Overboeken balanspositie bij afsluiten project

[#1]

Deze procedure beschrijft hoe een resterende balanspositie op een project wordt afgeboekt bij projectafsluiting. Dit borgt dat projecten met een nul-saldo worden gearchiveerd en dat resterende resultaten (bijvoorbeeld subsidieverschillen) correct in de winst-en-verliesrekening worden verantwoord.

Voorbeeldcase

Bij gesubsidieerde projecten worden subsidies vaak op de balans geparkeerd. Gedurende de looptijd worden kosten via een toewijzingsregel afgezet tegen deze balanspositie. Bij afronding kan er een saldo resteren (overschot of tekort aan subsidie).

In deze procedure lichten we twee methodes toe om dit saldo naar nul te brengen:

1. Handmatig afboeken: Via een handmatige journaalpost (geschikt voor incidentele gevallen of afwijkende boekingen).
2. Via een toewijzingsregel: Een geautomatiseerde methode (geschikt voor standaardisatie).

Voorbereiding: Controle balanspositie

Om te beginnen, stellen we de omvang van het saldo vast van het project.

• Open het venster Projecten en selecteer het betreffende project.
• Ga naar het tabblad Saldo 
• Bepaal of het saldo positief of negatief is:
  • Debetsaldo: Er staat nog een bedrag open dat moet worden afgeboekt (bijv. gemaakte kosten die niet gedekt zijn).
  • Creditsaldo: Er is een restant aan vooruitontvangen middelen (bijv. subsidie die niet volledig is opgebruikt).

Methode 1 - handmatig afboeken

Gebruik deze methode als u volledige controle wilt over de specifieke grootboekrekening van de tegenboeking.

Aanmaken van een journaaltransactie

• Open het venster Journaaltransacties
• Maak een nieuwe transactie aan met een duidelijke omschrijving, bijvoorbeeld "Finale saldering project [projectcode]"
• Boekingsregel 1:
  • Creditsaldo: boek het restant debet op de projectrekening
  • Debetsaldo: boek het restant credit op de projectrekening
• Boekingsregel 2:
  • Gebruik voor de tegenboeking een grootboekrekening (dit kan zowel een projectrekening als niet-projectrekening zijn)
• Kies Vrijgeven om de journaaltransactie definitief te verwerken

Controle project

• Open het venster Projecten
• Controleer bij het project of de balanspositie nul is

Methode 2 - toewijzingsregel

Gebruik deze methode voor een gestandaardiseerde "finale methode".

LET OP: voor deze werkwijze is het noodzakelijk dat in de oorspronkelijke toewijzingsregel de optie Beschikbaar als bron voor andere toewijzing is gemarkeerd. 

 Toewijzingsregel inrichten

• Open het venster Toewijzingsregels en maakeen nieuwe regel aan
• Geef een code en omschrijving
• Voeg een stap toe en configureer de tabbladen als volgt:
• Tab Berekeningsregels:
  • Toewijzingsmethode: Transacties toewijzen
  • Toewijzingstransacties aanmaken: Ja
  • Rekeninggroep: <selecteer de gewenste rekeninggroep>
  • Formule bedrag: =[PMTran.Amount]
  • Formule omschrijving: ='Finale methode: ' + [PMProject.Description]

•  Tab Toewijzingsinstellingen:
  • Transacties journaliseren: Ja
  • Debettransactie - Rekening: Vervangen: <selecteer de gewenste rekening>
  • Credittransactie- Rekening: Debet

Toewijzingsregel koppelen

• Open het venster Projecten
• Open het gewenste project
• Klik het tabblad taken
• Zorg dat voor elke taak de toewijzingsregel voor de finale methode is gekoppeld 

Toewijzing uitvoeren

• Open het venster Toewijzingen per project uitvoeren
• Selecteer het betreffende project
• Klik de knop Toewijzen
• Afhankelijk van de instelling Toewijzingen automatisch vrijgeven in het venster Voorkeuren projectbeheer is de toewijzing wel/niet vrijgegeven. Om de projecttransactie vrij te geven kan het venster Transacties vrijgeven worden geopend. 

[#2]

Onderstaand is een overzicht te vinden van alle beschikbare procedurepagina's voor Visma Net. Deze pagina's bieden gedetailleerde instructies en ondersteuning voor belangrijke processen binnen Visma Net.

Algemeen

• Procedures Algemeen

Financials

• Procedures Grootboek
• Procedures Debiteuren
• Procedures Crediteuren
• Procedures Bank/Kas
• Procedures Vaste activa
• Procedures Transitoria
• Procedures Btw
• Procedures Valuta
• Procedures AutoInvoice

Project accounting

• Procedures Projecten

Logistics

• Procedures Logistics

OneStop Reporting

• Procedures OneStop Reporting