Kan arbeidsgiver endre en fastsatt ferie?

[#1]

Når ferietiden er fastsatt, og arbeidstaker er blitt informert om tidspunkt for ferie, er dette som hovedregel bindende og det skal mye til for at arbeidsgiver ensidig kan endre ferien.

Ferieloven § 6 (3) omhandler regler om vilkår, fremgangsmåte og erstatningsansvar i de tilfellene hvor arbeidsgiver grunnet bedriftens forhold endrer tiden for arbeidstakers ferie. Reglene vil også gjelde i tilfeller hvor det er aktuelt for arbeidsgiver å endre tiden for ekstraferie for arbeidstaker over 60 år. 

Mottatt underretning

Ferielovens §6 nr. 3 gjelder kun der arbeidstaker har mottatt underretning om ferietidspunkt. Det innebærer at arbeidstaker har mottatt underretning om ferien og forstått innholdet av denne. Hvis arbeidsgiver har fastsatt ferien, men ikke informert den ansatte, kan arbeidsgiver ensidig fritt endre ferien. 

Vilkår for å endre en fastsatt ferie

Ferieloven § 6 (3) slår fast at ferietidspunktet bare kan endres av arbeidsgiver hvis:

• Det skjer uforutsette hendinger,
• som vil skape vesentlige driftsproblemer og
• stedfortreder ikke kan skaffes.
  
  

Vilkårene er kumulative, det betyr at alle må være oppfylt for at arbeidsgiver lovlig kan endre en fastsatt ferie.

“Uforutsette hendinger”

Med «uforutsette hendinger» menes at det må ha oppstått en situasjon som arbeidsgiver ikke med rimelighet kunne regnet med da ferien ble fastsatt. Hendelser som arbeidsgiver forventet skulle skje, eller som arbeidsgiver burde ha forventet ville skje, vil som hovedregel ikke gi grunnlag for at ferietidspunktet kan endres. 

Eksempler: 

Ordinære svingninger i virksomhetens produksjon vil som hovedregel ikke kunne sies å være “uforutsette” og således gi grunnlag for å endre ferien.

At en av partene sier opp arbeidsforholdet, vil heller ikke være en “uforutsett hendelse” som gir arbeidsgiver rett til å endre en fastsatt ferie. Ferielovens §6(3) og §8 (3) regulerer likevel kun en fastsatt ferie. Dersom ferien ikke er fastsatt når oppsigelse skjer, er det som hovedregel slik at arbeidsgiver som på ordinær måte fastsetter tiden for ferie.

Koronautbruddet i Norge kan være et eksempel på en situasjon som kan gi grunnlag for å endre en fastsatt ferie. Arbeids- og sosialdepartementet uttalte i brev datert 21 april 2020 følgende: 

“Departementet legger til grunn at det som følge av Covid-19-situasjonen vil kunne oppstå hendelser som ikke kan forutses på fastsettelsestidspunktet, og som derfor vil kunne gi grunnlag for å endre fastsatt ferie. Departementet antar at dette for eksempel kan være aktuelt ved plutselig høyt sykefravær, ansatte som må i isolasjon/karantene eller at endrede smitteråd gir grunnlag for gjenopptakelse av drift.”

“Vesentlige driftsproblemer”

Avviklingen av den fastsatte ferien må skape vesentlige driftsproblemer på grunn av den uforutsette hendelsen. Hva som ligger i begrepet «vesentlige driftsproblemer» må bero på en konkret vurdering. Det følger imidlertid av ordlyden at det her er snakk om driftsproblemer av et visst omfang og varighet.

Stedfortreder kan ikke skaffes

Det vil ikke være grunnlag for endring av ferie dersom arbeidsgiveren kan skaffe en stedfortreder. Før ferien endres må arbeidsgiver altså først undersøke om andre kan utføre arbeidet.

Drøfte med arbeidstaker

Kommer arbeidsgiver frem til at vilkårene er oppfylt, skal situasjonen drøftes med arbeidstaker, jf. ferieloven § 6 (3) 2. ledd. Drøftelsesmøtet skal sikre at arbeidstaker får reell innflytelse på eventuelle endringer i ferietidspunkt. Arbeidsgiver må begrunne behovet for endringer. 

Arbeidstaker har rett til å la seg bistå av en tillitsvalgt. Tillitsvalgte skal kun delta etter ønske fra arbeidstaker. 

Under drøftingen har arbeidstaker en opplysningsplikt om merutgifter som vil bli krevd(?) erstattet på grunn av endringen. Dette for at arbeidsgiver skal kunne vurdere kostnaden ved å endre ferien mot kostnaden ved å gjennomføre den fastsatte ferien. Det er ingen formkrav til hvordan arbeidstaker informerer her, det kan gjøres både skriftlig og muntlig.

 

Erstatning

Hvis arbeidstaker lider tap på grunn av endringen av ferie, f.eks. avbestillingsgebyr, utgifter til billetter som ikke kan endres mv., kan arbeidstaker kreve disse erstattet av arbeidsgiver, jf. ferieloven § 6 (3). Det er kun merutgifter som kan kreves erstattet. Arbeidstakeren skal stilles økonomisk som om den opprinnelige feriefastsettelsen ikke hadde funnet sted. Arbeidstaker skal med andre ord verken tjene eller tape på endringen. Dette innebærer også at arbeidstaker ikke kan kreve erstatning for egeninnsats i forbindelse med ferieforberedelsene, eller for det velferdstap planleggingen måtte medføre.

Det arbeidstaker kan kreve erstattet er dokumenterte merutgifter som vedkommende får på grunn av en omlegging av ferien. Dokumenterte merutgifter innebærer at arbeidstaker må kunne legge frem skriftlig bekreftelse på de utgifter vedkommende har. Merutgifter som arbeidstaker ikke har gitt opplysninger om under drøfting, kan bare kreves erstattet i den utstrekning de fremstår som nærliggende følger av omleggingen.

Det fremgår ikke direkte av ordlyden i ferieloven om arbeidstaker kan kreve erstattet merutgifter for flere personer enn seg selv. Lovforarbeidene (ot.prp nr 54 1986-87) s 61) forutsetter imidlertid at bestemmelsen bør omfatte merutgifter for både arbeidstaker og dennes nærmeste familie:

“Det kan være noe mer tvilsom om ansvaret bør utstrekkes til også å omfatte merutgiftene for den øvrige familie, samboere mv. Foreligger imidlertid et økonomisk fellesskap, slik at også arbeidstakeren kan sies å ha lidt et tap når slike nærstående påføres merutgifter, bør arbeidsgiveren etter departementets syn betale erstatning.”

Merutgifter som påføres mer eller mindre tilfeldige reiseledsagere, kan imidlertid ikke kreves erstattet etter §6 nr (3).

Utbetaling, refusjon etter bilag, av en eventuell erstatning i denne forbindelse skal ikke lønnsrapporteres og er skattefri.