Nytt format EHF 3.0

[#1]

Fra 1. april vil EHF-formatet EHF-3.0 bli tilgjengelig. I første omgang betyr det at det offentlige er pålagt å kunne motta elektroniske fakturaer i dette formatet fra 1. april 2019. Les mer her.

Dette nye formatet heter EHF 3.0 og baserer seg på den europeiske standarden PEPPOL BIS 3.0. Visma AutoInvoice vil automatisk oversette og sørge for at alle som må ha EHF 3 vil få det. Tilsvarende vil alle som har registrert seg for mottak av elektroniske fakturaer i ELMA gjennom AutoInvoice, automatisk bli oppdatert til å kunne motta i dette nye formatet. Det er altså ingen ting dere Visma-kunder behøver å gjøre ved overgangen til EHF 3.

Vil så alle fakturaer være i EHF 3 fra 1. april? Nei, Visma AutoInvoice vil gradvis gå over til EHF 3 i løpet av 2019. Denne overgangen vil for de fleste av dere være uten betydning. Dette gjelder altså B2B-fakturaer sendt elektronisk via PEPPOL-nettverket.

Dog er det en endring som skjer i dette nye formatet som kan være viktig for noen. I det gamle formatet (EHF 2) er det mulig å merke et vedlegg som «CommercialInvoice». Det merket fortelle at dette vedlegget er en visualisering av fakturaen, f. eks en kopi av fakturaen i PDF-format. DIFI har helt siden starten av EHF anbefalt å ikke levere med en slik visualisering av fakturaen hvis det ikke er nødvendig, men Visma har likevel gjort dette som standard, siden vi oppfatter at våre kunder har ønsket dette. I EHF 3 er det dog ikke lenger mulig å merke et vedlegg som «CommercialInvoice». Visma ser at mange av våre kunder er helt avhengig av informasjon  som ligger på PDF-kopien og som de ikke får inn i den elektroniske filen. Vi vi derfor fortsette å sende med PDF-kopien som et vedlegg, i hvert fall ut 2019.

Likevel anbefaler vi at hvis du har lagt viktig informasjon i PDF-kopien som ikke ligger i dataene i data-fakturaen, så må du nå sørge for å få disse dataene inn i data-filen så langt det er mulig.

Som nevnt vil overgangen til bruk av EHF 3 gå gradvis. Visma Business sender i formatet EHF 3 allerede fra versjon 13.10. Hvis mottaker da kan motta i EHF 3, vil den bli sendt i det formatet. Ellers vil AutoInvoice oversette til EHF 2 og sende ut i det formatet. Så vil AutoInvoice gradvis begynne å oversette til EHF 3 i løpet av 2019. 

[Anonymous]

Er ikke dette et incentiv for å IKKE sende EHF? tenker da på vedlagte timelister, utlegg og andre ting som ofte skal viderefaktureres og fremkomme på en faktura. Det jo ofte kunder spør hvordan dette kan gjøres mest mulig effektivt, f.eks i Webfaktura - Da må vi be de sende som epost faktura...

Hva syntes dere i Visma om dette egentlig?

[Svein Holanger]

Det er ingen begrensning på vedlegg for EHF 3. Du kan selvfølgelig legge ved timelister, etc, som vedlegg. Det du ikke kan gjøre, er å merke et vedlegg som "fakturakopi". Tenker du at det er annen informasjon som må være med som ikke passer inn i et EHF-format? I så fall hvilken informasjon? EHF baserer seg på en standard som snart hele Europa går får. Den skal være bra nok til å dekke de kravene man har til en faktura. 

Ja, det blir en mer standardisert faktura som man må forholde seg til, men fordelene her vil være så store at alle bør gå over til dette.

[Anonymous]

Har en diskusjon med en annen leverandør som sier at vedlegg ikke kommer med i det nye formatet. f.eks ønsker vi jo selv som byrå at våre timelister kommer med når vi sender ut fakturaene våre 🙂

[Anonymous]

Hei

Husk å skille på problemstillinger med vedlegg om det er inngående eller utgående faktura.

For utgående faktura ser jeg ofte at man glemmer å krysse av for hvilken dokumenttype et vedlegg skal benyttes på. En må sette kryss i VB på vedlegget at det skal hektes på for feks faktura.

For inngående faktura til dokumentsenter gjennom Autoinvoice er det en annen sak.

Ofte ser vi at leverandøren sender med et PDF vedlegg som Doksenter ikke håndterer korrekt ved henting av faktura, men her jobber vel Visma stadig med forbedringer som skal gjøre filvedlegg mere sømløst og tolerant.

Selv om vedlegg ikke skal tolkes eller på annen måte behandles av Doksenter så er det litt for ofte at vedlegg mangler fra Autoinvoice.

Om det er dataoverføring, Autoinvoice portalen eller Doksenter servicen som er synderen får man ikke bestandig helt svaret på. 
Det store problemet er at vi i Byrå løsningene ikke har gode nok verktøy for å få ut samle rapporter i Autoinvoice på alle firma.

Feks hvilke firma har en eller flere uleste fakturaer. 

Hvor mange firma har fakturaer med vedlegg osv....

I automatiseringsprosessene så har vi alt for lite oppfølgingsrapporter i Visma.Net verdenen for å kontrollere datakonsistensen på et overordnet nivå og ikke bare pr firma. 

[FrederikN]

Hva er status på visning av EHF 3.0? Har lastet ned filene manuelt i v 3.0 fra AI, men når jeg legger den over i VDC ser malen ut til å være på dansk, og generelt dårlig utformet. Mtp at dette fra nyttår blir obligatorisk til/fra offentlige, er det nærliggende å tro at dette vil bli foretrukket standard generelt.

[Mats Kristiansen]

.l

[Svein Holanger]

Hei

Nedlastning av Peppol Bis 3 i Visma Document Center vil det først være støtte for i versjon 14.10 (desember 2019). Før det anbefaler vi nedlastning i formatet EHF eller Peppol Bis 2 (disse to er like). Det er ingen problemer med å fortsette å laste ned i EHF, selv om AutoInvoice bare mottar Peppol Bis 3 fra 1/1-20. AutoInvoice vil da konvertere den om til EHF.

[amundsf]

Hei!

Et av deres søsterselskaper (som flere av våre kunder benytter) sier at selvom muligheten for å merke et dokument med "CommercialInvoice" så finnes det også ved EHF 3.0 mulighet for å merke vedlegg sånn at disse blir presentert som faktura til kunden?

Sånn jeg forstår deres søsterselskap kan man i dag merke fakturaen med DocumentTypeCode 130 eller 380 - da blir vedlegget vist kunden. Og dette skal være likt på EHF 3.0.

Vil Visma AutoInvoice fortsette å sende med PDF-faktura fra ERP-systemet - og da merke disse med 130 eller 380?

På forhånd takk!
Amund

[Florian Haase]

Hei,

har egentlig noen tenkt på viderefakturering? Vi får flere og flere spørsmål om viderefakturering av inngående faktura med den originalfakturaen som vedlegg. Og hvis man strengt tatt ikke ønsker igjen å sende med en utskrift av fakturaen (og det finnes absolutt gode grunnen for det) da måtte man også viderefakturere elektronisk på en eller annen måte?

Florian