sara

[Majbrith Petersen]

Hej

Skal lige tjekke om jeg har forstået det korrekt.

Stort set alle fraværsarter, fx. sygdom, ferie, orlov osv. skal vel også markeres som arbejdstid? For når vi på et tidspunkt skal kunne trække rapporter over den samlede arbejdstid over en given periode, så er det jo vigtigt, at fraværsperioder medregnes som minus-arbejdstid. Eller vil rapporterne godt kunne dannes korrekt, uden at fraværsarterne er registreret som arbejdstid?

Bedste hilsner fra Majbrith

[Karen-Marie Fredgaard]

Hej

Hvorfor har jeg nogle fraværskoder som valg af afvigelse, jeg vil kun have mere eller mindre arbejdstid til at være en mulighed. 

Fravær skal vel stadig registreres i fraværs feltet.

Er det fordi man er administrator at den ikke vil gemme min afvigelse? Medarbejdere jeg har tjekket kan godt registrere deres afvigelse.

Skal man gemme alle dage, enten med eller uden afvigelse, så man ikke kan gå tilbage, hvis man bliver sur på ens chef og pludselig laver en masse mere tid i en lang periode? eller er der et stop for vor langt man kan registrere tilbage i tid?

[Lene Fabricius]

Hej

I skriver at i har oprettet minus-tid i opslagstabel 322 og plus-tid i opslagstabel 324. Men I skriver også, at de kun skal bruges til medarbejere på jobløn, som ikke er opfattet af regler om overtid osv. 

Jeg har testet koderne og der registreres ikke afvigelse. Selvom man skriver 1 i afvigelse og gemmer, står der stadig 0 i afvigelse.

Hvilke koder skal der ellers bruges? Der er ikke nogen andre i dropdown menuen.

[Natasja1]

Det er da godt vi ikke går ind i kvartals og ½ årligt månedsluk 🙂

Vil ikke afvise at jeg har overset noget  - men hvordan får jeg vist hvad de forskellige medarbejder har lavede af tidsregistreringer, samlet og ikke bare en af gangen?

Langt de fleste af mine medarbejder benytter my visma app - hvornår er den klar til tidsregistrering?

Vi kan godt tilgå den i vores browser.

Der udover er jeg ved at blive skør af den er community er på svensk, når der er valg dansk.

[esteglich]

@Sara Frederiksen 
"Hvorfor bliver registreringer registreret som overarbejde i lønregistreringer, når jeg med vilje ikke har sat hak i at de indgår i arbejdstid?"

• Hvis jeg forstår dit spørgsmål korrekt. Så forholder det sig sådan, at alle variable lønregistreringer og fraværskoder, der kan være afvigelser for normtiden, bliver vist i arbejdstidsmodulet. Det er baseret på hvad der er sat op for stillingskategorien. Vi har gjort dette, så man ikke både skal ind under fravær og ind under arbejdstid og lave hhv. en registrering og en bekræftelse, men man kan gøre det hele samme sted. Overarbejde og afspadsering er eksempelvis noget der påvirker arbejdstiden og hjælper medarbejderen med at beregne deres samlede arbejdstid for dagen.
  Arbejdstidsindstillingerne på siden for opsætning af koder, bestemmer ikke, hvad der vises, når der angives arbejdstid i modalen.

"Hvordan virker bekræftelsesdelen - jeg kan kun se at jeg skal ind og oprette en ny registrering hver dag... skulle systemet ikke automatisk oprette en registrering på den enkelte dag som jeg så bare kan bekræfte eller gå ind og rette?"

• Der er metodefrihed og vi har gjort det muligt at benytte eller mixe to forskellige metoder: 
• Den "stille bekræftelse" som helt simpelt sker ved at medarbejderen bare laver løn- og fraværsregistreringer, som de kender det. Hvis arbejdsgiveren vælger det, vil arbejdstiden bekræftes automatisk via arbejdsplanen, medmindre der angives en afvigelse. Det er altså ikke altid et krav, at brugeren skal bekræfte sin arbejdstid manuelt.
  Arbejdsgiveren vil efterleve lovkravet ved udelukkende at anvende "stille bekræftelse".
  
  
• Den "manuelle bekræftelse" hvor medarbejderen aktiv bekræfter den arbejdstid, systemet har udregnet ved at sammenlægge arbejdskalenderen og løn- og fraværsregistreringer.
  Den "manuelle bekræftelse" giver en mere klar indikation af, at medarbejderen har forholdt sig til sin arbejdstid. Medarbejderen kan altid foretage en manuel bekræftelse, men arbejdsgiverens beslutning om, hvorvidt manuel bekræftelse skal gøres obligatorisk, eller om den "stille bekræftelse" er tilstrækkelig. 
  
• Så hvis man vælger den “stille bekræftelses” -metode, så vil normtiden (fra arbejdsplanen) automatisk være det, systemet noterer som medarbejderens arbejdstid. Her skal medarbejderen kun registrere/bekræfte arbejdstid, når de afviger fra deres normtid. De kan godt bekræfte deres arbejdstid hver dag, hvis de har lyst, men det behøves ikke, hvis I ikke har beskrevet dette i jeres arbejdspolitik. 
  

"Vores adm. direktør hvor vi har sat hak i undtaget registrering af arbejdstid - her ser billedet fuldstændig ens ud med alle os andre - og han har mulighed for at registrere arbejdstid - det er vel ikke rigtigt?"

• Han vil stadigvæk have mulighed for at registrere, men hans data vil ikke fremgå i rapporten.
  Vi vil gerne kigge mere ind i det du foreslår 🙂
  
  

"Hvorfor kan jeg ikke slette en registrering når den er lavet forkert?"

Er en bekræftelse af arbejdstid forkert, kan dette rettes, så den bliver korrekt. Når den så er rettet til at være korrekt, har medarbejderen igen taget stilling til sin arbejdstid, hvorfor den anses som værende bekræftet.


"Hvorfor kan jeg ikke se de afvigelser jeg registrerer (og kommentarer) på de nye minus og plus tid? (jeg har tilføjet dem både under opsætning af koder og stillingskategori koder)"

• Vi tester dette. Og vender tilbage med en løsning.
  Husk at de nye lønarter er til joblønnede, da de ikke har ret til ex. fleks, overarbejde, afspadsering mv.
  Alle andre skal bruge dem, der allerede er opsat på deres stillingskategori.
  
  
  

"Hvorfor kan jeg ikke se mine plus og minus tid til godkendelse hos min chef, som jeg har hakket af? "

• Man skal opsætte de nye lønarter til ledergodkendelse.
  
  

"Hvorfor kan jeg ikke på en medarbejder der har registreret ferie, står der ikke nogen steder den registrerede arbejdstid. "

• Oversigten på siden arbejdstid viser kun de arbejdstider, som medarbejderen manuelt har bekræftet.
  “Stille bekræftelser” vil fremgå i en kommende rapport over arbejdstid.

[esteglich]

@Majbrith Petersen 

"Stort set alle fraværsarter, fx. sygdom, ferie, orlov osv. skal vel også markeres som arbejdstid? For når vi på et tidspunkt skal kunne trække rapporter over den samlede arbejdstid over en given periode, så er det jo vigtigt, at fraværsperioder medregnes som minus-arbejdstid. Eller vil rapporterne godt kunne dannes korrekt, uden at fraværsarterne er registreret som arbejdstid?"

• Jeg kan desværre ikke rådgive jer i forhold til lovgivningen, og derfor ikke, om I skal definere ferie som arbejdstid eller ej.
  
  Hvis man har valgt ex. ferie, orlov mv. som værende arbejdstid, så vil arbejdstiden automatisk være den, der fremgår af den enkelte medarbejders arbejdsplan.
  I kan frit definere, om medarbejderen også skal bekræfte deres arbejdstid i ferien, men det er ikke et lovkrav.
  
  Hvis I har valgt, at ferie, orlov etc. ikke er arbejdstid, så vil den kommende rapport stå med arbejdstiden 0 i disse perioder. Her vil i så kunne sortere dagene fra.

[esteglich]

@Karen-Marie Fredgaard 

"Hvorfor har jeg nogle fraværskoder som valg af afvigelse, jeg vil kun have mere eller mindre arbejdstid til at være en mulighed. "

• Mere eller mindre arbejdstid er beregnet til joblønnede, hvor alle andre vil få de afvigelsestyper der er knyttet tilligger i deres stillingskategori. 

"Fravær skal vel stadig registreres i fraværs feltet."

• Der er metodefrihed og vi har gjort det muligt at benytte eller mixe to forskellige metoder: 
• Den "stille bekræftelse" som helt simpelt sker ved at medarbejderen bare laver løn- og fraværsregistreringer, som de kender det. Hvis arbejdsgiveren vælger det, vil arbejdstiden bekræftes automatisk via arbejdsplanen, medmindre der angives en afvigelse. Det er altså ikke altid et krav, at brugeren skal bekræfte sin arbejdstid manuelt.
  Arbejdsgiveren vil efterleve lovkravet ved udelukkende at anvende "stille bekræftelse".
  
  
• Den "manuelle bekræftelse" hvor medarbejderen aktiv bekræfter den arbejdstid, systemet har udregnet ved at sammenlægge arbejdskalenderen og løn- og fraværsregistreringer.
  Den "manuelle bekræftelse" giver en mere klar indikation af, at medarbejderen har forholdt sig til sin arbejdstid. Medarbejderen kan altid foretage en manuel bekræftelse, men arbejdsgiverens beslutning om, hvorvidt manuel bekræftelse skal gøres obligatorisk, eller om den "stille bekræftelse" er tilstrækkelig. 

Så hvis man vælger den “stille bekræftelses” -metode, så vil normtiden (fra arbejdsplanen) automatisk være det, der bliver registreret på medarbejderen. Her skal medarbejderen kun registrere/bekræfte arbejdstid, når de afviger fra deres normtid. De kan både gøre dette gennem arbejdstid eller under fravær. De to hænger sammen, så hvis du registrerer noget under fravær, og derefter bekræfter din arbejdstid, vil det registrerede fravær fremgå og hjælpe medarbejderen til at udregne deres samlede arbejdstid for dagen. 

"Er det fordi man er administrator, at den ikke vil gemme min afvigelse? Medarbejdere jeg har tjekket kan godt registrere deres afvigelse."

• Vi undersøger og tester pt. dette. 

"Skal man gemme alle dage, enten med eller uden afvigelse, så man ikke kan gå tilbage, hvis man bliver sur på ens chef og pludselig laver en masse mere tid i en lang periode? eller er der et stop for vor langt man kan registrere tilbage i tid?"

• Lige nu kan man maks gå 3 måneder tilbage som medarbejder. Vi vil løbende undersøge om dette er en passende periode.
  Jeres arbejdspolitik bestemmer, om I vil have, at medarbejdere bekræfter arbejdstid alle dage med/uden afvigelser. Det er ikke et lovkrav, bare en mulighed. 

[esteglich]

@Lene Fabricius 

"I skriver at i har oprettet minus-tid i opslagstabel 322 og plus-tid i opslagstabel 324. Men I skriver også, at de kun skal bruges til medarbejere på jobløn, som ikke er opfattet af regler om overtid osv. 

Jeg har testet koderne og der registreres ikke afvigelse. Selvom man skriver 1 i afvigelse og gemmer, står der stadig 0 i afvigelse."

• Det lyder som en fejl, vi undersøger og vender tilbage.
  
  
  

"Hvilke koder skal der ellers bruges? Der er ikke nogen andre i dropdown menuen."

Hvis det er joblønnede er det kun de to nye koder.
Hvis man har andre end joblønnede ansat, så er det de afvigelses koder der er opsat på deres stillingskategori, der vil fremgå af denne liste.

[esteglich]

@Natasja1 

"hvordan får jeg vist hvad de forskellige medarbejder har lavede af tidsregistreringer, samlet og ikke bare en af gangen?"

• Der er en rapport på vej. Heri vil du kunne få overblikket. 

"Langt de fleste af mine medarbejder benytter my visma app - hvornår er den klar til tidsregistrering?"

• Tidsregistrering i My Visma-app udgives den 1/7. 
  

[CBL88]

vi har ansatte som arbejder 37 timer ugentligt, men forstået på den måde at de i 2 uger arbejder fra kl. 07:30 - 16 mandag til fredag og den 3 uge så har fri om fredagen - skal der så her oprettes 3 forskellige arbejdsplaner på hver enkelt medarbejder for at de får reg. deres arbejdstid korrekt eller??

[Majbrith Petersen]

Hverken Admin eller ledere kan ikke godkende nogen former for lønregistreringer (timeløn, afvigelse - plus osv.)

Vi får fejlbeskeden "Arbejdsgiver findes ikke". 

[Natasja1]

Kan man får gjort det sådan at jeg kan se hvilken medarbejder jeg arbejder på PT, lige som med fravær, løn osv

[Birte Olsen]

Jeg har medarbejdere i still.kat 1001 og 1004 - i begge er der både joblønnede og og ikke joblønnede. jeg har tilknyttet 88888 og 99999 til begge still.kategorier - og alligevel kan der ikke registreres på dem under arbejdstid. Hvad går galt?

[Sophie Neerup Larsen]

@Natasja1 

Det er en opgave vi allerede har i vores pipeline, så den kommer 🙂

[Mette Fog]

Når jeg vælger Merarbejde (1307) eller Flekstimer optjent (1990), kan jeg ikke få love at gemme en afvigelse på mindre end en time fx. 0,25 eller 0,5.

Men jeg kan godt hvis jeg vælge Timebank afholdt (47) eller Flekstimer afholdt (46)

Hvad kan årsagen være til det ?

[Sophie Neerup Larsen]

@Birte Olsen 

Vi er ved at undersøge dette 🙂 

[Birte Olsen]

Opdatering:

nu kan vores medarbejdere i still.kat 1001 og 1004 registrere minustid, men ikke plustid.

[Natasja1]

@Birte Olsen 

Den forsvandt også hos os i går  - tror de måske er ved at gøre den bedre.

[Majbrith Petersen]

Ingen af vores medarbejdere kan registrerer nogen former for lønregistreringer nu - hverken i Visma HR eller My Visma. 

Alle får fejlbesked: "Arbejdsgiver findes ikke".

Er vi de eneste med dette problem, eller har I andre tilsvarende udfordring?

[Birthe Prangsgaard]

På vores kan vi kun vælge minustid, og ikke plustid, selv om den er tilføjet på samme måde som minustid. Der ud over kan vi vælge barn syg selv om den ikke er markeret som arbejdstid. Andre der oplever det ?

[Lene Fabricius]

Kommer der en ny vejledning, som vi kan sende ud til vores medarbejdere, eller bliver det med PLUS tiden løst i denne uge, så man ikke skal registrere 2 forskellige steder?

[JuliePedersen]

Hej. Jeg har fået registreret plus og minus tid som afvigelser, men hvordan får jeg fjernet nogle fraværs- og lønregistreringskoder som ikke skal være der? De skal stadig være tilgængelig for medarbejderne at registre, men de skal ikke være mulige som afvigelsestyper for tidsregistrering.

På forhånd tak 🙂

Mvh Julie

[Camilla-Leth00]

I appen

Det forvirrer lidt at man indrapporterer arbejdstid i 60’dele minutter, men på forsiden bliver det vist i 100’dele minutter.

Er det muligt at det kan blive samme enhed i oversigten og  på dagen

Det burde være samme enhed 🙂