Personallister - hva er dette, og må du ha det?

[#1]

Hva er en personalliste?

En personalliste er en liste over alle som arbeider i virksomheten, inkludert ulønnet og innleid personale, og skal vise når de starter og avslutter arbeidsdagen. Listen skal føres på arbeidsplassen, og skal være tilgjengelig for kontroll i virksomhetens åpningstid.

Personer som tilfeldig er innom på arbeidsstedet uten å utføre arbeid i virksomheten, skal ikke oppføres i listen, eksempelvis selgere, håndtverkere m.v. Heller ikke arbeidstakere som er innom arbeidsstedet utenfor arbeidstiden kreves innført i personallisten, forutsatt at de ikke ufører arbeid. 

 

Krav til personallister

Det fremgår det av bokføringsloven §3a og bokføringsforskriften § 8-3-4, at arbeidsgivere i de bransjer departementet bestemmer, skal føre og oppbevare personallister. 

Formålet bak reglene om personalister er å bekjempe svart arbeid. Skatteetaten har uttalt at de vil følge opp med kontroller, og vil gjennom samarbeid med blant annet NAV og Arbeidstilsynet kunne følge opp og avdekke useriøse aktører.

 

Bransjer 

Følgende bransjer er pr i dag pålagt å føre personallister: 

• serveringssteder
• catering
• frisørvirksomhet og skjønnhetspleiere
• bilverksteder, og 
• bilpleievirksomheter. 

 

Krav til innhold 

Personallisten skal inneholde den enkeltes navn og fødselsnummer eller D-nummer, og skal for hver arbeidsdag angi tidspunktet for arbeidsdagens begynnelse og slutt.

Fødselsnummer/D-nummer kan erstattes av unike koder, dersom det i tilknytning til personallisten oppbevares en oversikt over kodene og tilhørende fødselsnummer eller D-nummer.

Dersom en person arbeider flere steder i løpet av et døgn, skal han skrives inn i personallisten på hvert arbeidssted. 

 

Legitimasjonskrav

Det er et krav at arbeidsgiver kan fremvise pass eller annen gyldig legitimasjon med bilde, eller kopi av slikt legitimasjonspapir, for alle tilstedeværende som arbeider i virksomheten. Som legitimasjonspapir regnes også førerkort og bankkort med bilde. 

Rent praktisk kan arbeidsgiver enten avtale med den ansatte at det skal tas kopi av legitimasjonen for oppbevaring på arbeidsstedet, eller avtale at den ansatte skal ha plikt til å vise frem legitimasjon på forespørsel fra kontrollmyndigheten. 

 

Manuelt eller elektronisk

Personallisten kan føres enten manuelt eller elektronisk. Det er heller ikke noe i veien for at elektroniske tidsregistreringssystem kan benyttes som personalliste, forutsatt at systemet også registrerer de opplysningene som kreves i en personalliste. 

Personallister som ikke føres elektronisk, skal foreligge i en innbundet bok der sidene er forhåndsnummererte.

Ved elektronisk føring, kan det ikke benyttes tekstbehandlings- og regnearkprogrammer hvor det er mulig å endre eller slette direkte i de registrerte opplysningene. Manuelt førte lister må føres med penn.

Skattedirektoratet tilbyr personalliste i form av innbundet bok vederlagsfritt. 

 

Kontroll

Personallisten skal føres løpende og i umiddelbar tilknytning til at arbeidet påbegynnes og avsluttes. Personallisten skal kunne fremlegges for kontrollmyndighetene ved kontroll. Føres listen elektronisk, må listen også kunne skrives ut.

 

Oppbevaring

Personallisten, skal oppbevares i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt.

Visma.net Payroll og personallister 

Les mer om hvordan du kan ta ut personallister i Visma.net Payroll.

Skatteetaten

Les mer om personallister her

Fører du oversikt over arbeidstid? Les mer om kravene til oversikt over ansattes arbeidstid her.