Har du en «standardklausul» i arbeidsavtalen om adgangen til trekk i lønn og feriepenger?

[#1]

Har du en «standardklausul» i arbeidsavtalen om adgang til trekk i lønn og feriepenger ved feilutbetaling m.v – da bør du lese denne artikkelen!

Det følger av arbeidsmiljøloven §14-15 annet ledd bokstav c) at "Trekk i lønn og feriepenger kan ikke gjøres unntatt « (…) når det på forhånd er fastsatt ved skriftlig avtale». Som følge av denne bestemmelsen har mange arbeidsavtaler formuleringer ala «Er det ved lønnsutbetaling foretatt feil utlønning, kan arbeidsgiver foreta den nødvendige justeringen ved neste eller påfølgende lønningsutbetalinger."

Spørsmålet er da – gir disse «standardklausulene» arbeidsgiver et rettslig grunnlag for å gjennomføre lønnstrekk?

Hva sier domstolene om adgangen til lønnstrekk ved feilutbetaling?

Frostating lagmannsrett behandlet en sak om nettopp dette i mars 2021. Dommen kan du lese i sin helhet her: LF-2020-73757.

Saken handler om firmaet Eltel Networks, hvor mange jobber med utbygging av fibernett og i den forbindelse også reiser i jobbsammenheng. Når ansatte da fører reiseregninger følges satsene for kompensasjon i landsoverenskomsten for elektrofagene (LOK). I 2018 ble det innført beskatning av diettgodgjørelse, men forhandlingene mellom staten og hovedsammenslutningene tok lengre tid enn estimert. Først 21. august ble satsene fastsatt og gjaldt da fra 22. juni 2018. Eltel implementerte de nye satsene i sin software for reiseregninger, men trengte noe tid før de nye satsene kunne brukes. I mellomtiden utbetalte Eltel etter de gamle satsene. Dette medførte bl.a at ca. 200 av de ansatte fikk for mye utbetalt i godtgjørelse. I et oppslag i romjula 2018 varslet Eltel at det ville skje en korrigering av tidligere utbetalinger på grunn av endringene i diettsatsene og beskatning av dietten. Følgende "standardformulering" var avtalt: «Er det ved lønningsdag foretatt feil utlønning, kan arbeidsgiver foreta den nødvendige justeringen ved neste eller påfølgende lønningsdager.» I januar 2019 startet Eltel med lønnstrekk av dem som hadde fått for mye utbetalt.

Lagmannsretten kom til at standardklausulen i arbeidsavtalen om justering ved feil utlønning ikke ga grunnlag for det foretatte lønnstrekket, da klausulen ikke i tilstrekkelig grad ivaretok arbeidstakers behov for forutsigbarhet og kontroll. Det foretatte trekket var derfor urettmessig. Lønnstrekket var også urettmessig fordi arbeidsgiver ikke hadde rett til å kreve det feilutbetalte beløpet tilbake fra arbeidstaker etter læren om condictio indebiti. Arbeidstaker var i god tro da han mottok diettgodtgjørelsen. Arbeidsgiver var på sin side kjent med at utbetalingene kunne være feil, men tok ikke forbehold.

Gulating lagmannsrett har også tidligere behandlet en sak om samme tema. Du kan lese denne saken i sin helhet her: LG-2016-80064 (Forutsetter Lovdata pro abb). Arbeidstaker vant frem også i denne saken. Arbeidsgiver ble pålagt å tilbakebetale det ulovlige trekket. Arbeidstaker hadde arbeidet i rotasjonsordning offshore. I forbindelse med at han ble oppsagt pga. driftsinnskrenkinger trakk arbeidsgiver ham for en minustid i forbindelse med for lite antall arbeidede timer ved rotasjon.

Vi har også en dom fra Kristiansand tingrett, fra 15 juli 2020 hvor tema var oppe til behandling. Arbeidsgiver hadde i denne saken gjennomført trekk i lønn begrunnet i korrigeringer av timesarbeid/akkord, bruk av firmabil og grunnet kjøp av verktøy. Partene var enige om at lønnstrekkene samlet utgjorde ca 70 000 kroner. Kristiansand tingrett fant det ikke bevist at lønnstrekkene var hjemlet i skriftlig forhåndsavtale, jf. aml. § 14-15 andre ledd bokstav c. Lønnstrekkene var dermed ulovlige og arbeidsgiver ble dømt til å tilbakebetale beløpet i sin helhet med renter i tillegg til arbeidstakers saksomkostninger som utgjorde ca 80 000 kroner.

Sivilombudsmannen`s uttallelser

Sivilombudsmannen har tidligere fastslått at slike avtaler ikke gir arbeidsgiver lovlig grunnlag for trekk i lønn. Sivilombudsmannen syn er at avtalen må inngås etter at en feilutbetaling har skjedd, og etter at størrelsen på beløpet er klarlagt. Ombudsmannen har også fastholdt dette i en avgjørelse fra juni 2020/417). Du finner avgjørelsen i sin helhet på sivilombudsmannens hjemmesider. 

Sivilombudsmannen nevner også i avgjørelsen om at lønnstrekk kan være forbudt hvis arbeidstaker har mottatt beløpet i god tro og/eller at feilutbetalingen ligger noe tilbake i tid. 

Sivilombudsmannen har flere ganger vurdert om arbeidsmiljølovens bestemmelse om trekk i lønn på avtalegrunnlag gir rett til hjemler en adgang for avtaler om trekk i lønn ved feilutbetalinger, før eventuelle feil er begått. I SOMB-2001-22 konkluderte Sivilombudsmannen med at bestemmelsen må tolkes strengt. Sivilombudsmannen har senere gjentatt samme oppfatning som i SOMB-2001-22 i uttalelsene i SOM-2017-256 og SOM-2020-417.

Sitat fra SOMB-2001-22:

«Det sentrale vil etter mitt syn være at det foreligger et uomtvistelig samtykke før det foretas trekk i en arbeidstakers lønn. Dette innebærer at det må foreligge en avtale der det er klart at begge parter er innforstått med hva trekket gjelder. Som utgangspunkt vil jeg derfor anta at loven kun åpner for å gjøre trekk i lønn og feriepenger der avtale om dette er inngått i etterkant av feilutbetalingen. Avtalen om adgang til å trekke i lønnen blir dermed samtidig en erkjennelse av at det foreligger et krav og arbeidstakers samtykke i at kravet gjøres opp ved at det foretas trekk i lønnen. I de tilfeller der det foreligger skriftlige generelle forhåndsavtaler om adgang til å gjøre trekk i lønnen i forkant av feilutbetalingen, hvilket har vist seg er en relativt vanlig standardklausul innenfor det offentlige, mener jeg det er grunn til å anta at denne avtalen bare vil kunne danne grunnlag for trekk der det i tillegg foreligger en erkjennelse fra arbeidstakeren om at det foreligger et krav på arbeidsgiverens hånd, jf. også regelen i bokstav e) om erstatningskrav. I tvistesituasjoner der det ikke er erkjent at det foreligger et krav på arbeidsgiverens hånd, vil en generell forhåndsavtale om trekk etter mitt syn ikke kunne gjøres gjeldende.»

Ombudsmannen begrunnet sitt syn i bestemmelsens ordlyd, forarbeidene, sammenhengen med øvrige trekkgrunnlag i bestemmelsen, samt reelle hensyn med vekt på kravet til forutberegnelighet.

Hva kan vi lære av dette?

Basert på ovenstående mener vi at i de aller fleste tilfelle med feilutbetaling, vil «standardklausulene» mange har i sine arbeidsavtaler ikke alene gi et rettslig grunnlag for å gjennomføre lønnstrekk lovlig. Det vil i tillegg måtte inngås en ny skriftlig avtale med den ansatte etter at en feilutbetaling har skjedd. Denne avtalen må ta opp i seg at den ansatte samtykker i og «skylde» det aktuelle beløp arbeidsgiver mener er utbetalt for mye og at dette kan gjøres opp ved trekk i fremtidige lønns- og feriepengeutbetalinger.

Hvordan gjennomføres lønnstrekk i Visma.Net Payroll. Du finner mer om dette i vårt brukertips her