Oppfølging av sykmeldte - lovpålagte plikter

[#1]

I de tilfellene der arbeidstaker blir sykmeldt, har arbeidsgiver en rekke lovpålagte plikter knyttet til oppfølging av den sykmeldte. Hensikten med disse reglene er å få arbeidstaker helt eller delvis tilbake i arbeid.

Tilretteleggingsplikt

I henhold til arbeidsmiljøloven § 4-6 nr. 1 skal arbeidsgiver, så langt det er mulig, iverksette nødvendige tiltak for at arbeidstakere som har fått redusert sin arbeidsevne som følge av sykdom, ulykke el. skal kunne beholde eller få et passende arbeid. Hovedformålet med tilretteleggingsplikten er at arbeidstaker skal komme tilbake i arbeid så raskt som mulig.

Tilretteleggingsplikten strekker seg langt, men den er ikke absolutt. Arbeidsgiver må i det enkelte tilfelle vurdere konkret hvilke tiltak som det er aktuelt å iverksette. Arbeidstaker skal fortrinnsvis gis anledning til å fortsette i sitt vanlige arbeid, eventuelt etter særskilt tilrettelegging av arbeidet, arbeidstiden, endringer i arbeidsutstyr eller lignende. Tiltakene må tilpasses arbeidstakernes individuelle behov og funksjonsevne. Denne vurderingen må gjøres på bakgrunn av en avveining av relevante hensyn, der blant annet arbeidstakers forhold, arbeidets art og virksomhetens økonomiske forutsetninger og størrelse vil ha betydning.

Arbeidsgivers tilretteleggingsplikt skal ikke gå på bekostning av andre arbeidstakers rettigheter i virksomheten.

Aktivitetskrav

Retten til sykepenger avhenger av at den sykmeldte senest innen 8 uker skal være i arbeidsrelatert aktivitet.

Med arbeidsrelatert aktivitet menes graderte sykepenger, arbeidsrettede tiltak eller reisetilskudd.

Kravet til aktivitet innen åtte uker, gjelder ikke når medisinske grunner klart er til hinder for slik aktivitet, eller arbeidsrelaterte aktiviteter ikke kan gjennomføres på arbeidsplassen. 

Oppfølgingsplan

Arbeidsgiver skal i samråd med arbeidstaker utarbeide oppfølgingsplan for tilbakeføring til arbeidet tidligst mulig, og senest når arbeidstaker har vært helt eller delvis borte fra arbeidet i 4 uker.

Oppfølgingsplanen skal inneholde en vurdering av arbeidstakers arbeidsoppgaver og arbeidsevne. Planen skal også inneholde aktuelle tiltak i arbeidsgivers regi, aktuelle tiltak med bistand fra myndighetene og plan for videre oppfølging.

Oppfølgingsplanen gjør det enklere å ha en kommunikasjon med arbeidstaker, hjelper til med å kategorisere og organisere tiltak og muligheter for å få den ansatte tilbake i jobb, og brukes til å videreformidle viktig informasjon til den som sykmelder og NAV. Det er viktig at det jobbes jevnlig med denne underveis i sykefraværet, blant annet i forbindelse med dialogmøtene.

Det er viktig å tenke på at man i denne planen bør få med alt oppfølgingsarbeidet som gjøres. Det vil for eksempel si at i oppfølgingsplanen bør man ta med alle tiltak som blir vurdert for å få arbeidstaker tilbake i jobb, ikke kun de tiltakene som gjennomføres.

Digital oppfølgingsplan - NAV

Det er ikke formkrav til hvordan oppfølgingsplanen skal se ut, det vil være opp til arbeidsgiver hvordan denne skal utformes. NAV har utarbeidet en digital oppfølgingsplan som er en god løsning for arbeidsgivere å bruke.

Den digitale oppfølgingsplanen hos NAV kan brukes når:

• den ansatte har sendt inn digital sykmelding, og
• arbeidsgiveren har oppgitt nærmeste leder til NAV

Leder vil få tilgang til planen ved å logge seg inn på "Dine sykmeldte" på nettsidene til NAV. Arbeidstaker vil finne denne under "Ditt sykefravær".

Både arbeidstaker og arbeidsgiver kan skrive inn forslag i den digitale planen, eller man kan fylle den ut sammen. Det er opp til arbeidsgiver å lage rutiner for hvordan oppfølgingsplanene skal utarbeides i virksomheten.

Husk å dele oppfølgingsplanen

Arbeidsgiver skal sørge for at planen formidles til sykmelder så snart den er utarbeidet, og senest etter fire uker.

Arbeidsgiver skal videre sørge for at oppdatert plan sendes til NAV senest en uke før dialogmøter som NAV innkaller til. Arbeidsgiver kan også få forespørsel fra NAV om å dele oppfølgingsplanen i andre tilfeller.

Dersom det er fylt ut en digital oppfølgingsplanen hos NAV, kan arbeidsgiver dele den digitalt med både lege og NAV når den er godkjent. Den digitale planen vil ikke bli delt før enten arbeidstaker eller arbeidsgiver aktivt har valgt å gjøre det. Gjøres det endringer i planen, må den deles med legen og NAV på nytt.

Unntak fra oppfølgingsplan

Det er ikke plikt å utarbeide oppfølgingsplan dersom det er åpenbart unødvendig. Dette kan være tilfeller der den ansatte enten innen kort tid vil komme tilbake til jobb uten tilrettelegging, eller ved alvorlig sykdom der den ansatte ikke kan komme tilbake til arbeid.

For å finne ut om det er snakk om en situasjon der det vil være åpenbart unødvendig med oppfølgingsplan, må arbeidsgiveren ta kontakt med den ansatte. Dette for å avklare om det faktisk er grunnlag for unntak. Vi anbefaler at man skriftlig dokumentere at dette er gjort.

Dialogmøte 1

Arbeidsgiver skal innkalle arbeidstaker til dialogmøte om innholdet i oppfølgingsplanen senest innen 7 uker etter at arbeidstaker har vært helt borte fra arbeidet.

For arbeidstakere som er delvis borte fra arbeidet, skal slikt møte avholdes når arbeidsgiver, arbeidstaker eller sykmelder finner det hensiktsmessig.

På dette møtet deltar arbeidstakeren og arbeidsgiveren. Dersom både arbeidsgiver og arbeidstaker, eller arbeidstakeren alene, ønsker det, skal sykmelder innkalles. I tillegg kan NAV, bedriftshelsetjenesten og andre relevante aktører innkalles dersom arbeidsgiver eller arbeidstaker ønsker det. Tillitsvalgte eller verneombud kan også delta på møtet.

Partene skal i møtet samarbeide om hvordan arbeidsgiver kan tilrettelegge for at arbeidstakeren kan komme tilbake til arbeidslivet. Oppfølgingsplanen vil danne grunnlaget for møtet, da man blant annet skal se på muligheter for å få den sykmeldte i gang med aktivitet på arbeidsplassen.

Dersom det er åpenbart unødvendig med et dialogmøte, vil det ikke være nødvendig å gjennomføre møtet. 

Dialogmøte 2

Senest når arbeidstaker har vært sykmeldt i 26 uker, skal NAV avholde dialogmøte 2 mellom den sykmeldte arbeidstaker og arbeidsgiver. Arbeidstaker, arbeidsgiver, sykmelder eller NAV kan kreve at møtet avholdes på et tidligere tidspunkt. Arbeidsgiver plikter å delta på dette møtet.

Sykmelder eller annet helsepersonell skal delta i dialogmøtet hvis NAV mener det er hensiktsmessig. Det er NAV som har ansvaret for å kalle inn de som skal delta.

Innkallingen fra NAV til arbeidsgiver blir i utgangspunktet kun sendt digitalt. Arbeidsgiver vil motta innkallingen under “Dine sykmeldte for nærmeste leder”, med kopi til bedriften i Altinn. Dersom det ikke er registrert en nærmeste leder, sendes brevene kun til bedriften i Altinn. For å kunne lese brevene i Altinn, må lederen ha tilgangen «brev om dialogmøte».

Senest en uke før dialogmøte 2 avholdes skal arbeidsgiver sende oppdatert oppfølgingsplan til NAV.

Dersom det er åpenbart unødvendig med et dialogmøte 2, vil det ikke være nødvendig å gjennomføre møtet. 

Dialogmøte 3

Ved behov kan det innkalles til et dialogmøte 3 hvis det er behov for et nytt møte i slutten av sykepengeperioden. Arbeidstaker, arbeidsgiver, sykmelder eller NAV kan ta initiativ til at et slikt møte avholdes.

Senest en uke før dialogmøte 3 avholdes, skal arbeidsgiver sende oppdatert oppfølgingsplan til NAV.

Etabler gode rutiner i virksomheten

Det er viktig at virksomheten etablerer gode rutiner og prosedyrer for oppfølging av sykmeldte arbeidstakere. Klare og gode oppfølgingsrutiner bidrar til å sikre en rettferdig og god behandling av den sykmeldte og samtidig sørge for at arbeidsgiver oppfyller sine juridiske forpliktelser på best mulig måte.

Dottie HR - hjelper deg i sykefraværsoppfølgingen

Dottie HR er et godt verktøy for arbeidsgiver i oppfølgingsarbeidet. Her har man blant annet mulighet til å få digitale sykmeldinger automatisk inn i systemet. Når sykefraværet er dokumentert med sykmelding i 28 dager, vil systemet automatisk opprette en sjekkliste i systemet for oppfølging av sykefravær.

En slik sjekkliste vil blant annet kunne inneholde rutinemessige punkter rundt oppfølging av den sykmeldte, basert på eksisterende rutiner. Eksempler på dette kan være "Møte med NAV", "Samtale med ansatt" og "Return to work møte". Benytter man seg av systemets sjekklister, kan arbeidsgiver opprette stoppunkter med frister og tildele dem til spesifikke ansvarlige i organisasjonen automatisk.

Du kan lese mer om Dottie HR her.

Følg RegelPOD - hold deg oppdatert

Følg gjerne vår RegelPOD for å holde deg oppdatert på nye og aktuelle fagtema innenfor Lønn og personal. Hør RegelPOD her.