Passeli+ Standard käyttövinkit

Hyvityslasku voidaan kohdistaa suoraan veloituslaskuun, mikäli veloituslasku on vielä avoin tai osasuoritettu tilassa.   Avaa Uusi suoritus laskutus -valikosta Syötä tunniste kenttään veloituslaskun numero, tai hae lasku Haku -toiminnolla Tyhjennä suoritus -kentän summa Avaa hyvityslasku -alasvetovalikosta samalle asiakkaalle luotu hyvityslasku Mikäli veloituslasku on pienempi tai yhtä suuri kuin hyvityslaskun summa, niin jää avoimeksi kentässä näkyy 0,00 euroa. Tallenna suoritus Laskutuksen hallinnassa laskujen tilat ovat päivittyneet Mikäli veloituslaskuun on saatu jo suoritus, voidaan hyvityslaskuun kirjata suoritus esim. käsin, jolloin saadaan hyvityslasku suoritettua.

Tarjoukset, jotka eivät johtaneet tilaukseen, voidaan merkitä käsitellyiksi tarjoustenhallintaikkunassa. Avataan Tarjoustenhallinta ja valitaan haluttu avoimessa tilassa oleva tarjous Painetaan ikkunan työkalurivin kuvaketta Merkitse valitut tarjoukset käsitellyiksi (tai vaihtoehtoisesti Hallinta ja Merkitse käsitellyksi) Tarjouksen tila on nyt muutettu halutuksi

Aiempien tarjousten tiedot voidaan kopioida uuden tarjouksen pohjaksi tarjoustenhallintaikkunassa. Avataan Tarjoustenhallinta ja valitaan haluttu tarjous Valitaan ikkunan työkalurivin Luo uusi tarjous kopioimalla -kuvake (tai vaihtoehtoisesti Hallinta ja Kopioi tarjous) Valitaan kopioidaanko tarjouksen yläosan tiedot vai koko tarjous ja painetaan OK Kopiointi voidaan tehdä myös tarjousten kirjausikkunassa Avataan Uusi tarjous Haetaan tarjous, jonka tiedot halutaan kopioida, työkalurivin suurennuslasin Etsi-toiminnolla tai nuolipainikkeilla Valitaan ylävalikon Muokkaus-valinnan takaa Kopioi tarjous uudeksi tarjoukseksi -vaihtoehto Valitaan kopioidaanko koko tarjous vai ainoastaan tarjouksen yläosan tiedot ja painetaan OK-painiketta Tarkistetaan uuden tarjouksen tiedot, tehdään halutut muutokset ja lopuksi tallennus

Tarjousten oletusvoimassaoloaika on määriteltävissä Passeliasetuksissa. Samalla voidaan myös valita oletustoiminto tarjouksen voimassaoloajan umpeuduttua. Avataaan ylävalikosta Asetukset ja Passeliasetukset Valitaan avautuvan ikkunan vasemmasta reunasta Tarjoukset Määritellään haluttu voimassaoloaika Valitaan Oletustoiminto voimassaolon päätyttyä -pudotusvalikosta haluttu toimenpide Muutosten jälkeen painetaan ensin Käytä- ja lopuksi OK-painiketta

Hyvityslasku tehdään helpoimmin kopioimalla uusi lasku alkuperäisestä. Kopiointitoiminto löytyy Laskutuksenhallinnan työkalurivin pikakuvakkeista. Avataan Laskutuksenhallinta Valitaan lasku, josta hyvityslasku halutaan tehdä Painetaan työkalurivin Luo valitusta laskusta uusi kopioimalla -kuvaketta (Ctrl+C) Valitaan vaihtoehto 3. Luodaan laskusta hyvityslasku ja painetaan OK-painiketta Ohjelma luo automaattisesti uuden miinusmerkkisen laskun, jonka saatekentässä on jo valmiina viittaus alkuperäiseen laskuun. Tallennuksen jälkeen lasku on tulostettavissa Hyvityslasku voidaan toki myös tehdä kirjaamalla uusi lasku ja antamalla Määrä-sarakkeeseen miinusmerkkiset luvut. Näin toimien myös viittaus hyvitettävään laskuun tulee lisätä laskulle käsin.

Ohjelma tulee aktivoida mm. koneen vaihdon ja ohjelmistojen uudelleenasennuksen yhteydessä. Aktivointi tapahtuu helpoiten automaattisesti internetin välityksellä. Mikäli aktivointi ei onnistu internetin välityksellä vaikka nettiyhteys on kunnossa, tarkistakaa ettei koneen palomuuri estä toimintoa ja myös että koneen päivämäärä-, vuosi- ja kellonaika-asetukset ovat ajan tasalla Aktivointi voidaan tehdä myös puhelimitse Asiakaspalvelumme toimesta numerossa 09 3154 2035.

Lasku voi olla tilassa ”Suoritettu” vaikka suorituspäiväkirjalla tai suoritukset näkymässä ei ole nähtävillä suoritusta. Laskulla on käytetty maksuehtona käteinen, tai sellaista maksuehtoa, millä ei ole määritelty nettopäiviä. Tarkista tarvittaessa laskulle valittu maksuehto sekä maksuehtojen ylläpidossa järjestelmään luodut maksuehdot.

Lukittua laskua ei voi muokata Lasku on mahdollista lukita Laskutus -valikosta toiminnolla tapahtumien lukitus. Tällöin annetaan haluttu päivämäärä, johon laskut halutaan lukita ja niitä ei sen jälkeen voi muokata, eikä kyseiselle ajanjaksolle voi luoda laskuja tai suorituksia. Tapahtumat lukittuvat myös samalla, kun luodaan kirjanpidon aineisto. Annettu ajanjakso lukitsee kaikki tapahtumat ja ajanjaksolle ei ole mahdollista luoda uusia laskuja tai suorituksia.

Mikäli kirjanpidon tulosteissa näkyy 6-numeroisia tilinumeroita omien kirjanpitotilienne sijaan omia tilejänne ei vielä ole kohdistettu ohjelman järjestelmätileille. Tarkistakaa ensin ylävalikon Perustiedot -> Tililuettelon ylläpito -valintojen takana tarvitaanko tililuetteloonne täydennyksiä tai muutoksia. Tarvitsemanne tilinumerot saatte kirjanpitäjältänne. Valitkaa seuraavaksi ylävalikosta Perustiedot -> Oletustilien ylläpito. Kohdistakaa omat tilinumeronne ohjelman järjestelmätileihin valitsemalla rivi riviltä Tilinumero-sarakkeessa hiirellä valiten avautuvasta valikosta oikeat tilit. OK-napin painallus tallentaa muutokset ja sulkee ikkunan.

 Seuraavan laskunumeron voit määritellä Laskutus ja myyntireskontra osiosta Valitaan ohjelmarungosta – heti ohjelmaan sisäänkirjautumisen jälkeen, kun ylävalikossa on ainoastaan viisi vaihtoehtoa – Asetukset ja Päivitystarkistus Valitse Asetukset -> Passeli asetukset Syötä haluttu laskunumero Seuraava laskunumero –kenttään Tallenna muutokset Käytä-painikkeella ja sulje ikkuna valinnalla OK

Laskua voidaan muokata Laskun kirjaus -ikkunassa, mikäli lasku ei ole lukittuna. Avaa Laskun haku Valitse lasku jota haluat muokata ja paina Ok -painiketta Ota lasku muokkaus tilaan Muokkaus -valikon muokkaa toiminnolla tai painamalla työkalurivin muokkaa -painiketta Tee laskulle halutut muutokset ja tallenna lasku

Lomakeasetuksissa on mahdollista vaikuttaa tulosteiden ulkoasuun. Asetuksissa voidaan valita mitä tietoja tulostetaan ja myös määritellä tietokenttien paikkoja ja tulosteiden otsikkotietoja. Avataan Asetukset -valikosta Lomakeasetukset Valitaan muokattava Lomaketyyppi (esim. Lasku) Oma logo saadaan mukaan tulosteille Logotiedosto –painikkeen takaa valiten Oletuslomakevaihtoehdoista voidaan valita haluttu lomakepohja Lomake-, Riviosa-, Yritystiedot ja Muut tiedot -välilehdillä määritellään lomakepohjan otsikkotiedot ja niiden tietokentät, sekä tulostetaanko kyseinen tieto vai ei Käytä-napin painallus tallentaa muutokset ja OK sulkee ikkunan Huom! Lomakeasetusten määritykset ovat lomaketyyppikohtaisia

Laskutuksessa on mahdollista luoda kirjanpitoaineisto, joka voidaan lukea Passeli+ ja Passeli Yritys kirjanpitoon. Kirjanpitoaineisto luodaan annetusta ajanjaksosta. Kirjanpitoaineiston luonti lukitsee annetun ajanjakson laskut ja suoritukset. Avaa laskutus valikosta Kirjanpitoaineiston luonti Anna ajanjakso, jolta haluat luoda kirjanpitoaineiston Määritä tiedosto kenttään hakemistopolku, jonne kirjanpitoaineisto luodaan. Polku voidaan myös hakea painamalla kentän oikealla puolella olevaa painiketta, jossa on kolme pistettä Paina OK –painiketta

 1.Tehdään ensin pankkitilimuutokset yrityksen yhteystietoihin Avataan Perustiedot-valikko Valitaan Yritystiedot Valitaan Pankkitilit-välilehti Lisäätään uusi tili tai tarvittaessa muokataan pankkitilitietoja Muutokset tallennetaan OK-painikkeella 2.Valitaan laskulomakkeella näytettävät pankkitilit Avataan Asetukset-valikko Valitaan Lomakeasetukset Siirrytään Yritystiedot-välilehdelle Valitaan laskulla näytettävät pankkitilit Tallennetaan tiedot Käytä-painikkeella ja suljetaan ikkuna OK-napin painalluksella Mikäli pankkitili ei näy oikein laskulla, mennään uudelleen Lomakeasetuksiin ja palautetaan oletusasetukset ikkunan vasemman alakulman Palauta oletukset -painikkeella. Tarkistetaan lisäksi vielä Yritystiedot-välilehden pankkitilivalinnat

Laskulle voidaan valita nimikehakuikkunasta useita nimikkeitä samalla hakukerralla pitämällä Ctrl-näppäintä alhaalla valintoja hiirellä tehtäessä. Avataan nimikehaku Suurennuslasi-kuvakkeesta Valitaan ensimmäinen nimike Painetaan Ctrl-näppäin alas ja valitaan lisää nimikkeitä OK-napin painallus tuo kerralla kaikki valinnat kirjausikkunaan

Päivitystarkistuksella varmistetaan, että käytössä on uusin Käyttöturva-asiakkaille saatavilla oleva ohjelmaversio. Valitaan ohjelmarungosta – heti ohjelmaan sisäänkirjautumisen jälkeen, kun ylävalikossa on ainoastaan viisi vaihtoehtoa – Asetukset ja Päivitystarkistus Valitaan uudesta avautuvasta ikkunasta Tarkista päivitykset Mikäli uudempi versio on saatavilla, painetaan Lataa päivitykset –nappia Jatketaan Asenna päivitykset -valinnalla. Vaihtoehtoisesti päivityksen voi asentaa ohjelman seuraavan käynnistyksen yhteydessä. Asennus jatkuu ja etenee uudessa Asennusohjelma-ikkunassa. Itse Passeli-ohjelmaikkuna tulee tässä vaiheessa sulkea kokonaan kiinni ja jatkaa Asennusohjelman puolella Seuraava-napin painalluksin ja hyväksyen ohjelmalisenssin ehdot. Asennuksen lopuksi Valmis-napin painallus sulkee asennusikkunan

Kun ohjelma on asennettu onnistuneesti, ensimmäisellä käynnistyskerralla syötetään käyttöönottokoodi. On tärkeää, että sekä käyttöönottokoodi- että lisenssinhaltijatiedot syötetään täsmälleen samassa muodossa kuin ne ovat lisenssitodistuksessa – mukaan lukien käyttöönottokoodin väliviivat. Myös suurilla ja pienillä kirjaimilla on merkitystä. Asetukset->Käyttöönottokoodin syöttö

 Yrityksen yhteystietojen syöttö ohjelmaan Valitse ohjelman ylävalikosta Perustiedot Valitse Yrityksen yhteystiedot Täydennä Yhteystiedot -välilehden tiedot Siirry Muut tiedot –välilehdelle Syötä yrityksen Y-tunnus ja kotipaikka (Huom! Jos teet verkkolaskuja, täytä myös Alv-tunnus ja Finvoice –tunnistekentät) Mikäli yritys on Maventan käyttäjä, syötä tarvittavat tiedot Api avain ja Yrityksen UUID kenttiin ja suorita käyttöönotto Siirry Pankkitilit –välilehdelle Paina välilehden vasemman yläkulman Uusi pankkitili –nappia Syötä tilitiedot uuteen avautuvaan ikkunaan/span> Jo tallennettuja pankkitilitietoja pääsee muokkaamaan Pankkitilit –välilehden vasemman yläkulman keskimmäistä nappia painaen. OK –napin painallus sekä tallentaa tiedot että sulkee ikkunan

Kirjanpidon tilien vaihtaminen laskun kirjauksessa Laskun kirjauksessa voidaan muuttaa kirjanpitotilit tarvittaessa. Ohjelma tarjoaa laskunkirjauksessa oletustilien mukaisia tilejä. Mikäli riviosalla ei näy kredit-tili, tulee kyseinen kenttä valita näkyviin riviosan työkalurivin Näytä sarakkeet -painikkeesta.

Oletustilien ylläpidossa kohdistetaan omat (kirjanpitäjän käyttämät) nelinumeroiset kirjanpitotilit ohjelman käyttämiin kuusinumeroisiin järjestelmätileihin. Kohdistuksen jälkeen kirjatuille laskuille ja niiden suorituksille on ohjelmasta mahdollista saada täydelliset ja tarkat kirjanpidon raportit. Valitse Perustiedot ja Oletustilien ylläpito Valitse Tilinumero-sarakkeessa jokaiselle käytettävälle tilille haluttu kirjanpidon tili OK-napin painallus sekä tallentaa tiedot että sulkee ikkunan