Tulorekisteri tulee, oletko valmis?

[#1]

Mikä on tulorekisteri?

Tulorekisteri on kansallinen sähköinen tietokanta. Se sisältää kattavat palkka-, eläke- ja etuustiedot yksilötasolla. Tiedon tuottajat ilmoittavat tiedot ansiotuloista tulorekisteriin reaaliaikaisesti ja maksukohtaisesti.

Palkkatietojen tuottajia siis vuodesta 2019 lähtien ovat kaikki työnantajat, yhdistykset, säätiöt, kotitaloustyönantajat, asunto-osakeyhtiöt ja muut toimijat, joilla on velvollisuus ilmoittaa palkkatietoja jollekin tulorekisterin käyttäjätaholle.

Tietoa tulorekisteriin tuottaa joko tiedon tuottaja itse tai hänen valtuuttamansa tahot, esimerkiksi tilitoimistot tai muut kumppanit, joille taloushallintoa on ulkoistettu.

Tulorekisteri otetaan käyttöön 1.1.2019 palkkatietojen osalta. Vuodesta 2020 ilmoitetaan myös eläkkeet ja etuudet.

Miten ilmoittaminen muuttuu?

Tällä hetkellä verottajalle ilmoitetaan oma-aloitteisten verojen veroilmoitus palkoista kuukausittain sekä vuosi-ilmoitus kerran vuodessa palkoista, eduista, päivärahoista kilometrikorvauksista ym. Oma-aloitteisten verojen veroilmoitus tulee antaa palkanmaksupäivästä seuraavan kuukauden 12. päivä ja vuosi-ilmoitus seuraavan vuoden tammikuun loppuun mennessä. Lisäksi palkanlaskijat joutuvat ilmoittamaan tietoja usealle muulle tiedon käyttäjälle, esim. työeläkelaitokselle yms. Jatkossa palkanlaskijan tulee ilmoittaa tiedot palkanlaskennasta ja matkalaskuista viisi päivää maksupäivän jälkeen tulorekisteriin. Kaikki tiedon käyttäjät saavat tiedot tulorekisteristä, joten palkanlaskijoiden ei enää tarvitse ilmoittaa tiedot kuin tulorekisteriin (kts. alla oleva kuva).

Miten Tulorekisteri on otettu huomioon Passeli ohjelmassani?

Ohjelmalla maksetut palkat ja verovapaat korvaukset ilmoitetaan tulorekisteriin ilmoitustavan 2 mukaisesti eli eritellysti. Näin ilmoitettuna palkka muodostuu ilmoitetuista tuloista eikä maksajan tarvitse laskea tuloja yhteen.

 Ilmoitustavan 2 mukaisesti ilmoitettujen palkkojen osalta tietojen käyttäjiltä ei pitäisi tulla palkka- ja työsuhdetietoihin koskevia pyyntöjä suorituksen maksajalle. Tietojen käyttäjät, verohallinto, kansaneläkelaitos, työttömyysvakuutusrahasto, työeläkevakuutuslaitokset ja eläketurvakeskus saavat tarvitsemansa tiedot suoraan tulorekisteristä. Ilmoitustavan 2 mukaisesti on palkkatietojen ja palkansaajien perustiedot oltava aina annettu tarvittavalla tarkkuudella ja laajuudella.

Tulorekisteriin tietojen ilmoittaminen suoritetaan ohjelmasta aineiston lähetys toiminnolla. Lähetys -toiminnon käyttö ja aineistojen lähetys ja vastaanotto ei vaadi erillistä tulorekisterin palveluun kirjautumista. Aineistokanava ohjelmasta tulorekisteriin on suojattu asiakaskohtaisin salausavaimin ja yhteytenä käytetään viivästettyä WS-kanavaa. Aineiston muodostus ja lähetys -toiminto julkaistaan 2018 vuodenvaihdepäivityksen yhteydessä.

Miten valmistaudun tulevaan muutokseen käytännössä?

Kaikki Passeli Yritys sopimusasiakkaat saavat päivityksen jossa on ohjattu toiminto tulorekisterin vaatimien tietojen antamiseksi ohjelmaan. Löydät ohjatun käyttöönotto toiminnon ohjelmastasi täältä:

Tulorekisteriin ilmoitettavien tietojen täydentämiseksi on hyvä käydä läpi ohjattu toiminto hyvissä ajoin ennen 2019 vuoden tallennettavia ja maksettavia palkkoja, työajankirjauksia ja verovapaita korvauksia.

Ohjatussa toiminnossa on 10 sivua, sivut sisältävät palkansaajan, matkustajan, työajankirjaajan- sekä ohjelman perustietoja ja viimeisenä on yhteenvetosivu. Ohjattu toiminto käy läpi kaikki ne sivut joilla on tietojen käsittelyn tarvetta, ellei sivun perustietoja ole lainkaan avattu tai mikäli tietojen käsittelyn tarvetta ei ole, sivu ohitetaan. Ohjelman verkkokäyttö, ohjattua toimintoa voi käyttää vain yksi käyttäjä kerrallaan, mikäli toiselta työasemalta yritetään toimintoa käynnistää, käyttäjälle näytetään tiedote jossa mainitaan toiminnon olevan jo käytössä toisella työasemalla.

Osa sivuilla nähtävistä tiedoista tulee ohjelmistoon jo täytetyistä tiedoista esim. henkilökortiston perustietojen, palkanlaskennan yleistietojen tai vaikka palkkalajien takaa kyseiset tiedot tulee tarkastaa ja tarvittaessa muuttaa asian mukaisessa paikassa. Ohjatussa käyttöönottotoiminnossa käyttäjän tulee täyttää kohdat joiden otsikko näkyy tummennettuna annettujen ohjeiden avulla. (kts. esimerkki kuva alta)

Kun avautuneet sivut on huolellisesti käyty läpi, saat eteesi yhteenvetosivun, jossa vielä käydään läpi mitä tietoja tulisi mahdollisesti vielä erikseen tarkastaa.

Yhteenvetosivun ohje –painikkeen toiminnosta on avattavissa dokumentti (Visma Passeli Community), sieltä on nähtävissä mahdollisia lisäohjeita ja esiintyneitä kysymyksiä vastauksineen. Ohjatun -toiminnon mukaisesti tai muutoin kaikkien tarvittavien tietojen antamisen jälkeen kuitataan Valmis -painikkeesta tehtävä suoritetuksi. Valmiiksi kuittauksesta huolimatta ohjatun -toiminnon käyttäminen on vielä mahdollista.

Ohjatun käyttöönoton lisäksi tarkasta ja tarvittaessa täydennä/korjaa vielä nämä:

Palkkalajien tulolajit on oltava annettuna ennen kuin ryhdytään tallentamaan 2019 vuoden maksettavia palkkoja ja verovapaita korvauksia. Pääsääntöisesti kaikilla yrityksessänne käytettävillä palkkalajeilla tulee olla tulolaji, tulolajin perusteella tiedot välitetään tulorekisteriin.

Tiettyjä palkkalajeja on, joille ei ole tarvetta tulolajin määrittämiseen, Ay-maksu ja Ulosotto palkkalajeille ei tulolajia vielä ole pakko määrittää. Lisäksi on sellaiset palkkalajit joilla esim. kerrytetään, eli tilastoidaan päiviä tai tunteja, kuten kertyneet pekkastunnit tai pidetyt kesälomapäivät, niidenkään tietoja ei tulorekisteriin toimiteta.

Poissaolokoodilla on oltava määriteltynä palkattomuudesta ja poissaolon syystä tiedot. Kytkentä poissaolon ja palkkalajin välille on suoritettava, joko poissaolokoodille on annettava palkkalajitieto tai palkkalajille on annettava poissaolokoodin tieto.

Eläkelajit ja sopimusalat, tarkastakaa palkansaajien työsuhteen perustiedoista, että heillä on työsuhteen mukaiset eläkelaji ja sopimusala valinnat tehtynä.

Mikäli ohjatun toiminnon aikana tai muutoin on perustettu lisää eläkelajeja tai sopimusaloja tai annettu ulkomaan työskentelyn tietoja, on ne tarpeen mukaisesti kytkettävä palkansaajan työsuhteen perustietoihin tai täydennettävä palkansaajan perustietoja.

Kansainväliset tilanteen, ulkomailla työskentelevät ja ulkomaiset työntekijät sekä rajoitetusti verovelvolliset työntekijät on huomioitava vakuuttamisen poikkeustilanteiden sekä verokorttitietojen osalta, 2019 alkaen. Palkansaajan työsuhteen perustiedoissa on Kansainvälinen vakuuttamisen, todistus ja todistuksen tyyppi tiedot. Valitun todistuksen mukainen tyyppi on valittavissa ja tallennettavissa työsuhteen tietoihin. Lisäksi on huomioitava palkansaajan työsuhteen verotiedoista vakuutuspalkka tieto sekä työskentelyvaltion maatunnus.

Vakuuttamisen poikkeustilanteiden tietojen osalta pitää henkilökortistosta käydä läpi ne palkansaajat joilla on vakuuttamisen poikkeustilanteita ja kaikki rajoitetusti verovelvolliset palkansaajat.

Miksi tietojen täyttö ja tarkastaminen on tärkeää?

Tietojen antaminen ohjelmassa tarvittavalla laajuudella ja tarkkuudella, edesauttaa tietojen käyttäjätahoja saamaan tarvitsemansa tiedot suoraan tulorekisteristä. Näin tietojen koostaminen ja aineistojen luonti sekä tietojen käyttäjien yhteydenotot ja tietopyynnöt yritykseenne vähenevät.

Mikäli yrityksessä ei toteuteta palkanlaskentaa tulorekisterin tietojen osalta tarvittavalla tarkkuudella ja laajuudella, voi tulorekisteriaineistojen muodostus ja lähetys tulorekisteriin estyä. Mikäli aineiston luonti ja lähetys estyy, on yrityksen ilmoitettava tulorekisteriin tietonsa muulla kuin ohjelman toiminnolla.

Tulorekisterin tietojen käyttäjätahoja ovat Kela, verottaja, eläkevakuutusyhtiöt,  ym. lainmukaiset tulorekisterin tietojennsaanti velvolliset. Tiedon käyttäjien oikeus saada tietoja tulotietojärjestelmästä määritellään Laki tulotietojärjestelmästä laissa.