Speciale release notes

[#1]

Van eindejaarsproductie naar correctieproductie

Zoals aangekondigd in de release notes van periode 06 en 09 gaat u met ingang van deze jaarovergang niet meer gebruikmaken van eindejaarsproducties maar van een aanvullende correctieproductie (ACP). Hierna leggen wij uit wat dit inhoud voor de aanlevering van mutaties en de verwerking daarvan en tevens hoe u de ACP voor de jaarovergang kunt afroepen.

Nieuw begrip ACP 12

De eindejaarsproducties zijn vervangen door een (aanvullende) correctieproductie periode 12 hierna te noemen ACP 12 (voor vierwekenverloning ACP 13) om het gebruikersgemak en begrijpelijkheid van Payroll Gemal te verbeteren, het ontsluiten van de data makkelijker te maken en om in de toekomst de interfacemogelijkheden te vergroten met bijvoorbeeld API’s (Application Programming Interfaces).

De functionaliteit om in eindejaarsproducties nog met terugwerkende kracht berekeningen over het vorig fiscaal uit te voeren is ook mogelijk met een ACP 12. Ook kunt u in een ACP 12 werkgevermutaties opgeven.

Vast en variabel

Bij de vaste (stam) mutaties is de verwerking hetzelfde. Eenmalige (variabele) mutaties werden in een eindejaarsproductie (EJP) anders verwerkt als in een ACP 12: bij een eindejaarsproductie zijn ze vervangend en bij een ACP 12 zijn ze aanvullend. Als werkgevercode 99239 Speciale verwerking eenmalige mutaties wordt opgegeven worden de eenmalige (variabele) mutaties als vervangend verwerkt.

Voorbeeld

	SAL 12	EJP	ACP	ACP 12 (speciaal)
Toelage 1 (eenmalig)	100 euro	300 euro	300 euro	300 euro
Uitbetaling	100 euro	200 euro	300 euro	200 euro
Uitbetaling totaal		300 euro	400 euro	300 euro
Toelage 2 (eenmalig)	100 euro	50 euro	50 euro	50 euro
Uitbetaling	100 euro	-50 euro	50 euro	-50 euro
Uitbetaling totaal		50 euro	150 euro	50 euro

Verwerking mutatiebestand

Aangezien wij voor de komende jaarovergang de wijze van de EJP in onze HR-systemen niet aanpassen kunt u als vanouds een 13e, 14e en eventueel een 15e periode initiëren. Bij het afroepen van een correctieproductie in Gemal Direct Inrichting of Integratie (de keuze ‘Eindejaarsproductie’ is niet meer beschikbaar) worden dan een aantal afleidingen gedaan.

HR-bestanden in de vorm van SBFT- en EHRM-bestanden

Een eindejaarsbestand uit HR Core Beaufort (SBFT-bestand) en van zelf programmerende klanten (EHRM-bestand) is te herkennen aan 'EJD' in de bestandsnaam.

Bijvoorbeeld 'SBFT334923602EJD201914.xml' of 'EHRM000012345EJD201913.xml'.

Indien zo'n EJD-bestand wordt geleverd aan de module Inrichting, dan wordt het eerst omgezet naar een bestand voor een correctieproductie. Tevens worden de volgend werkgevercodes gegenereerd voor instelling 1:

• werkgevercode 99231 wordt waarde 2 (aanvullende correctieproductie).
• werkgevercode 99232 wordt waarde 1 (automatische herrekening aanvullende correctieproductie).
• werkgevercode 99239 wordt waarde 1 (speciale verwerking eenmalige mutaties).

Let op: deze werkgevercodes niet aanpassen.

Gemal Direct Integratie, HR Core Education / externe HR-systemen

Eindejaarsbestanden hebben allemaal een productieperiode 13, 14 of 15 in de header (eerste record in het geval van SAP en HR Core Education) van het bestand dan wel in elk opgenomen record (Oracle / Peoplesoft, WIG). Indien zo'n EJD-bestand wordt geleverd aan de module Integratie, dan wordt deze omgezet naar een bestand voor een correctieproductie. Tevens worden de volgend werkgevercodes gegenereerd voor instelling 1:

• werkgevercode 99231 wordt waarde 2 (aanvullende correctieproductie).
• werkgevercode 99232 wordt waarde 1 (automatische herrekening aanvullende correctieproductie).
• werkgevercode 99239 wordt waarde 1 (speciale verwerking eenmalige mutaties).

Let op:

• Deze werkgevercodes niet aanpassen.
• Bij een 2e ACP 12 (bijvoorbeeld de 14e run in HR Core Education) krijgt u bij afroep van de nieuwe productie de vraag ‘alle mutaties opnemen Ja of Nee'. Wanneer u ‘Ja’ kiest, worden ook de mutaties meegenomen van de eerste ACP 12 die al verwerkt zijn. Kiest u ‘Nee’, dan worden alleen de nieuwe (laatst aangeleverde) mutaties meegenomen. Denk er ook aan om hierbij telkens het volgnummer zending op te hogen.

Afroepen aanvullende correctieproductie (ACP) 12

Na de salarisproductie van periode 12 is het mogelijk om een ACP 12 af te roepen. Ook als de salarisproductie van periode 01 van het nieuwe jaar al is afgeroepen is het mogelijk om een ACP 12 af te roepen (tot en met 31 januari of de laatste dag van de productiemaand 01 als deze eerder valt).

Let op: als de salarisproductie periode 01 al is afgeroepen dan moet u bij de ACP 12 in Gemal Direct Inrichting de Productieperiode handmatig op 201912  zetten (201913 bij vierwekenverloning).

Volg de volgende stappen om een ACP 12 af te roepen in Gemal Direct Inrichting. Wij gaan ervan uit dat het eindejaarsbestand vanuit uw HR-systeem aan de module Inrichting is aangeleverd.

1. Kies in Gemal Direct Inrichting bij Selecteren werkgever / productie voor Correctieproductie.
2. Vul bij Productieperiode 2019-12 in.
3. Klik onderaan op Akkoord.
4. U kunt nu eventueel nog werkgevergegevens aanpassen. Als dit niet nodig is, gaat u naar de volgende stap.
5. Ga naar het scherm Aanleveren productie > Afroep instellingsnummer 0001.
6. De Code correctieproductie (werkgevercode 99231) is gevuld met waarde 2 (aanvullende correctieproductie).
7. De code Autom. herrekening aanv. correctieproductie (werkgevercode 99232) is gevuld met de waarde 1 (automatische herrekening).
8. De code Speciale verwerking eenmalige mutaties (werkgevercode 99239) is gevuld met de waarde 1 (speciale verwerking eenmalige mutaties).
9. Bij Betaaldatum (werkgevercode 99211) vult u per instelling waarvoor mutaties zijn aangeleverd, de gewenste betaaldatum in. 
10. Klik onderaan op Opslaan.
11. Ga naar het scherm Aanleveren productie > Zenden en vul een Volgnummer zending in.
12. Klik onderaan op Akkoord.
13. Vervolgens krijgt u de melding dat het zenden goed is gegaan.

Als u nog niet tevreden bent met de berekeningsresultaten uit een ACP 12 of u bent een mutatie vergeten, kunt u nogmaals deze afroepen met daarin de gewenste mutatie(s). U kunt een ACP 12 meerdere keren afroepen totdat u van mening bent dat het 'jaarwerk' voltooid is. U hoeft niet met een code aan te geven dat het 'jaarwerk' nu definitief is.

Overzichten en resultaten ACP 12

Algemeen

Zowel de eindejaarsproductie als de ACP 12 zijn in feite een herrekening van periode 12. Bij een ACP 12 worden de resultaten ook echt gepresenteerd als een herrekening. De soort productie is bij een ACP 12 anders en dat is terug te vinden in o.a. het kavelnummer. In het Salarisdossier zijn de overzichten terug te vinden bij de ‘Soort productie’ = correctie (EJD stonden onder de Soort productie’ = salaris.

Terugkoppeling uitvoercodes (1917-bestand)

Het 1917-bestand dat wordt aangemaakt in een ACP 12 heeft maximaal 12 periodes. De resultaten van de mutaties in een ACP 12 worden in de periode 12 geteld. De resultaten van een zogenaamde EJP-verwerking zijn niet meer apart zichtbaar. Dit kan mogelijk consequenties hebben voor de achterliggende systemen waarin deze worden ingelezen. Zoals bijvoorbeeld de Beaufort module PKB en bij het aanmaken van journaalposten.

In de HR Core Beaufort release van 2020-01 wordt in het scherm 'Import resultaten salarisverwerker' de selectiemogelijkheden voor het importeren van JWP- bestanden verwijderd. HR Core Education heeft het Risicofonds geïnformeerd over een latere aanlevering van december 2019, omdat december voortaan wordt bijgewerkt door aanvullende correctieproducties en daardoor later zijn eindstand zal bereiken.

Afdrachten

De afdrachten worden in de ACP 12 correct aangemaakt. Echter positieve afdrachten komen in de Betaal Manager i.p.v de vorige afdrachten van die periode. Van negatieve afdrachten wordt geen betaalopdracht aangemaakt. Het is dan ook raadzaam om na de laatste ACP 12 van die periode een Synchroniseren RBM afdrachtbetalingen af te roepen.

APG gegevensuitwisseling

U dient zoals gebruikelijk uiterlijk de vijfde werkdag van de maand volgend op de productiemaand uw gegevens te verzenden naar APG. Uw gegevens van de decemberproductie dient u uiterlijk maandag 6 januari 2020 te verzenden naar APG.

Voor uw ACP 12 geldt dat deze uiterlijk vrijdag 31 januari 2020 verzonden moeten zijn.

Let op: na iedere ACP 12 volgt een ABP-levering. Deze moet u niet inzenden. U moet pas inzenden als alle correcties van december zijn afgerond.

De bestanden van periode 01 die nog niet verzonden zijn naar APG, kunt u dan nog wel verzenden.

UPA gegevensuitwisseling

Uw UPA-aangiftebericht moet u zoals gebruikelijk insturen vóór de 10e van de maand. Waarschijnlijk heeft u op deze datum in januari nog niet al uw producties afgeroepen over het oude jaar. Het is echter voor de facturatie vanuit PFZW belangrijk dat u toch uw aangiftebericht voor deze deadline instuurt.

De UPA aangiften die n.a.v. de ACP 12 ontstaan, worden automatisch met de februari levering in 2020 verzonden.

Loonaangifte

De loonaangifte over december moet u laten staan tot eind januari. De loonaangifte wordt namelijk na iedere ACP 12 bijgewerkt. Wanneer de correcties op december zijn afgerond, kunt u deze inzenden.

Jaarwerkproducten via speciale productie

Het vervaardigen van de jaarwerkoverzichten en bestanden dient u nu af te roepen in een speciale productie. Dit heeft als groot voordeel dat deze het hele jaar af te roepen zijn.

Let op: het betreft een speciale productie over vorig jaar.

In Gemal Direct Inrichting is een apart scherm Jaarwerk gemaakt met alle jaarwerkoverzichten en/of bestanden. Door deze aan te vinken worden er afroepmutaties aangemaakt. Uiteraard blijft het mogelijk om overzichten en/of bestanden ook op de standaard manier af te roepen.

Scherm Jaarwerk met af te roepen overzichten en bestanden 

9906 - Jaaropgave werknemers exclusief tussentijdse

9907 - Jaaropgave werknemers inclusief tussentijdse

4801 - Individuele loonstaat

4802 - Loonstaat in csv-formaat

9904 - Verzamelloonstaat

1501 - Overzicht vaste personeelsgegevens

3902 - Personeel niet in loondienst, IB47 aangiftebestand

3301 - Controle-overzicht loonaangifte

3302 - Controle-overzicht loonaangifte (historisch)

0204 - Synchronisatie Loonaangifte inclusief eindheffing werkkosten

6204 - Synchroniseren RBM afdrachtbetalingen t.b.v. de eindheffing werkkosten

0601 - Resultatenoverzicht 1

0602 - Resultatenoverzicht 1 cumulatief

0603 - Resultatenoverzicht 2

0604 - Resultatenoverzicht 2 cumulatief

0605 - Resultatenoverzicht CSV-bestand

3701 - Journaalpost 1 - Overzicht

4703 - Journaalpost 1 - Via Youforce

4713 - Journaalpost 1 - CSV

3801 - Journaalpost 2 - Overzicht

4704 - Journaalpost 2 - Via Youforce

4714 - Journaalpost 2 - CSV

4705 - Journaalpost FAP

9908 - Statistiek personeelssterkte, overzicht

9909 - Statistiek personeelssterkte, bestand via Youforce

9913 - Staat salarissen sociale lasten tbv werkelijkheid

9917 - Jaaroverzicht vakbondscontributie ACP/NPB

9400 - Matrix werking uitvoercodes

Jaaropgaven

Het vervaardigen van de (RSM) jaaropgaven is nu al mogelijk in een speciale productie met lijstnummer 9906 Jaaropgave werknemers exclusief tussentijdse. Voor alle registratienummers wordt er dan een jaaropgave aangemaakt, behalve als er al in het jaar waarover de jaaropgaven worden afgeroepen al een tussentijdse jaaropgave is aangemaakt voor dat registratienummer.

De keuze is uitgebreid met de keuze om voor alle registratienummers een jaaropgave aan te maken (lijstnummer 9907 Jaaropgave werknemers inclusief tussentijdse), ongeacht of er een tussentijdse jaaropgave is aangemaakt.

Met een ACP 12 kunt u nog wijzigingen doorvoeren in de inrichting van de jaaropgave voordat u de jaaropgaven afroept in een speciale productie over vorig jaar.

Het is mogelijk om voor één of een aantal registratienummers een jaaropgave te laten vervaardigen. Hiervoor is in Gemal Direct Inrichting het scherm Selectie jaaropgave gemaakt waar u maximaal 10 registratienummers kunt opgeven.

Jaarwerkfuncties

Jaarloon bijzondere beloning

Het jaarloon bijzondere beloning wordt in de salarisproductie van periode 12 vastgesteld en in de productie van periode 01 overgeheveld. Het jaarloon bijzondere beloning wordt ook opnieuw vastgesteld in een ACP 12.

Cumulatieve variabelen ABP

De cumulatie van de variabelen ABP wordt in de salarisproductie van periode 12 vastgesteld en in de productie van periode 01 overgeheveld. Deze cumulatie wordt opnieuw vastgesteld in een ACP 12. Als de ACP 12 na de productie van periode 01 wordt afgeroepen, wordt uitvoercode 02231 ABP stat.verschil gevuld.

Werkkostenregeling

De werkkosten worden in de salarisproductie van periode 12 vastgesteld en in de productie van periode 01 overgeheveld. De werkkosten worden ook opnieuw vastgesteld in een ACP periode 12.

Eindheffing

Het berekenen van de eindheffing en het doorsluizen naar de loonaangifte gebeurt nu met een apart lijstnummer in een speciale productie: lijstnummer 0204 Synchronisatie Loonaangifte inclusief eindheffing werkkosten. Het bedrag eindheffing wordt bepaald en doorgeven aan de loonaangifte.

Ook wordt het controleoverzicht werkkosten aangemaakt. De volgende melding wordt dan op dit controleoverzicht: DE EINDHEFFING DEFINITIEF WORDT IN DE LOONAANGIFTE VAN LOONHEFFINGENNUMMER XXXXXXXXX LXX OPGENOMEN. Als ook lijstnummer 6204 Alleen afdrachtbetalingen synchroniseren Raet Betaalmanager (SEPA betalingen) in een speciale productie is afgeroepen, wordt er ook een afdrachtbetaling aangemaakt voor de Belastingdienst.

Fiscale ruimte t.b.v. uitruil

De bedragen fiscale ruimte t.b.v. uitruil worden in de salarisproductie van periode 12 vastgesteld en in de productie van periode 01 overgeheveld. Deze bedragen worden ook opnieuw vastgesteld in een ACP 12.

Automatische herrekening

Payroll Gemal kent automatische herrekeningen om wijzigingen in programmatuur of parameters door te laten werken voor eerder berekende registratienummers. In de kalendermaand januari worden deze herrekeningen bij een ACP 12 gebruikt om eventueel over het voorliggende jaar nog wijzigingen door te laten werken. Dit is aanstuurbaar met werkgevercode 99232 Automatische herrekening aanvullende correctieproductie, zie bij Aanleveren productie > Afroep instellingsnummer 0001.

Als deze werkgevercode de waarde 1 (= automatische herrekeningen toepassen) heeft, wordt ieder registratienummer getoetst of het voldoet aan de herrekeningscriteria.

Let op: werkgevercode 99232 wordt standaard gegenereerd bij het afroepen met een EJD-bestand. Als u deze herrekening niet wilt laten uitvoeren, kunt u deze muteren.

Het ‘overdraaien’ van een ACP 12 niet mogelijk

In onze HR-systemen is het mogelijk om een EJP (13e, 14e en15e) over te draaien. Bij een ACP is dit niet mogelijk. Mocht het toch nodig zijn om een EJP over te draaien, dan kunt u contact opnemen met ons Service Center.

Verhuizingen binnen het CEA-nummer

In tegenstelling tot een EJD is het in een ACP 12 niet mogelijk om een registratienummer te verhuizen. Het laatste moment is dus een salarisproductie 12.

Journaalposten aanmaken via de Beaufort module PKB

Door het vervallen van de EJP’s in Payroll Gemal komt het 1917-bestand uit een ACP 12. De laatste periode is dus altijd periode 12. De periodes 13, 14 en 15 zijn niet meer apart herkenbaar. Dit heeft mogelijk consequenties voor het inlezen van de journaalposten in het boekhoudpakket.

Aangezien in PKB het 1917-bestand van de salarisproductie periode 12 wordt ingelezen en daarna door de ACP 12 ook 1917-bestanden worden ingelezen over dezelfde periode, worden de stand van de journaalposten in PKB daardoor bijgewerkt.

PKB levert de journaalposten van een periode en geen aanvullende journaalposten kan leveren, is daar aandacht voor nodig met de volgende workarounds:

Workaround 1

Wanneer de december journaalposten worden ingelezen in het boekhoudpakket, kunt u zelf meteen een tegengestelde journaalpost daarvan aanmaken. Deze leest u gelijktijdig in uw boekhouding in op het moment dat u de laatste journaalposten inleest na de laatste ACP 12 over december 2019. U krijgt dan immers een nieuwe laatste stand journaalposten over december, waarin ook de journalisering is toegevoegd van de correctie producties.

Workaround 2

In sommige boekhoudpakketten is het ook mogelijk om een niet definitief gemaakte journaalpost te laten vervallen. Als dat bij u mogelijk is, kunt u de december journalisering laten vervallen op het moment dat de nieuwe journaalposten vanuit PKB worden ingelezen in uw boekhouding.

Workaround 3

Het is ook mogelijk, indien er niet meteen boekhoudkundig inzicht noodzakelijk is over december, om de journaalposten in te lezen na de laatst gedraaide ACP 12. Wanneer de laatste ACP 12 tijdig in januari 2020 wordt gedraaid, is de eindstand journaalposten ook tijdig in beeld en hoeft u alleen deze in te lezen.

Alternatieve route

Een alternatieve route is de journaalposten in Payroll Gemal inrichten en met lijstnummer 3701 (overzicht in Salarisdossier) en/of lijstnr 4703 (bestandsvorm) af te roepen. Hiervoor geldt dat bij iedere ACP 12 een journaalpost wordt geleverd met de aanvulling van de correctieproductie. Wanneer u juist een totale journaalpost wenst over december, kunt u na de laatste ACP 12 een speciale productie afroepen met lijstnummers 3701/4703: de journaalposten worden dan over de laatste periode getotaliseerd.

Vervallen werkgevercodes

Met het overgaan naar de aanvullende correctieproductie voor het jaarwerk vervallen een aantal werkgevercodes per 2019-12. Van diverse andere werkgevercodes is de werking aangepast. De Gemal handleiding is hierop in de release van periode 12 aangepast.

Vervallen werkgevercodes

werkgevercode	omschrijving
10506	SPS code afroep
31400	afroep staat sal. soc. lasten tbv werkelijkheid
99261	code afroep jaarwerk
99262	jaarwerk afroep selectief

Publishing Date : 1/16/2020