Trekk i kostgodtgjørelsen for frokost på hotell

[#1]

Når frokost inngår i romprisen på hotellet, skal det nesten alltid trekkes 20 % for frokost i kostgodtgjørelsen.

Hva som skal utbetales i kostgodtgjørelse når arbeidstaker er på reise for arbeidsgiver, følger ikke av lov eller forskrift men er regulert i tariffavtaler eller bedriftsinterne avtaler. 

Avtaler

Mange private bedrifter følger “Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost innenlands” som er en avtale mellom staten som arbeidsgiver og ansatte i staten gjennom hovedsammenslutningene. 

Diettsatsen for reiser med overnatting i særavtalen er 825 kroner pr døgn. Dersom enkeltmåltider er dekket av andre enn arbeidstaker selv, foretas det måltidstrekk​ tilsvarende 20% for frokost, 30% for lunsj og 50% for middag. 

Skatteregler

Vilkår for trekkfri utbetaling når ansatt har bodd på hotell følger av skattebetalingsforskriften § 5-6-12. 

Utgiftsgodtgjørelse til kost til arbeidstaker er fritatt for forskuddstrekk når:

arbeidstaker har bodd på hotell og kostgodtgjørelsen

- ikke overstiger satsen i Skattedirektoratets årlige satsforskrift, og

- oppfyller legitimasjonskravene nedenfor.

Utgiftsgodtgjørelse til kost skal legitimeres ved en fortløpende oppstilling (reiseregning) som underskrives av arbeidstakeren. Den skal vise hvordan arbeidstakeren har innrettet seg under arbeidsoppholdet/tjenestereisen. Reiseregningen skal minst ha følgende innhold:

- arbeidstakerens navn og adresse og underskrift,

- dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst for hver yrkes- eller tjenestereise eller pendlers reiser ved besøk i hjemmet,

- formålet med reisen,

- hvilke arrangement arbeidstakeren har deltatt på,

- navn og adresse på overnattingssted eller utleier, og ved flere overnattingssteder dato for overnattingene, og

- type losji fordelt på hotell, pensjonat eller annet nærmere angitt losji, og angivelse av om overnattingsstedet har kokemulighet.

Når arbeidstaker bor på hotell er skattefri sats 617 kroner. 

Når enkeltmåltider er dekket av andre enn arbeidstaker selv, foretas det måltidstrekk​ tilsvarende 20% for frokost, 30% for lunsj og 50% for middag.

Måltidstrekk frokost - hotell

Når frokost inngår i romprisen på hotellet, skal det alltid trekkes 20 % av 617 kroner for frokost. Hvis arbeidstaker har anledning, men velger å ikke spise frokost, skal det allikevel trekkes. Hvis arbeidstaker må reise fra hotellet før det er åpnet for å spise frokost og hotellet har tilbud om frokostpakker, skal det også foretas måltidstrekk. Det betyr at eneste unntaket for måltidsfradrag for frokost er når hotellet ikke tilbyr frokostpakker og arbeidstaker må reise fra hotellet før frokosten åpner.

Det er mange som stiller spørsmål om hvordan frokost-trekket skal gjennomføres når arbeidstaker spiser frokost i det påfølgende døgnet. Frokost-trekket skal alltid i slike tilfeller trekkes i første døgnet.

Beregning av kostgodtgjørelse skal også alltid utføres døgn for døgn. 

Eksempel: 

Arbeidstaker er på reise for arbeidsgiver med overnatting på hotell hvor frokost er inkludert i romprisen. Reisen varer fra mandag kl 05.00 til tirsdag kl 14.00, dvs 1 døgn + 9 timer. Frokosten spises på hotellet kl 07.00, i det påfølgende døgnet, før avreise til kunde.

Diett etter statens reiseregulativ:

Første døgn: 825 kroner minus 20 % for frokost, 165 kroner = 660 kroner

Påfølgende døgn (9 timer): 324 kroner

Trekkfritt:

Første døgn: 617 kroner minus 20 % for frokost, 123 kroner = 494 kroner

Påfølgende døgn (9 timer): 324 kroner

Trekkpliktig:

Første døgn: 660 kroner minus 494 kroner = 166 kroner

Påfølgende døgn: 0 kroner

Følg RegelPOD

Ønsker du å få varsel når neste RegelPOD er tilgjengelig? Trykk på Follow i Soundcloud. RegelPOD er også tilgjengelig i Spotify og iTunes.

Her finner du alle RegelPOD

[KimBH]

Hei,

fikk følgende spørsmål:

Et scenario som er lett å forholde seg til og ofte veldig relevant:

To dagers faglig seminar. 

Du reiser hjemmefra 12/2 kl 07.00

Ankommer konferansesenteret kl 09.00 og får servert frokost. 

Kl 12.30 er det lunsj på konferansesenteret. 

Kl 18.00 er det middag på restaurant i byen. 

Den 13/2 er det frokost på hotellet kl 08.00 

Konferansen åpner 09.00

Det er lunsj på konferansesenteret kl 12.30

Det er avreise hjem kl 16.00

Hvordan skal jeg føre opp alle 5 måltidene som jeg får dekket?

[KimBH]

Haha, jeg innser jo det åpenbare faktum at det spiller ingen rolle. Sykdom og sosiale media er ingen god kombinasjon. 
slett gjerne begge kommentarene 🙂 

[peterharholt]

Spørsmål, eksempel 1.

Reiser hjemmefra mandag kl. 1000 etter frokost, kjøper egen lunch og middag, ankommer hotell f.eks. 2100.

De neste dagene får jeg frokost på hotellet.

Reisen kan vare flere dager, men slutter kl. 2100 siste dag etter middag med andre ord.

Det åpenbare ville vært å føre alle måltider slik som de faktisk ble inntatt, men får beskjed om at første dag skal føres med frokost "Måltid dekket" og frokost siste dag "måltid ikke dekket". Hvorfor? Det vil jo si at den siste dagen da jeg faktisk fikk frokost, skal føres som at jeg ikke fikk frokost, det er jo feil mener jeg. Det stemmer jo ikke med virkeligheten. 

Eksempel 2, samme problemstilling, nesten samme reise.

Den samme reisen begynner tidligere, kl. 0200.

Her mener jeg det er naturlig å føre frokost som "Måltid ikke dekket" fordi frokosten inntas ca. kl. 0700 etter at reisen er påbegynt og jeg kjøper den selv, får den ikke på hotel. Reisen er ellers lik, kommer hjem siste dag kl. 2100.

Hvis jeg i dette tilfelle skal gjøre det som eksempel 1 vil det ikke være mulig å få ført den egentlige frokosten i eksempel 2, fordi det er ikke mulig å føre 2 frokoster på samme dag.

Spørsmålet er: Skal måltider føres som de faktisk ble inntatt i det tidsrommet som angis i infoteksten som kommer frem når en holder musepeker over datoen eller hvordan?

Spørsmål 2 dersom det alltid skal føres frokost "ikke dekket", hva da i de tilfeller reisen begynner før frokost? Hvor skal den egentlige frokosten føres? Skal frokosten første dag føres på siste dag?

[Sandrahj74]

Husk at du må tenke at første døgn er fra kl 01 til 01 neste dag, og så må du se på hvilke måltider som er dekket eller ikke  innenfor dette tidsrommet.  Da skal det gå opp. 

[peterharholt]

Hvis frokosten for dag 2 skal føres på det første døgnet(slik jeg får beskjed om fra "lønningskontoret"), hvor skal da frokosten for det første døgnet føres? 

[Sandrahj74]

@peterharholt Det er jo kun aktuelt i ditt eksempel 2.  Frokost for dag 2 føres på det påbegynte 3. døgnet. Det 3. døgnet starter kl01 og går til kl 21.00. Sett musepekeren på datoer så vil du få opp en forklaring på når døgn starter og slutter. 

[peterharholt]

Dag 2 føres på døgn 3?  Og lønningskontoret mitt mener det skal føres på dag 1. Og frokosten ble spist dag 2, naturligvis. Er det rart en blir forvirret.

Ja, det er nettopp denne forklaringen jeg bruker og derfor mener jeg det føres riktig, men jeg får beskjed om at det er feil ført. For eksempel om reisen begynner dag 1 kl. 1100 får jeg beskjed om å føre frokosten for dag 2 på dag 1.  Dette selv om reisen begynner etter frokost dag 1. Det må jo bli feil?

Om en bruker forklaringen og klokkeslettene, og skriver måltidene slik at det stemmer med virkeligheten så må vel det bli riktig? Hvis ikke virker den forklaringen mot sin hensikt.