Ny versjon 17.00 av Document Center

Svein Holanger · ‎30-06-2022

Versjon 17.00 av Visma Document Center er nå tilgjengelig. I første omgang tilgjengelig for Vismapartnere. Kontakt din Vismapartner hvis du ønsker å oppgradere.

Leveres sammen med Visma Business versjon 17.00 og som separat installasjon.

For alle

Ny Approval Sync

For dere som godkjenner med Visma Approval er det nå endelig mulig å få «live» oppdatering fra Approval inn i Document Center. Det vil si at hvem som har godkjent, endrede verdier i konteringer og kommentarer kan oppdateres umiddelbart i Document Center. Dermed kan også flyt-rapporten “Dokumenter på flyt per person” brukes til å få oversikt over hva som er på flyt.
Denne nye synkroniseringen med Approval må aktiveres per firma. Det gjøres ved å gå inn på Systeminnstillinger – VismaNet Approval, og kryss av for “Bruk ny Approval-synk” for de firmaene du ønsker dette for.
Dette er en meget sentral oppgave i Document Center som er endret. Kanskje lurt å starte med ett firma for å se at alt går som det skal, før du aktiverer flere (hvis dere fører regnskap for flere bedrifter).
Oppdatering av status på flyten, konteringslinjene og kommentarene som legges til i Approval, vil bli
oppdatert i VDC ved følgende endringer i Approval:

når et dokument godkjennes
når et dokument videresendes til en annen bruker
når et dokument sendes til gjennomsyn
når et dokument har blitt gjennomgått
når et dokument avvises

Mulighet til å sende flere felter til Approval

Kunder som bruker Visma Approval til godkjenning, har mulighet til å sende flere felter enn standard felter til Approval. De kan også tilpasse om feltene skal være redigerbare eller kun synlige for godkjennerne.
Funksjonaliteten for å sende flere felter til Approval må aktiveres på server, og vi anbefaler at dere bruker en konsulent til dette. Hvordan det gjøres er beskrevet i Release notes.
Hvis det gjøres endringer i enkelte felter i konteringsgridden i Approval, kan det føre til andre felter trenger å bli oppdatert/rekalkulert. Eksempel: Endring av mva-kode, vil endre beløp-felter. Fra denne versjonen gjøres denne rekalkuleringen når verdiene oppdateres i Document Center.
Når “Ny approval-synk” er aktivert, vil VDC rekalkulere verdiene umiddelbart, men de nye verdiene vil ikke oppdatere verdiene i Approval.

Bankkontoforbedringer

Visma Document Center har nå lagt til støtte for tolking av flere typer bankkontoer på XML-fakturaer. Nå identifiserer vi disse typene:

BBAN
IBAN
POSTGIRO

I tillegg gjelder at når kun IBAN identifiseres på fakturaen, henter Document Center ut BBAN hvis dette er mulig. (Fungerer greit på norske IBAN).
I tillegg til bankkontotyper identifiseres også følgende betalingsinformasjon:

Swift-kode
Girotype (bare for Visma Business, brukes for danske fakturaer ved FIK-betaling)

Ved behandling av alle disse tolkede verdiene, tar Document Center hensyn til de ulike landene
som støttes og hvilket ERP-system Document Center er knyttet mot.

Oppdater og opprett leverandør – bruk av bankkontoforbedringer

De nye bankkontotypene som identifiseres på fakturaen, brukes når man oppretter en ny leverandør eller oppdaterer en eksisterende leverandør.
Skjemaene for å opprette og oppdatere leverandører viser disse verdiene i nye felter.
Eksempel:
Tidligere når IBAN ble identifisert på fakturaen, og Document Center opprettet en ny leverandør i ERP, ble IBAN lagret i bankkontofeltet til leverandøren. Dette er nå endret slik at IBAN lagres i IBAN-feltet, BBAN lagres i bankkontofeltet og postgiro lagres i Postgiro-feltet.
Dette er aktuelt for de ERP-systemer som støtter opprett/oppdater leverandør fra
VDC.
Vi leser nå også ytterligere betalingsinformasjon som brukes når man oppretter og oppdaterer leverandører. Dette gjelder Swift-kode og girotype (Dansk Kortart).
På svenske Peppol Bis3-fakturaer vil PlusGiro og Postgiro identifiseres som postgiro og lagres i feltet
Postgirokonto.
Siden finske kunder bare bruker IBAN, blir IBAN lagret i feltene for både kontonummer og IBAN hvis
mottakeren er et finsk selskap.

Danske betalinger

For OIO UBL-fakturaen vil verdien i Invoice\cac:PaymentMeans\cbc:PaymentChannelCode avgjøre hvorvidt den tolkede bankkontoen skal lagres i feltet for bankkonto eller postgiro. For DK: FIK eller DK-GIRO vil bruke feltet Postgiro (PBS kreditornr.).
For Peppol Bis3-formatet vil Invoice\cac:PaymentMeans\cbc:PaymentChannelCode avgjøre hvorvidt den tolkede bankkontoen skal lagres i feltet for bankkonto eller postgiro. For 93 eller 50 vil vi bruke feltet Postgiro.
Verdien i Invoice\cac:PaymentMeans\cbc:PaymentID brukes i feltet Girotype (Kortart) når en leverandør opprettes eller oppdateres.

Endret bruk av bankkontoinformasjon

Siden vi nå finner og lagrer både bankkonto, IBAN og postgiro, så får dette konsekvenser for flere funksjoner i Document Center. Dette gjelder Visma Business og Visma Global og gjelder ved:

For å finne riktig leverandør i leverandørregisteret brukes organisasjonsnummeret og bankkontonummeret, IBAN og postgiro
AutoFlow og AutoApprove stanser dokumentet hvis den tolkede bankkontoen ikke samsvarer med Bankkonto, IBAN og postgiro
Document Center advarer brukeren når den tolkede bankkontoen er forskjellig fra bankkontoen til leverandøren. Denne advarselskontrollen har nå blitt utvidet slik at advarselen ikke blir vist når den tolkede bankkontoen samsvarer med bankkonto, IBAN eller postgiro.

Alle disse bankkontoendringene brukes ved XML-fakturatolkning og vil ikke gjelde for OCR-tolkning av PDF/bildefiler.

OCR-resultet og XML-tekst i dokumentviseren

Vi har forbedret PDF-viseren ved å legge inn en knapp mellom vedlegg-knappen og sammendrags-knappen, der vi viser den rå XML-filen som tekst når dokumentet er en XML-fil, eller viser OCR-resultatet av en PDF-fil når dokumentet er en OCR-lest PDF-fil.

Kopiere fra PDF i Legg til / oppdater leverandør

Nå er det mulig å kopiere data fra PDF mens vinduene for å opprette ny leverandør og oppdatere leverandør åpnes. Dette gjør det mye enklere for brukeren å fylle ut de påkrevde feltene under oppretting/oppdatering av leverandør.

Endre listen over leverandører ved manuell tolkning

Når et dokument har blitt tolket, kan man finne flere leverandører basert på en delvis match mot organisasjonsnummer eller bankkonto. Listen over identifiserte leverandører ble tidligere vist sortert etter leverandørens ID-nummer i skjemaet for tolkningsresultat.
Dette er nå endret slik at listen presenteres basert på følgende prioritering av matchene:

Alt som matcher både orgnr. og bankkontonr.
Alt som matcher orgnr.
Alt som matcher bankkontonr.

Endret mulighet for å opprette en ny leverandør med samme bankkontonummer

Vi har endret muligheten til å opprette en ny leverandør fra Document Center med samme bankkontonummer som en eksisterende leverandør. Dette var ikke mulig tidligere.
Når man nå prøver å opprette en ny leverandør med samme bankkontonummer som en annen, vil følgende advarsel bli gitt: “Organisasjonsnummer og/eller bankkontonummer eksisterer allerede. Ønsker du å opprette en ny leverandør likevel?”

For Visma Business

Automatisk kjøring av Business-bokføringsregler ved manuell tolkning

Når en faktura eller kreditnota tolkes manuelt, skal Visma Business-bokføringsregler kjøres automatisk. Det er ikke nødvendig å kjøre dette manuelt lengre, slik det gjøres i dag.

For Visma Global

Sende Approval-flytreferansen til Visma Global

Document Center vil sende Approval-flytreferansen til Visma Global. Dette vil gjøre det mulig å vise dokumentet i Visma.Net Autopay. Dette har tidligere vært mulig for Visma Business, men nå også for Visma Global

amundsf · ‎04-07-2022

Topp med ny "live" approvalsynk! 🙂

Flere felter til Approval:

Vi er av dem som har brukt denne funksjonen i pilot. Funksjonen i seg selv har vi vært godt fornøyd med, men er det gjort noe med visningen i Approval?

Se her hvor ulogisk kolonnebreddene er:
Konteringslinjer Approval.jpg

... tekst, faktnr og KID ser man nesten ingenting av.

... mens bilagsart, mva-kode og avgiftsklasse har masse unødvendig plass.

Endrer man på breddene så er det "glemt" til neste dokument. I praksis gjør dette at fort overser viktig informasjon.

Er det gjort noe med dette?

Det hadde i tillegg vært veldig fint om "ledetekst" for fremmednøkkelfetene også ble vist. For de jeg har fremme over altså bilagsart, mva-kode og avgiftsklasse. Å måtte huske hva de ulike numrene betyr er lite praktisk.