Inrichting declaraties verwerken

[#1]

Om ervoor te zorgen dat declaraties verwerkt kunnen worden in combinatie met Visma Net, moeten er een aantal zaken worden ingesteld. Lees hieronder hoe dit in zijn werk gaat.

Gebruikers aanmaken

Maak voor alle medewerkers die declaraties moeten kunnen verwerken een gebruiker aan in Visma.net Admin. Aan deze gebruiker(s) moeten minimaal de rollen API-user en Time & expense user worden toegewezen.

• Open Admin
• Kies + Nieuwe gebruiker
• Vul alle gegevens in
• Koppel het bedrijf
• Koppel de rol API-user en Time & Expense user

Medewerkers aanmaken

Voeg voor alle gebruikers een medewerker toe in Visma Net. 

• Open Visma Net Financials
• Open het venster Medewerkers
• Kies + (toevoegen)
• Vul minimaal de volgende velden in:
  • Algemene informatie
    • Achternaam
    • E-mail (gebruik hetzelfde mailadres als in Admin)
    • Medewerkerstype
    • Vestiging
    • Afdeling
    • Kalender
  • Financiële instellingen
    • Rekening en Subrekening crediteur
    • Rekening en Subrekening betalingskorting
    • Rekening en Subrekening kosten
    • Rekening en Subrekening verkoop
    • Betaalmethode
    • Bank-/kasrekening
    • IBAN

Koppel vervolgens de medewerker aan de gebruiker:

• Open het venster Gebruikers
• Selecteer de desbetreffende gebruiker
• Koppel de medewerker in het veld
• Gekoppelde medewerker

Niet-voorraadartikelen aanmaken

Maak voor alle onkosten-categorieën een niet-voorraadartikel aan.

• Open het venster Niet-voorraadartikelen
• Kies + (toevoegen)
• Vul minimaal de volgende velden:
  • Artikelcode
  • Omschrijving
  • Artikeltype
  • Soort = Kosten
  • Btw-categorie (voor declaraties zal dit over het algemeen "geen btw" zijn)
  • Rekening kosten

Functionaliteit inschakelen

Om de declaraties beschikbaar te maken in Visma Net moet de betreffende functionaliteit nog worden ingeschakeld.

Schakel de functionaliteit als volgt in:

• Open het venster Functionaliteit in-/uitschakelen
• Kies Aanpassen
• Markeer de optie Declaraties
• Kies Inschakelen

Na het inschakelen komen de volgende extra vensters beschikbaar:

• Onkostenregistraties
• Declaraties
• Declaraties vrijgeven
• Analyses:
  • Overzicht declaraties
• Rapporten:
  • Declaratiegegevens
  • Declaraties per medewerker
  • Declaraties per afdeling

[#2]

Onderstaand is een overzicht te vinden van alle beschikbare procedurepagina's voor Visma Net. Deze pagina's bieden gedetailleerde instructies en ondersteuning voor belangrijke processen binnen Visma Net.

Algemeen

• Procedures Algemeen

Financials

• Procedures Grootboek
• Procedures Debiteuren
• Procedures Crediteuren
• Procedures Bank/Kas
• Procedures Vaste activa
• Procedures Transitoria
• Procedures Btw
• Procedures Valuta
• Procedures AutoInvoice

Project accounting

• Procedures Projecten

Logistics

• Procedures Logistics

OneStop Reporting

• Procedures OneStop Reporting