Configureren en goedkeuren van betaalopdrachten

[#1]

In deze procedure leggen we stap voor stap uit hoe je Autopay kunt configureren om betaalopdrachten te kunnen goedkeuren. Dit proces omvat het toevoegen van goedkeurders, het instellen van het aantal goedkeurders, en het goedkeuren van de betaalopdrachten. Hiermee kun je ervoor zorgen dat je betalingen efficiënt en nauwkeurig worden verwerkt

Configureren van Autopay 

• Ga naar Visma home
• Selecteer de tegel voor Autopay
• Voeg de e-mailadressen van de goedkeurders toe in een een komma-gescheiden lijst (bijvoorbeeld: a@visma.com; b@visma.com; c@visma.com). Deze goedkeurders moeten in Visma.net Admin de rol voor AutoPay Approver hebben toegekend.
• Bepaal hoeveel goedkeurders vereist zijn voor het goedkeuren van een betaalopdracht. Dit kunnen maximaal 4 medewerkers zijn.

Let op: De aangewezen goedkeurders moeten in Visma.net Admin de rol van AutoPay Approver hebben.

Betaalopdracht goedkeuren

Wanneer een betaalopdracht vanuit Visma.net ERP wordt verzonden en goedkeuring vereist is in AutoPay, zal er geen betaalopdracht bij de bank worden aangeboden (bij directe bankkoppeling) en geen SEPA bestand aangemaakt worden, tot alle ingestelde goedkeurders hun goedkeuring hebben gegeven. 

De 1e goedkeurder ontvangt een mail van AutoPay met de mededeling dat er betalingen klaarstaan voor goedkeuring. Open AutoPay en bekijk de betalingen onder de tab Goedkeuren. Indien desgewenst, kun je de betalingsopdracht open om de afzonderlijke betalingen te bekijken. Hier is het ook mogelijk om een afbeelding van de factuur op te vragen, als deze aan de inkoopfactuur is gekoppeld.

Indien nodig kun je een betaling uit de opdracht annuleren via de knop Betalingen annuleren. 

Als de betalingen correct zijn, markeer dan de betaalopdracht en kies voor de knop Betalingen goedkeuren. 

Tip: Goedkeuren via mobiele app Voor nog meer gemak en flexibiliteit, kun je betalingsopdrachten ook goedkeuren via de Visma Manager app. Deze app stelt je in staat om betalingsopdrachten te bekijken en goed te keuren, waar je ook bent. 

Betaalopdracht afronden

Na goedkeuring door alle goedkeurders, wordt de betaalopdracht naar de bank verstuurd (bij een directe bankkoppeling) of kan het SEPA-betaalbestand worden gedownload vanuit het onderdeel Overzicht. Hier vind je de opdracht terug onder Bewerking met de status Bestand aangemaakt. Na het open van de opdracht, zie je de HASH-code en een knop Download SEPA.

[Ruud van de Bree]

Goedemorgen Sander,

is het ook mogelijk om onderscheid te maken in het type betaling? Voor reguliere betaalopdrachten is deze optie wellicht interessant. Voor salarisbetalingen willen wij dit proces eigenlijk niet inrichten. In het geval van ziekte of andere afwezigheid van een goedkeurder willen wij geen vertraging in dat proces.

In afwachting van je reactie.

Met vriendelijke groet,

Ruud van de Bree

[TomPronk]

@Ruud van de Bree het is mogelijk om onderscheid te maken in het aantal goedkeurders per applicatie. Als het goed is heb je op dit moment één AutoPay 'registratie' voor zowel Visma.net ERP als Payroll, dit is een gedeelde registratie.

Op het tabblad 'Administratie' in AutoPay is in te stellen hoeveel goedkeurders de gedeelde registratie heeft. De registratie is altijd primair vanuit Visma.net ERP en die wordt dan gedeeld met Visma Payroll. Om bij dit tabblad te kunnen moet je in Visma.net Admin wel de rol 'AutoPay Administrator' hebben.

Hierbij een schermafbeelding hoe dat er uit ziet en waar je dit kan wijzigen (ervan uitgaande dat er al een bestaande koppeling is):

Mocht je hier nog vragen over hebben dan kan je het beste even contact opnemen met je vaste aanspreekpunt voor support, zodat zij je eventueel verder kunnen helpen.