Må arbeidstaker føre oversikt over arbeidstid?

[#1]

Lovpålagt oversikt

Det følger av arbeidsmiljølovens § 10-7 at det i virksomheten skal være en oversikt som viser hvor mye den enkelte arbeidstaker har arbeidet. 

Det følger av forarbeidene til bestemmelsen at formålet er «dels at virksomheten selv skal ha nødvendig oversikt over arbeidstiden, dels at tilsynsmyndigheten skal kunne kontrollere at bestemmelsene overholdes»

Alminnelig arbeidstid og overtidstimer

Oversikten skal vise antall timer alminnelig arbeidstid (eventuelt gjennomsnittsberegnet arbeidstid),merarbeid og overtid for den enkelte arbeidstaker. Bestemmelsen presiserer at det skal fremgå av oversikten hvor mye den enkelte arbeidstaker faktisk har arbeidet, og ikke bare avtalt arbeidstid for den ansatte eller den samlede arbeidstidsbruken i virksomheten. 

Oversikten skal føres fortløpende. 

Arbeidsgivers ansvar

I forarbeidene til bestemmelsen fremgår det at det er arbeidsgiver som har ansvaret for at det foreligger en oversikt over arbeidstiden. Arbeidsgiver velger selv hvordan arbeidstiden skal registreres. Arbeidsgiver kan be de ansatte om egenrapportering av hva som er arbeidet ut over alminnelig arbeidstid. 

Arbeidstaker

Bestemmelsene om arbeidstid i aml. kapittel 10 gjelder både for private og offentlige virksomheter. Aml. § 10-12 angir arbeidstidskapitlets virkeområde. Bestemmelsen innebærer at arbeidstidsreglene gis et snevrere virkeområde enn lovens generelle virkeområde. Som hovedregel gjelder arbeidstidsreglene og plikten til å føre oversikt over arbeidstiden for alle “arbeidstakere” i en virksomhet. 

Arbeidstidsbestemmelsene vil omfatte alle de som ikke direkte er unntatt i arbeidsmiljøloven. De som unntas, er i hovedsak arbeidstakere med så spesielle arbeidsforhold at en regulering av arbeidstiden blir vanskelig. Hvorvidt unntaksbestemmelsene kommer til anvendelse, må vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle. 

Selvstendig næringsdrivende omfattes som hovedregel ikke av arbeidsmiljøloven og dermed heller ikke av reglene om arbeidstid. 

Arbeidstakere med ledende eller særlig uavhengig stilling

Arbeidstakere i “ledende stilling” samt arbeidstakere i “særlig uavhengig stilling” er unntatt fra arbeidstidsbestemmelsene i arbeidsmiljøloven, jf. aml. §10-12. Disse ansatte er også unntatt fra reglene om å føre oversikt over arbeidstiden og om å inngå i en arbeidsplan i virksomheten. Arbeidsgiver vil nok i kraft av styringsretten kunne pålegge også disse arbeidstakere og føre en oversikt over arbeidstid, men dette vil i såfall være et moment som vil vekte mot at disse har en særlig uavhengig eller ledende stilling. Arbeidsgiver vil også kunne pålegge ansatte med denne type stilling og føre fravær fra arbeid (sykdom, ferie, permisjoner osv) uten at dette antas å ha noen betydning i vurderingen av ledende og særlig uavhengig stilling.

Det er verdt å merke seg at også arbeidstiden for de grupper som ikke omfattes av kapittel 10, skal reguleres slik at disse arbeidstakerne ikke utsettes for uheldige belastninger, og slik at deres mulighet for å vise aktsomhet ved utførelsen av arbeidet ikke forringes. 

Arbeid av ledende art 

Arbeidstakere som utfører arbeid av «ledende art», jf. aml. § 10-12 (1), for eksempel bedriftsledere, avdelingsledere, disponenter og kontorsjefer, omfattes ikke av arbeidstidsreglene. Det avgjørende er at arbeidet er av «ledende art», og ikke stillingsbetegnelse eller tittel. Hvis arbeidstaker i hovedsak utfører arbeidsoppgaver av ledende og administrativ art, vil dette være avgjørende. 

Poenget er at ansatte i slike stillinger i stor grad styrer sin egen arbeidstid, og de vil dessuten også ofte ha et lønnsnivå som forutsettes å dekke en viss arbeidsinnsats utover alminnelig arbeidstid. 

Uttrykket «ledende stilling» er mer omfattende enn «øverste leder». Unntaket omfatter personer som leder bedriften i arbeidsgivers sted. For arbeidsledere (formenn) og personer i andre lignende stillinger som i arbeidstiden «følger» dem de er satt til å lede - de er underlagt samme arbeidstidsregulering og må oppholde seg på samme arbeidsplass, gjelder arbeidstidsreglene i kapittel 10. 

Arbeidsledere som følger samme fleksitidsavtale, vil anses å være underlagt samme arbeidstidsregulering. Et eksempel på denne type stilling kan være en formann i en verkstedsbedrift. 

RG 2009 s. 1629 omhandler en sak som dreide seg om rett til overtidstillegg for en butikksjef. Flertallet i lagmannsretten konkluderte med at stillingen var «ledende», og at butikksjefen derfor ikke hadde krav på overtidstillegg. I LB-2007-101453 ble en ansatt utviklingsleder i et programvareselskap ikke ansett å ha arbeid av ledende art. Lagmannsrettens flertall kom også til samme konklusjon i LH-2007-191174, som gjaldt en ingeniør og prosjektleder med spesielt ansvar for flyplassbelysning. 

Arbeidstilsynet har lagt til grunn en streng og restriktiv praksis i sin behandling av klagesaker. 

Særlig uavhengig stilling

Også stillinger som ikke er av ledende art, vil kunne falle utenfor arbeidstidsbestemmelsene når stillingene er overordnede og ansvarsfulle og innebærer et særlig stort ansvar, eller vedkommende i stor grad kan treffe selvstendige avgjørelser og er knyttet til den øverste ledelsen, jf. aml. § 10-12 (2). 

I forarbeidene til bestemmelsen i aml §10-12 (2) uttalte stortingskomiteen om dette unntaket at det «ikke [er] tilstrekkelig å kunne kontrollere sin egen arbeidstid og/eller ha fleksibel arbeidstid. Unntakene gjelder arbeidstakere som selv prioriterer sine oppgaver, som selv bestemmer hva de skal gjøre, hva som skal delegeres til andre, når arbeidet skal utføres og hvordan arbeidet skal utføres. Det å arbeide i prosjekt er ikke tilstrekkelig». I dette ligger et element av personalansvar og myndighet til å delegere arbeidsoppgaver til andre. En «særlig uavhengig» stilling må også innebære en tydelig og «åpenbar» selvstendighet eller «uavhengighet» i hvordan og til hvilken tid arbeidsoppgaver organiseres og gjennomføres. 

Et viktig moment i vurderingen er om arbeidstiden til arbeidstakeren kontrolleres eller om kun resultatet av arbeidstakerens arbeidsinnsats kontrolleres.

Eksempler på denne type stillinger kan være økonomiske og juridiske rådgivere som arbeider sammen med ledelsen i bedriften. 

Arbeidstilsynet har lagt til grunn en streng og restriktiv praksis i sin behandling av klagesaker også etter dette alternativet.

Et eksempel fra domstolen (LG-2012-144598) gjaldt en seniorrådgiver for innkjøp som blant annet ble tildelt oppdrag som i hovedsak var prosjektstyrt. Lagmannsretten konkluderte med at den ansatte ikke hadde en særlig uavhengig stilling. Arbeidstaker fikk dermed dom for rett til overtidsbetaling, feriepenger og dekket sakskostnader.

Arbeidstilsynet og tillitsvalgte

Arbeidstidsoversikten skal være tilgjengelig for arbeidstilsynet og de tillitsvalgte.

Overtredelse av arbeidstidsreglene

Ved overtredelse av reglene om arbeidstid kan arbeidsgiver bli ilagt et overtredelsesgebyr fra Arbeidstilsynet. Gebyret vil variere ut i fra alvorligheten, gjentagelser og andre forhold ved den enkelte overtredelse.

Overtredelse av arbeidstidsreglene kan også medføre fengelsestraff. I en dom fra Høyesterett (HR-2020-358-A) ble daglig leder for et renovasjonsforetak idømt en fengelsstraff på 120 dager for overtredelse av arbeidstidsbestemmelsene. 

Dokumentasjon i regnskapet

Ifølge bokføringsforskriften §5-6 (5), skal arbeidede timer for ansatte med timelønn eller dagslønn være dokumentert ved timelister, stemplingskort eller lignende manuelle eller elektroniske system. 

Følgende opplysninger skal framgå for den enkelte ansatte:

• dato for utført arbeid
• antall timer den aktuelle dato
• sum timer for den aktuelle perioden

Kravet til timelister eller tilsvarende dokumentasjon gjelder ikke for ansatte med fastlønn. 

Krav til oppbevaring

Dokumentasjon av antall arbeidede timer i henhold til bokføringsforskriften §5-6 (5), skal oppbevares i Norge i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt.