Må det rapporteres årsak til sluttdato i a-meldingen?

[#1]

Når en arbeidstaker slutter i virksomheten må det rapporteres sluttdato i a-meldingen. Fra og med 2021 skal arbeidsgiver i a-meldingen oppgi årsak til hvorfor arbeidsforholdet avsluttes.

Må arbeidsgiver oppgi årsak til sluttdato?

Ved ordinære og maritime arbeidsforhold er det obligatorisk å oppgi årsak til sluttdato.

Ved frilanserforhold er det frivillig å oppgi årsak til sluttdato.

Ved arbeidsforhold av typen pensjon eller andre ytelser utenfor arbeidsforhold skal arbeidsgiver ikke oppgi årsak til sluttdato.

Hvilken årsaker kan velges?

Hvilken årsak man skal oppgi i a-meldingen avhenger av hvorfor arbeidsforholdet er avsluttet. Det er forhåndsdefinert 6 ulike alternativer for hvorfor et arbeidsforhold er avsluttet, det er altså ikke mulighet til å oppgi en egendefinert årsak.

De alternativer man kan velge som som årsak til sluttdato er:

• Arbeidstaker har sagt opp selv
• Arbeidsgiver har sagt opp arbeidstaker
• Kontrakt, engasjement eller vikariat er utløpt
• Arbeidsforholdet skulle aldri vært rapportert
• Endring i organisasjonsstruktur eller byttet jobb internt
• Byttet lønnssystem eller regnskapsfører
  
  

Arbeidstaker har sagt opp selv

Dersom arbeidstaker selv er den som sier opp arbeidsforholdet, skal årsaken “Arbeidstaker har sagt opp selv”.

Denne beskrivelsen skal også benyttes dersom den ansatte går av med pensjon, eller hvis den ansatte dør.

Dersom arbeidstaker får permisjon for å arbeide hos en annen arbeidsgiver, skal det også rapporteres sluttdato på arbeidstaker. Årsaken til sluttdato er også i dette tilfellet “Arbeidstaker har sagt opp selv”

Arbeidsgiver har sagt opp arbeidstaker

Er det arbeidsgiver som har avsluttet arbeidsforholdet, så skal man velge alternativet “Arbeidsgiver har sagt opp arbeidstaker”.

Du kan lese mer om hva som skal til for at en oppsigelse skal være gyldig her.

Kontrakt, engasjement eller vikariat er utløpt

Når man ansetter en arbeidstaker midlertidige, så vil arbeidsforholdet være tidsbestemt og avsluttes som regel av seg selv.

Når den midlertidige ansettelsen utløper skal man rapportere sluttdato, og årsaken til hvorfor arbeidsforholdet avsluttes i a-meldingen.

Det er mulig å rapportere fremtidige sluttdatoen allerede fra den første a-meldingen hvis man på dette tidspunktet vet hvor lenge arbeidsforholdet skal vare. Man må da også oppgi sluttårsak på samme tidspunkt.

I noen tilfeller så endres arbeidsforholdet fra å være midlertidig til å bli fast. Dersom dette skjer, må ansettelsesform endres, og det skal ikke lenger oppgis sluttdato og sluttårsak, med mindre det faste arbeidsforholdet på et senere tidspunkt opphører. Du kan lese mer om hvordan du endrer fra midlertidig til fast i veiledningen til a-meldingen.

Arbeidsforholdet skulle aldri vært rapportert

Det kan være at man ved en feil har innrapportert et arbeidsforhold som ikke skulle vært innrapportert.

Det kan være flere årsaker til hvorfor man har rapportert inn et arbeidsforhold som ikke skulle vært innrapportert, for eksempel:

• Arbeidsgiver har sendt inn startdato på en ansatt som ikke starter i virksomheten som planlagt
• Det er ved en feil rapportert inn flere arbeidsforhold på en ansatt, når det kun skulle vært innrapportert et arbeidsforhold
• Man har ved en feil innrapportert en som er frilanser eller selvstendig næringsdrivende som arbeidstaker
  
  

Endring i organisasjonsstruktur eller byttet jobb internt

Dersom det skjer en endring i organisasjonsstrukturen hos arbeidsgiver, for eksempel en fusjon eller en fisjon, kan det være nødvendig å avslutte arbeidsforholdet. Dette kan også være tilfellet dersom arbeidstaker bytter jobb internt, og på grunn av dette jobber i en annen virksomhet/underenhet enn før.

Bytter arbeidstaker oppgaver eller stilling internt i samme virksomhet/underenhet skal arbeidsforholdet ikke avsluttes med sluttdato.

Byttet lønnssystem eller regnskapsfører

Ved bytte av lønnssystem eller regnskapsfører, skal ikke arbeidsforholdene avsluttes. Men ved slike bytter, kan det være nødvendig å avslutte arbeidsforhold ved at det oppgis sluttdato for så å oppgi nytt arbeidsforhold fra det nye systemet. Dersom dette må gjøres, skal det oppgis årsaken til hvorfor sluttdato er satt.

Du kan lese mer om bytte av lønnssystem i veiledningen til a-meldingen. Visma anbefaler alternativ 3 i veiledningen. Alternativ 2 er også aktuelt dersom alternativ 3 ikke passer. I dette alternativet må du sluttmelde alle ansatte, og opprette de i det nye systemet med dagen etter sluttdatoen.